MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS FACTURACIÓN DE OUTSOURCING

Transcripción

1 MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS PROCEDIMIENTO REVISADO POR APROBADO POR Jefe Cuentas por Pagar Jefe Director Financiero Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Realizar el registro efectivo y oportuno de las facturas generadas como resultado de las por outsourcing solicitadas por las unidades de la Universidad. 2. ALCANCE Comprende desde la consolidación de las ordenes de despacho hasta la generación del ID del comprobante de la factura entregada por el Proveedor. 3. DEFINICIONES Excepción de paridad: Diferencia entre el valor del artículo registrado en el pedido y el valor facturado por el proveedor. 4. CONDICIONES GENERALES Los archivos generados para el cargue de las facturas de por outsourcing deberán ser enviados a la Cuentas por Pagar a través de correo electrónico, con las características señaladas en el Instructivo Registro de Facturas derivadas de Convenios de Outsourcing (FI-P13-IN04). Para ver como se realiza el cargue de las facturas en el sistema consulte el Instructivo Registro de Facturas derivadas de Convenios de Outsourcing (FI-P13-IN04). No se podrá cargar otro archivo, cuando el previamente cargado presente excepciones de presupuesto y/o de paridad, en este caso, se suspenderán las actividades hasta que se finalice el ciclo. Las diferencias de paridad (valor del artículo en el pedido diferente al valor registrado en la factura) encontradas por el Compras de la durante la consolidación de la información de la Factura, serán evaluadas y autorizadas por el Jefe de la. Cuando la Cuentas por Pagar identifique excepciones de presupuesto informará a la el número de comprobante y las líneas que generaron la excepción. La solicitará a la unidad correspondiente que realice los ajustes respectivos; una vez las unidades confirmen la disponibilidad presupuestal, la informará a la Cuentas por Pagar para que realice la validación presupuestal. Se tienen contemplados los siguientes tiempos para la ejecución del procedimiento: Organización y Métodos Página 2 de 8

3 La radicación de la factura de outsourcing en la Cuentas por Pagar se realizará semanalmente. El tiempo estimado de respuesta ante la notificación de excepciones de presupuesto será máximo de tres (3) días hábiles. El tiempo estimado de respuesta ante la notificación de excepciones de paridad será de dos (2) días hábiles. Cuando en el archivo de Excel enviado por la se presenten columnas truncadas, separadores de miles; entre otros errores. La Cuentas por Pagar devolverá el archivo a la para su correspondiente ajuste. Es importante tener en cuenta que no se podrá realizar el cargue de facturas de un periodo a otro; es decir deben ser cargadas en el mismo mes en que fueron entregadas por el proveedor. La asegurará que la información incorporada en el archivo enviado por correo electrónico a la Cuentas por Pagar corresponda a las facturas físicas, las cuales serán radicadas para el correspondiente trámite. Organización y Métodos Página 3 de 8

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 No. 1 DESCRIPCIÓN Realiza la entrega de los productos solicitados por las unidades de la Universidad, junto con las órdenes de despacho respectivas. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Proveedor 2 Consolida las órdenes de despacho validadas por las unidades de la Universidad donde se entregaron los productos requeridos. 3 Genera en el sistema PeopleSoft los ID de recepción de acuerdo con las ordenes de despacho recibidas por el proveedor. facturación 4 Genera los reportes requeridos para validar los registros de pedidos contra la factura entregada por el proveedor de Outsourcing. Identifica las diferencias en precios y cantidades entre los registros de los pedidos y la factura. Si no se presentan diferencias. 5 Remítase a la actividad 7 Si se presentan diferencias. Notifica al Jefe de la las diferencias encontradas. Remítase a la actividad 6. 6 Revisa las causas de las diferencias presentadas y envía autorización mediante correo electrónico. Jefe Organización y Métodos Página 4 de 8

5 No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 7 Conforma el archivo para ser enviado a la Cuentas por Pagar. 8 Envía mediante correo electrónico el archivo de la facturación a la Cuentas por Pagar, junto con las autorizaciones generadas por las diferencias encontradas en los registros, en caso que aplique. 9 Radica la factura física en la Cuentas por pagar. facturación Carga los archivos recibidos en el sistema PeopleSoft. 10 Los errores que se puedan presentar en el cargue y el tratamiento que se debe dar a las excepciones de presupuesto y de paridad, se describen en las condiciones generales de este procedimiento. Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar 11 Envía mediante correo electrónico a la el ID del comprobante de la Factura generado por el sistema al finalizar el cargue de los registros. Cuentas por Pagar Analista de Cuentas por Pagar Organización y Métodos Página 5 de 8

6 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Organización y Métodos Página 6 de 8

7 INICIO Proveedor Realiza la entrega de los productos solicitados por las unidades de la Universidad, junto con las órdenes de despacho respectivas. Compras Consolida las órdenes de despacho validadas por las unidades de la Universidad donde se entregaron los productos requeridos. Facturación Genera en el sistema PeopleSoft los ID de recepción de acuerdo con las ordenes de despacho recibidas por el proveedor. Compras Genera los reportes requeridos para validar los registros de pedidos contra la factura entregada por el proveedor de Outsourcing Compras Identifica las diferencias en precios y cantidades entre los registros de los pedidos y la factura. SI Se presentan diferencias? Compras Notifica al Jefe de la las diferencias encontradas. Jefe Revisa las causas de las diferencias presentadas y envía autorización mediante correo electrónico. Compras Conforma el archivo para ser enviado a la Cuentas por Pagar. NO Compras Envía mediante correo electrónico el archivo de la facturación a la Cuentas por Pagar, junto con las autorizaciones generadas por las diferencias encontradas en los registros, en caso que aplique. A Elaborado por Organización y Métodos Pagina 7 de 8

8 A Facturación Radica la factura física en la Cuentas por pagar Analista Cuentas por Pagar Carga los archivos recibidos en el sistema PeopleSoft. Analista Cuentas por Pagar Envía mediante correo electrónico a la el ID del comprobante de la Factura generado por el sistema al finalizar el cargue de los registros. FIN Elaborado por Organización y Métodos Pagina 8 de 8