El Modelo de Procesos

Transcripción

1 El Modelo de Procesos

2 Conceptos/Definiciones Un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante las cuales se transforma un grupo de entradas en un grupo de salidas valiosas para un cliente (interno o externo) Proveedores El proceso del valor agregado en la empresa Clientes Creación de Valor Activ. 1 Activ. 2 Activ. N...

3 Ejemplos de Procesos... Ventas Compras Producción Presupuestación Cierre Contable

4 Detalle de Procesos Procesos Desarrollo de Productos Abastecimiento Producción Ventas Sub-Procesos Gestión de Compra Recepción Pago a Proveedores Adm. de Inventarios Actividades Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Tareas Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Pasos Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

5 Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple) Estudiante que compra cuadernos en una librería Identificación del Cliente? Identificación de las entradas del Proceso? Identificación de las actividades principales del proceso? Identificación de las salidas/resultados del proceso?

6 Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple) Diagramación simple del proceso Un estudiante va a una librería a comprar cuadernos Consulta sobre opciones y precios y solicita al vendedor su compra El vendedor hace una Nota de Pedido y le entrega una vía al estudiante y otra a Empaque El estudiante paga en Caja y retira los cuadernos Contaduría contabiliza la transacción El cajero le da una boleta y envía un copia de la misma a Contaduría Empaque avisa a Depósito que registre la baja de inventarios.

7 Ejemplo 1: Proceso Comercial (simple) CLIENTE: estudiante ENTRADAS: consulta de precios, pedido de cuaderno ACTIVIDADES: hacer nota de pedido, entregar al estudiante, cobrar, contabilizar SALIDAS o RESULTADOS: información de precios, boleta, cuadernos

8 Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento Requerimiento de compra de papel para fabricar cuadernos.(trabajo individual 5 minutos)

9 Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento Diagramación simple del proceso Un operario solicita a Almacenes papel para hacer cuadernos Si no hay en stock, Almacenes solicita a Compras Compras pide cotizaciones y resuelve a quién comprar Días después el proveedor entrega el papel y la Factura Tesorería emite el cheque correspondiente Contaduría le ordena a Tesorería que pague la factura Fábrica recibe el papel y Contaduría la factura

10 Ejemplo 2: Proceso Abastecimiento CLIENTE: Fábrica, proveedor ENTRADAS: pedido de papel, presupuesto del proveedor, factura ACTIVIDADES: solicitar a Almacenes, recibir presupuestos, decidir adjudicación, realizar compra. SALIDAS o RESULTADOS: pedido de cotización, papel, cheque.

11 Procesos y estructura Gerencia de Compras Función Función Gerencia de Contabilidad Cruce-Funcional Abastecimiento Proceso Procesos Abastecimiento Emisión de la Orden de Compra Actividades Proceso Actividades Emisión de Cheques Los procesos atraviesan áreas o unidades (departamentos) dentro de una empresa. Varias áreas o unidades de una empresa pueden realizar actividades de un mismo proceso. Los procesos son anónimos.

12 Elementos de un Proceso En todos los casos debemos: 1. Identificar el objetivo del proceso 2. Identificar el cliente (interno o externo) 3. Identificar el desde y el hasta (alcance) 4. Identificar las entradas 5. Definir los sub procesos, actividades, etapas, etc. - Niveles de detalle 6. Describirlos (presentando las interrelaciones) 7. Identificar las salidas

13 Elementos de un Proceso de Compras Objetivo: Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo además con las especificaciones de calidad, precios, fecha y lugar de entrega. Determinación Requerimientos Selección de Proveedores Procesamiento de las ordenes Pago a Proveedores Recibo de materiales Gestión de Inventarios Orden Factura == Verificación

14 Elementos de un Proceso de Compras Entradas: Pedido de insumos de las distintas áreas de la empresa Actividades principales: Solicitar cotizaciones Seleccionar proveedor Recepcionar y controlar insumos Entregar insumos al Area solicitante de la empresa Pagar al Proveedor

15 Elementos en un Proceso de Compras Tareas de Solicitar una cotización : Buscar datos de los proveedores Completar el formulario de pedido de cotización Enviar por fax a cada proveedor Archivar el pedido de cotización Pasos en la tarea de Completar pedido de cotización : Buscar la libreta de formularios de pedido de cotización Escribir la fecha Escribir el nombre del primer proveedor a consultar Especificar los datos de la mercadería Firmar el formulario A diferencia de las tareas, los pasos no tienen resultados por sí mismos.

