SECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL

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1 SECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL

2 SECCIÓN DE ARCHIVO GENERAL INTEGRACIÓN DE PUESTOS No. DE ORDEN NOMBRE DEL PUESTO No. DE PUESTOS 01 JEFE DE SECCIÓN 1 02 SECRETARIA DE SECCION 1 03 OFICIAL ADMINISTRATIVO II 1 04 OFICIAL ADMINISTRATIVO I 2 TOTAL DE PUESTOS 05

3 I. UNIDAD: ARCHIVO GENERAL DEPTO. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: JEFE DE SECCIÓN CODIGO: (ENCARGADO DE ARCHIVO) FUNCION BASICA: Trabajo que consiste en coordinar, dirigir y supervisar las actividades relacionadas con el archivo de documentos de la Empresa. FUNCIONES: 1. Administrar y custodiar el archivo de Contratos Administrativos y la documentación relacionada. 2. Es responsable del archivo general de la empresa registrando el ingreso y egreso de documentos, mediante la utilización de archivos electrónicos. 3. Supervisar las tareas del personal de servicios generales en coordinación con su jefe inmediato. 4. Entregar documentos a empleados de la Empresa, mediante vales de archivo firmados por ellos. 5. Proporcionar información a Jefes y empleados de la Empresa, cuando se solicita. 6. Elaborar solvencias de manejo de documentos a los empleados que rescinden sus servicios. 7. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de Seguridad orientadas hacia la protección de Personas, Instalaciones y Carga. 8. Velar y cumplir con las disposiciones emitidas por la Empresa en materia de Seguridad y Salud Laboral. 9. Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo. 10. Velar por que se cumplan las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 11. Velar por que se cumplan las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 12. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: OFICINA V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe y Asistente del Departamento de Servicios Administrativos Ejercida a: Ninguna.

4 CODIGO: VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato y empleados de la Empresa que acuden a retirar documentos del Archivo General. REQUISITOS. Opción A Interna: Dos años como Asistente Administrativo, Asistente Técnico III, en el Área de Recursos Humanos. Opción B Externa Título o Diploma de nivel diversificado. Experiencia: Dos años en archivo técnico de documentos Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Técnicas de Archivo Supervisión de Personal Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Relaciones Humanas Habilidades: Manejo de personal Manejo de Scanner Manejo de equipo de cómputo Para localizar información VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la ejecución de las tareas. Documentación e Información: Tiene responsabilidad por la documentación que recibe y que se encuentra en el Archivo General, de la cual debe guardar la debida reserva.

5 I. UNIDAD: ARCHIVO GENERAL DEPTO. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA DE SECCIÒN CODIGO: FUNCION BASICA Es un puesto al control y almacenamiento de documentos varios del archivo de toda la Empresa y entregar documentos al personal, conforme autorizaciones respectivas, brindando al mismo tiempo apoyo secretarial a la Sección de Archivo. FUNCIONES: 1. Tomar dictados taquigráficos y trascribirlos por medio de un Computador. 2. Atender y hacer llamadas telefónicas oficiales. 3. Transcribir en el computador documentos diversos del Departamento. 4. Llevar control del archivo de documentación del Departamento. 5. Redactar cartas, oficios, providencias, según indicaciones de su Jefe Inmediato. 6. Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y documentación. 7. Elaborar solicitudes de materiales a través del sistema de recursos humanos. 8. Cumplir y ejecutar las disposiciones en materia de Seguridad orientadas hacia la protección de Personas, Instalaciones y Carga. 9. Elaborar trabajos diversos por sistema computarizado. 10. Recibir documentos diversos departamentos de la empresa, almacenar y llevar control de los mismos a través del archivo Electrónico. 11. Dar Mantenimiento, limpiar y ordenar las estanterías del archivo. 12. Recibir, clasificar, y archivar documentos de diversas áreas. 13. Entregar documentos solicitados mediante vales de archivo y extiende solvencia. 14. Ejecutar otras funciones propias de su puesto que se requieran, o bien que le ordene su Jefe Inmediato. 15. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 16. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.

