MANUAL DE PROCEDIMIENTO ESTANDAR DE OPERACIÓN

Transcripción

1 Propuesta para la tienda de conveniencia de la estación de servicio TEXACO Modelo Sonsonate MANUAL DE PROCEDIMIENTO ESTANDAR DE Título: SELECCIÓN, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES No. Total de Páginas: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Jefe de tienda Jefe de Tienda Propietario Firma: Firma: Firma: 23

2 HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES Edición Fecha Descripción de la Modificación 01 Mayo de 2010 Edición Inicial INDICE 1.- OBJETO 2.- ALCANCE 3.- DOCUMENTACION APLICABLE 4.- RESUMEN DE RESPONSABILIDADES 5.- CONTENIDO Selección (Homologación) de proveedores Evaluación y Re-evaluación de proveedores. 6.- REGISTROS DE CALIDAD 24

3 1. OBJETIVO Describir la metodología de trabajo utilizada por la TIENDA DE CONVENIENCIA DE LA ESTACION DE SERVICIO TEXACO MODELO, SONSONATE para la homologación de sus proveedores, así como para el seguimiento y evaluación continua de los mismos. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todos los proveedores que suministran productos y/o servicios a la tienda de conveniencia. 3. DOCUMENTACIÓN APLICABLE Son de aplicación los siguientes documentos: ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos 4. RESUMEN DE RESPONSABILIDADES RESPONSABLE Propietario / Jefe de tienda Jefe de tienda FUNCION Establecer los criterios para la homologación de proveedores. Realizar la evaluación de los proveedores basándose en los criterios previamente establecidos. Archivar los documentos relacionados con la homologación de proveedores. Mantener actualizado el registro de proveedores, incluyendo las altas, bajas o modificaciones que sean necesarias. 25

4 5. CONTENIDO 5.1. Selección de proveedores Criterios de selección La homologación (selección) de proveedores tiene por objeto obtener la evidencia objetiva de la capacidad de un determinado proveedor para suministrar productos o servicios con los niveles de calidad requeridos. Para ello el propietario en colaboración con el jefe de tienda, establecen los criterios para la realización de esta selección y homologación preliminar. Los criterios para considerar a un proveedor como homologado son los siguientes: Proveedor Único Certificación de calidad Proveedor histórico Valoración por cuestionario Muestra de productos. Proveedor provisional La utilización de uno o la combinación de varios de estos criterios vendrá determinada por: La antigüedad del suministro El volumen del suministro que realice El tipo de productos El tipo de suministros 26

5 Proveedor Único (PRU): En el caso de que para un determinado producto o servicio exista una vinculación tecnológica o un único proveedor autorizado para comercializarlo, es decir, que dicho producto sea distribuido de forma exclusiva y no exista en el mercado un equivalente con los mismos requisitos, el proveedor de este producto se considera como proveedor único y por lo tanto adquiere la calificación de homologo. Certificación de calidad (CEC): Cuando el potencial proveedor este en posesión de un certificado de registro de empresa (ISO ) o una acreditación de similar rango, este proveedor será considerado como homologado por la empresa, para lo cual le serán requeridos los correspondientes certificados vigentes, emitidos por una Entidad Certificadora y/o Acreditador. Si el proveedor no dispone de certificado de calidad, pero se halla en proceso de implantación de un sistema de gestión de calidad conforme a normas reconocidas internacionalmente, podrá ser considerado como homologado siempre que lo acredite debidamente (carta de la entidad certificadora, copia del manual de calidad, etc.) Proveedor histórico (PHI): Se considerará un proveedor histórico aquel con el cual se hayan mantenido relaciones contractuales en los dos últimos años, o bien que haya suministrado un mínimo de 10 pedidos en el mismo periodo de tiempo, y cuyos suministros hayan resultado satisfactorios, con una incidencia baja o nula de no-conformidades (no más de un 20% de rechazos o reclamaciones). Valoración por cuestionario (VAC): Se enviará al potencial proveedor un cuestionario (anexo 4) para valorar su capacidad para cumplir los requisitos establecidos. Si las respuestas satisfactorias al cuestionario son iguales o superiores al 60%, el proveedor se considerará apto. Homologación por muestras (HOM): Para los proveedores de productos, podrá realizarse una evaluación de muestras por la Gerencia-Jefatura respectiva, con el fin de comprobar que dichos productos cumplen las especificaciones requeridas. El resultado de la evaluación de estas muestras se reflejará en el correspondiente reporte de evaluación de muestra (Anexo 5), donde se establecerá la conveniencia o no de considerar al proveedor como homologado. 27

6 Proveedor provisional (PPR): Se considera proveedor provisional aquel con el cual se tengan relaciones comerciales por primera vez y que no sea posible la obtención de muestra de su producto, al ser suministrado el bien se evaluará y considerará el mantenerlo homologado o no Registro de proveedores Los resultados de la homologación se trasladarán a un Registro de Proveedores (anexo 6), el cual consiste en un expediente del proveedor dentro del sistema de gestión general de la empresa, cuyo responsable será el jefe de tienda. En este registro se recogerán al menos los siguientes datos: Número de Proveedor Denominación del proveedor Fecha de homologación Criterios por el cual ha sido homologado. El jefe de tienda, mantendrá en archivo los documentos acreditativos de la homologación de los proveedores incluidos en el Registro de Proveedores (certificados, cuestionarios, informes, etc.). Este registro de proveedores será utilizado como referencia a la hora de realizar los pedidos, realizándose estos únicamente a proveedores homologados. El jefe de tienda, será el responsable de mantener actualizado el Registro de Proveedores, realizando las altas, bajas o modificaciones que sean necesarias Evaluación y re-evaluación de proveedores La empresa realiza un seguimiento continuo del nivel de calidad aportado por sus proveedores (evaluación del rendimiento), de tal forma que se asegura la capacidad de escoger a los más adecuados para satisfacer los requisitos establecidos. 28

