PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA EL CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

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1 PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA EL CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Hoja 1 de 11 PROCEDIMIENTO INTEGRADO PARA EL CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Realizado por Revisado por Aprobado por Fco. Javier Martí Bosch Comité Dirección Fco. Javier Martí Bosch Director de SLCMA de SLCMA Director de SLCMA

2 Hoja 2 de 11 ÍNDICE 1.- OBJETO 2.- ALCANCE 3.- REFERENCIAS 4.- DEFINICIONES 5.- REALIZACIÓN No Conformidades Genéricas No Conformidades Singulares No conformidades del Sistema Tratamiento de las No Conformidades Origen Seguimiento Registro y revisión Codificación 7.- ÍNDICE DE FORMATOS GENERADOS

3 Hoja 3 de OBJETO Este documento tiene por objeto describir el método para la detección de productos y unidades de obra no conformes, así como las no conformidades de carácter ambiental y las relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo. Además, contempla las actuaciones a seguir ante estos casos. Se describe el método para decidir e implementar acciones para corregir las causas adversas a la seguridad y salud en el trabajo, la calidad y la gestión ambiental 2.- ALCANCE Este Procedimiento afecta a todo el personal de la organización y a todos los materiales y elementos utilizados o elaborados por CONSTRUCCIONES LUJAN, S.A. así como al entorno ambiental donde se desarrollan las actividades de la empresa. 3.- REFERENCIAS - Manual Integrado. - Normas UNE-EN-ISO-9001: Normas UNE-EN-ISO-14001: Norma OHSAS 18001: DEFINICIONES Se entenderá por: Acción correctiva: es toda aquella acción tomada para eliminar la causa de una NO CONFORMIDAD detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva: es toda aquella acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial o cualquier otra situación potencial indeseable No conformidad: incumplimiento de un requisito. Debe entenderse en su sentido más amplio, como una desviación en el cumplimiento de normas de trabajo, prácticas, procedimientos, requisitos legales, requisitos del cliente... Por ello es aceptable hablar de producto no conforme, actividad no conforme, unidad de obra no conforme, incluso de lugar de trabajo no conforme Las no conformidades se clasifican en función de la gravedad de los incumplimientos, del tipo principal de incumplimiento (calidad, medioambiente, seguridad y salud en el trabajo), del tipo de centro de trabajo donde se originan. o En función de la gravedad de los incumplimientos de requisitos NC genéricas: Incumplimientos cuya solución es inmediata, se sabe qué hacer y quién es el responsable de tomar la decisión y no existe afección a la globalidad de la actividad que se desarrolla en el centro de trabajo. NC singulares (NCS): Son aquellos incumplimientos o problemas cuya resolución precisa de consulta con la Dirección Facultativa, asesoramiento o presencia de terceros (como suministradores de servicios básicos...), asesoramiento al Jefe de Obra por parte de

4 Hoja 4 de 11 departamentos de la organización o existe afección a actividad sustancial o global que se desarrolla en el centro de trabajo y que generará SIEMPRE acciones correctivas y/o preventivas. Estás se codificarán tal y como se explica en el PO-INT/02. Además de las anteriores se hablará de NC de auditoría como aquellas no conformidades que se generan como consecuencia de una auditoría. Este tipo de NC generarán su propio informe, se resuelvan de manera inmediata o no, ya descritas en el PO-INT/03. Los miembros autorizados del Departamento de Seguridad Laboral, Calidad, Medio ambiente y Desarrollo Tecnológico que visiten los centros de trabajo fijos o temporales de la organización lo harán, salvo excepción, en calidad de INSPECTORES. De estas inspecciones se ejecutarán Informes de Inspección. Los responsables del centro de trabajo, OBLIGATORIAMENTE trasladarán aquellas conclusiones del Informe, que así lo recojan, a No Conformidades, considerándolas genéricas, si el informe ya menciona la solución al problema, o Singulares en caso contrario. En el caso que los centros de conservación sirvieran de base para la realización puntual de trabajos que exceden los trabajos de conservación, las NC generadas, recibirán tratamiento de obra. Todos los procesos que conforman el alcance global del sistema son susceptibles en cualquier momento de generar alguna no conformidad. Cuando esta se haya producido, tras su detección se estimará la adopción de acciones correctivas. Por el contrario, la planificación y mejora continua de la eficacia del sistema consigue localizar posibles incumplimientos de requisitos. Para lograr que no lleguen a producirse se adoptan acciones preventivas. La mejora continua es un proceso recurrente de optimización del sistema de gestión integrada para lograr mejoras en el desempeño de la gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo de forma coherente con la política integrada de la organización. Se aborda en el procedimiento integrado PO-INT/07 conjuntamente con el establecimiento y gestión de objetivos y metas. Gráficamente: MEJORA CONTINUA Objetivos Metas Programas y procesos ACCIÓN PREVENTIVA no conformidad ACCIÓN CORRECTIVA CONTROLES Auditorías Inspecciones operacionales

5 Hoja 5 de REALIZACIÓN El proceso general de actuación será el siguiente: La persona que detecte una NC lo comunicará a su inmediato superior, o actuará según la sistemática establecida, si esa persona tiene documentalmente definido como actuar en dicho caso. Genéricamente, se documentará como NC genérica ó NC singular (según sea el caso) en el formato específico para ello. Cuando sea posible identificar el elemento no conforme, se utilizará la siguiente metodología: Si el elemento No Conforme detectado en obra es una partida de material recepcionado, el Encargado de Obra lo identificará, siempre que sea posible, adhiriendo una etiqueta de "No Conforme" o bien se segregará situándolo en una zona identificada previamente, caso de producirse realizando el Control de Recepción también se identificará en el propio registro. En el caso de elementos de protección colectiva, la señalización podrá ser de prohibición de paso o uso. Si el elemento no conforme no es una partida de material sino una unidad o fase intermedia de obra que no cumple los requisitos del proyecto o las especificaciones aplicables, la identificación no se realizará sobre la propia unidad de obra sino sobre el registro de Control de Ejecución derivado de la aplicación del PPISO especifico del PGO Las no conformidades identificadas en CONSTRUCCIONES LUJÁN, S.A., pueden derivarse de: A. El incumplimiento de los requisitos especificados para las actividades, procesos y servicios desarrollados. Dicho incumplimiento es detectado normalmente en una de las siguientes operaciones: Inspección de recepción de materiales. Controles de ejecución y operacional Ensayos y Pruebas finales. Informes de mediciones o analíticas de aspectos medioambientales. B. Reclamaciones/quejas y denuncias de terceras partes recibidas por CONSTRUCCIONES LUJÁN, S.A. relacionadas con la gestión de calidad y el medio ambiente. Estas terceras partes pueden ser las siguientes: Administración Pública. Clientes y Proveedores. Otros (Opinión pública, asociaciones,...). Estas no conformidades se gestionarán, además por el PO-INT/26 sobre comunicaciones C. El incumplimiento con los requisitos especificados por el Sistema detectados a través de: Auditorías internas. Revisión del Sistema. Estas no conformidades se gestionan, además, a través del Procedimiento PO-INT/03.

6 Hoja 6 de Procedimiento de No Conformidades genéricas. En obra El responsable de realizar los controles de recepción, ejecución o seguimiento operacional que detecte un rechazo procederá a registrar en el formato correspondiente tal anomalía, procediendo a continuación y si la solución es inmediata a ponerlo en conocimiento del Capataz o Jefe de Obra, el cual ordenará la solución a adoptar en cada caso para eliminar la causa del rechazo. Una vez subsanada la no conformidad se informará al responsable de la inspección el cual realizará un nuevo control sobre el elemento rechazado para verificar la eliminación de la causa del rechazo. En ocasiones el Responsable de la realización de un control y el capataz o encargado serán la misma persona, lo que simplifica el procedimiento de actuación, pues resuelve él mismo o tras consulta con el Jefe de Obra. Una vez solventado el incumplimiento de requisito, problema o dado por conforme o recibido el material o el trabajo realizado, los responsables del centro de trabajo fijo u obra capacitados para ello, lo clasificarán según la naturaleza de la causa, incluyendo una breve descripción según el formato FPINT05/03, indicando los siguientes puntos: Fecha del registro Código de la No Conformidad Referencia de control cuando lo haya Breve descripción de la No Conformidad Responsable Clave del tratamiento dado Codificación según origen Las conclusiones serán descritas en los Informes al Comité de Dirección de Seguridad Laboral, Calidad y Medio ambiente (SLCMA) y a los Departamentos correspondientes. También se registrarán en este formato aquellas que se detecten durante los procesos de construcción fuera de las inspecciones programadas. Periódicamente según quede establecido, se rellenará el formato de Resumen de No Conformidades genéricas (FPINT05/02), remitiendo copia al Departamento de SLCMA+dTEC. Por ser las No conformidades genéricas problemas menores y de rápida e inmediata solución, no será necesario abrir una acción correctiva para estas mientras se cumplimenta el formato de descripción de la NC. A raíz de los análisis de los datos reflejados en los Informes del Sistema Integrado de Gestión al Comité de SLCMA se plantearán y/o tomarán las acciones correctivas ó acciones preventivas que se consideren necesarias si así se estima necesario. Los Resúmenes de No Conformidades genéricas y la Descripción de No Conformidades genéricas que deberán ser realizados cronológicamente serán archivados en el sistema de archivos de la obra. Centros fijos: oficinas y Parque de Maquinaria Se actuará según el apartado 5.3

