RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la recepción y verificación de bienes y/o servicios, por compras de productos y/o servicios críticos realizados en Aguas de Buga S.A. E.S.P. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento para las compras realizadas en Aguas de Buga S.A. E.S.P y que puedan afectar la prestación del servicio. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PR-09 Procedimiento de Compras. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS VERIFICACIÓN: Es el proceso por medio del cual se revisan los bienes y/o servicios que llegan a la Organización, para determinar si cumplen o no con las especificaciones de compra y aprobar o rechazar así su recepción. LCCA: Laboratorio de Control de Calidad de Agua. 5. DESCRIPCIÓN 5.1 Recepción y Verificación de Bienes y/o Servicios En el Almacén, se recibirán los bienes solicitados por todos los procesos de la Organización, a excepción de los insumos y equipos de los procesos de potabilización y control de calidad de aguas y la compra de materiales y repuestos necesarios para los mantenimientos y/o mejoras realizados por el personal interno de la empresa.

2 Página 2 de 6 No. Actividad Recepción y Verificación en almacén: El ayudante de almacén, recibe los bienes verificando la calidad en el FT-DAF-020 Verificación y seguimiento al desempeño de proveedores de bienes críticos-, de acuerdo a las especificaciones en la orden de compra, firmando como responsable; este documento lo envía junto a la remisión y/o copia de factura debidamente firmada al ayudante de oficina, para que continúe con el diligenciamiento del formato, en el campo correspondiente a cumplimiento, para el caso de los proveedores catalogados como críticos, basándose en los soportes de la compra. Cuando se trate de la compra de activos, accesorios nuevos o especializados el solicitante debe continuar diligenciando el FT-DAF Especificación compras con características especiales y verificación cumplimiento en su punto D. Verificación, para evaluar el cumplimiento en cuanto a las especificaciones y requisitos solicitados, conforme a sus requerimientos cuando se inició el procedimiento de la compra. En el caso del material de río y cantera, la verificación y seguimiento de la calidad del producto, será realizada en el momento de su llegada, por el líder del área solicitante. 1 Recepción y Verificación en la sede de la planta: El Analista de Laboratorio, el Jefe de Planta y/o el Asistente de Producción, recibe los bienes verificando la calidad en el FT-DAF- 020 para los proveedores catalogados como críticos, de acuerdo a las especificaciones en la Orden de Compra, firmando como responsable; este documento lo envía junto a la remisión y/o copia de factura debidamente firmada al ayudante de oficina del Almacén, para que continúe con el diligenciamiento del formato. Nota: El Analista de Laboratorio, el Jefe de Planta y/o el Asistente de Producción, vía , deben enviar periódicamente un informe de consumidos donde también incluyan las cantidades recibidas por parte de los proveedores. Para el caso de los equipos de potabilización, utilizados para el control de calidad del agua, el Jefe de la Planta podrá delegar a la Analista de Laboratorio por su conocimiento, la recepción y verificación de dichos equipos. De ser necesario realizar devoluciones de algún producto, el Ayudante de oficina diligenciará el campo correspondiente a seguimiento devoluciones, calificando el servicio posventa una vez realizada la reposición del artículo.

