9. ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DEL MUNICIPIO DE TENANCINGO

Transcripción

1 1 9. ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DEL MUNICIPIO DE TENANCINGO 9.1. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. D) PAGO A PROVEEDORES A.1 MARCO LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México LEYES: - Ley de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental - Ley de Aguas Nacionales - Ley Federal de Derechos - Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México - Ley Orgánica Municipal del Estado de México - Ley de Fiscalización Superior del Estado de México - Ley de Ingresos del Estado de México para el ejercicio fiscal vigente - Ley de Ingresos de los Municipios del Estado de México vigente - Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México para el ejercicio fiscal vigente - Código Financiero del Estado de México y Municipios - Código Administrativo del Estado de México - Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México - Ley de Planeación del Estado de México - Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios - Ley del Agua del Estado de México - Ley que crea el Organismo Publico Descentralizado denominado Comisión del Agua del Estado de México - Ley para la coordinación y control de organismos auxiliares del Estado de México - Reglamento del Libro Decimo segundo del Código Administrativo del Estado de México - Reglamento del Libro Decimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México - Reglamento del Libro Decimo Sexto del Código Administrativo del Estado de México - Reglamento de la Ley para la coordinación y el control de los Organismos auxiliares y fideicomisos del Estado de México - Reglamento de las Ley Planeación del Estado de México y Municipios - Reglamento Interior del tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de México - Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas - Reglamento para el cobro de Honorarios, por notificaciones de Créditos Fiscales y Gastos de ejecución.

2 2 A.2. ORGANIGRAMA GENERAL DEL ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y SANEAMIENTO DEL MUNICIPIO DE TENANCINGO. Consejo Directivo Contraloría Dirección General Unidad de Cultura del Agua Dirección de Operación Dirección de Administración y Finanzas Jefactura de Servicios Generales Call Center Obras y Brigadas Jefe de Proyectos Recaudación Oficina de Presupuesto y Adquisiciones Oficina de Recursos Humanos Responsable de Dotación de Combustible Operador de Vactor Auxiliar Administrativo Cajeros Distribuidores de Agua en Pipas Operador de Pozos Encargado de Mostrador Engargado de Mtto. de Bienes M. e Inmuebles Operador de Fontaneros Encargado de Contratos Jefe de Lecturistas y Notificadores

3 3 A.3 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 1. PROPÓSITO El Manual de Procedimientos tiene como propósito el orientar al personal en la ejecución de las labores asignadas en cada área de trabajo, a través de los procesos clave documentados del Organismo Público Descentralizado para la Prestación de los Servicios de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento, (S.A.P.A.S.). Estableciéndose los lineamientos que deben seguirse para realizar oportunamente el trámite de pago de los bienes y servicios a los proveedores. 2. ALCANCE Aplica para todas las áreas que eroguen un gasto dentro del Organismo Público Descentralizado para la Prestación de los Servicios de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento del Municipio (S.A.P.A.S). 3. DOCUMENTOS DE CONSULTA Y APOYO 3.1 Lineamientos mínimos de Control Interno del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México. 3.2 Manual Único de Gubernamental. 4. VOCABULARIO 4.1 CAEM: Comisión del Agua del Estado de México 4.2 CNA: Comisión Nacional del Agua 4.3 Consejo: Consejo Directivo del Organismo Público Descentralizado para la Prestación de los Servicios de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento, (S.A.P.A.S.). 4.4 S.A.P.A.S.: Organismo público descentralizado para la prestación de los Servicios de Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento del municipio, Estado de México. 4.5 OSFEM: Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México 5. RESPONSABILIDADES / AUTORIDAD 5.1. Responsabilidad Del Área Usuaria o Solicitante: Integrar los documentos soporte necesarios para tramitar el pago por la adquisición de un bien o servicio entre los cuales puedes ser: cotizaciones, presupuestos, requisición, orden de servicio, recibo o contrarecibo, póliza, factura entre otros.

