SISTEMA INTEGRADO DE GESTION INDICE

Transcripción

1 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 1 DE 11 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DESCRIPCION SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES REQUISICION VERIFICACION DE EXISTENCIA COMPRAS Ordenes de Compra ORDENES DE SERVICIO Y SUBCONTRATOS Ordenes de Servicio Subcontratos Alquiler de equipos CERTIFICADOS DE CALIDAD O DE HOMOLOGACION EN EL... 9 PROCESO DE COMPRA VERIFICACION DEL PRODUCTO COMPRADO REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: DIEGO LEONARDO JOSE MARIA VARGAS ANGELA MARCELA MEDINA GARRIDO BAUTISTA MOTTA CARGO: ASESOR SISTEMAS DE GESTION FIRMA: CARGO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y DE HSEQ FIRMA: CARGO: FIRMA: GERENTE

2 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 2 DE OBJETIVO Describir el proceso general para realizar las compras y servicios en las obras o labores contratadas de JOSE MARIA VARGAS MOTTA. 2. ALCANCE Este documento aplica a toda la organización y en general a todas las áreas que requieran la adquisición de un producto o la prestación de un servicio que afecte la calidad, la seguridad, la salud ocupacional y el medio ambiente de las operaciones. 3. DEFINICIONES Cliente: Organización o persona que recibe un producto. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Contratista: El Proveedor en una situación Contractual Subcontratista: La organización que suministra un producto al proveedor. Activo Fijo: Para efectos de este procedimiento se consideran Activos Fijos: Maquinaria y Equipo. Equipos de Oficina. Muebles y Enseres. Equipos. Equipos de Computación y Comunicación. Equipos de Procesamientos de Datos. Equipos de Telecomunicaciones. Equipos de Radio. Satélites y Antenas. Líneas Telefónicas. Flota y Equipo de Transporte. Autos, Camionetas y Camperos. Camiones, Volquetas y Furgones. Tracto mulas y Remolques.

3 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 3 DE 11 Buses y Busetas Recolectores y Contenedores. Montacargas. Palas y Grúas. Motocicletas. Bicicletas. 4. DESCRIPCION Para la realización de las compras en JOSE MARIA VARGAS MOTTA, se procede de la siguiente manera: 4.1. SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES JOSE MARIA VARGAS MOTTA, evalúa y selecciona los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la organización, para lo cual establece criterios de selección, evaluación y reevaluación (Depende si aplica; si no aplica se saca la proporción de los ítem que aplica y se aprueba) Selección Para que un proveedor de productos o servicios sea seleccionado, debe haber tenido algún vinculo contractual (Suministro de algún bien o servicio) a JOSE MARIA VARGAS MOTTA. Luego de verificar este vinculo, al proveedor se le solicitan los documentos requeridos por el formato de selección de proveedores de producto o servicio, formato FGCM8 Selección de Proveedores de productos y el Formato FGCM9 Selección de proveedores de servicios, para ser analizados y generar una calificación, la cual según el resultado el proveedor es seleccionado o rechazado, si el proveedor después de aplicada la selección es aceptado, este pasa a ser parte del listado de proveedores formato FGCM7 Listado de Proveedores.

4 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 4 DE Evaluación de proveedores Para la realización de la primera evaluación, la organización ha establecido un tiempo máximo de cuatro (4) meses. Para la evaluación de los proveedores, se tienen establecidos criterios de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de acuerdo al formato FGCM5 Evaluación y reevaluación de proveedores de productos y el formato FGCM6 Evaluación y reevaluación de proveedores de servicios establecido para tal fin. Dicha evaluación puede ser realizada con los proveedores de la siguiente manera: En sitio Telefónicamente. Envió de información. Si luego de verificados los aspectos requeridos el proveedor aprueba la evaluación realizada, esta evaluación tiene una vigencia de un año (1) para volver a ser aplicada. Si de acuerdo al criterio de evaluación entra en seguimiento, esta evaluación se vuelve a aplicar a los seis (6), para verificar el estado de avance de los requisitos establecidos. Y si este proveedor no aprueba la Evaluación, este proveedor es retirado del listado de proveedores Reevaluación Para la realización de la Reevaluación de acuerdo al criterio o la percepción de la gerencia, los dueños de proceso o la Coordinación de Compras y el desempeño mismo del proveedor esta se realizara antes del periodo establecido o en su defecto cada (1) año REQUISICION Identificada la necesidad de un material, producto, repuesto o servicio en una obra, el encargado del almacén (obra) procede a diligenciar el formato FGCM1 Requisición, en donde se deben detallar las características, especificaciones