16 Herramientas para la descripción de Procesos Tabla de actividades por área interviniente Entradas Area corresp. Areas Intervinientes Compras Almacenes Ctas. a Pagar Salidas Necesida d de un insumo Emisión de un Pedido de Insumo Autorizar el Pedido Recepcionar Pedidos Verificar autorización (y presupuesto) Seleccionar posibles proveedores Enviar solicitudes de cotización a proveedores Recepcionar cotizaciones Adjudicar proveedor Enviar Orden de Compra Recepcionar mercaderías Controlar mercaderías Entregar al usuario Actualizar cuentas a pagar Emitir la Orden de Pago Orden de

17 Herramientas para la descripción de Procesos Representación gráfica (Flujograma) Depósito Créditos y Cobranza Ventas (vendedores) Caja y Bancos Contaduría a cliente PC F1 PR1 R2 F2 PR2 PR3 R2 Ingresa inf Cobra y actualiza y emite factura por número emite F1 F2 F3 emite R1 R2 a cliente Ctas. Ctes. PC por cliente por número actualiza Cuentas ctes. rinde y emite

18 Herramientas para la descripción de Procesos Dibujogramas Ejemplo 3: Proceso de Abastecimiento en una empresa manufacturera Necesidad Determinación de requerimiento Selección /Negociación Proveedor Orden de Compra Recepción y control Pago a Proveedores Verificación Necesidad satisfecha 18 Gestión de Inventarios

19 Cadena de valor

20 La Cadena de Valor Definición de Cadena de Valor La CADENA de VALOR es una forma de representar al MODELO de PROCESOS de la empresa La cadena de valor disgrega a la empresa en sus actividades estratégicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de diferenciación existentes y potenciales. Una empresa obtiene la ventaja competitiva, desempeñando esas actividades estratégicamente importantes más barato o mejor que sus competidores esta definición se adapta al enfoque de Procesos de Negocios

21 La Cadena de Valor Cómo se genera el valor? Procesos de valor (primarios y secundarios) PROCESOS DE APOYO Administrar el negocio recursos humanos desarrollo tecnológico abastecimiento margen logística interna operaciones logística externa marketing y ventas servicios al cliente margen PROCESOS CENTRALES

22 Procesos centrales y de apoyo Procesos Centrales u Operacionales Logística interna Producción Logística externa Ventas Desarrollo de productos Son los que generan valor para el cliente Diferente peso relativo según tipo de empresa Aunque siempre están presentes en alguna medida Procesos de Infraestructura o de Apoyo Abastecimiento Desarrollo tecnología Administración RRHH Administración del negocio Contabilidad Sobre ellos se sustentan los procesos centrales Se esparcen en toda la organización Su contribución a crear ventajas competitivas varía según el sector industrial, pero generalmente siempre aparecen

23 La Cadena de Valor Ejemplo de Modelo de Procesos de una Industria Manufacturera Empresa Manufacturera 1 Desarrollo y puesta en marcha de la Estrategia 2 Recursos Humanos 3 Planificar, Dirigir y Administrar el Negocio Proveedores Socios Relaciones con Proveedores Desarrollo de Productos & Mercados Producción Logística Ventas Relaciones con Clientes Clientes Soporte Administrativo 9 Sistemas de Información 10 Contabilidad y Finanzas

24 La Cadena de Valor Ejemplo de Modelo de Procesos de un Banco Administrar el negocio Administrar RRHH Administrar Tecnología Administrar Contabilidad y Generar Información para 3ros. Gestionar Compras y Servicios Desarrollar Productos Gestionar Canales Gestionar Productos Gestionar Clientes Realizar Operaciones & Transacciones Gestionar Recursos Financieros Gestionar Riesgos

25 Rediseño de procesos

26 Ejercicio de creatividad Una los Círculos con 3 Líneas

27 Ejercicio de creatividad Una los Círculos con 5 Líneas

28 Ejercicio de creatividad

29 El CAMBIO Cómo trabajamos actualmente? Procesos que implican un gran número de etapas (división del trabajo): departamentos con objetivos independientes, objetivos opuestos por departamento, grandes esfuerzos de coordinación. Aún en trabajos claves no hay un responsable o encargado Alto número de actividades innecesarias Muchas veces, el cliente molesta

30 Principios del Proceso de Rediseño Enfocarse en el Cliente Optimizar la Coordinación Diseño basado en la Simplicidad Administración Efectiva del Personal Medir el desempeño

31 Ejemplo: Otorgamiento de Préstamos Personales Situación inicial Recepción de documentación Solicitud de crédito Consulta al Clearing de Informes Comprobación de que el cliente no está en el Clearing Fotocopia de cédula Último recibo de sueldo o certificado de ingresos mensuales Recibo de UTE, ANTEL Créditos menores a US$ Evaluación de la solicitud de crédito El titular no es propietario de inmueble más de US$ Liquidación del vale Controlar: las potestades; los datos F-15 Estado Patrimonial Sola firma Créditos de US$ o más - Certificación de Escribano Público de que los bienes inmuebles se encuentran libre de gravamen; - Firma solidaria. - Firma solidaria; - Estado de Responsabilidad del fiador. Cobrar en cajas o Acreditar en cuenta Elaborar el vale Controlar firmas firma la decl. jurada sobre afiliación a DGI o BPS firma del vale Elaboración del vale Cargar el Sistema de clientes Completar forma F-15 Firma de los funcionarios responsables Aprobación de la solicitud

32 Ejemplo: Otorgamiento de Préstamos Personales Situación Inicial Principales observaciones al proceso actual El proceso de concesión está segmentado en varias etapas. En algunas Sucursales y en Casa Central participan varios funcionarios Existe un proceso único que se aplica a los casos simples y a los complejos, cuando la mayoría de los préstamos son de escaso monto Los competidores ofrecen procesos más ágiles para aquellos préstamos que están por debajo de un cierto tope