RECUENTO FÍSICO EN ALMACENES

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1 RECUENTO FÍSICO EN ALMACENES ÍNDICE I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS III. 1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN III. 2. RECUENTO FÍSICO III. 3. CORTE DE OPERACI0NES I. OBJETIVOS Determinar si la información disponible sobre las existencias físicas en almacén es fiable, íntegra y oportuna. Contrastar la realidad física de la información consignada en los registros de existencias. Verificar que se dispone de un sistema de identificación y localización de las existencias es eficaz y adecuado de acuerdo con la naturaleza de las mismas. Revisar si las existencias se encuentran adecuadamente protegidas, aseguradas y que el acceso a los almacenes está limitado a personal autorizado. Comprobar que se cumplen las disposiciones legales y la normativa interna aplicables. II. ALCANCE Los procedimientos que se detallan son de aplicación, en todo o en parte, cuando: Se lleva a cabo una auditoría de las existencias propiedad o en custodia. Se comprueban los recuentos físicos rotativos establecidos. Se revisa un recuento anual total de las existencias en almacenes Si existe producción en proceso tener en cuenta que las materias primas ya transformadas pero que aún no llegaron a producto acabado considerar su deducción como materia prima para comparar con el recuento. 1

2 III. PROCEDIMIENTOS III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN 1. Cuando tenga establecida una política de recuentos físicos rotativos para los materiales y productos almacenables, revisar si se dispone de procedimientos que la desarrollen y que establezcan: El alcance de las existencias afectadas. Los criterios utilizados para determinar los materiales y productos a recontar (clasificación ABC, caducidad, requerimientos de calidad medioambiente o seguridad, criticidad del suministro o del servicio, etc.). La periodicidad de los recuentos. La asignación de responsabilidades en los recuentos, para el análisis de las diferencias y la aprobación. Comprobar si: Se cumple el alcance y la periodicidad de los recuentos rotativos establecidos. Las diferencias obtenidas se analizan, aprueban, registran y son razonables. 2. Cuando se efectúe recuentos físicos generales de las existencias almacenadas, revisar si se desarrollan procedimientos e instrucciones de recuento que recojan, entre otros, los aspectos siguientes: En cuanto al objeto del recuento El alcance de los inventarios a contar, delimitando los incluidos y los excluidos. Las fechas en las que se realizará el recuento. La asignación de responsabilidades en cuanto a la organización de la toma de inventario diferenciada por niveles de atribuciones. En cuanto a la preparación del inventario La definición de las áreas a recontar y su ubicación física en las instalaciones. Los medios físicos y humanos a utilizar. La determinación de los equipos de conteo indicando su número, composición y niveles de responsabilidad asignados a cada miembro. Procedimientos de conteo a emplear adaptados a la naturaleza de los elementos inventariables. Localización e identificación física de los materiales y productos a recontar. 2

3 Corte de operaciones y de movimientos previos y durante el proceso de recuento. Actualización de los registros permanente de existencias. Actualización de los registros contables de existencias valoradas. En cuanto a la toma del inventario Sistemática a seguir durante el inventario. Modelos de fichas/listados de inventario a utilizar y soporte físico o electrónico de los mismos. Cumplimentación de las fichas de recuento Control, entrega y cumplimentación de las fichas/listados de conteo. Verificación de los recuentos realizados por parte de los niveles de los miembros de los equipos que tengan asignada esta responsabilidad (supervisores, auditores internos, etc.). Compilación de la documentación y de las fichas de recuento para obtener el inventario total físico recontado. En cuanto a la comparación y análisis de los resultados del inventario Actualización y cierre del registro permanente de existencias a la fecha del recuento. Cierre de los registros de inventarios permanentes contables valorados a la fecha del recuento. Elaboración del inventario físico recontado y comparación con los registros permanentes Análisis de las diferencias físicas derivadas del conteo. Comparación de los inventarios físicos derivados del recuento con los contables valorados. Análisis de las diferencias resultantes entre los inventarios físicos y contables. Ajuste de las diferencias de conteo aceptadas, autorización y registro. Comprobar si: Las instrucciones están suficientemente difundidas, son conocidas, entendidas y aplicadas por los distintos niveles de responsabilidad encargados del inventario. La operatividad del recuento se ha llevado a cabo de conformidad con lo previsto en las instrucciones. Las diferencias surgidas están adecuadamente controladas, analizadas, autorizadas y registradas Los registros permanentes y la contabilidad reflejan las cantidades recontadas 3

