MANUAL DE USUARIO CAJERO. Cajero Página 1 de 11

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1 MANUAL DE USUARIO CAJERO Cajero Página 1 de 11

2 ÍNDICE 1. Introducción Generalidades 1.2 Flujo de movimientos. 2. Tesorería 2.1. Apertura caja Corte Parcial Caja 2.3. Corte Caja. 3. Cuentas por Cobrar 3.1. Anticipo 3.2. Factura (CxC) 3.3. Cobro Depósito anticipado. Cajero Página 2 de 11

3 INTRODUCCIÓN GENERALIDADES El cajero cumple una función importante dentro de la empresa ya que debido a sus funciones se realiza el contacto directo con el cliente y además resguarda parte de los valores monetarios de cada una de las sucursales. Sus actividades están estrechamente relacionadas al vendedor y al asistente administrativo y muchas veces cumplen actividades similares dentro de los módulos de Cuentas por Cobrar y Tesorería. Cajero Página 3 de 11

4 FUNCIONES DE CAJERO ANTECESOR MÓDULO DE TESORERÍA SUCESOR Apertura de Caja (Tesorería) Corte Parcial Caja Corte Caja Solicitud de Depósito (Tesorería) Solicitud Dep. Fondo. ANTECESOR MÓDULO DE CXC SUCESOR Depósito Anticipado (Tesorería) Factura o Factura Motocicletas Cobro (CXC) Solicitud de Depósito (Tesorería) Pedido (Ventas) Ingreso (Tesorería) Anticipo (CXC) Depósito Anticipado (Tesorería) Cajero Página 4 de 11

5 Movimientos CUENTAS POR COBRAR Anticipo Este movimiento es generado en el módulo de Cuentas por Cobrar por el cajero cuando se recibe un pago por concepto de anticipo de clientes. Antes de imprimirlo, el asistente administrativo debe dar el visto bueno para generar el volante correspondiente. En el movimiento Anticipo requiere llenar los siguientes campos: Cajero Página 5 de 11

6 Movimiento: Anticipo. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Caja: Clave de la caja asignada al cajero que recibe el pago del cliente. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Importe: Monto que se está recibiendo por concepto de anticipo. Concepto: Anticipo de clientes. Forma: Forma de pago con la cual el cliente está pagando. Nota: cuando se trata de depósito la cuenta de dinero es la cuenta bancaria a la cual depósito el cliente. Cliente: Clave del cliente que está realizando el anticipo. Cajero: Clave del empleado que recibe el anticipo del cliente. Referencia: Número de pedido del cliente. Notas: El pedido se selecciona con el asistente. Si la forma de pago del cliente es depósito se debe verificar en Ver / Depósitos Anticipados si el depósito ya fue registrado por el Gerente de Administración, si es así la forma de pago será Depósito Anticipado. Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo, el movimiento queda en estatus CONCLUIDO. El asistente administrativo o Gerente deben entrar al módulo de cuentas por cobrar y dar el visto bueno para imprimir el volante. Cobro Este movimiento es generado en el módulo de Cuentas por Cobrar por el cajero cuando se recibe un pago de una factura. Antes de imprimirlo, el asistente administrativo debe dar el visto bueno para generar el volante correspondiente. Cajero Página 6 de 11

7 En el movimiento Cobro requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Anticipo. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Caja: Clave de la caja asignada al cajero que recibe el pago del cliente. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Importe: Monto que se está recibiendo por concepto de anticipo. Concepto: Anticipo de clientes. Forma: Forma de pago con la cual el cliente está pagando. Nota: cuando se trata de depósito la cuenta de dinero es la cuenta bancaria a la cual depósito el cliente. Cliente: Clave del cliente que está realizando el anticipo. Cajero: Clave del empleado que recibe el anticipo del cliente. Referencia: Número de pedido del cliente. Nota: El pedido se selecciona con el asistente. Si la forma de pago del cliente es depósito se debe verificar en Ver / Depósitos Anticipados si el depósito ya fue registrado por el Gerente de Administración, si es así la forma de pago será Depósito Anticipado. Cajero Página 7 de 11

8 Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo, el movimiento queda en estatus CONCLUIDO. El asistente administrativo o Gerente deben entrar al módulo de cuentas por cobrar y dar el visto bueno para imprimir el volante. TESORERÍA Apertura de Caja ( Tesorería) Este movimiento es generado por el Asistente Administrativo cuando empiezan operaciones durante el día. Se genera una salida de efectivo del Fondo de Caja de Ventas y una entrada de fondos a cada una de las cajas de venta de la sucursal. Cajero Página 8 de 11

9 Movimiento: Apertura Caja Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Cuenta: Clave de la cuenta de fondo de ventas. Cuenta Destino: Clave de la cuenta que se abrirá. Concepto: Apertura caja sucursal. Cajero: Clave del empleado responsable de la caja de ventas. Centro de Costos: Se ingresa el centro de costos al que pertenece el cajero. Importe: Se captura el importe que se está trasladando de una cuenta a otra. Forma de pago: Efectivo. Una vez que se ingreso la información necesaria, se afecta y queda en estatus CONCLUIDO. Corte de Caja Parcial ( Tesorería) Este movimiento se realiza por el Cajero, sin embargo es bajo supervisión del Asistente Administrativo. Dependiendo de los depósitos que se realicen en los diferentes bancos y de las monedas recibidas como pago de los clientes, se realizarán Cortes Parciales de Caja. Una vez que quede únicamente el saldo que se dejará como Fondo de Caja de Venta se realiza un Corte Caja para que el saldo de la Caja de Ventas sea cero. Cajero Página 9 de 11

10 Movimiento: Corte Parcial Caja. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Cuenta: Clave de la cuenta de dinero de caja de ventas. Cuenta Destino: Clave de la cuenta bancaria donde se depositará. Concepto: Corte de Caja. Cajero: Clave del empleado responsable de la caja de ventas. Centro de Costos: Se ingresa el centro de costos al que pertenece el cajero. Importe: Se captura el importe que se está trasladando de una cuenta a otra. Forma de pago: Desglose de las formas de pago que se tienen al corte. Referencia: Número de cheque o ficha de depósito entregada por el cliente. Una vez que se ingreso la información necesaria, se afecta y queda en estatus CONCLUIDO. Corte Caja ( Tesorería) Este movimiento se realiza por el Cajero bajo supervisión del Asistente Administrativo después de todos los Cortes Parciales de Caja y es para dejar el fondo de caja de ventas. Cajero Página 10 de 11

11 Movimiento: Corte Caja. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Cuenta: Clave de la cuenta de dinero de caja de ventas. Cuenta Destino: Clave de la cuenta de fondo de caja de ventas. Concepto: Corte de Caja. Cajero: Clave del empleado responsable de la caja de ventas. Centro de Costos: Se ingresa el centro de costos al que pertenece el cajero. Importe: Se captura el importe que se está trasladando de una cuenta a otra. Forma de pago: Desglose de las formas de pago que se tienen al corte. Referencia: Número de cheque o ficha de depósito entregada por el cliente. Una vez que se ingreso la información necesaria, se afecta y queda en estatus CONCLUIDO. Cajero Página 11 de 11