REGISTROS PÚBLICOS Y ASUNTOS JURÍDICOS PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN, REGISTRO Y ARCHIVO DE FORMULARIOS DE PROPONENTES

Transcripción

1 OBJETIVO: Efectuar todo el procedimiento que implica recibir y registra formularios del REGISTRO UNICO DE y su archivo. ALCANCE: Aplica para todos los RUP que ingresan a la unidad de registros públicos y asuntos jurídicos.. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ASESOR: Llama el turno correspondiente Recibe y verifica documentos presentados por el usuario (Ver anexo 1) y exige requisitos básicos (Ver D-003), entre ellos exige documento de identificación de quien presenta el documento y realiza validación de su documento de identidad en la página de la Registraduría Nacional del Estado Civil o identificación biométrica. (SIPREF) Registra fotografía o diligencia formato sobre validación de identificación e imprime constancia de vigencia de la cédula expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. La cámara no se abstendrá de recibir la solicitud de inscripción, cuando se presente la imposibilidad de verificar el documento de identidad por fallas técnicas. Una vez superada la falla técnica, se efectuará la verificación de la identidad. Radica documento en el SII y cobra derechos correspondientes, genera el recibo de pago, imprime, sella, firma y entrega recibo de pago al usuario. El sistema enviará una alerta que informe la presentación de la solicitud al último correo electrónico reportado y al número de celular informado en el formulario RUES. Solicita al usuario calificar del servicio brindado Entrega formularios recibidos al técnico de revisión, registro y reparto TÉCNICO DE REVISIÓN, REGISTRO Y REPARTO O JUDICANTE: Recibe del asesor los formularios RUP ingresados durante el día Relaciona en la planilla control de recepción de documento los formularios de proponentes a asignar Asigna a través del SII los códigos de barras correspondientes al funcionario encargado de registrar el documento A través del SII, asocia el XML del formulario al código de barras correspondiente al documento Entrega el formulario RUP al funcionario encargado de su revisión y registro. Página 1 de 4

2 Recibe formulario de RUP asignado, firmando planilla control de recepción de documento del técnico de revisión registro y reparto Ingresa al SII y asigna XML al código de barras del documento Verifica que el formulario del RUP reúna todos los requisitos de ley con el fin de proceder a su registro Si el documento NO cumple con los requisitos de ley para proceder a su registro, se elabora requerimiento por escrito, se envía a la dirección de correo electrónico reportada por el proponente, se da devuelto en el SII al código de barras y se relaciona el documento en la planilla de entrega de documentos para pasarlo a la Informadora. En el calendario del correo institucional debe grabar alarma dentro del mes exacto para recordar fecha en que se debe elaborar resolución por Desistimiento Tácito, si es del caso y verificar que la inscripción del proponente se le hayan cesado los efectos (si es del caso) (ver procedimiento derecho de petición, inscripción de documentos) Si el formulario del RUP SI cumple con los requisitos de ley para proceder a su registro, se afecta el registro correspondiente en el SII, y relaciona documento en planilla de entrega de documentos para pasarlo al área de ARCHIVO. Se verifica que la inscripción haya quedado correctamente en el kardex, así como su estado quede en IA y que sus códigos de barras se encuentren enviados al archivo Recibe diariamente los formularios registrados por los abogados en la planilla Control de documentos Prepara, separa y organiza los documentos cronológicamente Almacena en SII rotulando por el número de inscripción, fecha de registro, número de registro, etc Verifica que el documento se encuentre debidamente almacenado en el sistema Se verifica que el documento se encuentre debidamente almacenado en el sistema Prepara los documentos físicos en la caja correspondiente con el fin de enviarlos al archivo inactivo (gestión documental) CAMBIO DE DOMICILIO DEL REGISTRO ÚNICO DE - RUP - (CÁMARA RESPONSABLE) USUARIO: El Proponente deberá radicar en la Cámara de Comercio de su nuevo domicilio el respectivo formulario RUES marcando actualización por traslado de domicilio. Página 2 de 4

3 ASESOR: Llama el turno correspondiente Recibe y verifica documentos presentados por el usuario y exige requisitos básicos, entre ellos exige documento de identificación de quien presenta el documento y realiza validación de su documento de identidad en la página de la Registraduría Nacional del Estado Civil o identificación biométrica. (SIPREF) Diligencia formato sobre validación de identificación e imprime constancia de vigencia de la cedula expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Cobra derechos correspondientes e ingresa por el SII el trámite correspondiente Solicita datos básicos de contacto al usuario Solicita al usuario calificador del servicio brindado Se traslada el formulario con sus anexos al administrador del archivo relacionándolo en la planilla de registro de documentos Recibe el formulario y los anexos Informa al técnico de revisión, registro y reparto Envía correo al contacto de la Cámara de Origen con el formulario presentado por el proponente, solicitando el envío del expediente junto con un certificado actualizado y un archivo que contenga toda la información del proponente registrado en la Cámara de Origen, la cual tendrá cinco (5) días hábiles para hacer el traslado de la documentación. Recibe el expediente del proponente enviado por la Cámara de origen Envía correo con el expediente recibido y entrega formulario y anexos físicos al área de certificados Recibe correo del abogado donde informa sobre el registro del proponente Informar inmediatamente a la Cámara de origen sobre el estado del trámite para que dicha Cámara proceda con la cancelación por cambio de domicilio. Recibe los documentos en la planilla virtual Prepara, separa y organiza los documentos cronológicamente Se escanea y almacena por el programa SII en su momento, indexando el número de inscripción, identificación, fecha de registro, número de registro, formulario y anexos en un solo archivo y cada contrato con su soporte cada uno en archivos separados. Verifica que el documento se encuentre debidamente almacenado en el sistema Prepara los documentos físicos en la caja correspondiente con el fin de enviarlos al archivo inactivo (gestión documental). Página 3 de 4

4 TÉCNICO DE REVISIÓN Y REPARTO: Asigna por el SII el código de barras al abogado correspondiente COORDINADOR ÁREA DE CERTIFICADOS / AUXILIAR DE DIGITACIÓN Y CERTIFICADOS: Recibe el expediente virtual, el formulario y sus anexos Digita el expediente por el SII Envía expediente virtual, el formulario y sus anexos al abogado que tiene asignado el código de barras Revisa el expediente, si cumple con todos los requisitos procede con el registro. Si dentro de la revisión se detecta que la información recibida esta incompleta, envía correo al administrador del archivo informando que documentos hacen falta con el fin de reportarlo a la Cámara receptora y subsanarlo. Envía correo al administrador del archivo informando que procedió al registro del proponente CAMBIO DE DOMICILIO DEL REGISTRO ÚNICO DE - RUP - (CAMARA RECEPTORA) USUARIO: El proponente deberá radicar en la Cámara de Comercio de su nuevo domicilio el respectivo formulario RUES marcando actualización por traslado de domicilio. Recibe correo de la Cámara del nuevo domicilio el formulario presentado por el proponente, solicitando el envío del expediente junto con un certificado actualizado y un archivo que contenga toda la información del proponente registrado en la Cámara de Origen, la cual tendrá 5 cinco días hábiles para hacer el traslado de la documentación. Prepara el expediente con toda la información solicitada Envía expediente al contacto de la Cámara del nuevo domicilio del proponente Página 4 de 4

5 Recibe correo de la cámara del nuevo domicilio del proponente donde informan que se procedió con el registro Envía correo al técnico de revisión y reparto con el formulario recibido Almacena por el programa SII el formulario recibido por la cámara del nuevo domicilio, indexando el número de inscripción, identificación, fecha de registro, número de registro, TÉCNICO DE REVISIÓN, REGISTRO Y REPARTO O JUDICANTE: Recibe el correo de la solicitud Asigna código de barras manual y lo asigna reasigna por el SII al abogado correspondiente Recibe, revisa el expediente y procede con la cancelación por cambio de domicilio FECHA VERSIÓN CONTROL DE CAMBIOS CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR 1 Aprobación Del procedimiento QUIÉN APRUEBA EL CAMBIO Directora Unidad de Registros Públicos Página 5 de 4