4 3. Con independencia del origen de las diferencias de inventario (operatividad habitual de los almacenes, recuentos rotativos, recuento general) determinar si el área Financiera: Mantiene registros contables diferenciados en función de la naturaleza y origen de las mismas. Analiza de forma sistemática tales diferencias. Aprueba, con carácter previo, su registro y ajuste en los inventarios valorados. Se compara periódicamente la coincidencia entre los registros permanentes y contables de las existencias. 4. Analizar si existe correlación entre los criterios de registro físico y contable de los movimientos de entrada y salida de las operaciones de almacén que asegure que las transacciones se anotan con criterios homogéneos. En particular los relativos a: Las entradas de suministros provenientes del exterior. Las entradas recepcionadas físicamente y pendientes de su aceptación cualitativa. Las salidas para su utilización productiva / servicio o consumo interno. Nota. - Los procedimientos de auditoría interna que se señalan a continuación son de aplicación en cualquier trabajo que requiera la revisión del procedimiento de recuento establecido, o cuando formando parte de un trabajo de auditoría interna, los auditores internos deban efectuar recuentos físicos propios de existencias almacenadas. III.2. RECUENTO FÍSICO 1. Cuando sea aplicable seleccionar una muestra de partidas a recontar por parte de Auditoría Interna basada en criterios tales como: La adecuación de los controles internos existentes sobre las transacciones de almacén. La clasificación ABC de existencias. Los índices de rotación de las partidas. La frecuencia de los recuentos rotativos, si existen. La criticidad de utilización o consumo de los ítems derivada de la naturaleza o de las condiciones de almacenamiento de los materiales y productos La normativa legal o de seguridad aplicable en función de los negocios que efectúe. 4

5 IDENTIFICACIÓN 2. Determinar si las mercancías y productos disponen de una referencia descriptiva que las identifique de forma indubitable. 3. Cuando sea aplicable, verificar que los ítems a contar disponen de procedimientos físicos (manuales o de soporte informatizado) que permanezcan adheridos a la partida almacenada. Valorar si esos elementos identificativos son adecuados a la naturaleza del material. 4. Valorar si el personal encargado de realizar el conteo dispone del conocimiento y la experiencia adecuados para identificar la partida a contar de manera indubitable. 5. Asegurarse de que el personal de recuentos no tiene información previa de las cantidades existentes de las partidas a recontar LOCALIZACIÓN 6. Cuando sea practicable, revisar si dispone de un sistema de localización y asignación de espacio físico para la partida a contar. Comprobar si el procedimiento asigna un lugar de almacenamiento adecuado al producto. 7. Comprobar que el lugar asignado es el previsto y permite un almacenamiento adecuado a la naturaleza de las existencias y que facilita su visualización y conteo. 8. Cuando se requieran medios físicos para la movilidad de las partidas a recontar, comprobar que son adecuados a la naturaleza del producto y si son suficientes. 9. Valorar si el personal encargado de efectuar el recuento de los materiales y productos está suficientemente adiestrado para su localización de manera eficaz. MÉTODO DE RECUENTO 10. Analizar el procedimiento de recuento utilizado (por unidades, peso, volumen, medición, etc.) determinando si es el adecuado a la naturaleza del elemento recontado. 11. Cuando se utilicen instrumentos o aparatos para el recuento que requieran un contraste en su fiabilidad de medición, verificar que existe evidencia documental de soporte que la confirme. 12. Comprobar que el espacio físico en el que están depositados los materiales y productos a contar, permite una visualización adecuada de manera que no se puedan producir errores de conteo por causa de una mala visión de los mismos por parte del personal encargado de su recuento. 5

