PROCEDIMIENTO ESPECIFICO. Administración de venta de unidades 0 Km.

Transcripción

1 Hoja 1 de 7 1. Objeto Establecer un procedimiento para la Administración y posterior entrega de unidades 0 Km. 2. Alcance unidades 0 Km. 3. Sectores Relacionados Administración de Ventas, Venta, Contaduría y Entrega de unidades 0 KM. 4. Responsabilidades Es responsabilidad del sector de Administración de ventas la aplicación de este procedimiento, los demás sectores relacionados acompañan su cumplimiento. 5. Definiciones Retira: Archivo donde se registran las unidades 0 Km a ser retiradas. Bianchi: Sistema de Gestión de Concesionaria. 6. Desarrollo Confección de la carpeta El Asesor de Ventas, una vez confirmada la operación completa la PV en el Sistema Bianchi con los siguientes datos: Razón Social. Domicilio. Teléfono. Condición ante el IVA. . Toda copia de este documento NO TIENE VALIDEZ si no posee el sello COPIA CONTROLADA N

2 Hoja 2 de 7 Luego imprime la PV, la hace firmar por el cliente, entrega el duplicado al cliente y el original lo coloca en la carpeta de la operación. Luego pasa la carpeta al Supervisor de Ventas quien autoriza la Pre Venta. Las PV de las Sucursales Libertador y Corrientes, son autorizadas por el Sup de ventas en Corrientes, mientras que las PV de Avda. La Plata son autorizados por el encargado de la Sucursal, firmando el original de la PV y autorizándola en el Sistema Bianchi. Como alternativa al Supervisor de Ventas, las PV son autorizadas por el Gte de Ventas. Una vez autorizadas las PV, el Supervisor de Ventas entrega las carpetas al Coordinador de Administración de Ventas que debe contener: Reserva (Pre Venta) Autorizada. Duplicado de Peritaje/ Tasación si hay usado en parte de pago. Verificar si hay usado que este ingresado en la operació n. Datos completos del cliente. Si existe el auto, debe estar asignada la unidad. Ficha de Datos Prendario y preaprobado bancario si es operación de Créditos. Bonificaciones en caso de existir. Firma del Cliente (No aplica en caso de venta telefónica). Recepción de carpetas en Administración de Ventas El Coordinador de Adm de Ventas revisa las carpetas y si alguno de los datos no corresponde o está faltante, se rechaza la carpeta devolviendo la misma al Sup de Ventas aclarando en la carátula de la carpeta el motivo del rechazo en las Observaciones. Es responsabilidad de la administración la custodia de la carpeta y del seguimiento de ésta. Operatoria administrativa diaria El Coordinador de Administración de Ventas diariamente emite un listado y lo actualiza en el compartido para que las áreas de Administración, Supervisores de Ventas, Seguros y Accesorios, cuenten con la siguiente información : Toda copia de este documento NO TIENE VALIDEZ si no posee el sello COPIA CONTROLADA N

3 Hoja 3 de 7 Operaciones canceladas por parte del cliente. Operaciones en condiciones de cancelar y con usados y/o créditos. Una vez emitido el listado, los AV se contactan con el cliente basándose en el listado emitido Unidades a Cancelar para pedir la cancelación al cliente siempre y cuando la operación no tenga un usado como parte de pago y/o crédito, en este caso se lo contacta desde Administración de Ventas. Administración de Ventas, basándose en el Listado de unidades canceladas, se contacta con el cliente dentro de la s 72 hs de cancelada la unidad citándolo para la firma de la operación. Si la operación se realiza con la entrega de una unidad usada la Administración de ventas chequeará el estado de las unidades y de acuerdo a los distintos cuatro estados de las unidad es tomará las siguientes acciones: - Ok para facturar - Stock pago - Facturado - Ford Credit Se contactará con el cliente dentro de las 48 hs de haber pasado a cualquiera de estos estados para solicitarle la documentación correspondiente y en base a esta documentación se solicitará la cancelación correspondiente. NO se podrá tomar usado alguno si los papeles no están verificados por la administración. NO se podrá tomar el usado si no se tiene copia del Peritaje / Tasación final que coincida con la operación y el Peritaje/ Tasación original. Una vez cancelada se procede de la manera descripta anteriormente. Una vez que el cliente se ac erca a firmar, se llena el Datero de Clientes en administración, la administrativa verifica que la misma esté completa para la facturación de la unidad. (Excepto operaciones de reventas y clientes que patentan por su cuenta). Toda copia de este documento NO TIENE VALIDEZ si no posee el sello COPIA CONTROLADA N

