RECEPCIÓN CUALITATIVA DE SUMINISTROS

Transcripción

1 RECEPCIÓN CUALITATIVA DE SUMINISTROS INDICE I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS III. 1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN III. 2. GESTIÓN GENERAL I. OBJETIVOS Determinar si se lleva a cabo la recepción cualitativa de sus suministros mediante un proceso que forme parte de un sistema de gestión de la calidad certificado. Analizar si los procedimientos utilizados para la recepción cualitativa de los suministros son eficaces y aseguran que sólo se aceptan suministros que cumplan los requerimientos establecidos. Verificar si los suministros no conformes se controlan e identifican de forma adecuada hasta su devolución. Comprobar si se cumple la normativa nacional e internacional de calidad y la propia de la organización aplicables. II. ALCANCE Esta auditoría interna comprende exclusivamente el análisis de la recepción cualitativa de los suministros que requieren gestión/aseguramiento de la calidad. Queda fuera del alcance: La recepción física de los suministros. La recepción cualitativa de aquellos suministros que no requieren gestión/aseguramiento de la calidad y cuya aceptación se efectúa por el peticionario o por una función diferente a la de Calidad. La aceptación cualitativa de los servicios. 1

2 III. PROCEDIMIENTOS III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN 1. Establecer la normativa de calidad sectorial, nacional o internacional aplicable. Determinar los requerimientos de calidad exigidos para la recepción cualitativa de suministros dentro de un sistema de gestión de la calidad certificado. 2. Comprobar que la función de Calidad asume las responsabilidades derivadas de la recepción cualitativa de suministros. 3. Analizar las políticas establecidas en cuanto a: Suministros que requieren aceptación cualitativa por parte de Calidad. Suministros que tienen calidad concertada con los proveedores y que son directamente entregados para su utilización productiva, montaje o venta. Suministros que requieren revisiones e inspecciones de entrada antes de su puesta disposición. Verificar si estas políticas están adecuadamente formalizadas y difundidas. 4. Evaluar si están establecidos y formalizados procedimientos para la definición y especificación en los documentos de compra, de los requerimientos de calidad a cumplir en los suministros a aprovisionar. Verificar si: Forman parte de los documentos contractuales de compra (pedido, contrato, etc.). Se comunican y son conocidos por los proveedores. Están adecuadamente formalizados. 5. Cuando se requiera una recepción de los suministros por parte de Calidad, comprobar que se mantienen documentos formalizados con las pautas de verificación a seguir. Revisar que exista un control que asegure que están continuamente actualizados. 6. Cuando sea aplicable, verificar que los procedimientos utilizados permiten una trazabilidad de los suministros recibidos que relacione: Proveedor y documento de compra. Documento o parte de recepción de entrada. Destino o utilización del suministro recibido: lote de fabricación, serie de montaje, pedido de venta, etc. Identificación física de los elementos: referencia, número de serie, etc., y de su destino, cuando sea necesario. Comprobar que los procedimientos empleados aseguren la cadena de trazabilidad. 2

3 7. Cuando sea aplicable, verificar que se mantienen procedimientos que evidencian el estado de la verificación de entrada (pendiente, conforme, no conforme, etc.). 8. Analizar los procedimientos utilizados para el control, segregación física y disposición de los suministros no conformes. Valorar si aseguran la devolución inmediata a los proveedores e imposibilitan su utilización. 9. Comprobar que se mantienen registros por suministros y proveedores que contengan la información de las verificaciones de entrada realizadas y las acciones preventivas o correctoras derivadas de las mismas. 10. Analizar si se elaboran informes periódicos que permitan valorar el alcance de las verificaciones de entrada efectuadas, los resultados obtenidos y el número de las no conformidades detectadas. Evaluar si se utilizan para la toma de decisiones. III.2. GESTIÓN GENERAL 1. Determinar los procedimientos que hagan referencia a la recepción cualitativa de suministros. Analizar si su contenido desarrolla y formaliza aspectos tales como: Suministros a los que es de aplicación. Procedimientos para la definición de los requerimientos que han de cumplir los suministros a aprovisionar. Formalización de los requerimientos en los documentos de compra. Información y comunicación a los proveedores y subcontratistas. Procedimientos de recepción cualitativa a aplicar en función de que requieran aceptación previa por parte de Calidad antes de su puesta a disposición o tengan calidad concertada. Pautas de inspección a utilizar para la revisión del cumplimiento de los requerimientos exigidos. Control, identificación y disposición de los suministros no conformes. Definición y asignación de responsabilidades a Calidad y otras áreas de la organización implicadas. Comunicación de la aceptación cualitativa a las diferentes áreas de la organización. Registro de la aceptación cualitativa en los sistemas de información. Valorar si los diferentes niveles de responsabilidad y personas implicadas dentro de la organización tienen un conocimiento adecuado de su contenido. 2. Evaluar si los procedimientos utilizados son revisados periódicamente e introducidas las mejoras continuas. Comprobar cuando se ha llevado a cabo la última actualización y el alcance de las mejoras realizadas. 3

4 DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS 3. Analizar si se dispone de un procedimiento formalizado por el cual los proveedores conozcan y se comprometan con el sistema establecido para la gestión/aseguramiento de la calidad en los suministros que se aprovisionan. Comprobar si: Está adecuadamente difundido y aceptado, de forma que cualquier proveedor que mantenga o quiera iniciar relaciones comerciales con la organización lo conozca. Se requiere, cuando sea aplicable, la evaluación del proveedor y su validación periódica. Los documentos de compra incluyen como parte de los mismos, los requerimientos de calidad que han de ser cumplidos. 4. Con relación a los requerimientos exigidos para los suministros, verificar si los procedimientos diferencian entre: Los propios del suministro. Los exigidos al sistema de gestión de la calidad del proveedor. La documentación que debe acompañar la entrega del suministro. 5. Seleccionar una muestra de aprovisionamientos que requieran aseguramiento de la calidad y verificar que: Se han definido los requerimientos de la calidad establecidos por la organización. Se han comunicado al proveedor y son aceptados por éste. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD 6. Comprobar que cuando se efectúa la recepción física de los suministros, existe un procedimiento formalizado, mecanizado o manual, que comunica de forma inmediata que requieren la autorización de Calidad. 7. Analizar si este procedimiento permite identificar y documentar adecuadamente la siguiente información: Los datos de los documentos de compra. La información de los documentos de entrada (albarán, parte de recepción, etc.) a que corresponden. La identificación y descripción del suministro. La fecha de entrada en el centro. La fecha de puesta a disposición de Calidad, cuando sea aplicable. La fecha y el nivel de responsabilidad de Calidad que lo autoriza, cuando sea necesario. 4

5 Verificar que esta información se registra de forma automática en los sistemas informáticos de Compras/Aprovisionamientos. 8. Cuando los suministros recibidos son entregados de forma directa para su utilización en destino comprobar que existe una trazabilidad documental y física (cuando sea necesario), que permita identificar en todo momento el destino al que se han incorporado los suministros y su relación con los documentos de entrada. CONTROL DE LOS SUMINISTROS 9. Para aquellos suministros que requieran la aceptación de Calidad, verificar que los procedimientos empleados aseguran que: Existe un control que evidencie el estado actual del suministro: pendiente de revisión, en fase de revisión, revisado y aceptado y no conforme. Existe una segregación física y/o identificación adecuada entre los suministros pendientes de la autorización de Calidad y los que ya han sido aprobados, que permita su diferenciación. Cuando se dispone de los suministros antes de la autorización de Calidad, se mantiene la trazabilidad necesaria con su destino. Los registros informáticos evidencian en todo momento que los materiales están pendientes de la aprobación de Calidad. Cuando los materiales son utilizados antes de la revisión de Calidad, los sistemas informáticos reflejan esta situación. 10. Para realizar una prueba de auditoría interna, obtener el detalle de los suministros pendientes de aceptación por parte de Calidad a una fecha determinada. Verificar que: Están debidamente identificados como pendientes de revisión. Están adecuadamente controlados y segregados físicamente de los que ya han sido autorizados de forma que no puedan confundirse. Todos los suministros pendientes según el detalle coinciden con los que físicamente aparecen como pendientes. Cuando se detectan físicamente suministros pendientes no incluidos en la información de partida, estas situaciones están debidamente explicadas. VERIFICACIÓN DE RECEPCIÓN 11. Para analizar las verificaciones que se realizan para la aceptación cualitativa por parte de Calidad, seleccionar una muestra de entradas ya verificadas cercana a la fecha de la auditoría y de las que a la fecha de la prueba estén en curso, diferenciada por suministros y proveedores. Obtener la pauta de verificación utilizada, comprobando que: Existe una pauta de verificación formalizada para efectuar la inspección de entrada. 5