7 Hoja 7 de Procedimiento de No Conformidades Singulares En obra Se registrarán las No Conformidades que el Jefe de Obra evalúe como de importancia singular, la cual tendrá un estudio o consultas necesarias para determinar su resolución. También aquellas que le sean detectadas en Inspección, y las que se deriven de auditoría. El formato para registrar las No Conformidades se denomina Lista de No Conformidades con Informes el cual se encuentra en el PGO. Una vez registrado se abrirá un Informe de No conformidad (singular) (FPINT05/01) para cada una de las No Conformidades registradas en la cual se tratarán como mínimo los siguientes apartados: Identificación del informe, mediante el número que corresponda al PGO. Número de orden que le corresponda y código de la obra. Descripción de la No Conformidad. Causa que la produce. Resolución adoptar, responsable y fecha prevista de la finalización de la resolución. Si se puede volver a dar o no en el transcurso de la obra/trabajo a realizar. Acción correctiva si puede volver a ocurrir en el transcurso de la obra/trabajo a realizar. Cierre del informe. Cargos, fechas y firmas de los responsables de realizar las propuestas, resolución, implantación y cierre Una vez abierto el informe, descrita la No Conformidad y causa que la produjo, será responsabilidad del Jefe de Obra resolver el problema manifestado incluso detener si lo estima conveniente la unidad constructiva hasta su resolución o así se le traslada desde superior jerárquico del Área de Producción, Departamento de SLCMA+dTEC, Dirección Técnica ó Dirección Facultativa. Será entonces su responsabilidad cumplir y hacer cumplir la paralización de actividad requiriendo los medios necesarios para ello. Si dicha no conformidad puede volver a producirse en la obra, será de aplicación el establecimiento de una acción correctiva para prevenir la reiteración de la causa del daño. En caso que no se pueda volver a producir, no será necesario abrir una acción correctiva, puesto que no es posible erradicar la causa de algo que no va a ocurrir de nuevo. Dicha resolución se registra en el segundo apartado del Informe de No Conformidad, indicándose el responsable de la implantación de la resolución y el plazo previsto para su cierre. El cierre de la no conformidad será verificado por el Jefe de Obra rellenando el tercer apartado del Informe en el cual se describirá el resultado y efectividad de la solución adoptada, fechando y firmando al pie del documento. El Jefe de Obra deberá remitir al departamento de SLCMA+dTEC copia del Informe de No Conformidad reflejando en él la resolución adoptada, cierre de la misma y si fuese necesario acciones correctoras tomadas con objeto de prevenir la repetición del problema, el archivo se realizará en el Anexo del PGO de la Obra. Se registrará la Lista de No Conformidades la descripción de la misma, número, fecha de la propuesta, resolución y cierre según se vayan manifestando.

