ACTIVIDADES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Transcripción

1 Página de 8. OBJETIVO Definir las actividades relacionadas con el recibo, distribución y trámite de la correspondencia y documentos externos e internos recibidos en la organización. 2. ALCANCE Aplica para todas las actividades relacionadas con el manejo de la unidad de correspondencia. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO/DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN. Santa fe de Bogotá: Archivo General de La Nación, p (Mini/Manual; No. ). Acuerdo 060 de 200 del Archivo general de la nación. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Comunicación externa: Es aquella que se realiza entre algún o algunos trabajadores de la organización y un ente externo a la misma (cliente, proveedores, comunidad, entes de control, etc.) Comunicación interna: Es aquella que se realiza entre los trabajadores de la organización. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

2 Página 2 de 8 5. DESCRIPCIÓN 5. Correspondencia Recibida 5.. Recepción Se recibe la correspondencia externa en la ventanilla única; se verifica si pertenece a Aguas de Buga S.A. E.S.P. Para la correspondencia que llega con guía de mensajería se le coloca el sello, la firma de quien recibe y fecha. Se coloca el adhesivo código de barras a dicha copia y se entrega al portador de la correspondencia. Se abre la correspondencia que viene en sobre cerrado, de acuerdo al destinatario, se genera el adhesivo y se pega en la carta, en la parte superior, zona 3. Toda la correspondencia externa recibida, se escanea y se envía a su destinatario de manera física o por correo electrónico si así lo solicita el destinatario. Cuando se reciben facturas, cuentas de cobro, etc., por correo certificado, se radica en la base de datos modulo facturas; coloca a la copia o guía de mensajería el sello de unidad de correspondencia; el adhesivo de código de barras se coloca a la recepcionista Correspondencia Adhesivo generado por el sistema. Adhesivo generado por el sistema. La correspondencia puede llegar en sobre cerrado, abierto, con copia o con guía adjunta.

3 Página 3 de 8 6 factura y se entrega al destinatario. Cuando se recepcionan catálogos comerciales, folletos, revistas, publicaciones, periódicos, que sean de importancia para la organización, se les coloca el adhesivo de código de barras y se envían al interesado. 7 La correspondencia en medio físico se distribuye 2 veces al día, a las :00 a.m. y 5:00 p.m. recepcionista y/o Mensajero 8 Cuando se recepcionan cajas, paquetes, guacales que contienen piezas, repuestos, equipos u otros adquiridos por Aguas de Buga S.A. E.S.P., se sella la guía y se remite el paquete al área de destino. Se le entrega al interesado que lo reciba y lo revise 5..2 Clasificación Separar la correspondencia comercial de la correspondencia personal. La correspondencia personal será entregada directamente a los trabajadores previamente ingresados los datos a la base de datos de Aguas de Buga S.A. E.S.P. Igualmente, separar las revistas, folletos, invitaciones en formato de tarjetas, planos.

4 Página 4 de 8 2 Abrir y revisar la correspondencia comercial. En el momento de su revisión se deben tener en cuenta lo siguientes aspectos: Verificar si pertenece a la empresa, sino será devuelta a su remitente. Sí esta firmada, de lo contrario debe ser devuelta, o solicitarle a su remitente la firma respectiva comprobar si trae los anexos anunciados Radicación Colocar en el extremo superior de la comunicación el sello o adhesivo donde indica la fecha, consecutivo de radicación y hora de radicación, previamente diligenciando la base de datos modulo radicación Registro Para hacer el ingreso a la base de datos, se debe tener en cuenta la siguiente información: Nombre del trabajador destino Unidad Administrativa destino Nombre remitente Recibida vía Base de datos del sistema.

5 Página 5 de 8 Empresa remitente Dirección remitente Ciudad remitente Dpto. remitente País remitente Horario Asunto (Un resumen o detalle del contenido de la misma No. de folios, sí los trae Distribución 2 Imprimir el Reporte diario (Correspondencia Recibida). Entregar a los destinatarios ubicados en la sede administrativa y hacer firmar el Reporte diario. La correspondencia enviada a trabajadores de las otras sedes, es entregada por el mensajero, haciendo firmar el por Unidad por los destinatarios. Devolver a la Unidad de Correspondencia el por Unidad. recepcionista y/o Mensajero Mensajero Mensajero

6 Página 6 de 8 Archivar la planilla en la respectiva carpeta de Recibo de Comunicaciones Oficiales Administrativa. 5.2 Envío de Comunicaciones Oficiales Externas 5.2. Despacho de correspondencia externa 2 Marcar los sobres con la información necesaria para su radicación y despacho por la unidad de correspondencia. Efectuar el correspondiente a la correspondencia externa enviada, en la base de datos de correspondencia enviada, registrando los siguientes datos: Número consecutivo de. Nombre del trabajador remitente Unidad Administrativa remitente Nombre destino Recibida vía Empresa destino Dirección destino Ciudad destino Dpto. destino Oficina productora. Registro de correspondencia enviada del sistema.

7 Página 7 de 8 País destino Asunto (Un resumen o detalle del contenido de la misma). No. de folios, sí los trae..

8 Página 8 de 8 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción de las Modificaciones Todo el documento, de acuerdo a las actividades que se realizan actualmente Se ajustó la actividad 4 del punto Se eliminó la última actividad del punto No aplica. Creación del documento. Elaborado: Luz Carime Verificado: Luz Carime Aprobado: Nassier Fecha de Vélez López Vélez López Arenas Aprobación: Cargo: Jefe de Cargo: Jefe de Cargo: Director Mejoramiento Continuo Mejoramiento Continuo Administrativo. Firma: Firma: Firma: Rige a Partir de: