PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

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1 PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Hoja 1 de 9 PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA LA Realizado por Revisado por Aprobado por Fco. Javier Martí Bosch Gabriel Fernández Comité Dirección Director de SLCMA Director de Compras de SLCMA

2 Hoja 2 de 9 ÍNDICE 1.- OBJETO 2.- ALCANCE 3.- REFERENCIAS 4.- REALIZACIÓN Evaluación inicial de proveedores Sistemas de evaluación Cumplimentación y distribución de la evaluación inicial Evaluación continuada de proveedores Sistema de evaluación Cumplimentación, periodicidad y distribución de la evaluación continuada 5.- LISTA ACTUALIZADA DE PROVEEDORES 6.- ANÁLISIS DE LAS EVALUACIONES DE PROVEEDORES 7.- ARCHIVOS 8.- ÍNDICE DE FORMATOS GENERADOS

3 Hoja 3 de 9 1. OBJETO Este documento tiene por objeto definir el método que CONSTRUCCIONES LUJAN, S.A. tiene establecido para la evaluación y la reevaluación de suministradores de materias primas, componentes y servicios a contratar para la ejecución o incorporación a obra. 2. ALCANCE Este Procedimiento es de aplicación a los suministradores potenciales y reales de materiales y servicios que están directamente relacionados con la calidad en la ejecución y terminación de las obras y aspectos ambientales y de seguridad laboral de la obra, los cuales son definidos, en cada caso, por los distintos Departamentos. Es aplicable además a los repuestos de maquinaria. 3. REFERENCIAS Manual Integrado. Norma UNE-EN-ISO 9001:2008 Norma UNE-EN-ISO 14001:2004 Norma OHSAS 18001: REALIZACIÓN La integración de sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales, conlleva que CONSTRUCCIONES LUJAN S.A. se proponga contar con suministradores y proveedores cualificados, por ello las evaluaciones a los proveedores deberán ser capaces de garantizar la cualificación necesaria. Las evaluaciones a proveedores contempladas en el Sistema Integrado de Gestión son: Evaluación inicial de proveedores Evaluación continuada de proveedores La evaluación inicial de proveedores será de aplicación: cuando se establezca la primera relación comercial, cuando se realicen trabajos distintos a los evaluados (si así se estima oportuno), ante cambios en la razón social, nombre comercial que conlleven pérdidas de certificaciones o acreditaciones sociales o profesionales cuando a tenor de los responsables de los departamentos de compras, producción y contratación así se estime pertinente. Estos informes también se emiten siempre que se produzca algún alta/baja de proveedor y/o se modifiquen las características de los materiales o servicios para los que un proveedor había sido aprobado. También serán realizados en aquellos casos en que no se disponga de evaluación continuada próxima en el tiempo (mayor a dos años). En estos casos el Dpto. de compras podrá solicitar a Jefes de Obra su participación en la realización del informe de evaluación inicial. Por su parte, la evaluación continuada de proveedores servirá para comprobar su grado de cumplimiento con los requisitos exigidos, según se detalla y amplia en el apartado 4.2. del presente procedimiento

4 Hoja 4 de Evaluación inicial de proveedores Con carácter general, la evaluación inicial se realizará sobre aquellos proveedores a los que se realizará la adjudicación de un comparativo según PO- INT 14. También se llevará a cabo dicha evaluación con proveedores de productos o servicios en centros permanentes de la empresa aunque no exista comparativo, según lo indicado en el procedimiento PO-INT 14. El resultado de la evaluación de proveedores es vinculante para la contratación de proveedores, suministradores y subcontratistas. Se hará constar en la evaluación la existencia de acreditaciones en materia de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales, innovación tecnológica así como la existencia de sanciones o sentencias por daños al medio ambiente o altos niveles de siniestralidad laboral. En este sentido, se valorará negativamente la inclusión en listas o planes de la autoridad laboral frente a siniestralidad laboral siendo posible causa de la pérdida del status de suministrador, proveedor o subcontratista, pérdida de certificaciones en sistemas de gestión por entidades de certificación, existencia de antecedentes por delito ambiental. En general, los informes de evaluación contienen, al menos, la siguiente información: Número de informe y fecha. Nombre y dirección del suministrador, datos generales. Sistemas de Gestión Siniestralidad laboral Material, equipo o servicio afectado. Especificación, si aplica. Resumen del análisis de los datos verificados, como por ejemplo : Número y tipo de ensayo o prueba. Muestreo realizado. Criterios de aceptación y rechazo. Resultado global: El técnico calificará de APTO o NO APTO. Fechas y firmas de los responsables Sistemas de evaluación La evaluación de los proveedores se realiza por una de las alternativas siguientes o varias a la vez, según se precise: En base a los datos históricos de los resultados obtenidos en las recepciones de materiales o servicios, suministrados con anterioridad, o a través del estudio del comportamiento de éstos durante los procesos de ejecución e instalación. Este recurso será de utilidad cuando se hayan tenido relaciones comerciales previas que no fueron objeto de evaluación o tuvo alcance más limitado. Mediante la realización de ensayos y pruebas de muestras del material, previas al suministro. Comprobación documental de la acreditación administrativa y/o profesional necesaria para la realización de los trabajos cuando sea requisito legal de aplicación (homologación de soldadores, operador de maquinaria, instalador, tarjetas profesionales, )

5 Hoja 5 de 9 Mediante el reconocimiento de marcas de calidad, homologaciones o certificaciones relacionadas con normativas, reglamentaciones Evaluación mediante datos históricos en la inspección Se aplicará este sistema a aquellos proveedores o subcontratistas que llevan suministrando materiales a la empresa desde un período de tiempo superior a cinco años de manera intermitente y al menos en los dos últimos sin actividad. También se podrán evaluar mediante datos históricos (referencias), aquellos proveedores de los cuales, la persona que los introduce en la empresa tiene constancia directa de sus actuaciones, forma de trabajo, calidad de producto, etc, por experiencia con éste en otras obras, hayan sido estas ejecutadas o no por Construcciones Luján S.A Mediante verificación del producto En este caso, el Departamento correspondiente verifica el producto de la siguiente forma: Ensayos según los requisitos fijados para el material. Se pueden encargar a laboratorio acreditado o solicitar al fabricante. Pruebas, realizadas en condiciones de obra o laboratorio. Se pueden encargar a laboratorio acreditado o solicitar al fabricante. Verificación de las especificaciones de compra Evaluación mediante reconocimiento de marcas de calidad, homologaciones En aquellos casos en los que sea aplicable, la evaluación se realiza mediante el estudio y análisis de los certificados del proveedor, lo cual ofrece, en el supuesto de ser satisfactorio, una garantía de continuidad y confianza en los diferentes envíos y materiales. Este estudio podrá realizarse solicitando al proveedor un informe explicativo de tales marcas, homologaciones Evaluación por comprobación documental de acreditaciones profesionales y/o administrativas Este método de evaluación será complementario a otros. Se comprobará las autorizaciones administrativas y profesionales legalmente exigidas para la realización de ciertos trabajos o la prestación de algunos servicios Cumplimentación y distribución de la Evaluación Inicial El Informe de Evaluación inicial genera un formato que incluye la información antes mencionada (apartado 4.1). El informe consta de dos partes, claramente diferenciadas

6 Hoja 6 de 9 PARTE PRIMERA: DE INFORMACIÓN PREVIA El departamento de compras es el responsable de cumplimentar esta parte del documento. La fase previa es la de identificación del proveedor o subcontratista, con los datos básicos relativos a la razón social, tipo de relación comercial, y los datos expuestos en el apartado 4.1, sobre acreditación en sistemas de gestión o antecedentes administrativos o judiciales por daños al medio ambiente o siniestralidad laboral. Así mismo se cumplimentará los materiales a suministrar o trabajos a realizar o servicios a prestar según conste en el comparativo que origina la evaluación o en la información facilitada por el departamento correspondiente. El departamento de compras recopilará, solicitando la colaboración necesaria de otros departamentos de la empresa, la información que se requiera en función del sistema o sistemas de evaluación seleccionados. Conseguida tal información y analizada en el seno del departamento de compras se le dará la aprobación inicial, mediante la cual se podrá proseguir la relación comercial. PARTE SEGUNDA: EVALUACIÓN INICIAL DE TRABAJOS REALIZADOS En el caso de obra: El informe será elaborado por el Jefe de Obra o Jefe de Producción, asignados a la obra. Una vez realizados los trabajos o completado el servicio o suministro, el Jefe de Obra o Jefe de Producción realiza la descripción sobre aquellos considerando el cumplimiento a las instrucciones de recepción, ejecución, pruebas y medidas ambientales y preventivas así como coordinación y colaboración en la ejecución de la obra y emite el resultado final, calificando de APTO o NO APTO. Finalmente lo presenta para su aprobación al Director de Producción. Si la concede, se da traslado al departamento de compras, archivando una copia en la documentación de obra correspondiente al PGO como PROVEEDOR APROBADO. En el caso que la deniegue se dará traslado al departamento de compras para que no participe en futuros comparativos. Para el resto de casos, el informe será elaborado por el Director del departamento que origina el pedido, suministro o subcontratación. El Director del Departamento realiza la descripción y evaluación sobre aquellos y emite el resultado final, calificando de APTO o NO APTO. Finalmente lo presenta para su aprobación al Director de Compras. Si la concede, se archiva en el departamento de compras. En el caso que la deniegue no participará en futuros comparativos.

7 Hoja 7 de Evaluación continuada Los suministradores incluidos en la Lista de Proveedores Aprobados o pendientes de inclusión son sometidos a evaluación continuada. Trimestralmente se realizará la evaluación continuada. Serán los primeros días de los meses 1, 4, 7, 10 de cada año, cuando se haga entrega de las evaluaciones continuas al Departamento de compras. La evaluación afectará a aquellos proveedores aprobados con actividad en cualquiera de los centros de trabajo permanente u obras en los tres últimos meses. En el formato de evaluación continuada se deberán detallar variaciones en el estado de acreditaciones de sistemas de gestión, autorizaciones administrativas o similares. El responsable de cumplimentar este documento, emitirá una calificación conforme a la siguiente serie: IDONEO: ha mejorado la calificación inicial por resultar adecuado y apropiado para el trabajo por resultar adecuado y apropiado para el trabajo CONFORME: ha mantenido la calificación inicial NO CONFORME: no se ha mantenido la calificación inicial debido a incidencias registradas según el Sistema de gestión como No conformidad, emergencia ambiental Las columnas se rellenarán con el siguiente criterio: Fecha, se indicará mes y año en que se realiza la evaluación, Suministrador, el nombre comercial del proveedor. Producto / Servicio, Se identificará el material y/o actividad motivo del suministro. Calificación, las siglas I, C o NC. Observaciones, se indicará las causas que motivan la calificación de No Conforme. Los parámetros (no exhaustivos) a tener en cuenta para realizar la evaluación, son los que se indican a continuación diferenciando Suministradores de Producto y Servicio PRODUCTOS Plazo Condiciones suministro Embalaje Transporte Cantidad Atención del proveedor Técnicos Comerciales Doc. solicitados, etc. SERVICIOS Plazo inicial y final Condiciones generales de trabajo Acopios Medios auxiliares Normas de Salud laboral Personal cualificado Comportamiento ambiental Atención del proveedor

8 Hoja 8 de 9 Técnicos Comerciales, Doc. solicitados, etc. En ambos casos se considerará además: Trabajadores equipados con medios adecuados a los riesgos de su actividad y formados en la misma Medios técnicos adecuados a la normativa y con constancia documental de ello Recogida y segregación de residuos que genera Aporte de fichas de seguridad de productos químicos que utiliza Cumplimiento de las Normas ambientales de Construcciones Luján, S.A. Orden y limpieza. Respeto a las instalaciones y medidas preventivas 5. LISTA ACTUALIZADA DE PROVEEDORES A partir de la información generada por el resto de departamentos, a través de los Informes de Evaluación, el Departamento de Compras elabora y mantiene actualizada la Lista de Proveedores Aprobados. Esta Lista es un documento que relaciona los proveedores aprobados y los materiales y servicios para los que ha sido aprobado. Quedará reflejado en el FPINT13/02, siendo esta relación por orden alfabético. La Lista se cumplimenta según el formato adjunto a este Procedimiento en la que se incluye, como mínimo: Número de revisión de la lista, dentro del año en curso. Fecha de emisión. Firma del Responsable de Compras. Suministradores. Productos o materias primas. Fecha de Alta Identificación del Informe Fecha de caducidad de Evaluaciones por Certificación Método de Evaluación La lista será renovada semestralmente, en los meses 5 y 11 de cada año se variarán los datos del último semestre. La permanencia en la lista está garantizada a aquellos proveedores cuya evaluación inicial sea inferior a cinco semestres o con evaluación continuada en los tres últimos semestres anteriores a los de la fecha de la lista a emitir. Para los proveedores cuyo método de evaluación sea el de Certificado, será indicada la fecha de caducidad en una columna habilitada en la propia Lista, de tal forma que el Dpto. de Compras verificará periódicamente la caducidad de los Certificados y será responsable de solicitar los certificados en caso de renovación. La distribución se realizará mediante soporte informático o lugar lógico (servidor, web...), de manera que todo aquel que lo necesite tenga acceso a la misma.

9 Hoja 9 de 9 6. ANÁLISIS DE LAS EVALUACIONES DE PROVEEDORES Esta información relativa al comportamiento de los proveedores será analizada a dos niveles, haciendo uso, el departamento de compras del FPINT 13/04 Ficha de Evaluación Continuada por proveedor: Por los Departamentos implicados El Dpto. de Producción analizará aquellas no conformidades registradas en el Informe de SLCMA+dTEC cuyo origen sea de ejecución, realizando las acciones correctoras a que den lugar, tras lo cual comunicará a los componentes del Dpto. las acciones emprendidas. El Departamento de Compras, tras la recepción del Informe de SLCMA+dTEC, registrará en la ficha individual de Evaluación Continuada por proveedores las evaluaciones efectuadas por los Jefes de Obra, realizando posteriormente las actuaciones que se deriven según la Instrucción Técnica específica, dejando constancia de las mismas en la mencionada ficha. Por el Comité de SLCMA En la reunión del Comité de Dirección del responsable del Dpto. de Compras informará de las actuaciones realizadas. Se analizará la situación y comportamiento de los proveedores pudiéndose adoptar aquella acción más adecuada según los resultados obtenidos incluyendo la baja de los mismos. 7. ARCHIVOS Informes de Evaluación inicial Dpto. de Compras: Original Dpto. de origen de la evaluación inicial: Copia (prevalecerá el formato digital) En el caso de las obras: Anexo al PGO Lista de Proveedores Aprobados Dpto. de Compras mantendrá archivo histórico de todas las ediciones realizadas en original por un máximo de seis años. Evaluación continuada Expediente Obra: Anexo al PGO, el original. Dpto. de origen de la evaluación inicial: original Dpto. de Compras: Copia (prevalecerá el formato digital) 8. ÍNDICE DE FORMATOS GENERADOS FPINT13/01 FPINT13/02 FPINT13/03 FPINT13/04 Informe de Evaluación de Proveedor Inicial Lista de Proveedores Aprobados Evaluación Continuada Ficha de Evaluación Continuada por proveedor