5 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 5 DE 11 técnicas y requisitos de calidad, parámetros de seguridad, salud ocupacional o medio ambiente (cuando sea aplicable) de lo solicitado. Con el fin de evitar que la realización de las compras genere algún tipo de impacto negativo sobre el desarrollo normal de la obra, la seguridad, salud ocupacional o el medio ambiente, el Director de obra o ingeniero residente de la misma debe programar y enviar las requisiciones con suficiente anticipación mínimo de un día, previniendo entre otros factores los siguientes: Tiempos de Entrega (Proveedor) Disponibilidad en el mercado Materiales de Importación Fabricaciones especiales El Departamento de compras dispone de mínimo tres (3) días para la definición de la Compra. Si el material a comprar se encuentra disponible en la ciudad por parte de los proveedores en el momento de la requisición. Cuando el material a comprar no se encuentra disponible por parte del proveedor en la ciudad el departamento de compras contara con 8 dias para la consecución de la misma. Estas requisiciones son entregadas al auxiliar de compras para el trámite respectivo. La requisición debe referenciar los productos o materiales de cada área. NOTA: Las requisiciones que no cumplan con lo aquí estipulado, serán devueltas al lugar de origen para su correcta elaboración. Las requisiciones deberán estar firmadas por el solicitante de la requisición quien es la persona que diligencia el formato, por el director de obra o dueño del proceso, por el coordinador administrativo y HSEQ y por el gerente para su respectivo tramite VERIFICACION DE EXISTENCIA Las requisiciones recibidas por compras son consultadas con la bodega para la verificación de las existencias. Esta verificación queda registrada en la casilla " Material en Bodega" del formato FGCM1 requisición. Luego de la verificación en Bodega el auxiliar de compras hará la gestión necesaria de la compra de los materiales que no se encontraron en existencia y diligenciara la casilla de Material autorizado para compra.

6 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 6 DE 11 Este material para compra es autorizado por el gerente. Para los envíos de Equipos y Herramientas existentes en las bodegas, las requisiciones respectivas deben estar autorizadas por el Gerente COMPRAS Cuando sea necesario efectuar la compra o solicitar un servicio, el Jefe de compras realiza las cotizaciones que tengan lugar, de acuerdo con las siguientes condiciones: Para compras menores o iguales a 0,5 SMLV (salarios mínimos legales vigentes) se realizan como mínimo dos (2) cotizaciones telefónicas, y requieren autorización de las Gerencia. Para compras mayores a 0,5 SMLV y menores o iguales a 4,5 SMLV se realizan como mínimo tres (3) cotizaciones, de las cuales al menos dos (2) deben ser por escrito. Para compras mayores de 4,5 SMLV se realizan como mínimo tres (3) cotizaciones escritas. Los precios cotizados cuando sean cotizaciones hechas por medio telefónico, son registrados en las casillas "cotizaciones" del formato FGCM1 requisición. Para todas las cotizaciones, los soportes (cotizaciones por escrito) son archivados para consulta, junto con la requisición respectiva Ordenes de Compra. Una vez analizados los precios y definida la compra, se procede a diligenciar el formato (FGCM3) Orden de Compra, en el cual se detallan las especificaciones técnicas y/o requisitos de calidad, S y SO y medio ambiente (cuando así se estipule en la requisición) de los productos, materiales, servicios o repuestos solicitados. Este documento es presentado, junto con la requisición correspondiente, a la Gerencia para su aprobación respectiva. Aprobada la orden de compra, se remite al Proveedor (puede ser por fax).

7 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 7 DE 11 Casos Especiales de Compras Los siguientes casos constituyen excepciones al proceso normal para la realización de las compras, los cuales el auxiliar de compras debe indicar en la casilla de Excepciones del formato FGCM1 Requisición de las respectivas requisiciones: UP: Único Proveedor. Cuando por disposición del Cliente, o por decisión de la gerencia o por las características del producto, material, o repuesto requerido, exista un único proveedor, se puede efectuar la compra presentando para aprobación una (1) sola cotización CR: Compra Reciente. Para la compra de productos, materiales, o repuestos que han sido adquiridos recientemente, y cuyos precios no han sufrido modificación, se puede presentar la copia de la anterior orden de compra en lugar de las cotizaciones AF: Activos Fijos. Las compras de Activos Fijos son autorizadas únicamente por la Gerencia, previa verificación de la existencia y disponibilidad de dichos activos en todas las bodegas o almacenes de la empresa por el Administrador Crr: Compras repetitivas. Cuando los proveedores de producto o servicios pertenezcan al listado de proveedores de JOSE MARIA VARGAS MOTTA, y se les haya aplicado los formatos de selección y evaluación de proveedores, y las compras sean una constante con estos proveedores, se eliminaran las 3 cotizaciones y se podrá generar un alianza estratégica con estos proveedores para el sostenimiento de precios y la adquisición de productos o servicios que estos puedan suministrar CU: Compras de urgencia. Cuando por requerimientos del cliente se necesite realizar una compra de manera inmediata, estas compras tendrán un tratamiento especial en cuanto a la solicitud de los productos o servicios requeridos, esta puede ser de forma directa por el funcionario que las solicita respetando los montos de autorización, y la aprobación de la misma se dará de forma escrita en el formato requicision por la gerencia, sin excepción ninguna.

