CREA CONSULTORIA. Instructivo para validación de nominas

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2 Página 1 de 4 1. OBJETIVO. Establecer los pasos y controles necesarios para que el ejecutivo de nóminas realice una validación eficaz, de las nóminas de los clientes que están bajo su responsabilidad. 2. ALCANCE. Este procedimiento aplica para la gerencia de nóminas, la coordinación de nóminas y Fonacot, la coordinación contable, asimilados y los ejecutivos de nóminas, pertenecientes al área de nóminas e IMSS del corporativo. 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. 3.1 Es responsabilidad del ejecutivo de nómina o implant de la plaza enviar el cálculo de la nómina a ejecutivo de nómina correspondiente en el corporativo, para que efectúe la validación un día de antes de la fecha de pago. 3.2 Es responsabilidad del ejecutivo de nómina validar en primera instancia el manifiesto de nómina, en caso de que encuentre un error rechaza toda la información adicional en caso de haberla recibido y notifica al ejecutivo de la plaza. 4. DESCRIPCIÓN PARA VALIDACIÓN DE MANIFIESTO DE NOMINA. 4.1 Verifica el periodo de la nómina. 4.2 Valida la base de datos contra el manifiesto de los trabajadores, el número de trabajadores que se encuentren dados de alta en el IMSS, el nombre, el Salario Diario Integrado y la fecha de alta. Ruta: recursos Humanos (// ) 1. BASE DE DATOS EMPLEADOS BASE DE DATOS POR PLAZA (Libro de Excel) 2. CREDITOS INFONAVIT 2015 INFONAVIT BASE POR EMPRESA (Libro de Excel). 4. NOMINAS 2011 CARPETAS POR PLAZA CARPETAS POR CLIENTES (sub capetas) Quincenal Semanal Finiquitos Documentos 7. FONACOT 2015 CARPETAS POR EMPRESA. 4.3 Concilia con la base de datos del IMSS, los trabajadores que no están generando

3 Página 2 de 4 ingreso y aún se encuentran activos, así como las bajas, si no generan ingresos en dos periodos de nómina consecutivos enviar correo al área de seguro social para seguimiento y solicitud de baja. 4.4 Verifica aleatoriamente en la nómina fiscal que los días cotizados por la SA, correspondan al periodo dependiente de fechas de alta o bajas de cada trabajador en caso de no calcular los días cotizados por la SA correctamente, se informa al área de sistema para corrección. 4.5 Verifica que el costo social sea el correcto de acuerdo al salario y días cotizados, para esto es necesario consultar el acuerdo comercial, ya que puede contener varios SDI y costo social, en caso contrario se realiza la corrección y notificación a la plaza vía correo electrónico. 4.6 Concilia retenciones de Infonavit, Fonacot, pensiones contra tablas de descuento del periodo y verifica empresa SA, SCP y ASIMILADOS y verifica empresa SA, SCP, Cliente. Si son correctas? Si: Pasa al siguiente paso. No: Notifica al ejecutivo de nómina vía correo electrónico e informa las observaciones 4.7 Verifica que el cálculo de la S.A. Sueldos, retenciones de IMSS, ISR, subsidios, días pagados; si existen errores o incidencias se reporta al área de sistemas y se informa a la plaza vía correo electrónico, para que las plazas consideren la demora. 4.8 Identifica los conceptos de devoluciones de efectivos y recuperaciones internas. En caso de devolución al cliente se realiza cheque por la SCP a nombre del Rep. Legal con el concepto de otros descuentos o como deducción; en caso de recuperaciones interna se queda el dinero a nuestra cuenta y si corresponde a recuperación de una operación fiscal se elabora cheque por la SCP, se cobra y el efectivo, se deposita a la cuenta de la S.A. que realizo la dispersión errónea. 4.9 Verifica que el total de sumatorias sean el total de ingreso a cobrar de las SA, SCP, Asimilados, INFONAVIT, FONACOT, pensión, otros descuentos, si la sumatoria es incorrecta se notifica al área de sistemas y se informa a la plaza vía correo, para que se considere la demora Guarda el manifiesto de RH en la carpeta. 4. NOMINAS 2011 CARPETAS POR PLAZA CARPETAS POR CLIENTES (sub capeta que corresponda) Quincenal Semanal Finiquitos Documentos 4.11 Informa a la plaza por correo la validación de nómina Captura retenciones INFONAVIT, FONACOT en el concentrado de RH (RUTA)

4 Página 3 de 4 5. DESCRIPCIÓN PARA VALIDACIÓN PARA DISPERSIÓN 5.1 Valida los macros contra el manifiesto de RH dependiendo el tipo de Banco, emisora o cuenta por empresas, verifica las sumatorias y valida totales. Son correctas? SI: Pasa al punto 5.2 NO: notifica a la plaza para su corrección. 5.2 Verifica si existe efectivo Sí. Se revisa en el cheque el nombre de la empresa, el importe y el nombre del empleado o representante legal y formato (fecha, nombre, núm. De cheque, importe, empresa y banco) en el módulo de empresas en el sistema. No: Pasa al siguiente punto 5.3 Valida el comprobante de pago (Que el importe corresponda al total de la nómina, fecha de pago, empresa captadora y razón social), con el acuerdo comercial. 5.4 Valida las facturas (empresa, periodo y que el importe corresponda al manifiesto o deposito en caso de no coincidir se notifica a la plaza. 5.5 Verifica que el pago o financiamiento haya sido autorizado y asignado en el sistema, posteriormente notifica a la plaza. 5.6 Descarga el manifiesto de administración y lo guarda en la carpeta (RUTA / Humanos /nominas, según corresponda) 5.7 Envía a los ejecutivos bancarios correspondientes para el pago la nómina de administración, incluyendo la fecha, la hora de dispersión, macros, cheques, etc. 5.8 Captura los saldos de nómina de acuerdo al instructivo DESCRIPCIÓN PARA CAPTURA DE SALDOS DE NOMINA 6.1 Abre el concentrado de Saldos por plaza que corresponde a la Nómina (Ruta). 6.2 Captura el número de serie de factura. 6.3 Captura la fecha de dispersión. 6.4 Captura los totales de nómina. 6.5 Captura el comprobante de pago del cliente, fecha de pago e importe pagado. 6.6 Verifica que el saldo que arroje sea correcta tanto el saldo favor y en contra, si no es correcto identifica el error y corrige 6.7 Verifica que la fórmula de sumatorias ente correctamente por columna.

5 Página 4 de 4 7. GLOSARIO. 7.1 IMSS: Instituto Mexicano de Seguro Social. 7.2 CURP: Clave Única de Registro poblacional. 7.3 Lay Out: Plantilla. 7.4 Dispersión: Sistema para generar el pago electrónico de nómina. 7.5 Timbrado: Certificación de un comprobante fiscal digital, consiste en la verificación de la información, validación del comprobante y en agregar un sello digital que compruebe y corrobore que dicho comprobante ha sido certificado. 7.6 FONACOT: Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores. 7.7 INFONAVIT: Instituto del fondo nacional de la vivienda para los trabajadores. 8. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORA Nivel de revisión Sección y Página Descripción de la Modificación y Mejora Fecha de Modificación 01 N/A Documento de nueva creación 16 de Junio de Todo Se agregan pasos que se deben cumplir en situaciones adversas y rutas 23 de Julio de 2015