PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PRECINTOS

Transcripción

1 1 2 Coord. Compras 3 4 INICIO Solicitar envío de precintos Envío de precintos a las agencias Recepción y custodia de precintos en la agencias Entrega de precintos para la operación 5 Responsables del despacho/ JN/ Entrega de precintos a conductores e instalación en bodega Se presenta novedad con un precinto Si 8 Responsables del despacho/ Jefe de negocio Reportar novedades con los precintos 13 Control de inventario de precintos 12 Responsables del despacho/ Jefe de negocio Colocación de los precintos y trazabilidad en ruta No FIN Página 1 de 6

2 REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL / V5 Todos / V4 Todos RAZÓN DEL CAMBIO Ampliación del alcance para LDSP, inclusión de consideraciones y responsables, mejora en el control de los precintos. Actualización de las actividades y responsables de acuerdo a la operación de Perú. 1. OBJETIVO Definir las medidas a seguir para el manejo, control y registro del inventario de precintos, en la Oficina Principal y en las agencias, así como su asignación y colocación en los equipos. 2. PROCESO Cargue y Despacho Protección y Seguridad Física 3. DEFINICIONES 3.1 Precinto. Dispositivo físico numerado que se coloca sobre mecanismos de cierre para atestiguar sobre accionamientos (aperturas) no autorizados de los mismos. Una vez colocados no pueden ser removidos sin provocar su destrucción PSF: Proteccion y seguridad Fisica. 4. CONSIDERACIONES/ RESPONSABILIDADES La actividad de colocación de sellos y precintos de seguridad en los equipos de transporte de mercancía, se constituye en uno de las más importantes estándares de seguridad que controla, previene y evita la contaminación, los saqueos y faltantes de las cargas desde su origen, durante el tránsito y hasta su llegada a destino. Los responsables de ejecutar estas actividades en las agencias en Colombia tienen identificados los siguientes cargos dentro de la organización, Coordinador administrativo, Coordinador PSF, Jefe de negocio (Responsables del inventario de Página 2 de 6

3 precintos), Coordinador de Compras, Embarcador, Responsable del Despacho u otro funcionario autorizado, inspector y auxiliar de PSF. En Perú los responsables son, Jefe Operativo, Coordinadora Administrativa, Auxiliar operativo y Coordinador de PSF. 5. INSTRUCCIONES ESPECIFICAS/ DISPOSICIONES/ METODOLOGÍA 5.1 Solicitud de precintos. Los precintos deben ser solicitados por el responsable del inventario de precintos en las agencias, el cual debe enviar una solicitud por correo electrónico al Coordinador de Compras de TSP o LDSP según sea el caso, quien es el responsable del mantenimiento del inventario en la Oficina Principal y la atención de las necesidades de precintos en las agencias. La solicitud debe efectuarse de forma inmediata cuando los precintos en custodia lleguen a un porcentaje mínimo de existencias (suficiente sólo para una semana de precintos). Para TSP Del Perú el responsable de los precintos es el Jefe Operativo, quien envía solicitud para la compra a la Coordinadora Administrativa. 5.2 Envío de precintos a las agencias. El Coordinador de Compras de TSP o LDSP según sea el caso realiza el envío físico de los precintos y registra el envío en el formato Salidas de almacén, diligenciando la fecha del envío, el funcionario a quien va dirigido y el número inicial y final de la serie a la que corresponden los precintos. Para Perú la Coordinadora Administrativa hace entrega de los precintos al Jefe Operativo 5.3 Recepción y custodia de precintos en la agencias. El Responsable del inventario de precintos en la agencia, recibe de parte del Coordinador de Compras de TSP o LDSP según sea el caso, los precintos que van a ser utilizados en los equipos cerrados, con base en la programación de cargues del mes. El Responsable del inventario de precintos debe realizar la inspección física de los precintos recibidos, realizando un conteo físico para determinar si la serie de precintos está completa, si se detecta algún faltante debe ser notificado de forma inmediata por correo al Coordinador de Compras y Protección y seguridad Física. Posteriormente debe Página 3 de 6