8 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 8 DE ORDENES DE SERVICIO Y SUBCONTRATOS Son utilizados para la adquisición de elementos o equipos que requieran fabricación especial; para transporte, reparación y/o mantenimiento de equipos, herramientas o materiales; reparación de instalaciones locativas; pruebas y ensayos en general; para subcontratar servicios técnicos; y para subcontratar Todas aquellas actividades que sean ejecutadas por terceros en obra, bodega y oficina. La Gerencia, dependiendo del tipo y condiciones del servicio requerido, deciden si se elabora orden de servicio o contrato Ordenes de Servicio. Las órdenes de servicio siguen el mismo proceso de elaboración que las órdenes de compra, pueden ser elaboradas por las obras utilizando el formato (FGCM4) "Orden de Servicio", en donde se detallan las condiciones técnicas y comerciales de la misma Subcontratos. Cuando se requiera subcontratar una actividad, la Gerencia evalúa y procede a realizar las respectivas cotizaciones de acuerdo con las siguientes condiciones: Solicitar a los Subcontratistas el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio con una fecha de expedición no superior a sesenta (60) días calendario de su presentación. Solicitar los certificados de trabajos similares, ejecutados o en ejecución, que demuestren su capacidad técnica. Para los subcontratos cuyo valor total sea inferior o igual a 42 SMLV deben realizarse como mínimo dos (2) cotizaciones por escrito. y/o de acuerdo a decisión gerencial. Para los subcontratos cuyo valor total sea superior a 42 SMLV deben realizarse como mínimo tres cotizaciones por escrito. y/o de acuerdo a decisión gerencial.

9 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 9 DE 11 Los subcontratos son elaborados por la Gerencia en el formato ( ) Contrato, donde se establecen claramente las condiciones técnicas y comerciales del mismo. Este documento debe ser firmado por el Representante Legal de la Empresa o el funcionario designado por éste, así como por el Representante del Subcontratista. Cuando el subcontratista ya es elegido por la gerencia para la prestación del servicio, la auxiliar de compras procede a realizar el contrato de prestación de servicios, mediante el formato FGCM17 Formato de contrato de prestación de servicios entre las dos partes Alquiler de equipos Para el alquiler de maquinaria, equipos, vehículos y herramienta, se sigue el mismo proceso de las órdenes de compra y de servicio. Los Contratos de Alquiler son elaborados por la Coordinación Administrativa y HSEQ y el auxiliar de compras, aprobados por la Gerencia. Estos contratos son firmados por el Gerente CERTIFICADOS DE CALIDAD O DE HOMOLOGACION EN EL PROCESO DE COMPRA El Administrador debe solicitar al Proveedor los certificados de Calidad o de Homologación cuando el Cliente así lo exija o cuando se trate de los siguientes productos o materiales: Tubería a Presión y accesorios. Aceros Estructurales. Cementos, concretos y aditivos. Pinturas. Soldaduras. Materiales Eléctricos: Cables, Tuberías y accesorios, tableros y equipos. Instrumentación. Materiales que requieran ensayos o pruebas. Equipos que exijan calibración. Los Certificados de Calidad deben ser verificados y archivados por la coordinación Administrativa y HSEQ y el auxiliar de compras y materiales.

10 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 10 DE VERIFICACION DEL PRODUCTO COMPRADO Ver procedimiento (PGCM2) Administración Almacén. 5. REGISTROS Hacen parte del presente procedimiento, los siguientes formatos: Formato (FGCM1) Requisición Formato (FGCM2) Criterios de Compras Formato (FGCM3) Orden de Compra Formato (FGCM4) orden de Servicio Formato (FGCM5) Evaluación y Reevaluación de proveedores de producto Formato (FGCM6) Evaluación y Reevaluación de proveedores de Servicio Formato (FGCM7) Listado de Proveedores Formato (FGCM8) Selección de proveedores de productos Formato (FGCM9) Selección de proveedores de servicios Formato (FGCM10) Tarjeta de Elementos devolutivos Formato (FGCM11) Entrada de Almacén Formato (FGCM12) Salida de Almacén Formato (FGCM13) Acta de Baja Formato (FGCM14) Identificación de producto no conforme Formato (FGCM15) Solicitud de materiales de montaje Formato (FGCM16) Planilla de Producto no conforme Formato (FGCM17) Formato contrato de prestación de servicios.

11 10 de Marzo de 2012 REVISION: 4 PAG 11 DE CONTROL DE CAMBIOS VERSION No FECHA DE EMISIÓN 15 Mayo de de Diciembre de de Diciembre de de Diciembre de de Marzo de 2012 Creación del documento CAMBIO Inclusión del capítulo 4.1 selección y evaluación de proveedores Inclusión de modificaciones de NTC ISO 9001:2008 y de términos de NTC ISO 9000:2005 Colocación de los códigos, de los documentos relacionados. Se modifican aspectos de la requisición y verificación de existencia, se elimina formato de Inventario de Tarjetas Devolutivas. Se modifican el número del código de todos los formatos del proceso. Se incluye formato de contrato de prestación de servicios.