8 Hoja 8 de 11 Centros fijos: oficinas y Parque de Maquinaria Se actuará según el apartado No conformidades detectadas en centros fijos: oficinas y Parque de Maquinaria La persona que detecte una NC, lo comunicará verbalmente al Director del departamento o centro de trabajo afectado, siendo éste quien evaluará si son Genéricas o Singulares Genéricas: Por la sencillez y rapidez de solución no será necesario documentarlas en ningún formato. El Director del Departamento/Centro de Trabajo afectado solucionará de manera inmediata dicho problema en caso de poder hacerlo o en su defecto éste lo comunicará al Dir. de (SLCMA+dTEC), quien lo solventará inmediatamente. Singulares: El Director del departamento/centro de Trabajo afectado documentará dicha NC en el "Informe de No conformidad (singular)" (FPINT/05/01), actuando a partir de aquí igual que lo expuesto en "Procedimiento de No conformidades Singulares" con las siguientes salvedades para el caso de departamentos: - El responsable de resolver el problema será el Director del departamento/centro de trabajo en cuestión. - En caso que el Director del departamento/centro de trabajo lo estime necesario, la resolución la tomará el Dir. SLCMA+dTEC. - El cierre será verificado por el Director del departamento/centro de trabajo afectado. - El Director del departamento/centro de trabajo afectado remitirá al departamento de SLCMA+dTEC copia del informe de No conformidad. - Dichas NC serán archivadas según criterios de cada Director de departamento/centro de trabajo de manera que sean fácilmente localizables. Las No conformidades provenientes de auditorías, están reflejadas en el PO-INT/ Tratamiento de las No Conformidades. El DSLCMA+dTEC agrupará los resúmenes periódicos de Grupos de No Conformidades por códigos, periodo, obras y departamentos llevando un control del acumulado anual, los cuales serán presentados dentro del Informe al Comité de Dirección de SLCMA. Será el Director de Producción en el caso de obras y el Dir. del DSLCMA+dTEC en el resto de casos, el responsable de la creación de un Equipo de trabajo, para analizar y proponer soluciones de aquellas No Conformidades que por su cantidad o tipología se estime necesario. De los informes de No Conformidad singulares, el departamento de SLCMA realizará un resumen de los mismos indicando obra ó departamento, número de informe, causa, resolución y si aplicó acción correctiva, formará parte del Informe de SLCMA periódico y será tratado en el Comité, analizando las resoluciones que se adoptaron, los paros que originaron así como la efectividad de las resoluciones.

9 Hoja 9 de 11 En el caso de las NC genéricas, las posibles disposiciones a tomar con las NC detectadas serán: Reparar: En aquellas ocasiones que sea posible, para satisfacer los requisitos establecidos. Rechazar: No es posible proseguir con la utilización del material en las condiciones actuales o aceptar la unidad ejecutada. Asumir: Decisión de utilizar el material no conforme en las condiciones actuales o aceptar la unidad con aprobación escrita del cliente. Reclasificar: Destinar el material a otro uso o separar los defectuosos. La disposición elegida no podrá contrariar la legislación ni la normativa vigentes, en especial en las correspondientes con NC de seguridad y salud en el trabajo ni las medioambientales. En este caso el rechazo o la reparación podrán o incluso deberán incluir la prohibición de uso o trabajo hasta que se adopten las medidas necesarias. En el caso de las No conformidades singulares se explicará en el Informe de NC la disposición adoptada en base a la tipología anterior Origen Dependiendo de donde se origine la propuesta de la acción correctiva/preventiva, la gestión de las mismas se realizará según se indica a continuación. De las obras Se describirá el origen de la propuesta, indicando el Dpto. Área, Sección o documento origen de la acción correctiva. Se numerará la Acción Correctiva con el número de orden correlativo de la Lista de Acciones Correctivas del Plan de Calidad y Medio Ambiente de la obra. A continuación se describirá la unidad de obra/actividad afectada, indicando la causa del establecimiento de la Acción Correctiva en el apartado primero. En el segundo apartado se describirá la propuesta de la Acción Correctiva, debiendo indicar al pie el nombre, cargo, fecha y firma del responsable de la propuesta. La descripción de la Acción Correctiva aprobada se realizará en el tercer apartado. Quedará definido el responsable y plazo previsto para realizar la implantación. La Acción Correctiva podrá ser establecida por el Jefe de Obra, Jefe de Grupo, Dir. Producción ó DSLCMA+dTEC En la acción se registrará aquellos documentos que sean afectados, modificados, o necesarios para llevar a cabo la misma.

