Actividades HRS. Encargada HS. Auxiliar A HS. Auxiliar B HS. Auxiliar C HS. Auxiliar D HS. 1 Facturar Ventas Factura ventas.

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1 1 de 1 Organización Ejercicios de organización EVALUACIÓN EMPRESA TECOCO S.A. SECCION: ADMINISTRACIÓN: FUNCIÓN: A través de la función de administración cumplir con los siguientes cometidos: Apoyar a la distribución de productos Realizar tareas administrativo-contables Apoyar como secretaría a la Gerencia General CICLO : SEMANAL Actividades HRS. Encargada HS. Auxiliar A HS. Auxiliar B HS. Auxiliar C HS. Auxiliar D HS. 1 Facturar Ventas 36 - Factura ventas 1 - Factura ventas 4 Realizar cobranzas y pagos 10 - Paga a acreedores. - Cobra a Paga sueldos - Cobra a clientes 4 3 Realizar compra de mercaderías 4 Efectuar registros contables 5 Atender relaciones con clientes y proveedores 6 Confeccionar estadísticas 4 - Autoriza compras. - recibe y controla la calidad de la mercadería 16 clientes - Solicita cotizaciones 30 - Registra movimientos diarios 10 - Atiende a proveedores y clientes Colabora en almacenamiento - Controla stocks 4 - Registra libros auxiliares 8 - Atiende a clientes por saldos de cuentas 7 Supervisar 8 - Supervisa pagos - Supervisa facturación 8 Varias 64 - Liquida sueldos Se pide: Registra ctas. ctes. de clientes 6 - Planifica giras locales - Controla envios - Lleva agenda. - Ingresa datos en computadora y archiva Confecciona Partes Diarios de Asistencia de la Unidad - Atiende llamados telefónicos

2 de 1 Organización 1) Confeccionar Lista de Tareas y Listas de Actividades. ) Analizar el Cuadro de Distribución EMPRESA ROCA ROCA S.A. es una empresa que importa y distribuye en plaza artículos de ferretería el Directorio frente a algunos problemas detectados decide contratar un analista de O y S para que analice la distribución del trabajo de Contaduría. COMETIDOS DE LA UNIDAD: Registración y procesamiento de datos Preparar informes contables para toda la empresa Realizar el control de la gestión de la empresa CICLO: QUINCENAL Lista de Actividades:: 1) Controlar Tesorería ) Realizar Compras 3) Liquidar sueldos 4) Llevar stocks 5) Realizar Registraciones Contables 6) Calcular Costos 7) Preparar Informes 8) Varios Listas de tareas: ENCARGADA: 1) ingresar facturas al PC para actualizar Stocks 0% ) controlar registraciones 5%

3 3 de 1 Organización 3) ingresar datos de costos 0% 4) realizar arqueos 10% 5) realizar las liquidaciones de sueldos 10% 6) preparar balances 10% 7) redactar cartas 10% 8) analizar cotizaciones 5% 9) trámites bancarios 10% AUXILIAR A: 1) Controlar tarjetas de asistencia 0% ) Emitir informes de Stocks. 10% 3) Solicitar cotizaciones 10% 4) Realizar registraciones 0% 5) Preparar balances 10% 6) Realizar cálculos de costos 0% 7) Atender clientes 10% AUXILIAR B: 1) Atender el teléfono 30% ) Realizar registraciones 0% 3) Elaborar planillas de sueldos 10% 4) Emitir recibos de sueldos 0% 5) Redactar cartas 10% 6) Pagar sueldos 10% SE PIDE: 1) REALIZAR EL CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO ) IDENTIFICAR TRES FALLAS EN LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

4 4 de 1 Organización PARTE A CASO PRACTICO 1 EMPRESA CREDITOS BLANCOS: La empresa Créditos Blancos trabaja en plaza con Locales Zonales en los que cuenta con una Encargada, una Cajera, una Auxiliar de Créditos y una Auxiliar Administrativa. Los Locales Zonales tienen como cometidos: a) Atención al cliente en forma regional, b) Realización de tareas administrativo contables. La lista de Actividades es la siguiente: 1) Atención al cliente. ) Recepcionar solicitudes de créditos de parte de clientes (préstamos en efectivo y al consumo) 3) Recibir y expedir valores en caja. 4) Efectuar y controlar registraciones contables y verificar documentos respaldantes 5) Coordinación de actividades entre las diferentes funcionarias 6) Control y gestión por atraso de pagos de clientes, previo pasaje a cobrador. 7) Supervisar 8) Varias. La Lista de Tareas de las funcionarias son: ENCARGADA: 1) Distribuye, coordina las tareas del personal a su cargo (10%) ) Capacita personal en los procedimientos de realización de créditos a medida que surgen modificaciones.(10%) 3) Realiza el control y la gestión por atraso de clientes (0%) 4) Realiza el cierre y apertura del local adoptando medidas de seguridad de acuerdo a procedimientos predeterminados (5%)

5 5 de 1 Organización 5) Supervisa el trabajo de sus subordinadas. (40%) 6) Controla los depósitos a realizar en instituciones bancarias. (15%) CAJERA: 1) Recepciona valores por concepto de pago de cuentas y vales, siendo responsable de los mismos. (40%) ) Entrega valores de clientes según documentación.(5%) 3) Confecciona y cierra la planilla de su caja.(0%) 4) Realiza arqueos diarios de caja, de acuerdo a los procedimientos establecidos.(15%) AUXILIAR DE CRÉDITOS: 1) Recepciona solicitudes de crédito de parte de clientes, informando sobre distintas alternativas. (40%) ) Suple a la encargada del local en caso de ausencia temporal.(5%) 3) Realiza créditos.(0%) 4) Elabora la documentación relativa a la realización de los mismos.(35%) AUXILIAR ADMINISTRATIVA: 1) Efectúa y controla registraciones contables y verifica documentos respaldantes.(50%) ) Elabora y controla la información relativa a las solicitudes de crédito.(35%) 3) Efectúa depósitos en instituciones bancarias acompañada de custodia. (10%) 4) Sustituye a la cajera en caso de ausencia temporal. (5%) SE PIDE REALIZAR EL CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO

