COMPRAS, ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

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2 Página 2de 11 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABLES RECURSOS - DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD PERSONAL, HERRAMIENTAS Y/O EQUIPOS NECESARIOS METODOLOGÍA REGISTROS OBJETIVO Asegurar que los productos y servicios contratados externamente para oficina y proyectos cumplen con los requisitos de conformidad a los establecidos por la organización y los contractuales. 2. ALCANCE Aplica para la compra de materiales, equipos menores, herramientas, vehículos, maquinaria, equipos industriales y todos los servicios contratados externamente requeridos por la compañía durante la ejecución de sus diferentes proyectos y suministros para funcionamiento propio. 3. DEFINICIONES CENTRO LOGÍSTICO: Es la unidad operacional de la Empresa donde se realizan procedimientos de distribución. CLASES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS: Son tipos de documentos que permiten hacer una agrupación interna para mayor control de las compras dentro del Sistema SAP. COMPARATIVO DE COTIZACIONES: Es donde se reúnen todas las ofertas económicas recibidas de los proveedores, y se analizan por cada proveedor los criterios de Calidad, Tiempos de Entrega, Cumplimientos de Especificaciones Técnicas, Marcas y Precios. CONTRATISTAS: Persona natural o jurídica que presta un servicio relacionado directamente con la actividad económica de la Empresa, dentro de las instalaciones o en representación del contratante.

3 Página 3de 11 ERP:(Siglas en inglés de Enterprise Resource Planning), Planificación de Recursos Empresariales. EPP: Elementos de Protección Personal. GRUPO DE COMPRAS: Es una distinción de ERP para identificar las compras generadas en cada Proyecto. INSPECCIÓN EN LA RECEPCIÓN (VERIFICACIÓN DE MATERIALES): Es la verificación del estado de todos los suministros que se reciben por los diferentes proveedores para constatar que se cumplan las especificaciones solicitadas, de acuerdo con el Pedido de Compra. MATERIALES: Se refiere a todos los bienes requeridos para la ejecución de los diferentes proyectos y procesos de la Empresa, cumpliendo las exigencias o solicitudes del Cliente Externo y/o Interno. PEDIDO DE COMPRA (Orden de Compra): Es el registro que contiene la información de la Compañía, del Proyecto y del Proveedor; detalla el producto y/o servicio a comprar con las respectivas condiciones técnicas y comerciales acordadas. SALIDA NO CONFORME: Suministros que no cumplen con las especificaciones técnicas y de calidad requeridos en los proyectos y/o procesos. PRODUCTOS CONSUMIBLES: Aquellos que son necesarios más no críticos en el desarrollo y calidad del Proyecto además de ser de menor cuantía. PRODUCTOS/SERVICIOS CRÍTICOS: Aquellos que inciden en la Calidad de los Proyectos, en la Seguridad y Salud de los Trabajadores y la Operación, requisitos Ambientales para la prevención de la contaminación, servicios con incidencia Ambiental. PROVEEDOR: Organización que proporciona un producto o un servicio. PROVEEDOR EXTERNO: Proveedor que no es parte de la organización. SERVICIOS: Conjunto actividades para cumplir y responder con las necesidades del Cliente y/o procesos internos de acuerdo con sus solicitudes y especificaciones. SOLICITUD DE PEDIDO - SOLPED (Requisición de Material): Solicitud formal, donde se describen los suministros requeridos con especificaciones claras, sus cantidades y objeto de imputación, de los materiales, equipos, herramientas y/o servicios para el desarrollo de los Proyectos. SUBCONTRATISTA: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante el contratista u otro subcontratista el compromiso de realizar determinadas partes de un proyecto con sujeción al proyecto por el que se rige su ejecución. OBJETO DE IMPUTACIÓN: Ámbito u objeto de costo de asignación de la erogación incurrida en una operación de compras que involucre un gasto o un costo.

4 Página 4de RESPONSABLES DIRECTOR DE OBRA: Informar el programa de trabajo y la planeación de los suministros requeridos para el desarrollo del Proyecto. Liberar en el ERP los pedidos de compra generados de acuerdo con los montos establecidos en el presente procedimiento. INGENIERO RESIDENTE / INGENIERO ESPECIALISTA: Se encarga de la generación de la Solicitud de Pedido (SOLPED) de materiales y/o servicios a través del ERP, y dar su concepto técnico de cumplimiento especificaciones de los materiales y servicios que se encuentran en proceso de compras. Participa en la aprobación de compras, recepción y verificación de cumplimiento de las especificaciones técnicas y de calidad de los suministros requeridos. ADMINISTRADOR DE OBRA: Revisar los pedidos de compra generados, liberaren el ERP los pedidos de acuerdo con los montos establecidos, está facultado y es el responsable de realizar la gestión de las compras locales y de realizar la aceptación de servicios en el ERP, siguiendo los lineamientos del presente procedimiento. INGENIERO DE CONTROL DE PROYECTO: Verificar el cumplimiento de costos asociados a la gestión de compras y liberar en el ERP los pedidos de compra generados de acuerdo con los montos establecidos en el presente procedimiento. GERENCIA: Liberar en el ERP con total autonomía los pedidos de compra de cualquier proyecto sin importar la cuantía; sí la compra es prioritaria para la ejecución de un Proyecto este autoriza la liberación al Coordinador de. COORDINADOR DE COMPRAS: Gestionar y verificar la adquisición de las compras, se encarga de la Evaluación y Seguimiento del desempeño de los proveedores. Gestionar las solicitudes de pagos a proveedores, con la información de las necesidades de suministros recibida de los proyectos, programar negociaciones con los proveedores por volumen, liberar en el ERP los Pedidos de Compra generados de acuerdo con los montos establecidos en el presente procedimiento. AUXILIAR / ANALISTA / ASISTENTE DE COMPRAS: Solicitar las cotizaciones a los proveedores de acuerdo con las Solicitudes de Pedidos (SOLPED) recibidas de proveedores. Realizar un análisis comercial y económico y recomendar su adjudicación. Realizar la evalución, selección, seguimiento y reevaluación de los productos y servicios contratados externamente.

5 Página 5de 11 ALMACENISTA: Verificar en el ERP si existe disponibilidad de los suministros solicitados en los proyectos. Realizar la inspección en la recepción de suministros solicitados, y verificar su cumplimiento de acuerdo con los requerimientos del Pedido de Compra. Gestionar la devolución de los suministros cuando no cumplan con las características técnicas y de calidad requeridas. Realizar las EM (Entradas de Almacén) en el ERP. PERSONAL HSE y CALIDAD: Revisar la documentación enviada por los proveedores en cuanto a especificaciones técnicas, normativas y de otra índole que sea parte del contrato en ejecución. Actualizar los registros de las visitas, inspecciones o auditorias ejecutadas a los proveedores y realizar los seguimientos a los planes de acción en los casos que aplique. Enviar los registros de las actividades anteriores al proceso de abastecimiento. 5. RECURSOS - DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 5.1 PERSONAL, HERRAMIENTAS Y/O EQUIPOS NECESARIOS CARGO Coordinador de HERRAMIENTAS Y EQUIPOS COMUNES ESPECIALES Auxiliar/ Asistente de Almacenista Qa/Qc HSE PC ERP / Herramientas Microsoft Suministros y consumibles (Útiles de oficina, papelería, equipos de comunicación, etc.). 6. METODOLOGÍA Las compras, adquisiciones y contrataciones se originan cuando en las diferentes áreas o proyectos, surge la necesidad de un suministro de material, equipo, herramienta y/o servicio específico para los mismos.

6 Página 6de 11 Proceso o Nombre del Proyecto: - PEDIDOS DE COMPRAS/SERVICIOS CRÍTICOS PARA LOS PROYECTOS: Son realizadas por el designado para cada proyecto, son todas aquellas de difícil consecución que afectan la calidad de los proyectos, la seguridad y salud de los trabajadores y la prevención de la contaminación ambiental, son de cuantía elevada que involucran negociaciones por volumen y/o acuerdos comerciales. El control de aprobación (Liberación de Compra) se realiza en el ERP, y los montos son de acuerdo con lo descrito en el presente documento. - PEDIDOS DE COMPRAS/ SERVICIOS LOCALES Las compras, adquisiciones y contrataciones locales se realizan a aquellos suministros, que son de consecución en el área de influencia de cada uno de los proyectos, que por oportunidad de la zona y participación social por parte de las comunidades pueden suministrar dichos elementos para que desde el proyecto se acceda de manera rápida, dando participación de la comunidad en la ejecución de los diferentes proyectos, como es la madera, agregados pétreos, algunas herramientas, EPP, ensayos no destructivos, alimentación, hospedaje, servicios públicos, suministro de agua, hielo, etc. Nota Aclaratoria: - Los pedidos de compra/servicios se pueden realizar por Obra o por Bogotá, siempre y cuando se cumpla con lo descrito en este procedimiento; las compras para la liberación en el ERP están condicionadas al monto y a que en cada pedido se encuentren los soportes anexos completos de la Gestión de realizada. - Cuando existan acuerdos y ofertas comerciales, donde los proveedores mantengan los precios establecidos en la primera cotización por un determinado periodo, el Departamento de utiliza dicha cotización para soportar posteriores Órdenes de Compra siempre y cuando cumpla con las especificaciones de la solicitud del pedido.

7 Página 7de 11 DESARROLLO METODOLÓGICO No. 0 1 TAREA PROGRAMACIÓN DE CRONOGRAMA DE COMPRAS GENERACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED) ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN De acuerdo con las necesidades del Proyecto, se establece Plan General de El proceso inicia con la generación de la Solicitud de Pedido (SOLPED) de materiales y servicios a través del ERP. Si la SOLPED es de vehículos, equipos industriales, maquinaria, repuestos y sus suministros. Clasificación de los suministros por especialidad o enfoque (Eléctricos, Mecánicos, Instrumentación, Civil, Herramientas, Equipos, EPP). Indicación objeto de imputación. QUIEN (Ejecuta) Director Obra, Programador de Obra Ingenieros Residentes / Ingenieros Especialista de Obra/ Administración y Mantenimiento de Equipos POSIBLE DESVIACIÓN La SOLPED no cuente con la información y las especificaciones técnicas, observaciones o especificaciones La SOLPED no está clasificada por especialidad ACCIÓN (Decisión) Se informa a quien solicita la compra para concertar las especificaciones técnicas o características de la compra. Se redirecciona al líder de mantenimiento Se requiere a quien solicita la compra clasifique la Orden por especialidad. 2 DISPONIBILIDAD EN INVENTARIO Verificar en el ERP si existe disponibilidad de los suministros solicitados en los proyectos, por las SOLPED Generadas. Depurar de la SOLPED las cantidades o posiciones disponibles, para realizar la compra solo de lo no disponible. Almacenista No existencia en inventarios propios No existe el total de cantidades Se realiza la Gestión de Emitir observación y continuar con el proceso de compras 3 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Se debe consultar el formato CO FO 037 Listado Maestro de Proveedores Aceptados y verificar que cumpla con los soportes o documentación mínima requerida. (Drive) Aplicación del Procedimiento integral de evaluación y selección de proveedores. CO PR 005 Aplicación del formato CO FO 634 en la Etapa Evaluación y Selección Coordinación, Analista y Auxiliares de Administración y Mantenimiento de Equipos Dentro del Listado Maestro no contar con el Proveedor idóneo Aplicar Procedimiento Integral Evaluación Selección Proveedores. PR 005 de y de CO

8 Página 8de 11 No TAREA SOLICITUD COTIZACIÓN DE COMPARATIVO DE COTIZACIONES ANÁLISIS ECONÓMICO, COMERCIAL Y VERIFICACIÓN DE CONDICIONES HSEQ GENERACIÓN DEL PEDIDO (ORDEN DE COMPRA) ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Generar Solicitud de Cotización para Compra de los bienes y/o servicios y enviar a los proveedores seleccionados. Se realiza el comparativo de cotizaciones en el formato CO FO 605 Se realiza el análisis económico, comercial y HSEQ teniendo en cuenta: Tiempos de entrega, descuentos, formas de pago, marcas, precios, certificaciones, Sistema de Gestión, cumplimiento de criterios de HSEQ. Aplicación del formato - CO FO 634 en la Etapa Evaluación y Selección La elaboración del pedido de compra de bienes y/o servicios, se realiza a través del ERP, de acuerdo con la estrategia de liberación. Se detalla en el ERP: Condiciones técnicas Condiciones comerciales QUIEN (Ejecuta) / Coordinación de Administradores Administradores Coordinador de Administradores / HSEQ (Condiciones) POSIBLE DESVIACIÓN Para la compra de bienes y/o servicios superiores a 3 SMLV Cuando existan acuerdos y ofertas comerciales, donde los proveedores mantengan los precios establecidos en la primera cotización por un determinado periodo Si es un solo proveedor o el único que suministra el producto y/o servicio Se realiza cuando las ofertas que se tengan no permitan hacer un análisis completo. No cumplimiento de criterios a analizar ACCIÓN (Decisión) Se debe soportar por mínimo tres (3) cotizaciones de proveedores. Se utiliza la primera cotización para soportar posteriores órdenes de compra siempre y cuando cumpla con las especificaciones de la solicitud del pedido Se soporta con una (1) sola cotización. Esta debe estar soportada en el ERP. Aplicación del comparativo de ofertas formato CO FO 605 Se debe enviar el análisis al proyecto para revisión del solicitante: Ingeniero Residente de la especialidad, para la evaluación técnica y aprobación de cumplimiento, y al director de obra para revisión, comentarios y/o aprobación de generación del pedido de compra

9 Página 9de 11 No. 8 9 TAREA LIBERACIÓN DE PEDIDOS (Aprobación de las Órdenes de Compra) SEGUIMIENTO A LOS PEDIDOS DE COMPRA DE BIENES Y/ O SERVICIOS, CONTRATISTAS ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Documentos adicionales requeridos: Planos de fabricación, Catálogos, Hojas de Seguridad y Tarjetas de Emergencia cuando se trata de productos químicos (Cuando aplique). Anexo 1. Condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestión Ambiental (Cuando aplique). Anexo 2. Alcance de las Órdenes de Compra y/o Servicios. (Cuando aplique). Pagos de parafiscales, seguridad social, (Cuando aplique). Los pedidos se pueden realizar por Obra o por Bogotá, siempre y cuando se cumpla con el procedimiento de compras CO PR 004; para mayor control la liberación en el ERP está condicionada al monto y a que en cada pedido se encuentren los soportes completos de la Gestión de realizada. La aprobación de las Órdenes de Compra se hace por medio del ERP. Montos hasta 6 SMMLV Montos de 6 SMMLV hasta 33 SMMLV Montos de 6 SMMLV hasta 33 SMMLV Montos de 33 a 122 SMMLV Montos Mayor a 122 SMMLV Realizar seguimiento al cumplimiento de los tiempos de entrega adquiridos con los proveedores, con el fin de garantizar el suministro para los proyectos. Aplicación del Procedimiento Integral de Evaluación y QUIEN (Ejecuta) a, b, c, d y e a. Administrador de Obra b. Director de Obra c. Coordinador Bogotá d. Control de Proyectos Bogotá e. Gerencia General / Coordinación de compras / Administradores /HSEQ POSIBLE DESVIACIÓN Demora en la liberación del pedido de compra que puede generar reprocesos por la no disponibilidad del material al momento de enviar la Orden de Compra al proveedor. (Lo que se traduce en atraso en la ejecución del Proyecto) Proveedor Aprobado Condicional Rechazado ACCIÓN (Decisión) La Gerencia tiene la autonomía para aprobar pedidos de compra sin importar la cuantía; sí la compra es prioritaria para la ejecución de un proyecto o un proceso este autoriza la liberación al Coordinador de y/o Subgerencia Financiera y Administrativa. Comunicación al Proveedor, Plan de Mejora, Aplicación del procedimiento Administrativo

10 Página 10de 11 No TAREA CRITERIOS PARA LA RECEPCIÓN DE PRODUCTO COMPRADO CRITERIOS PARA LA APROBACIÓN ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Selección de Proveedores. CO PR 005 Aplicación del formato CO FO 634 en la Etapa Seguimiento y Reevaluación. Los productos recibidos por el Almacén deben llegar soportados como mínimo con copia del pedido de compra, la remisión, certificados de calidad, fichas técnicas y manuales. (Según aplique). Se debe VERIFICAR que cumplan con las condiciones y requerimientos descritos en el pedido de compra Realizar las EM (Entradas de Almacén) pertinentes, en el formato AL FO 006 soportado con la remisión - ERP. Si son materiales especiales o de proceso y se reciben a satisfacción se debe generar en el ERP la liberación de los materiales. Verificación de cumplimiento técnico y de calidad del material por parte de un funcionario idóneo según sea el caso o de quien realizó la SOLPED para determinar la conformidad del producto comprado. Para servicios de transporte se aplicará el procedimiento TR- PR-030 Coordinación de Servicios de Transporte. Para alquiler de maquinaria y equipos se aplicará el procedimiento AM-PR-018. Después de realizada la verificación de los materiales: QUIEN (Ejecuta) Almacenista Ingenieros de Calidad Ingeniero de Calidad / HSE y/o Ingeniero especialista (Residente) de cada Proyecto / Almacenista / Coordinador de Transporte / Administrador de la Obra / Administrador de Maquinaria en Obra (AMO) POSIBLE DESVIACIÓN No conformidad en la recepción de los materiales, diferencias con respecto al pedido de compra No cumplimiento técnico ACCIÓN (Decisión) Consultar con el delegado de compras y/o los especialistas de cada área para que éste tome la decisión de: Rechazar o aceptar el producto Rechazar producto el CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME FINALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE Si el material no cumple con lo especificado en el pedido de compra el almacenista informa al área de calidad acerca de esta situación; de acuerdo con procedimiento AL PR 015 Control de producto y salidas no conformes. El cierre de la Gestión del área de compras se genera en el Almacenista / Ingeniero de Calidad / HSE / Almacenista / Administrador No cumplimento de especificaciones de lo comprado Quien detecte el producto No Conforme es responsable de registrarlo en el formato AL FO 055

11 Página 11de 11 No. ACTIVIDAD TAREA DESCRIPCIÓN COMPRAS momento en que el almacenista realiza la EM (Entrada de Almacén) en el ERP; y/o la aceptación del servicio por parte del Administrador asignado a cada Proyecto, proceso que debe realizarse en el ERP. Los documentos mínimos requeridos para recibir la Factura son: QUIEN (Ejecuta) del Proyecto POSIBLE DESVIACIÓN ACCIÓN (Decisión) GESTIÓN DE LA FACTURACIÓN DE PROVEEDORES ENTREGA DE INFORMACIÓN A CONTABILIDAD - Factura de Venta - Copia del Pedido (Orden de Compra) - Entrada de materiales y/o aceptación de servicio. Cuando aplique: - Copia de las pólizas de Garantía. - Actas de recibo a satisfacción por parte de la obra. - Soportes de pago de seguridades sociales y parafiscales. - Concepto favorable HSEQ. - Actas, Remisiones, otros. Al departamento de Contabilidad se entrega: - Factura - Orden de pedido - Entrada de mercancía - Remisión del material - Otros soportes o anexos Asistente de Coordinación de Área Administrativa y Financiera / HSE y Calidad Administradores /Asistente o Coordinación de 7. REGISTROS AL FO 006 CO FO 013 AL FO 055 CO FO 037 Entrada de mercancía Orden de compra Tratamiento de producto no conforme Listado Maestro de Proveedores CO FO 634 Evaluación, Selección, Seguimiento y Reevaluación de los productos y servicios contratados externamente.