4 Hoja 4 de 7 En este momento se acuerda con el cliente la fecha y hora de entrega y lo programa en el RETIRA 48/72 Hs dependiendo de la demora previa y/o la entrega del usado, antes el retiro de la unida d. Se entrega al cliente el Recordatorio de entrega de 0 KM Facturación Administración no realizará factura alguna si no se cu mplen los siguientes requisitos: Operación 100% cancelada. La copia de la factura de fábrica de la unidad 0km debe estar en la carpeta. Ficha de datos completa. Certificado de la unidad físico o digital. Formularios firmados por el cliente. Estado de la unidad en sistema: variable STOCK PAGO, en caso de haberse pagado en el día se debe confirmar dicha información con el Coordinador. Cualquier punto que no se cumpla deberá ser comunicado Coordinador o Gerente, quien además deberá firmar la carpeta. Una vez que la carpeta es firmada por el Coordinador se registra en la Planilla de patentamientos diarios Ford y se entrega a Gestoría para su patentamiento. La carpeta es devuelta a Administración de Ventas donde la Coordinadora chequea que en todos los trámites enviados a patentar se hayan recibido las carpetas nuevamente según el Lista do de patentamientos diarios Ford Gestoría entrega el patentamiento a las 48 /72 hs de haberlo recibido salvo excepciones informadas previamente desde gestoría a la coordinación de Adm de Ventas. Una vez recibido el patentamiento, prepara la documentación para la entrega en fecha y hora de acuerdo al retira. Toda copia de este documento NO TIENE VALIDEZ si no posee el sello COPIA CONTROLADA N

5 Hoja 5 de 7 Entrega de la unidad Cuando el cliente llega a retirar la unidad, la recepcionista informa la llegada del mismo a la administrativa, haciendo pasar al cliente por caja en los casos que sean necesarios. La administrativa llama al cliente, le entrega la Documentación de la unidad 0 KM (Título, Cédula verde, constancia de inscripción, Manuales de Uso y Garantía, Comprobante de toma del Usado si en la operación lo hubiese, Nota de Débito por Gastos.) Verifica por Sistema que la cuenta corriente del cliente se encuentre en cero. Confecciona el Remito de Salida de la Unidad del Concesionario. Se explica al cliente en forma clara y precisa que en breve recibirá una encuesta de Ford por la compra de su nuev a unidad, la importancia y ventajas en completarla. Una vez despedido el cliente para que retire su unidad, la administrativa verifica que en la carpeta haya quedado: Preventa de la operación (boleto). Fotocopia del certificado de la unidad. (excepto cuando habilita el mismo día de la facturación, ya que el mismo se incorporará en la carpeta desde Administración Central). Remito de la unidad. Cierre de la cuenta corriente autorización del patentamiento. Copia de la factura de venta. Copia de la cedula verde o título de la unidad. Recibo de entrega de la unidad. La carpeta es archivada una vez controlada. Operaciones a Revendedores Todas aquellas unidades que sean de revendedores / canal comerciales y que retiren con factura abierta se debe proceder de la siguiente manera: Toda copia de este documento NO TIENE VALIDEZ si no posee el sello COPIA CONTROLADA N

6 Hoja 6 de 7 El transportista / revendedor coordina con administración la fecha de entrega con 48hs de antelación, la misma debe ser entregada solamente si la preventa se encuentra cancelada por el revendedor y en estado STOCK PAGO, de no ser así se debe confirmar con el coordinador si el pago de la unidad en fábrica se hizo en el día y por eso no figura modificada la variable en el sistema informático, caso contrario la unidad no se puede entregar. Al momento de la entrega se le solicitara al transportista la siguiente documentación: REMITO SEGURO AUTORIZACIÓN. En caso de no poseer alguna de estas 3 documentaciones se deberá solicitar autorización al Coordinador o Gerente Administrativo. Al momento de la entrega el coordinador levanta los parámetros en el sistema para efectuar la salida del mismo. Esta carpeta con toda la docum entación se guardará en carpeta general de reventas, la cual se buscará y utilizará al momento en que el revendedor envíe vía mail el pedido de facturación. Al hacer la facturación se coordinará con el revendedor el envío de la documentación o el retiro de la misma de las oficinas del Concesionario. Toda excepción será autorizada por el coordinador o Gerente Administrativo. Administración de Ventas verifica en t odo momento que la carga de datos de la PV y domicilio del cliente sean correctos para poder así realizar la carga de la y dar comienzo al proceso de garantía del vehículo. Toda copia de este documento NO TIENE VALIDEZ si no posee el sello COPIA CONTROLADA N

7 Hoja 7 de 7 7. Registros Retira REG-ADM-01 Peritaje/ Tasación Datero de Clientes Datero de Sociedad Ficha de datos prendarios Preventa (Sistema Bianchi) Certificado de fabricación de la unidad Factura de Fabrica Factura de venta Remito de salida Recordatorio de entrega de 0 km Declaración Jurada de Personas Físicas o Apoderados DJ sobre la condición de Personas Expuestas Políticamente Detalle para Caja 8. Anexos 9. Documentos Relacionados PG Entrega de Unidades 0 Km. 10. Modificaciones - Se remplaza el Remito como comprobante y se utiliza la Factura de Fabrica en la Operatoria Administrativa Diaria. - Se elimina el uso de FAX como opción de comunicación en la Operación con Revendedores. Toda copia de este documento NO TIENE VALIDEZ si no posee el sello COPIA CONTROLADA N