6 17. Realizar otras funciones afines al puesto. ESPECIALIDAD: ACTIVADAD SECRETARIAL CÒDIGO: V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de la Sección de Archivo General. Ejercida a: Ninguno VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, con el grupo de trabajo y todo el personal de la Empresa. REQUISITOS: Opción A Interna Dos años como Auxiliar Administrativo Opción B Externa Poseer Título de Secretaria Comercial Experiencia: Dos años en labores de Secretaria. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Redacción y ortografía Trabajo en Equipo Relaciones humanas Servicio al cliente Habilidades: Comunicación Efectiva Cálculos Matemáticos Habilidad Mecanográfica Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación Habilidad conceptual Agudeza Visual y Auditiva Para preparar informes y cuadros VIII. RESPONSABILIDADES. Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de sus labores. Documentación e Información: Por la documentación e información que reciba en el desempeño de su puesto, la cual debe guardarse discreción.

7 I. UNIDAD: ARCHIVO GENERAL DEPTO. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO II CÒDIGO: (AUXILIAR DE ARCHIVO) FUNCIÒN BASICA: Es un puesto de oficina dedicado al control y archivo de documentación variada. FUNCIONES: 1. Recepcionar documentos de las oficinas de la Empresa en Puerto Quetzal. 2. Registrar y clasificar según sistema y códigos establecidos. 3. Archivar la documentación en orden y archivos o anaqueles apropiados. 4. Colaborar en levantamiento de inventarios del Archivo. 5. Entregar documentación mediante vales establecidos, a empleados de la Empresa. 6. Extender solvencias de Archivo a los empleados que prestan documentos y los que dejan de laborar. 7. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 8. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 9. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: OFICINA V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de Archivo General Ejercida a: Ninguno VI. VII. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato, con todo el personal y ex-empleados de la Empresa. REQUISITOS: Opción A Interna: Dos años como Oficial Administrativo I, en el Área de Recursos Humanos.

8 Opción B Externa Título o Diploma de nivel diversificado. CÒDIGO Experiencia: Dos años en archivo técnico de documentos Un año en trabajo de oficina y archivo técnico de documentos. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Técnicas de Archivo Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Habilidades: Comunicación Efectiva Cálculos Matemáticos Habilidad Mecanográfica Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogación Habilidad conceptual VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de sus labores. Documentación e Información: Responsable por la documentación e información que maneje en el desempeño de su cargo, la cual debe guardar debida reserva.

9 I. UNIDAD: ARCHIVO GENERAL DEPTO. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS II. III. IV. TITULO DEL PUESTO: OFICIAL ADMINISTRATIVO I CÒDIGO: (OFICINISTA ARCHIVADOR) FUNCION BASICA: Es un puesto de oficina, dedicado al archivo de documentación de la empresa. FUNCIONES: 1. Recibir, clasificar y archivar documentación de diferentes oficinas de la Empresa en el orden establecido. 2. Grabar documentos en el Archivo Electrónico CANONFILE Buscar y localizar documentos que solicitan diferentes oficinas de la Empresa. 4. Entregar documentos solicitados mediante vales de archivo y al regresar los documentos extiende solvencias de archivo. 5. Realizar inventario físico mensual del Archivo. 6. Mantener limpio y en orden el local de trabajo. 7. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo. 8. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral. 9. Realizar otras tareas afines al puesto. ESPECIALIDAD: OFICINA V. SUPERVISIÓN: Recibida de: Jefe de Archivo Ejercida a: Ninguna VI. RELACIONES: Con su Jefe Inmediato y empleados de la Empresa que acuden en solicitud de documentos del archivo.

10 CÒDIGO VII. REQUISITOS: Opción A Interna Dos años como Auxiliar Administrativo. Opción B Externa Titulo de Nivel Medio y acreditar experiencia en trabajos de oficina Experiencia: Dos años en trabajo de archivo técnico de documentos o como auxiliar administrativo. Capacitación: Básico Operativo Portuario (BOP) Sistemas de Gestión Técnicas de Archivo Trabajo en Equipo Servicio al Cliente Habilidades: Manejo de Scanner Localización de Documentos Archivo VIII. RESPONSABILIDADES: Económica: Por el mobiliario y equipo asignado para la realización de su Trabajo. Documentación e Información: Por la documentación e información que maneje en su puesto de Trabajo.

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