4 4 Enviar la documental soporte a la para hacer el pago de bienes o servicios Del : Verificar y cotejar los documentos soporte para tramitar el pago Realizar emitir póliza de egresos Elaborar los cheques correspondientes. Recabar firmas autógrafas autorizadas. Verificar la acreditación de la personalidad jurídica del Proveedor y o representante legal que recibirá el cheque Autoridad De la Dirección de Administración y Tesorería: Autorizar presupuesto para erogar el gasto. Autorizar el pago de la factura por la adquisición de bienes y/o servicios. Autorizar y firmar el cheque y pólizas De la Dirección General: Autorizar y firmar el cheque y pólizas. 6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 6.1. Se recibirán las facturas para pago de un bien o servicio únicamente en días hábiles de 9:00 am a 2:00 pm, en la oficina de la ; ubicada en Carlos Estrada No. 200, Centro. Municipio La documentación deberá estar debidamente integrada y deberá ser en originales y copias así mismo deberá ser justificativa, comprobatoria y suficiente, competente, pertinente y relevante Las Facturas deberá reunir todos los requisitos fiscales que corresponda No se aceptaran documentos alterados Bajo ninguna excepción se Pagara un cheque si no se acredita la personalidad jurídica del beneficiario El trámite dará sujetarse a los Lineamientos Mínimos de Control Interno emitidos por el OSFEM Todas las firmas en los documentos deberán ser en tinta azul La documentación soporte deberá incluir: A) En el caso de pago a persona física: Credencial de elector Contrato de adquisición de bienes y servicios de acuerdo a la normatividad Factura original Póliza de cheque Requisición Cotizaciones B) En caso de persona Moral: Acta constitutiva Copia de la credencial de elector de los representantes legales

5 5 Carta poder notariada para acreditar en el caso de que los representantes legales que no puedan acudir Mas los anteriores

6 6 7. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA USUARIA JEFATURA DE CONTABILIDAD DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN GENERAL PROVEEDOR INICIO 8.1 Integra documentación para tramitar pago por la adquisición de un bien Envía documental soporte Verifica la información Es correcta? NO 8.4 SI Rechaza trámite Elabora cheque y recaba firmas Da Vo.Bo. y firma Autoriza pago y firma Informa al proveedor para que acuda por su pago Acude por su pago Acredita la personalidad jurídica NO Correcta? SI Recibe pago y firma conformidad Custodia y conserva los documentos 8.12 FIN 1

7 7 8. DESARROLLO No. ACTOR ACTIVIDAD REGISTROS Integra la documentación correspondiente necesarios para tramitar el pago por la 8.1 Área Usuaria adquisición de un bien o servicio entre los cuales puedes ser: cotizaciones, presupuestos, requisición, orden de servicio, recibo o contra recibo, póliza, factura entre otros. 8.2 Área Usuaria Envía la documental soporte a la para hacer el pago de bienes o servicios Dirección de Administración y Finanzas Verifica y coteja la documentación correspondiente si es correcta. En caso de no ser correcta la información continúa en la actividad siguiente. En caso de ser correcta continúa en actividad 8.5 Rechaza trámite. Elabora el cheque y recaba firmas autógrafas autorizadas en la Dirección General y la Dirección de Administración y Finanzas. Da visto bueno para pago, firma y autoriza. 8.7 Dirección General Autoriza pago y Firma. Informa al proveedor que su pago está 8.8 autorizado. Acude a la a recibir su 8.9 Proveedor pago. Acredita la personalidad jurídica del Beneficiario 8.10 del Cheque, si es correcto paga. Si no es correcto rechaza Proveedor FORMATOS DE TRABAJO 9.1 Póliza de Cheque Recibe de conformidad rubrica con firma autógrafa. Custodia y conserva los documentos.

8 8 10. REGISTROS REGISTRO ALMACENAR PROTECCIÓN RECUPERACIÓN RETENCIÓN DISPOSICIÓN Documentación soporte para el pago de proveedores 11. INDICADORES Carpetas Contra Pérdida Total de pagos realizados/ Total de pagos tramitados Mensual Tiempo de gestión Archivo de concentración 12. CONTROL DE CAMBIOS NO. REV. PÁG (S). AFECTADAS NATURALEZA DEL CAMBIO MOTIVO DEL CAMBIO FECHA DE VIGENCIA Elaboró: Revisó: Autorizó: Director de Administración y Finanzas Director de Administración y Finanzas Director General