6 Están definidas las características a revisar diferenciadas por su naturaleza (críticas, principales, secundarias, etc.). Los requerimientos exigidos al sistema de gestión de la calidad del proveedor han sido cumplidos, cuando sea aplicable. La documentación técnica de referencia (especificaciones, planos, etc.) utilizada, coincide con la versión en vigor y con la comunicada al proveedor, cuando sea aplicable. Están señalados los instrumentos de medida a utilizar durante la verificación. Cuando el cliente lo requiera, están incluidas las características a verificar reflejadas en el documento de venta. La documentación requerida al proveedor en el documento de compra (certificados de prueba, conformidad, etc.) ha sido enviada. Figura consignada la información relativa al tamaño de la muestra y lote seleccionado. Cuando sea practicable, comprobar que la toma de muestras para la inspección se efectúa en función de criterios estadísticos generalmente aceptados o definidos en el contrato con el proveedor. Está registrado la persona que realiza la verificación cuando sea practicable, valorar si el personal está familiarizado con su trabajo y dispone de las instrucciones suficientes. Se registran los resultados obtenidos en las verificaciones de cada característica llevadas a cabo. Hay evidencia del nivel de responsabilidad de calidad que aprueba la recepción cualitativa y la fecha en que se autoriza. Se registra en los sistemas informáticos de forma inmediata dicha aprobación. 12. Cuando el cliente requiera su propia inspección en origen o en las instalaciones de los suministros comprados, revisar que: Este requisito figura explicitado en los documentos de venta. Ha sido comunicado al proveedor, en el documento de compra, al realizarse la contratación, en los casos que proceda. La organización efectúa su propia aceptación cualitativa al margen de la del cliente. 13. Para las entregas provenientes de otros centros de la organización, verificar que están adecuadamente definidos los procedimientos a seguir para su aceptación cualitativa en el centro de destino. 14. A partir de la información facilitada por los sistemas informáticos o de forma manual, comparar para una muestra representativa de suministros diferenciada por sus características y proveedores: Fecha de la recepción física. Fecha de la aprobación por parte de Calidad de la recepción cualitativa. 6

7 Estratificar los periodos en días naturales y laborables analizando si los periodos medios resultantes son razonables en función de las verificaciones de entrada a realizar a los suministros. Cuando se detecten demoras significativas no justificadas, valorar si han tenido incidencia en el proceso productivo o en los diferentes destinatarios NO CONFORMES. 15. Para los suministros que no resulten conformes, comprobar que los procedimientos utilizados: Aportan una evidencia documental que justifique el rechazo. Los ponen en conocimiento y se devuelven al proveedor de forma inmediata. Los controlan e identifican de manera adecuada de forma que se impida su confusión con los suministros conformes. Realizar comprobaciones durante el transcurso de la auditoría interna para revisar que todos los suministros no aceptados están controlados e identificados como tales. 16. Con relación a las devoluciones de los materiales no conformes a los proveedores estratificar para un periodo de tiempo el desfase existente entre la fecha en la que Calidad rechaza el suministro y la fecha en que se devuelve al proveedor. Analizar la razonabilidad de estos periodos. 7