6 6 de 1 Organización EVALUACIÓN: Procedimiento: pedido de suministros El Auxiliar 1 de Proveeduría recibe el formulario F 6 Pedido de Suministros en original y copia. Sella la copia y la devuelve al peticionante. Retira del Fichero de Stock la ficha 47 Ficha de stock correspondiente y la envía junto con el F 6/0 al auxiliar de Proveeduría. El Auxiliar controla el 6/0 con la Ficha de stock correspondiente, verificando las existencias en ese momento. De no haber existencias, procede según rutina 836. Si hay existencias, tramita en forma telefónica el pedido a Depósito y efectúa el cálculo del nuevo stock. Registra el nuevo stock en el F 6/0 y en la F 47. Envía el F 6/0 y la F 47 al Auxiliar 1. El Auxiliar 1, una vez recibida la mercadería, la entrega al peticionante, quien firma como recibido en el F 6/0. Cumplido el trámite archiva la F 47 en el fichero de stock. Archiva posteriormente el F 6/0, en orden cronológico, en el archivo Pedidos de suministros cumplidos.

7 7 de 1 Organización Procedimiento de Solicitud de Médico a Domicilio El procedimiento es de Solicitud de Médico a Domicilio que se sigue en la empresa Créditos Blancos que gira como Organización de Créditos contando con Locales Zonales. El Servicio Médico está tercerizado, cubriéndolo la empresa Medical Service, a la que se le envía todos las solicitudes una vez al día. Las solicitudes son recibidas hasta las 1 horas, de lo contrario quedan para el otro día. 1) La Sección Recursos Humanos recibe llamado telefónico de la Encargada del local zonal solicitando médico a domicilio. ) Registra en formulario F 4 Solicitud de Médico, en original y copia, anotando nombre de funcionaria, local al que pertenece y fecha. 3) Retira de archivo de Registros de Personal la ficha de la funcionaria y registra en F4 original y copia, el No. de cobro y la Dirección. 4) Firma F4/0 y lo envía junto a las otras solicitudes del día Medical Service. 5) Guarda F4/1 y ficha de funcionaria en archivo, Solicitudes de médico pendientes 6) La Empresa Medical Service recibe solicitud y procede según rutina, enviando al final del día formulario F4/0 indicando días otorgados e informe médico, a Recursos Humanos. 7) Recursos Humanos recibe F4/0, firmándolo la encargada de la sección. 8) Retira de Solicitudes de médico pendiente el formulario F4/1 y ficha de funcionaria 9)Registra en ficha de funcionaria los días otorgados y devuelve ficha a Registros de Personal. 10) Destruye F4/1. 11) Comunica telefónicamente a Encargada de local el informe de la Solicitud de Médico. SE PIDE GRAFICAR POR SISTEMA ASA.

8 8 de 1 Organización EVALUACIÓN: La empresa MATFER S.A. que se dedica al ramo de ferretería tiene la siguiente distribución espacial en su local de ventas. ENTRADA mostrador * * * PUERTA INTERNA 1 B 4 mercaderia A 3 m e r c a d e r i a m e r c a d e r i a VENTANA DATOS. COMPUTADORA ARCHIVO de CLIENTES 1) ENCARGADO DE VENTAS ) VENDEDOR: Atiende al público, teléfono y fax. 3) CADETE: Repartidor, ordena y limpia. 4) ADMINISTRATIVA: Registra datos en computadora, realiza tareas de cajera. Los círculos indica la posición de las sillas, no se puede modificar la estructura edilicia.. SE PIDE: 1) REALIZAR LA CORRECTA DISTRIBUCION ESPACIAL. ) INDICAR IDEAS DE CÓMO HACER MÁS CONFORTABLE el local de Ventas PARA CLIENTES Y EMPLEADOS ( aplicar elementos relativos a la iluminación, sonorización, cromatización etc.)

9 9 de 1 Organización SOLUCIÓN DEL EJERCICIO DE ASA: PEDIDO DE SUMINISTROS AUXILIAR 1 AUXILIAR 8 1 Fichero stock 4 F 6 Pedido de suministro 3 No Hay Stock? Si 0 1 F 6/1 Sella F 6/1 F 47 Rutina 836 F 47 F 6/0 Mercadería a depósito 7 5 Peticionante firma F 6/0 Nuevo stock 9 F 6/0 F 47 6 En F 47 y F 6/0 Nuevo stock Archivo Suministros Orden cronológico F 47 F 6/0

10 10 de 1 Organización LISTA DE ACTIVIDADES IDENTIFICACION DE LA UNIDAD CICLO DIA MES AÑO NOMBRE: DEPENDE DE: IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE: NOMBRE: CARGO: N CÓDIGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ORDEN DE IMPORTANCIA

11 11 de 1 Organización LISTA DE TAREAS IDENTIFICACION DE LA UNIDAD CICLO DIA MES AÑO NOMBRE: DEPENDE DE: IDENTIFICACIÓN DEL FUNCIONARIO NOMBRE: CARGO: N CÓDIGO DESCRIPCIÓN DE LA TAREA HORAS % TOTALES 100 %

12 1 de 1 Organización CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO CICLO DIA MES AÑO Actividades HRS. o % Responsable HS. o % Funcionario HS. o % Funcionario HS. o % VARIOS TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL