PROCEDIMIENTO PARA CUMPLIDOS REGISTRO DE CAMBIOS RAZÓN DEL CAMBIO

Transcripción

1 REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL / V2 Todos P-DO Todos RAZÓN DEL CAMBIO Unificado de procedimiento de cumplidos de TSP con el Procedimiento Verificación del cumplido de LDSP, actualización de denominaciones de cargos Actualización por cambio en la plataforma tecnológica. 1. OBJETIVO Establecer las disposiciones internas, actividades y responsabilidades necesarias para el cumplido de los viajes realizados a fin de proceder a facturarlos a los Clientes y pagarlos a los Propietarios. Asegurar la recuperación oportuna de los cumplidos Garantizar a nuestro cliente la disponibilidad de las imágenes de cumplidos en la página Blindar a la organización de futuros cobros por perdida de mercancías en entregas a los destinatarios de nuestros clientes 2. PROCESO Entrega, cumplido y facturación 3. DEFINICIONES Cumplido: Documento soporte emitido por el cliente donde se certifica la entrega de producto a destinatario final sea este una factura, remisión, traslado, etc. siempre y cuando sea este el autorizado por el propio cliente. 4. CONSIDERACIONES/ RESPONSABILIDADES Para la realización del cumplido los conductores deben presentar documentos originales firmados y sellados por los destinatarios. Página 1 de 8

2 Responsable del cumplido. Es el encargado de la recepción, verificación, cumplido y envío de los soportes a las agencias facturadoras, en caso que sea necesario responsable de levantar la discrepancia/novedad correspondiente. En algunas agencias o proyectos su cargo es éste, pero en otras, estas funciones están asignadas por otro cargo como Embarcador, Auxiliar Operativo, Coordinador Operativo según aplique. 5. INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS/ DISPOSICIONES/ METODOLOGÍA 5.1 Una vez finalicen las entregas, el conductor debe verificar que le sean entregados todos los documentos requeridos por el cliente para cumplir y retornar a la agencia para iniciar el proceso de cumplido. El retorno a la agencia por parte del conductor debe ser 2 días después de la entrega para realizar el cumplido, de lo contrario se aplicarán sanciones por demora en cumplido. Para Perú el conductor entrega toda la documentación del viaje al propietario y este se encarga de hacer llegar la documentación a la oficina de TSP DEL PERU SAC. 5.2 Recepción de soportes de cumplido. El Conductor entrega al Responsable de Cumplido de la Agencia, la Planilla, la Remesa y los soportes que exige el Cliente para facturar. Éste último revisa que los soportes cumplan con los siguientes requisitos: Los soportes originales presentan los sellos de entrega del destinatario, fecha de recibo y firma de quien realizó el recibo de la mercancía y hora si el cliente lo requiere Los soportes se encuentren completos de acuerdo con el Listado de soportes exigidos por el cliente para facturar para TSP y el Instructivo del cliente de LDSP. Verificación de notas colocadas en los soportes al momento de la entrega por parte del destinario, si el cumplido de LDSP presenta novedad y deban ser verificados en la zona de bodegas, el conductor debe dirigirse a esta zona y seguir los siguientes pasos: El conductor entrega al Jefe de Negocio y/o delegado en la agencia la mercancía en devolución (en caso que haya) y los documentos: Manifiesto de Carga, Remesa y Facturas. Página 2 de 8

3 En el caso de que la entrega de documentos por parte del conductor sea en horas por fuera del horario habitual del Jefe de Negocio, éste debe dejar siempre un funcionario capacitado para la recepción de documentos y dar el trámite necesario El Jefe de negocio o su delegado verifica que la mercancía entregada en devolución (en caso de haberla) corresponda con las notas de novedades escritas por el destinatario en las Facturas. Continuar con el Procedimiento de Almacenamiento, ítem Manejo de las Devoluciones El Jefe de negocio o su delegado debe colocar el sello del negocio al respaldo del manifiesto y firma en señal de confirmación y remitir al conductor al área de Cumplidos En caso de tener que quedarse con el cumplido en la bodega para verificación, el Jefe de negocio o su delegado debe marcar en el sistema la custodia del cumplido en su poder para que se identifique dónde está Una vez verificado el cumplido, para lo cual se tiene un plazo máximo de 24 horas, entregarlo al auxiliar de cumplidos para continuar con el proceso de cumplido El responsable de cumplido debe desmarcar la custodia de cumplidos una vez haya recibido el documento y continuar con el punto Si los soportes entregados de TSP registran alguna observación por parte del destinatario, como averías y faltantes, novedades en la entrega y novedades en ruta (ver Anexo 1 Tipos de Discrepancias), el Responsable de Cumplido levanta la discrepancia correspondiente dependiendo de la causa de la observación y procede a cumplir la planilla en el sistema (ver Instructivo para cumplidos web ). En todo caso, se debe retener el pago de la planilla hasta que el Analista de Control Operativo encargado realice la investigación para valorizar y determinar quién asumirá el costo de la discrepancia. NOTA. Para aquellos destinos en los cuales está presente un funcionario de TSP durante el descargue de la mercancía y éste observa que el equipo (propiedad de TSP ) está en condiciones no aptas para cargar, inmediatamente informa al Responsable de Cumplido para que levante la discrepancia por éste concepto a fin que, el equipo, no sea asignado para otro viaje. Página 3 de 8

