P-AF-11 PROCEDIMIENTO: COMPRAS

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1 1. OBJETIVO Establecer la metodología para la adquisición de productos o servicios que permitan cumplir los requisitos de las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS 18001, manuales de gestión, procedimientos, instructivos o requisitos del cliente o partes interesadas, mediante la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los productos o servicios adquiridos por la empresa que tengan impacto en la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. 3. DEFINICIONES Proveedores de Artículos Críticos: Se denominan así a aquellos proveedores que suministren productos o servicios que tengan impacto directo con la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo del servicio a brindar Compras de Urgencia: Aquellas compras que por motivo de fuerza mayor (económico, financiero, social, político, entre otros), no permitieron su desarrollo normal. 4. RESPONSABILIDADES Corresponde al Gerente del Área de y Finanzas Selección, evaluación y reevaluación de proveedores. Mantener actualizada la lista y ficha de proveedores de artículos críticos. Cuando corresponda, exigir la documentación relacionada a la seguridad en el manejo de la mercancía adquirida, así como la documentación que sustente que ésta no genera un impacto ambiental negativo. Corresponde al Jefe de Servicio Técnico Apoyar en la selección, evaluación y reevaluación de proveedores de artículos críticos. Apoyar en mantener actualizada la lista y ficha de proveedores de artículos críticos. Cuando corresponda, apoyar en exigir la documentación relacionada a la seguridad en el manejo de la mercancía adquirida, así como la documentación que sustente que ésta no genera un impacto ambiental negativo. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. Selección de Proveedores de Artículos Críticos Nota: Éste punto aplica sólo para los proveedores de artículos críticos (servicios o productos) nuevos. Se considera proveedores nuevos aquellos proveedores que ingresan al día siguiente de aprobado el procedimiento. Para la selección de los proveedores de artículos críticos, se evalúa los siguientes puntos: Que sea una empresa formalizada (RUC). Una carta de presentación de la empresa. Para los proveedores de equipos de protección personal (EPP) se da primera prioridad a los proveedores que suministren evidencias de que estos equipos cumplen con criterios de normas nacionales o internacional establecidas para su fabricación. Respecto a los otros productos que adquiera la empresa, son considerados en primera instancia, aquellos que cuenten con sus hojas de seguridad (MSDS) y/o evidencias de que sus componentes no son contaminantes. Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 1 de 5

2 Cuando el proveedor cuente con una Certificación de Gestión Ambiental (ISO 14001) ó de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (OHSAS 18001), es considerado como un factor adicional importante para la contratación de los servicios o adquisición de los bienes. En el caso de adquisiciones de servicios que utilicen equipos de medición deberán adjuntar Constancia de mantenimiento del equipo o certificado de operatividad, certificados de calibración de los equipos a utilizar en KUKOVA por el proveedor y copia de los certificados de los patrones utilizados, evidencia de la competencia de los profesionales responsables de la tarea (cuando aplique). En el caso de alquiler de vehículos, se deberá exigir: Constancia de mantenimiento del vehículo, copia del SOAT, tarjeta de propiedad, certificado de operatividad en caso sea mayor a 5 años y seguro del vehículo. En caso se viaje a provincia, copia del plan de emergencia de la empresa para ruta. Kukova y/o el proveedor de la unidad deberán aplicar un formato de Check List Preusovehículo alquilado (R-AF-11-4) para evidenciar que contiene los elementos mínimos de seguridad. En caso el alquiler del vehículo incluya chofer, este deberá contar con brevete profesional A2 y EPP de acuerdo a la zona de llegada Compra de Productos o Servicios Críticos Cada área remite sus requerimientos al Gerente de a través de un mail de la siguiente forma: a) Para las compras de productos o servicios de uso interno Indicar el motivo, la cantidad y otros que considere necesario el solicitante (por ejemplo para equipos informáticos se puede agregar en mayor detalle las tareas informáticas a realizar). b) Para las compras de productos o servicios de uso externo (por ejemplo servicio de supervisión) Indicar el nombre del proyecto, motivo o justificación, la fecha de entrega (cuando corresponda, según contrato) y otros que considere oportuno el solicitante. De ser conveniente, el Gerente de realiza directamente el requerimiento de compra previa coordinación con el Jefe de Área involucrada. Nota: Si por la naturaleza de las características del producto el Gerente de ve conveniente, designa un responsable de apoyo tomando como referencia el anexo 1. El Gerente de solicita la cotización al proveedor o proveedores vía mail, telefónica, entre otros. El Gerente de evalúa la información del proveedor o proveedores (dando énfasis en la prevención de la contaminación ambiental y riesgos en el trabajo). Luego, da su aprobación y elabora un requerimiento financiero para el Área de Contabilidad. De ser necesario, para algunas compras, se solicita la aprobación adicional del Gerente General. En caso el Gerente de no esté presente, se solicita el visto bueno del Gerente General. El Gerente de tramita la compra verificando que el producto cumple con las especificaciones solicitadas (ver anexo 1) y guarda el comprobante de pago. Para el caso de compras de urgencia, el solicitante se comunica directamente (vía telefónica, presencial, entre otros) con el Gerente de o Gerente General, quién dará el visto bueno, luego se realiza el pago usando la caja chica, regularizando solo la documentación solicitada por el Jefe del Área de Contabilidad Compra de Servicios de Personal Especializado Las actividades para la adquisición del personal especializado para los servicios de desarrollo de estudios de ingeniería, supervisión de elaboración de estudios de ingeniería y supervisión de obra son descritas en el Procedimiento de Gestión de Recursos Humanos (P-AF-10). Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 2 de 5