6 CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Y UTILIZACIÓN 13. Cuando la naturaleza de las existencias requiera determinadas condiciones de almacenamiento y conservación, comprobar que éstas están formalmente definidas y se cumplen. 14. Si el manejo de los materiales requiere el uso de determinados instrumentos, verificar que el personal encargado los utiliza y está familiarizado con su empleo. 15. Si la vida útil de los elementos tiene una fecha de caducidad, revisar que ésta no se ha cumplido y que existe un control efectivo sobre la misma. 16. Cuando sea aplicable, verificar que el personal encargado dispone de los requerimientos reglamentarios exigidos. TOMA DE INVENTARIO 17. Verificar que el personal encargado de los conteos los realiza de forma adecuada cumpliendo los procedimientos establecidos. 18. Revisar que existe un soporte documental adecuado en el que se consigne los elementos recontados, su identificación y las cantidades obtenidas. 19. Revisar que se deja la evidencia necesaria para identificar las personas que efectúan el conteo, quienes lo supervisan y aprueban, cuando sea aplicable. 20. Determinar si las prácticas seguidas aseguran que las cantidades recontadas se registran de forma fiable para su comparación posterior con los registros permanentes. SIN UTILIZACIÓN 21. Durante el proceso de realización de los recuentos recorrer los lugares de almacenamiento correspondientes observando si existen materiales o productos que, por su apariencia, mal estado o condiciones de almacenamiento inadecuadas, pudieran tratarse de elementos sin utilización productiva o de servicio. Comentar con personal responsable de la organización estas apreciaciones. PROPIEDAD DE TERCEROS 22. Si existieran productos propiedad de terceros ajenos depositados, revisar que se encuentran debidamente identificados y segregados físicamente de manera que no puedan confundirse con los propios. 6

7 III.3. CORTE DE OPERACI0NES 1. Verificar que durante la realización de los recuentos no se producen movimientos físicos de los elementos a contar. En caso de que se efectúen, comprobar que existen controles documentales suficientes sobre tales transacciones. REGISTRO PERMANENTE DE EXISTENCIAS 2. Revisar que la información mecanizada sobre las existencias físicas está cerrada a la fecha en la que se lleva a cabo el recuento. 3. Verificar mediante la revisión de las fechas, numeración, etc. que todas las transacciones correspondientes a entradas o salidas de almacén anteriores a la fecha del recuento han sido recogidas en los registros físicos permanentes. 4. Analizar si todos los rechazos correspondientes a movimientos anteriores a la fecha del recuento han sido oportunamente aclarados. 5. Revisar cualquier regularización registrada en los registros en fechas cercanas a la fecha del recuento determinando su justificación. 6. Comprobar que las transacciones de almacenes efectuadas con posterioridad a la toma de inventario no se registran hasta tanto no se haya dado validez a los resultados del conteo y se hayan anotado los ajustes derivados del mismo. 7. Revisar que los ajustes de las diferencias surgidas en los registros de inventario físico como consecuencia del conteo son autorizadas por un nivel de aprobación adecuado. INFORMACIÓN CONTABLE 8. Comprobar que la fecha de cierre de los registros permanentes de inventarios es coincidente con la fecha de cierre contable 9. Verificar que los procedimientos establecidos comparan a nivel de referencia de almacén las diferencias existentes en unidades físicas entre las consignadas en los registros permanentes y las que aparecen en la información contable, cuando sea aplicable. 10. Analizar si las facturas de proveedores correspondientes a suministros almacenables anteriores al recuento han sido contabilizadas como pasivo provisional o definitivo. 7

8 11. Determinar si las imputaciones a costes de las salidas de materiales y productos de almacén producido hasta la fecha del recuento han sido adecuadamente contabilizadas. 12. Determinar que no existen apuntes contables rechazados pendientes de aclaración y registro de movimientos de almacén anteriores al conteo. 13. Determinar si los apuntes contables de regularización o ajuste de las existencias requieren un nivel de aprobación del área Financiera adecuado. III.4. ANÁLISIS DE LAS DIFERENCIAS 1. Obtener el detalle de las diferencias de conteo surgidas durante el recuento. Analizar su contenido para seleccionar una muestra en función de criterios tales como: En número de unidades físicas faltantes o sobrantes. En valor económico de las diferencias, tanto por su precio de coste unitario como por su importe total. Por la criticidad para el negocio de la organización. Por los posibles indicadores de malversación que supongan. Por su incidencia en los requerimientos legales o reglamentarios que afecten a los materiales o productos. Por la repetición de tales diferencias. 2. Verificar si existe un procedimiento establecido para el análisis de las causas determinantes. 3. Comprobar que existe una evidencia documental adecuada del estudio efectuado previa a la regularización de las diferencias. 4. Verificar que se requiere un nivel de autorización suficiente por parte del área Financiera previo al registro contable de las diferencias. 5. Analizar si existe un desglose contable suficiente que permita un seguimiento de las diferencias de recuento a nivel de almacén, grupo de materiales, niveles de responsabilidad, etc. 8