Abastecimientos Corporativo

Transcripción

1 CONTROL DEL PROCEDIMIENTO ESTE DOCUMENTO Revisión 2 DE FECHA Septiembre 2009 LOCALIZACIÓN DEL DOCUMENTO CLAVE RESPONSABLE DEL CONTROL Abastecimientos Corporativo Abastecimiento Técnico Gerente Abastecimiento Técnico Lic. Roberto Carlos Cantú Arreaga Autorización Coordinado de Calidad Ing. Flores Revisión de 8

2 I.- OBJETIVO I..- Definir la metodología para llevar a cabo la selección, negociación, evaluación y reevaluación del desempeño incluyendo el sistema de calidad de los proveedores aprobados de insumos y servicios clave o críticos requeridos por las diferentes plantas y / o áreas de Vitro. II.- ALCANCE II..- Este procedimiento aplica para los proveedores que surten insumos y servicios clave a las plantas de Vitro a las cuales da servicio la dirección de abastecimiento corporativo. III.- REFERENCIAS III..- Procedimiento General de Compras ABCO-PRO-00 III.2.- Lista de Insumos y Servicios Clave o Críticos (LISCoC) III..- Base de datos de Proveedores Aprobados III.4.- Anexo Cálculo de los índices para medir desempeño. III.5.- Anexo 2 Medición de desempeño de Proveedores III.6.- Anexo Evaluación de Proveedores III.7.- Manual ECIPV 2000 IV.- DEFINICIONES: IV..- ABCO: Abastecimiento Corporativo. IV.2.- Sistema ECIPV: Sistema Institucional de Grupo Vitro para la Evaluación del Desempeño y Sistema de Calidad de los Proveedores. IV..- Insumo / Servicio Clave: Es aquel bien o servicio que repercute directamente en la calidad del Producto final. Estos insumos / servicios y sus especificaciones correspondientes, se definen en Lista de Insumos y Servicios Clave o Críticos (LISCoC). IV.4.- Sistema SAP-SRM/R: Sistema Computación Corporativo basado en Internet e Intranet para el manejo de Abasto. 2 de 8

3 Evaluación, selección y aprobación de Proveedores V.- Solicitud de proveedores para nuevos insumos o servicios Críticos; V..- Este proceso se inicia cuando las diferentes áreas de la Dirección de Abastecimiento detectan la necesidad de desarrollo de un proveedor de insumo Críticos, básicamente se puede generar a través de los siguientes movimientos: i. Que se genere un Nuevo proceso en las Unidades de Negocio, ii. Que se realice el cambio de un proveedor, iii. Que se genere el requerimiento de un Nuevo Insumo y/o Servicio en las Unidades de Negocio, iv. Cambios Tecnológicos v. El proveedor actual no cumple con los requerimientos o contratos. V.2.- La solicitud es enviada al área negociadora, vía o SAP-SRM/R. V..- Las áreas Negociadoras de la Dirección de Abastecimiento debe validar que las solicitudes recibas contenga los datos que describan claramente en la medida que sea aplicable: V.4.- Para Nuevos Proveedores i. Descripción, marca y modelo del insumo o servicio (como mínimo). ii. Tipo, clase, grado o cualquier otra identificación. iii. Nombre del producto / servicio, especificaciones, diseño, requerimientos de proceso, instrucciones de inspección y cualquier otro dato técnico relevante, incluyendo los procedimientos de aprobación o calificación del producto / servicio, equipamiento y personal. iv. Titulo, número y versión de la norma de calidad cuando el proveedor este certificado de terceras partes v. Normas gubernamentales, de ecología o seguridad que deberán cumplir VI.- Evaluación, Selección, negociación y aprobación de nuevos proveedores VI..- Lista de Insumos y Servicios Clave o Críticos; Las áreas técnicas de Envases y/o las áreas de calidad de cada planta establece la Lista de Insumos y Servicios Clave o Críticos, basándose en el impacto que el Insumo o Servicio puede tener en la calidad del producto final. La Lista de Insumos y Servicios Clave o Críticos es enviada al área de Abastecimiento Técnico de Abastecimientos Corporativo esta a su vez la envía a los negociadores. VI.2.- El Negociador identifica si el Insumo y/o Servicio solicitado es un nuevo requerimiento ó si ya existe alguna alternativa dentro del catalogo de Proveedores Vitro, para surtirlo. VI..- En caso de encontrar un Proveedor Vitro que pueda satisfacer en requerimiento solicitado, se procede a evaluar el estatus actual del proveedor, verificando su historia con el grupo y competitividad actual en el mercado, y lo remite con el Área Solicitante, la cual valida técnicamente al Proveedor ver punto VI-5. VI.4.- En caso de no encontrar un Proveedor Vitro que puede satisfacer el requerimiento solicitado, el Negociador procede a realizar la localización de Proveedores potenciales, para este efecto utilizara los medios disponibles tales como: publicaciones especializadas, Internet, directorios comerciales, recomendaciones del usuario final del insumo y/o servicio, así como cualquier otro apoyo que le permita lograr este objetivo y los remite con el Área Solicitante, la cual valida técnicamente al Proveedor ver punto VI-5. VI.5.- Las áreas de calidad administra en coordinación con la Planta la evaluación técnica mediante los procedimientos Internos Utilización de concesión del Proveedor que surte estando en proceso de ser aprobado. VI.6.- Una vez obtenidos los resultados las áreas de calidad envía el resultado de la evaluación técnica a Abastecimientos Corporativo de 8

4 VI.7.- Evaluación de proveedores: el Negociador somete a análisis de la Información recopilada y realiza una Evaluación de los resultados obtenidos. VI.8.- Selección de Proveedores: En base a la evaluación anterior y tomando en cuenta la retroalimentación del usuario Selecciona al Proveedor, bajo los criterios de: i. Calidad ii. Precio iii. Servicio iv. Infraestructura v. Solvencia moral y económica vi. Grado de las especificaciones mencionadas en el punto VI- VI.9.- Negociación de Proveedores: El negociador realizara la negociación correspondiente con el proveedor seleccionado en cuanto, términos y condiciones de pago, compromisos de calidad y servicio, así como requerimientos establecidos en la política de Grupo Vitro. VI.0.- Si se requiere por el tipo de proveedor, el volumen de compra o de insumos, lo estratégico para el negocio, se realizara un contrato con el proveedor. VI..- Abastecimiento Corporativo integra al proveedor seleccionado a la base de datos de Proveedores Vitro en SAP, quedando como proveedor aprobado, este proveedor se considera aprobado siempre y cuando no sea bloqueado por cuestiones de servicio, calidad o negociación VI.2.- Si el proveedor no cuenta con numero Vitro se procederá a solicitar su alta en el catalogo de proveedores Vitro. VI..- El área de calidad envía oficialmente a abastecimiento corporativo las especificaciones que aplicaran al proveedor aprobado, mismas que fueron acordadas en el proceso de evaluación. VI.4.- Abastecimiento corporativo envía al proveedor las especificaciones y recaba un Acuse de Recibo de las Especificaciones entregadas al proveedor. VI.5.- El proveedor puede empezar a surtir VII.- Re-Evaluación VII..- El área de Abastecimientos inicia el ciclo de compra con el proveedor Previamente aprobado, de acuerdo al punto VI-5 y el Procedimiento General de Compras (ABCO-PRO-00) VII.2.- La información requerida para calcular los índices de Calidad y Servicio es recopilada durante el mes en curso por el área o departamento solicitante de los insumos o servicios clave en el formato ABCO-REG-002 (Evaluación de Proveedores) o formato equivalente y debe hacerla llegar al área de Abastecimientos Corporativo en forma mensual durante el mes próximo inmediato. VII..- Cada mes, el coordinador de calidad del área de Abastecimientos Técnico calcula de acuerdo al Anexo los dos índices de medición del proveedor con la información que recibió del área o departamento solicitante de los insumos o servicios clave con el fin de dar seguimiento de los mismos. Estos índices se registran en el formato ABCO-REG-00 (Desempeño de Proveedores). VII.4.- El coordinador de calidad de Abastecimientos Técnico retroalimenta al proveedor evaluado sobre su desempeño a través de los meses en cada uno de los índices de evaluación. Esta retroalimentación de información debe realizarse cuando menos veces durante el año. VII.5.- Los Proveedores de Servicio de Transporte de Producto Terminado se evalúan según procedimiento internos de cada Planta VII.6.- La evaluación al sistema de calidad de los proveedores de insumos y /o servicios clave se puede llevar a cabo de acuerdo a la autoevaluación sugerida en el Sistema ECIPV vigente (Esta autoevaluación se encuentra en el anexo del manual ECIPV para la versión 2000), o con autoevaluación propia del negocio.esta 4 de 8