4 5.3 Generación del cumplido en el sistema. De acuerdo con el resultado de la revisión se pueden presentar los siguientes casos: Si los soportes cumplen con todos los requisitos, el Responsable de Cumplido procede a cumplir la planilla en el sistema (ver Instructivo para cumplidos web ) En el caso de que un manifiesto de LDSP lleve asociadas varias facturas y una de las cuales presenta novedad que deba ser verificada en bodega, el responsable del cumplido debe proceder con el cumplido de las remesas (facturas) sin novedad y verificar que las que presentan novedad estén registradas en el sistema y devolverlas al conductor para que se dirija a la zona de bodega y le den el trámite expresado en el punto 5.2. El cumplido de la planilla y facturas con novedad podrá realizarse hasta tanto el Jefe de Negocio resuelva la novedad en bodega y se procede a cumplir planilla y remesa Si los soportes entregados se encuentran incompletos, el Responsable de Cumplido le solicita al Conductor o Propietario el soporte faltante, si es recuperado lo escanea inmediatamente, el cual pasa automáticamente a un archivo lógico central que lo ordena por número de remesa. Si no es recuperado, el Responsable de Cumplido genera una discrepancia/ novedad de tipo soportes incompletos, en TSP cumple la planilla en el sistema (ver Instructivo para cumplidos web ) y escanea los soportes que se hayan recibido, para LDSP los documentos incompletos son devueltos al conductor para realice la recuperación del soporte faltante, seguidamente informa al Coordinador de transporte y al Responsable del Despacho la pérdida del soporte para gestionar inmediatamente la consecución del mismo con el Cliente y destinatario. NOTA. Los soportes de cumplido deben ser escaneados el mismo día de cumplido, a más tardar a primera hora del día siguiente. Los soportes físicos de cumplido recibidos en Agencias que facturan, deben ser escaneados y posteriormente entregados directamente al Auxiliar de Facturación ubicado en la Agencia, cuando se trate de Clientes cuya facturación se presente en la misma ciudad. Una vez se obtiene el soporte faltante o la constancia de recibo con el Cliente de la mercancía, este debe ser escaneado y enviado por correo físico al Auxiliar de Facturación correspondiente junto con los demás soportes. Semanalmente, el Analista de control operativo (cumplidos) genera un reporte para identificar las remesas con discrepancias de tipo soportes incompletos de TSP que fueron facturadas para solicitar el levantamiento de la misma al Analista de control operativo (discrepancia) a fin de pagar el viaje al Propietario, lo anterior con el objeto de hacer ser más eficiente el proceso del pago a los Propietarios. Página 4 de 8

5 5.4 En caso de presentarse no conformidades durante la verificación y registro del cumplido seguir los pasos consignados en el Procedimiento para el tratamiento de novedades y servicios/ productos no conformes 5.5 En caso de solicitud de ajuste aplicar el Instructivo de Ajustes y Anulaciones de Remesas y Manifiestos. 5.6 Realizar el cumplido en el sistema de las Factura(s) teniendo en cuenta las especificaciones obtenidas en los instructivos por cada cliente de LDSP y el(los) Manifiesto(s) de Carga recibido(s) y el Listado de soportes exigidos por el cliente para facturar de TSP 5.7 Escanear los soportes del cumplido y pasar a facturación con su respectiva relación No aplica para TSP DEL PERU SAC 5.8 Generar el informe de documentos pendientes por cumplir todas las mañanas. 5.9 Realizar la gestión necesaria para que los conductores lleguen a cumplir, iniciando por los cumplidos que tengan más tiempo En caso de no poder contactar a un conductor, comunicarse con el coordinador de transportes o Jefe de Negocio para que le ayude a ubicarlo, debe hacerlo por correo electrónico y verbalmente En caso que el cumplido este en custodia de bodega, hacer la gestión con el JN correspondiente para que sea retornado el cumplido. Como proceso de control se define seguimiento semanal a través del Analista de Control Operativo (Cumplidos) y sus soportes en cada Agencia (Coordinador Administrativo, auxiliares de cumplidos) mediante Comité de Cumplidos con el cual se definen las alarmas con base en el Reporte de Recuperación de Cumplidos LDSP y de Remesas por cumplir para TSP por agencia. Para Perú el Coordinador Operativo es el responsable de dar conformidad a los documentos del viaje Envío de soportes de cumplido a las agencias facturadoras. El Responsable de Cumplido genera en el sistema el Reporte de Cumplidos y lo prepara con la información necesaria para el envío de las remesas: Fecha de envío, el No. de guía, Agencia que cumple y Observaciones cuando se requiera. También relaciona los soportes recuperados de remesas recibidas en días pasados, las remesas con soportes Página 5 de 8