10 Hoja 10 de Seguimiento En caso de que fuera impuesta por una No Conformidad de Auditoria será el Auditor el responsable de aprobarla. En todas las Acciones Correctivas se registrarán la fecha prevista de cierre y la fecha en que se realizó el cierre real, así como el cargo, fecha y firma de los responsables de cada una de las actuaciones. El archivo del Informe, se realizará en el Anexo del PGO de la Obra y el registro del mismo en la Lista de Acciones Correctivas de dicho Plan. Las Acciones Preventivas que deban implementarse en la Obra, tendrán el mismo tratamiento que el descrito para las Correctivas, siendo en estos casos el responsable de comprobar la eficacia el Director de Producción. Las Acciones Correctivas y Preventivas que sean implantadas en las obras, serán comunicadas al DSLCMA+dTEC para su documentación, cuando sean aprobadas y cerradas. Del Sistema Las propuestas de Acción Correctivas y Acciones Preventivas serán sometidas a revisión por parte del Comité de SLCMA, tras cuya aceptación se incluirá en el Registro de Acciones Correctivas o Preventivas y se asignará el responsable de su implantación, siendo firmado el informe por éste, en el caso de que la Acción fuera de carácter general la firma del responsable de la implantación podrá ser registrada en otro documento. Si la propuesta no fuese aceptada, se expondrá verbalmente por parte del Comité o bien del responsable de Departamento correspondiente, según el nivel, el motivo de la desestimación de dicha propuesta. El DSLCMA+dTEC mantendrá actualizada un registro de todas las Acciones Correctivas y de las Preventivas implantadas. Durante el periodo de la implantación, el responsable de realizar el seguimiento será el Jefe de Obra o Jefe del Departamento afectado. El DSLCMA+dTEC hará un seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas, para comprobar si están en proceso de implementación y el plazo establecido, si se llevan a cabo y es eficaz. (salvo que expresamente se nombre otro responsable). En los Informes de SLCMA contendrán un apartado específico que indique el estado de las acciones implantadas, las desviaciones sufridas en su implantación, las modificaciones que permitan mejorar su implantación, etc. Tales informes se efectuarán con una periodicidad que permita hacer efectivo el seguimiento de las Acciones correctivas (AC) y Acciones preventivas (AP). El responsable de realizar la comprobación de la eficacia una vez registrado el resultado de la misma, lo fechará y firmará remitiendo copia del mismo al DSLCMA+dTEC.

11 Hoja 11 de 11 En el caso de AP/AC general implantadas en la empresa, las cuales se implantan en las obras en que sea necesario, se actuará del siguiente modo: o o Cuando el responsable de "comprobación de eficacia" realice dicha acción, fechará y firmará la AP/AC general. Al realizar la "comprobación de eficacia" en el registro de la AP general, firmado y fechado, todos los ejemplares de dicha AP/AC general que han sido implantados en obra queda comprobada su eficacia, sin necesidad de que se firme cada uno de los registros de las diferentes obras. Si la AP/AC es específica para una obra concreta, si será necesario el registro de "comprobación de eficacia" en el ejemplar de la obra Registro y revisión La Acción Correctiva y/o Preventiva queda establecida y documentada en el formato "Informe de Acción Correctiva FPINT05/05 y la Preventiva en el formato FPINT05/06 indicadas en el anexo. En los PGO quedarán registradas las Acciones Correctivas y Preventivas a implementar, registrando las fechas del comienzo de la implantación, prevista de cierre y cierre real, siendo los Informes archivados en el Anexo. Serán remitidas copia de las acciones implantadas al DSLCMA+dTEC cuando se produzcan cambios en la acción, aprobación, cierre y comprobación de la eficacia. El DSLCMA+dTEC mantendrá registro de las Acciones implantadas diferenciando las correctivas de las preventivas Codificación Las Acciones Correctivas y Preventivas implantadas, se identificarán mediante las siglas AC ó AP y continuando la codificación según se expone en el PO-INT/ ÍNDICE DE FORMATOS GENERADOS FPINT05/01 Informe de No Conformidad FPINT05/02 Resumen periódico de No Conformidades Genéricas. FPINT05/03 Descripción de No Conformidades genéricas FPINT05/04 Registro de Informes de No Conformidades FPINT05/05 Informe de Acción Correctiva FPINT05/06 Informe de Acción Preventiva FPINT05/07 Lista de acciones correctivas FPINT05/08 Lista de acciones preventivas