5 autoevaluación puede ser aplicada al proveedor correspondiente por cualquiera de las siguientes vías i. personal, ii. Mail, iii. fax VII.7.- Cuando el proveedor ha contestado esta autoevaluación es responsabilidad del coordinador de calidad del área de abastecimientos revisar la integridad del documento comprobando que se ha recibido completo, debidamente identificado y señalando el período de autoevaluación al que corresponde. Asimismo con base a la categoría resultante debido a la puntuación obtenida, se le solicita un plan de acción para el proveedor. Cuando el proveedor cuenta con una certificación ISO-9000 o para el caso de los proveedores de servicios de calibración una acreditación ante la Entidad Mexicana de Acreditación, A.C. (EMA) la autoevaluación puede ser sustituida por el certificado vigente ISO-9000 o dicha certificación ante el EMA. VII.8.- Cuando un proveedor clasificado como aprobado e incluido en la base de datos de Proveedores Aprobados no complete una calificación mínima ponderada semestral del 80% de los dos índices de medición deben presentar un Plan de Mejora, en un plazo máximo de 0 días después de recibir su calificación global, para alcanzar el porcentaje mínimo requerido en un plazo de 2 meses a partir de entregado el Plan de Mejora. VII.9.- Los proveedores que no alcanzan la calificación global mínima requerida dentro de los dos meses siguientes a la fecha de entrega de su Plan de Mejora, son bloqueados en la base de datos de proveedores aprobados. Si se trata de un proveedor único o en caso de implicaciones estratégicas, la Gerencia de Abastecimientos autoriza el uso del proveedor en cuestión para la entrega de insumos bajo la categoría de proveedor con concesión. VII.0.- Cuando un proveedor clasificado como aprobado cambia su razón social las evaluaciones de su desempeño y de su sistema de calidad son transferidos a la nueva denominación y se siguen los pasos marcados en el punto VI- para que el área de calidad. VIII.- Cambios o bajas de proveedores aprobados; para Cambios o bajas de proveedores, el usuario deberá envía a abastecimiento corporativo la siguiente información: VIII..- Motivos y razón para los cambios VIII.2.- Evidencias, motivos o razón para las bajas VIII..- Los movimientos de altas, cambios y bajas deberán ser realizadas por los negociadores y/o gerentes corporativos de abastecimiento, y deberán ser enviadas a Abastecimiento Técnico para que realice las afectaciones en el Catalogo de proveedores Vitro y en la base de datos de Proveedores Aprobados de cada unidad de Negocio. 5 de 8

6 ANEXO Cálculo de los índices definidos para medir el desempeño del proveedor: A..- Calidad de Insumos ( C ) : C = ( NENC/NTE) X 00 donde: C: Calidad de Insumos NENC: Número de eventos (kgs, lotes, piezas, etc)que no cumplen con las especificaciones de calidad NTE: Número Total de Eventos A.2.- Cumplimiento en entregas ( E ) : E = ( ((EDFE o EI) + ERMC) / TES ) X 00 donde E: Cumplimiento en entregas EDFE: EI: ERMC: TES: Entregas(lotes, kgs, piezas, etc) después de la fecha de entrega pactada Entregas Incompletas Entregas rechazadas por mala calidad Total de entregas solicitadas 6 de 8

7 ANEXO 2 ABCO-REG-00 7 de 8

8 ANEXO ABCO-REG de 8