4 hacer el ingreso en el sistema o en el formato de inventario de precinto sino se cuenta con SLT del número inicial y el número final de la serie de los precintos recibidos. El Responsable del inventario de precintos debe diligenciar el formato Control de entrega de precintos en el cual se llevará un registro detallado acerca de los precintos entregados. El Responsable del inventario de precintos se encargará de almacenar los precintos en el lugar asignado especialmente para ellos en la Agencia, bajo estrictas medidas de seguridad y será el único autorizado para permitir la entrada y salida de los precintos de su lugar de almacenamiento. 5.4 Entrega de precintos para la operación. El Responsable del inventario de precintos entrega diariamente al Jefe de Negocio, Embarcador, Responsable del Despacho u otro funcionario que haga presencia en el sitio de cargue los precintos que van a ser utilizados y asignados a los vehículos durante el cargue de la mercancía y consigna esta información en el formato Control de entrega de precintos para mantener registrado la cantidad de precintos con que se cuenta al comienzo del día y cuantos son entregados, el Inspector PSF y/o responsable del despacho debe dejar evidencias fotográficas de los vehículos con los precintos utilizados. Para TSP Perú el Jefe Operativo entrega los precintos al Auxiliar operativo responsable del despacho. Los precintos serán utilizados solo para el caso de despacho de Exportación. 5.5 Entrega de precintos a conductores e instalación en bodega. El Responsable del inventario de precintos debe entregar una copia del formato Control de entrega de precintos al Jefe de Negocio, Embarcador, Responsable del Despacho u otro funcionario que recibe los precintos y dispone su utilización y asignación en los distintos equipos cerrados o bodegas que almacenan la mercancía o se transporten. Es responsabilidad de quien reciben los precintos de registrar y hacer firmar en el formato Control de entrega de precintos a los conductores, funcionarios de las bodegas o usuario final de la entrega o instalación el precinto, además de asegurar bajo llave los precintos no utilizados durante el día e informar al responsable del inventario de precintos de cualquier novedad. El responsable de inventario de precintos para proceder hacer una nueva entrega de precintos debe exigir al Jefe de Negocio, Embarcador, Responsable del Despacho copia Página 4 de 6

5 o escáner del formato Control de entrega de precintos, el cual debe estar diligenciado en su totalidad con las firmas de conductores, funcionarios de las bodegas o usuario final del precinto. Ante novedades e incumplimientos debe ser notificado de forma inmediata por correo a Proteccion y seguridad Fisica. Para TSP Perú debe aplicarse las mismas instrucciones anteriores, numeral Reporte de novedades con los precintos. El Responsable del inventario de precintos y/o al Jefe de Negocio, Embarcador, Responsable del Despacho registra en el formato Control de entrega de precintos las novedades presentadas durante el día (daño de un precinto o pérdida) reportadas por el Jefe de Negocio, Embarcador, Responsable del Despacho u otro funcionario a quien se le hayan entregado los precintos, además de seguir con las siguientes instrucciones según el caso presentado: En caso de daño de un precinto. El precinto debe ser guardado bajo llave para evitar el uso malintencionado del número del precinto. Mensualmente, el Responsable de inventario de precinto, recopila todos los precintos que han sido reportados por daño durante el periodo para su destrucción en presencia del Gerente o Responsable de Sistemas de Gestión, de esta operación se deja como evidencia un acta de destrucción firmada por las personas que intervinieron. Posteriormente, se procede a guardar este documento en la carpeta donde se archiva el formato de control de entrega correspondiente al periodo En caso de pérdida de un precinto El Responsable de inventario de precinto debe realizar la denuncia del precinto perdido, y enviar copia de la denuncia a Protección y seguridad física, el documento original debe ser guardado en la carpeta donde se archiva el formato de control de entrega correspondiente al periodo. 5.7 Control de inventario de precintos. Mensualmente el Responsable del inventario de precintos realizará un inventario físico comparando el Reporte precintos utilizados y el Reporte precintos no utilizados que arroja el sistema SLT, si se tiene acceso a SLT, o con la información registrada en el formato Inventario de precinto, contra los precintos físicos en existencia y el Control de entrega de precintos diligenciado. La información obtenida del inventario debe registrarse en el formato Inventario de precintos. Página 5 de 6

6 En caso de encontrar inconsistencias, se debe dejar un acta en la que informe de los hallazgos, este documento debe ser firmado por los involucrados y se guarda en la carpeta donde se archiva el formato de control de entrega correspondiente al periodo. NOTA: Cuando se presente novedades con los precintos, en el control de entregas de precintos e inventario de precintos, debe ser notificado de forma inmediata por correo a Proteccion y seguridad Fisica. Igual aplica para TSP Perú. Adicionalmente, el Responsable de Protección y Seguridad Física controlará mediante las inspecciones físicas programadas trimestrales, la ejecución de la actividad en el numeral 5.7 dejando el registró en el formato Inspecciones programadas de seguridad. 5.8 Colocación de los precintos y trazabilidad en ruta. Para la colocación e instalación de los sellos, precintos de seguridad y su trazabilidad en ruta, se tiene implementado el instructivo para la colocación y trazabilidad de sellos y precintos de seguridad. 6. DOCUMENTOS APLICABLES 6.1 Salidas de almacén 6.2 Control de entregas de precintos 6.3 Inventario de precintos. 6.4 Inspecciones programadas de seguridad 7. REGISTROS 7.1 Reporte precintos utilizados 7.2 Reporte precintos no utilizados APROBADO POR CARGO Gerente de Operaciones Nacional NOMBRE Edgardo Barroso Página 6 de 6