6 incompletos y la información de la gestión realizada, al igual que las constancias de recibo entregadas por los Clientes para las remesas con soportes extraviados. El Responsable de Cumplido imprime el Reporte de cumplido preparado y lo remite por correo físico junto los soportes de cumplido al Auxiliar de Facturación en la Agencia responsable de la presentación de las facturas y por al Jefe de Facturación y al Auxiliar de Facturación en agencia Barranquilla que controla el Reporte de Remesas por Facturar, este último cruza diariamente esta información con el Reporte de Remesas por Facturar para mantener actualizado el estado real de las remesas. Antes de enviar los soportes, el Responsable de Cumplido debe verificar que todos ellos se encuentren relacionados en el Reporte de Cumplidos preparado y queden importados en el sistema con la información de envíos, de acuerdo al Instructivo para registro de envío de cumplidos en SLT. NOTA. Aquellos soportes físicos de cumplido recibidos en Agencias que facturan, deben ser escaneados y posteriormente entregados físicamente al Auxiliar de Facturación ubicado en la Agencia de Cumplido, cuando se trate de Clientes cuya facturación se presente en la misma ciudad. 6. DOCUMENTOS APLICABLES 6.1 Instructivo para cumplidos web 6.2 Instructivo para registro de envío de cumplidos en SLT 6.3 Procedimiento para el tratamiento de novedades y servicios/ productos no conformes 6.4 Instructivo de Ajustes y Anulaciones de Remesas y Manifiestos. 7. REGISTROS 7.1 Planilla 7.2 Remesa TSP - LDSP 7.3 Soportes exigidos por el cliente para facturar 7.4 Manifiesto de Carga 7.5 Formatos de novedades en caso de haberlos 7.6 Reporte generado del sistema en Excel 7.7 Informe de Pendientes por Cumplir, actas de reunión, Indicadores de proceso. 8. MEDIDAS DE CONTROL Página 6 de 8

7 8.1 Controlar el reporte de discrepancias tipo soportes incompletos, el cual debe contener la agencia del cumplido, el responsable del cumplido, el nombre de quien generó la discrepancia, la agencia generadora de la discrepancia y fecha de cierre de la misma. 5.3 Medir la oportunidad de la solución de las discrepancias como fuente generadora de facturación y de pago a propietarios. 5.4 Controlar el reporte de discrepancias del tipo SI (Columna de fecha de generación de la discrepancia y fecha de cierre de la misma). 5.5 Controlar el escaneo de todas las Remesas TSP junto con sus soportes, una vez la carga haya sido recibida por el destinatario y los viajes hayan sido cumplidos. A través del Reporte Remesas por Facturar se controla diariamente que todas las remesas cumplidas tengan sus soportes escaneados y éstos se hayan subido al sistema SLT. 5.6 Controlar el envío oportuno de las remesas TSP desde la agencia cumplidora hacia las agencias de facturación 5.7 Controlar la recuperación oportuna de los cumplidos pendientes a través del reporte Remesas por cumplir y con los auxiliares de cumplidos de las diferentes agencias APROBADO POR CARGO: Gerente de Calidad y Trafico NOMBRE: Tania Baez Página 7 de 8

8 ANEXO 1- TIPOS DE DISCREPANCIAS TIPOS DE DISCREPANCIAS DETALLE Daño Faltante Humedad AVERIAS Y FALTANTES Dañado por montacargas Daño almacenadora Mojado, Roto, Deteriorado Material sin identificar Material sin relacionar Material sin remisión NOVEDADES EN LA ENTREGA Material mal relacionado Material abierto Error despacho del cliente Error digitación Hurto NOVEDADES EN RUTA Extravío Viaje trasbordado Página 8 de 8