3 La empresa ha decido subcontratar el proceso de Licitación y Contratos, para ello, los requisitos de las personas que desarrollen esta actividad son: Personal que cumple con el perfil de puesto establecido por la empresa (se tendrán perfiles específicos para el o los involucrados en este proceso) Cumplimiento de procedimiento de Licitaciones y Contratos de propiedad de KUKOVA 5.4. Evaluación y Reevaluación de Proveedores de Artículos Críticos a) Evaluación de Proveedores de Artículos Críticos La Empresa ha determinado sólo la evaluación de sus proveedores de artículos críticos, ya que ellos influyen directamente en la calidad del servicio que se brinda y/o en la gestión de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional de la empresa, para ello ha creado el formato de registro Lista de Proveedores de Artículos Críticos (R-AF-11-02) donde se registra los proveedores evaluados y aceptados. Los proveedores considerados como críticos son aquellos que brindan los siguientes productos o servicios: Venta de equipos y accesorios informáticos. Venta, alquiler y/o mantenimiento de equipos de ingeniería. Mantenimiento de impresoras, fotocopiadoras, computadoras. Software de ingeniería. Equipos de Protección Personal. Venta y/o mantenimiento de extintores. Mantenimiento eléctrico y luminarias. Mantenimiento de aire acondicionado. Empresa de manejo de residuos sólidos. Mantenimiento de pozo a tierra. Fumigación y desinfección. Monitoreos ambientales y/o de salud en el trabajo. Venta, alquiler y/o mantenimiento de vehículos. La evaluación del proveedor se realiza en la primera compra, para ello se usa el formato Ficha de Evaluación y Reevaluación de Proveedores de Artículos Críticos (R-AF-11-01), donde se registra los puntajes alcanzados a cargo de Gerente de o quien éste designe. Cuando la empresa proveedora obtenga un calificativo de Bajo o Regular, el Gerente de decide la continuidad del proveedor respectivo; y cuando corresponda, las acciones a realizar para hacer de conocimiento las deficiencias del servicio (mediante vía mail o telefónica o entrevista con el proveedor). Además para los servicios de proveedores que realicen trabajos riesgosos dentro de las instalaciones de la empresa (aquellas actividades que pueden afectar la seguridad y salud de los trabajadores), previo a la ejecución de sus labores, el Gerente de o a quien éste designe emitirá el registro R-AF Autorización para Trabajo de Riesgos (ATR) b) Reevaluación de Proveedores de Artículos Críticos La reevaluación del proveedor se realiza en forma periódica (anualmente), actualizando para ello la Ficha de Evaluación y Reevaluación de Proveedores de Artículos Críticos (R-AF-11-01) y la Lista de Proveedores de Artículos Críticos (R-AF-11-02). En caso el proveedor incumpla con uno o más de los criterios de evaluación de la Ficha de Evaluación y Reevaluación de Proveedores de Artículos Críticos, el Gerente de o quien éste designe deberá llenar el cuadro de observaciones presente en dicha ficha indicando la fecha y la naturaleza del incumplimiento. Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 3 de 5

4 Cuando el incumplimiento sea critico, a criterio del Gerente de, se reevalúa inmediatamente al proveedor. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA P-AF-10 Gestión de Recursos de Humanos P-AF-11 Licitación y Contratos 7. REGISTROS R-AF Ficha de evaluación y reevaluación de proveedores de artículos críticos R-AF Lista de proveedores de artículos críticos R-AF Autorización para Trabajo de Riesgo R-AF-11-4 Check List Preuso- vehículo alquilado Sin código Según corresponda u aplique : Requerimiento financiero, mails, manuales de uso (si dispone), certificado de calibración y de patrones usados, certificados de uso de software de ingeniería, hojas de seguridad MSDS, certificados de fumigación y desinfección, certificados o constancia que acredite competencia de monitores ambientales y /o de salud en el trabajo, plan de emergencia de vehículo alquilado, copia de constancia de Mantenimiento vehicular, copia del SOAT y tarjeta de propiedad, constancia de seguro del vehículo, copia del brevete y certificado de operatividad. Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 4 de 5

5 Anexo 1 PERSONAS QUE APOYAN A ASEGURAR Y VERIFICAR CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES : Jefe de Servicio Técnico: (Venta y/o mantenimiento de equipos y accesorios de informática Equipos de ingeniería) El Gerente de o a quien éste designe. (Otros artículos) LOS CRITERIOS PARA LA COMPRA SON: La información del requerimiento de compra del área. Experiencia del encargado de la compra. Las características del objeto definidas en las bases y/o términos de referencia del servicio a prestar y/o documentación legal, reglamentaria y otros, aplicable para la prevención de la contaminación ambiental y riesgos en el trabajo. SE VERIFICA El CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES: Inspección de la operatividad en las instalaciones del cliente o KUKOVA. Recepción de (según corresponda u aplique): manuales de uso (si dispone), certificado de calibración y de patrones usados, certificados de uso de software de ingeniería, hojas de seguridad MSDS, certificados de fumigación y desinfección, certificados o constancia de monitores ambientales y /o de salud en el trabajo, plan de emergencia de vehículo alquilado (hoja de ruta), copia de constancia de Mantenimiento vehicular, copia del SOAT y tarjeta de propiedad, constancia de seguro del vehículo, copia del brevete y revisión técnica. Confirmación con el usuario. Este Documento es propiedad de KUKOVA Página 5 de 5

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