7 La evaluación de proveedores de la empresa se halla integrada dentro del sistema de gestión de calidad. En este se ha definido una organización de compra (PRO) con los proveedores asignados a esta Definición de conceptos Los principales conceptos a tener en cuenta dentro del sistema de evaluación son: Nota Global: representa la evaluación general de un proveedor, en una escala de Su cálculo será una combinación de las notas (promedio) que ha obtenido de un proveedor de todos los criterios principales asociados a una Organización de Compras. Criterios Principales: representan una visión desglosada del rendimiento de un proveedor. Su nota viene determinada por una clave de ponderación a introducir durante la evaluación. Criterios Parciales: son las unidades más pequeñas a las que se les puede asignar nota en la evaluación de proveedores. Según el método asociado a cada criterio parcial, la nota se determinara en una escala de 0 a 10. Ponderación: Es el peso de cada criterio, que son los valores de ponderación para unos criterios parciales Criterios de evaluación y notas Han sido establecidos una serie de criterios principales, desglosados en criterios parciales, que permiten realizar una evaluación detallada de los diferentes proveedores. En las siguientes tablas se recogen los criterios y subcriterios para la organización de compras, teniendo en cuenta además el peso (ponderación) que representan sobre el criterio principal del que dependen. 29

8 Para la organización de compras PRO- 01 Proveedores de Productos Para criterio de ponderación 01: Criterio Principal Criterio Parcial Nota Ponderación Nota ponderada Precio (P) 33.3% N1+N2 ponderada Nivel de precios N1 80% N1 x 0.80 Comportamiento de precios N2 20% N2 x 0.20 Calidad (C) 33.3% N3+N4 ponderada Verificación de materiales durante la entrada Comportamiento de materiales en almacenamiento y/o uso N3 50% N3 x 0.50 N4 50% N4 x 0.50 Entrega (E) 33.3% N5+N6+N7 ponderada Cumplimiento de fechas N5 30% N5 x 0.30 Cumplimiento de cantidades N6 30% N6 x 0.30 N7 40% N7 x 0.40 Nota Global Promedio (P+C+E) Para criterios de ponderación M1, M2 ver numeral en la página siguiente. 30

9 La nota para los criterios parciales es asignada para cada proveedor, a partir de la información que los diferentes responsables de áreas proporcionen al coordinador de calidad Se calculará la nota ponderada para estos criterios basándose en notas y pesos asignados a dichos criterios Claves de ponderación Teniendo en cuenta la diferente importancia que pueda tener un proveedor en función del tipo de producto a suministrar, se han definido una serie de claves de ponderación para los criterios principales asociadas a los proveedores que más se adapten a cada tipo de suministro. Estas claves son las siguientes: Para la organización de compras PRO-01 01: Ponderación igual M1: Proveedor de productos M2: Proveedor único de productos Y toman los siguientes valores: Claves de Ponderación Criterio Principal 01 M1 M2 Precio 33.3% 50% 25% Calidad 33.3% 25% 50% Entrega 33.3% 25% 25% Realización de la evaluación Como mínimo una vez al año, aunque se recomienda en forma semestral, el jefe de tienda con el propietario realizarán una evaluación al conjunto de los 31

10 proveedores que por las características de las compras o servicios se consideren necesario, a partir de los datos contenidos en el expediente del proveedor. De acuerdo a los resultados de la evaluación de los proveedores, estos se clasificaran como: Proveedor altamente confiable (PAC): aquel proveedor cuya nota global sea igual o mayor de 8.5 Proveedor confiable (PCC): aquel proveedor cuya nota global sea igual o mayor a 7.0 y menor de 8.5 Proveedor poco confiable (PPC): aquel proveedor cuya nota global sea igual o mayor a 5.0 y menor de 7.0 Proveedor no confiable (PNC): aquel proveedor cuya nota global sea menor de 5.0 Para el caso de los proveedores poco confiables (PCC) se notificara el resultado de la evaluación al proveedor respectivo, informándolo sobre su situación como proveedor poco confiable, y su posible retiro como proveedor de la empresa, caso en una próxima evaluación su puntaje sean menor a 5.0. Todos los proveedores cuya calificación global sea inferior a 5.0 serán propuestos al gerente general, par que si procede, sean dados de baja en el registro de proveedores. Los responsables de área en coordinación con el coordinador de calidad, mantendrá registros de los resultados de dicha evaluación anual. Registros de calidad Responsable Registro Tiempo de archivo Responsables de áreas/ coordinador de calidad Lista de proveedores homologados Documentos acreditados de la homologación de los proveedores (certificados, cuestionarios, informes, etc.) Registros de la evaluación anual de los proveedores 3 años 3 años 3 años 32

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