3 Página 3 de 6 No. 2 Actividad Una vez se reciba la factura de los bienes se procede a realizar la entrada al Almacén que consiste en ingresar en el programa Apoteosys la información contenida en la factura. Se imprime la transacción la cual es enviada al área de Contabilidad para ser causada y proceder con el trámite pertinente para el posterior pago por parte del área de Tesorería. Para los bienes recibidos en la sede de la Planta de potabilización, una vez realizada la recepción y verificación del bien y/o servicio, El Analista de Laboratorio, el Jefe de Planta y/o el Asistente de producción responsable de esta labor, enviarán al Almacén la factura o remisión correspondiente, para que la Ayudante de logística continúe con el procedimiento. 3 Si por el contrario durante la verificación se determina que la entrega del bien no cumple con los requerimientos de compra, el responsable de las verificaciones de calidad y cumplimiento procede a diligenciar el campo seguimiento devoluciones relacionando los bienes objeto de cambio e informa vía correo electrónico a la Asistente de Compras las inconsistencias detectadas; si los bienes son enviados por transportadora, se informará directamente a la Asistente de Compras y ella coordinará con el Jefe de Almacén y con el proveedor para hacer la devolución; el Jefe de Almacén diligencia el campo correspondiente al seguimiento y devoluciones del FT-DAF- 020 verificación y seguimiento al desempeño de proveedores de bienes críticos y una vez se realice la reposición de los mismos, diligenciará el campo servicio posventa. Recepción y Verificación de Servicios: Para el caso de los servicios el líder del área solicitante se encargará de realizar en el FT-DAF-091, Verificación y seguimiento al desempeño de proveedores de servicios críticos. 4 La compra de materiales y repuestos necesarios para los mantenimientos y/o mejoras realizados por el personal interno de la empresa, aplicarán como servicios por ser usados para una labor específica, y la recepción de estos estará a cargo del líder del área solicitante. Para las compras de servicios el líder del área que solicita el servicio certificará a través de oficio, que recibió el servicio a satisfacción y entregará dicha certificación al Asistente de Compras para que continúe con el proceso.

4 Página 4 de 6 No. Actividad Cuando la compra de servicios supera los 15 SMMLV, el acta de recibo sirve como soporte de recibo a satisfacción. La Asistente de Compras completa la documentación para ser enviada al área de contabilidad y tesorería para su respectivo pago. Nota 1: El FT-DAF-020. Verificación y seguimiento al desempeño de proveedores de bienes críticos, se archivará en una carpeta, la cual será responsabilidad del Jefe de Logística, Jefe de Planta y Analista de Laboratorio, respectivamente, y la información almacenada en ella, se utilizará como base para realizar la evaluación de los proveedores críticos. Nota 2: El FT-DAF-091. Verificación y seguimiento al desempeño de proveedores de Servicios críticos, se archivará en una carpeta la cual será responsabilidad del Jefe y o líder del proceso solicitante y la información almacenada en ella, se utilizará como base para realizar la evaluación de los proveedores críticos.

5 Página 5 de 6 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Pagina Descripción de las Modificaciones Se ajusta la actividad 1, en lo correspondiente a los responsables del diligenciamiento del FT-DAF-020, en los campos de calidad y cumplimiento a 5 Se ajustan todas las actividades de manera parcial (1 a 4), en lo correspondiente a procedimiento, nombres de formatos y responsables y 3 Se ajusta la actividad 1 y 4 del numeral 5.1 y el nombre del cargo de los responsables de las actividades realizadas en el proceso. 2 Se ajustó el punto 5.1 recepción y verificación de bienes y servicios, incluyendo la verificación de los bienes y/o servicios recibidos en la sede de la planta de potabilización. 4 Se eliminó el punto recibo y verificación de los bienes y/ o servicios en la planta de potabilización y en el LCCA. 5 Se incluyó la recepción y verificación de los servicios Se modificó la nota 1, en cuanto a la verificación de las cantidades que se reciben en la planta y/o laboratorio de control de calidad de aguas Se modifico la manera de verificar las compras de servicios del proceso de mantenimiento, en la nota No Se elimino como documento de referencia el PR-19 control de producto no conforme y el sello de verificación Se ajusto el objetivo y se amplio el campo de aplicación a todas las compras de la organización Se modifico el nombre del procedimiento. Se ajustó el documento de acuerdo al PR-01 Estructura y presentación de los documentos. En el punto 1, se modifico el objetivo, en el punto 2 campo de aplicación, se especifico que el alcance es para las compras que afecten el proceso de En el punto 5.1 se adiciono el punto para explicar la recepción y verificación en el almacén. Se modificó el sello para realizar la verificación. potabilización, en el punto 3 se coloco la definición de verificación. Se adicionó el punto para explicar la recepción y verificación en la planta de potabilización

6 Página 6 de No aplica. Creación del documento Elaborado: Jorge Verificado: Nassier Aprobado: Nassier Fecha de Humberto García Holguín Arenas Núñez Arenas Núñez aprobación: Cargo: Jefe de Logística. Cargo: Director Cargo: Director Administrativo Administrativo. Firma: Firma: Firma: Rige a partir de: