PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE INVENTARIO

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Francisco Sáez Moya
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1 PARA LA REALIZACION DE ELABORÓ: LIDER DE PROCESO DE GESTION DE REVISÓ: JEFE DE PROCESO DE GESTION DE APROBÓ: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Fecha de Aprobación: DD: 11 MM: 02 AAAA: 2010

2 Página 2 de 6 1. OBJETIVO. Determinar los pasos a seguir para la realización de la toma física del inventario de todos los bienes propiedad de la Coración. 2. ALCANCE. Abarca desde la elaboración de las actas de inventario hasta la inspección visual confrontada con la relación bienes en responsabilidad que arroja el sistema PCTG, que se refleja en el balance general patrimonio de bienes de la Entidad. 3. DEFINICIONES. Inventario: Es un conjunto de bienes, (devolutivos o consumo) siendo uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes no duraderos que se extinguen con su uso. Bienes Devolutivos: son bienes duraderos, no siempre son eternos, que se depreciación o amortiguan a medida que pasa su vida útil. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. N/A 2

general patrimonio de bienes de la Entidad. 3. DEFINICIONES. Inventario: Es un conjunto de bienes, (devolutivos o consumo) siendo uno de los activos más grandes existentes en una empresa.

3 Página 3 de 6 4. CONTENIDO. 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE Se realiza memorando interno, para la firma de la Subdirectora Administrativa y Financiera, y se Memorando Memorando envía al área de Control Interno y interno Profesional Control Revisoría Fiscal, solicitando el Especializado Interno y acompañamiento de un y/o Auxiliar Revisoría funcionario del área Administrativo Fiscal correspondiente para la realización del inventario. En este memorando se especifica el día y la hora en que se dará inicio. Memorando Interno a los Funcionarios de la Coración Se realiza y se envía memorando interno dirigido a todos los funcionarios de la Coración, informándoles el día y la hora en que se iniciará el inventario, a su vez se les manifiesta que deben tener consigo todos los bienes que se encuentran bajo su responsabilidad, para que el equipo que realiza el inventario pueda constatar el estado de los mimos. Memorando interno Profesional Especializado y/o Auxiliar Administrativo 3

interno Profesional Control Revisoría Fiscal, solicitando el Especializado Interno y acompañamiento de un y/o Auxiliar Revisoría funcionario del área Administrativo Fiscal correspondiente para la

4 Página 4 de 6 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE 3 Impresión hoja de bienes devolutivos responsable y en Bodega Y Actas de inventario. Se consulta en el sistema PCTG Software - Rete, Elementos Devolutivos Responsable y en bodega, haciendo impresión de la misma y anexando el Acta de inventario creada en Excel, y con estos sotes dar inicio a la verificación física de todos los bienes de propiedad de la Entidad, en compañía de los funcionarios asignados y el auxiliar administrativo del área de almacén. Elemento devolutivo responsable PCTG y de bodega y Acta de inventario Hoja de Excel. Profesional Especializado y/o auxiliar administrativo, Funcionarios Control Interno y Revisoría Fiscal. 4

y con estos sotes dar inicio a la verificación física de todos los bienes de propiedad de la Entidad, en compañía de los funcionarios asignados y el auxiliar administrativo

5 Página 5 de 6 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE 4 Realización de inventario Se realiza el inventario con el acompañamiento de los funcionarios de Revisoría Fiscal, y Control Interno, dirigido el funcionario del área de almacén; con base a la relación de los bienes asignados que arroja el sistema y al acta de inventario, se verifica la placa del bien devolutivo y el estado del mismo, detallando en las Observaciones del Acta los faltantes de bienes si se presentan o las inconformidades sobre los bienes asignados, para luego ser notificado escrito al funcionario y proceder a la indagación sobre el bien. Elemento devolutivo responsable PCTG y Acta de Inventario hoja de Excel. Memorando Interno. Auxiliar Administrativo Y Funcionarios: Control Interno y Revisoría Fiscal Se debe tener en cuenta que el inventario de todos los bienes de propiedad de la Coración, se realiza en forma semestral. 6 Aprobación del inventario Dando cumplimiento a todos estos pasos se firma tanto el acta de inventario como la hoja arrojada el sistema, - PCTG, parte de los funcionarios responsables de los bienes devolutivos y parte de los encargados de la realización del inventario. Acta de inventario Elemento devolutivo responsable - PCTG Funcionario responsable del bien. Auxiliar Administrativo Y Funcionarios Control Interno y Revisoría Fiscal. 5

mismo, detallando en las Observaciones del Acta los faltantes de bienes si se presentan o las inconformidades sobre los bienes asignados, para luego ser notificado escrito al funcionario y proceder a

6 Página 6 de 6 5. ANEXOS: Elemento devolutivo responsable - PCTG Acta de inventario. Memorando interno. 6. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACIÓN PARTE MODIFICADA NÚMERO DE VERSIÓN MODIFICACIONES 6

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