AUTORIZADO MTRA. IRIS E. SANTACRUZ FABILA SECRETARIA GENERAL

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1 1.0 PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL PARA: ÁREA RESPONSABLE: COORDINACIÓN GENERAL DE DIFUSIÓN. CÓDIGO: FECHA DE AUTORIZACIÓN: PI-CGD-1 8 DE JUNIO DE 2011 DOCUMENTÓ FECHA DE REVISIÓN: REVISÓ NO APLICA NO. DE REVISIÓN: 0 PÁGINA 1 DE 9 AUTORIZÓ DIRECCIÓN DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y GESTIÓN UNIVERSITARIA OFICINA DEL ABOGADO GENERAL ÁREAS PARTICIPANTES EN EL ANÁLISIS AUTORIZADO MTRA. IRIS E. SANTACRUZ FABILA SECRETARIA GENERAL CONTENIDO PÁGINA 1.0 Objetivo Ámbito de aplicación Interacción con módulos del SIIUAM Insumo(s) y resultado(s) Áreas participantes en el análisis Responsable de la revisión Revisión y actualización Normatividad aplicable Definiciones Lineamientos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Lista de distribución Control de cambios... 9 ANEXOS Acta de inicio de inventario Acta de cierre de inventario

2 1.0 OBJETIVO: Establecer el proceso administrativo para realizar un recuento de las existencias físicas de artículos en las librerías a la fecha de la toma del inventario. 2.0 ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente procedimiento es aplicable a los inventarios físicos de las áreas de librería de la Universidad. 3.0 INTERACCIÓN CON MÓDULOS DEL SIIUAM: MÓDULO ACTIVIDAD Contabilidad Registro del sobrante o faltante del inventario físico. Control Presupuestal Afectación presupuestal. 4.0 INSUMO(S) Y RESULTADO(S): INSUMO(S): Oficio de fechas de realización del inventario físico. RESULTADOS(S): Inventario físico realizado. 5.0 ÁREAS PARTICIPANTES EN EL ANÁLISIS: En Rectoría General: 5.1 Coordinación General de Difusión. 5.2 Auditoría Interna. 5.3 Dirección de Análisis Organizacional y Gestión Universitaria. 5.4 Dirección de Contabilidad General. 5.5 Dirección de Control de Gestión. 5.6 Oficina del Abogado General. En Unidades Universitarias: 5.7 Área de Librería-Unidad Lerma. 5.8 Coordinación de Extensión Universitaria-Unidad Iztapalapa. 5.9 Coordinación de Servicios Administrativos-Unidad Xochimilco Coordinación de Servicio Universitarios-Unidad Azcapotzalco Coordinación de Servicios Universitarios-Unidad Cuajimalpa. 6.0 RESPONSABLE DE LA REVISIÓN: El responsable de coordinar la revisión y actualización de este procedimiento es el titular de la Coordinación General de Difusión

3 7.0 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN: Este procedimiento será revisado y actualizado si cambia la normatividad aplicable, el proceso administrativo o, en su caso, por el proceso de mejora continua. 8.0 NORMATIVIDAD APLICABLE: 8.1 Reglamento Orgánico. 8.2 Políticas Generales. 8.3 Políticas operacionales sobre la producción editorial que incluye mecanismos de evaluación y fomento, respecto de edición, publicación, difusión y distribución. 9.0 DEFINICIONES: 9.1 ARTÍCULOS: Son las diferentes mercancías que se comercializan en las librerías y que deben ser organizadas conforme al registro contable institucional. 9.2 ARTÍCULOS A CONSIGNACIÓN: Son los artículos que las librerías de la UAM envían tanto a las librerías comerciales como universitarias, a ferias y eventos, con objeto de que sean vendidos. 9.3 ARTÍCULOS DAÑADOS: Son los artículos que se deterioran y pierden su valor debido a las maniobras propias de las librerías. 9.4 ARTÍCULOS DE LENTO DESPLAZAMIENTO: Son los artículos que de acuerdo al análisis del resultado del inventario físico anual muestran un bajo nivel de movimiento, lo anterior sin considerar las donaciones o merma. 9.5 ARTÍCULOS EN CONSIGNACIÓN: Son los artículos que las librerías reciben en custodia de proveedores externos tanto de editoriales comerciales como de otras instituciones de educación superior y que están a la venta en las librerías de la UAM. 9.6 ARTÍCULOS NO VIGENTES: Son los artículos caducos u obsoletos o que su fecha de caducidad se ha cumplido. 9.7 ARTÍCULOS UAM: Son los libros, publicaciones periódicas, antologías, material en medios magnéticos y formatos no convencionales que se derivan de una decisión institucional conforme a la normatividad aplicable. 9.8 INVENTARIO FÍSICO: Es el conteo físico que se realiza sobre la existencia de artículos en librerías y que se registran en un listado para su control

4 9.9 MARBETE: Cédula que consta de tres partes y que se coloca en el mueble correspondiente para identificarlo y contarlo LINEAMIENTOS: 10.1 Los titulares de las áreas responsables de librerías en las Unidades Universitarias y en la Rectoría General, serán quienes establezcan las fechas más convenientes para llevar a cabo el inventario físico, en fechas próximas al cierre contable o, en su caso, en las fechas que se requiera un conteo intermedio como medida de control de las existencias La fecha establecida para realizar el inventario físico será comunicada al área de Auditoría Interna, así como a las dependencias universitarias que tienen relación con las librerías como usuarias o participantes en sus procesos para los fines procedentes El inventario físico de librerías se realizará al menos una vez al año y será responsabilidad del jefe del área correspondiente El jefe del área de librerías deberá: a) Tener al día el inventario físico, actualizados los registros y documentación necesaria. b) En forma previa y durante el inventario, suspender los movimientos de entradas y salidas del material inventariable. c) Tener los artículos separados y ubicados correctamente. d) Tener los controles y la clasificación adecuada. e) Elaborar el corte documental antes de iniciar el inventario físico. f) Facilitar las actividades de supervisión y verificación del área de Auditoría Interna Durante el inventario físico se deberá realizar la clasificación y conteo de todas las existencias Las existencias se clasificarán en: artículo, artículo dañado, artículo a consignación, artículo en consignación, artículo no vigente, artículo de lento desplazamiento y artículo UAM Los materiales documentales que se tienen vía compra, donación, traspaso o a consignación que se incluirán en el inventario físico son: a) Libros. b) Materiales en medios magnéticos y formato no convencional. c) Publicaciones periódicas (inventariado por fascículo). d) Otros artículos que por su interés y utilidad se desea conservar en las librerías

5 10.8 Una vez concluido el inventario físico, deberá levantarse el acta administrativa correspondiente, misma que será firmada por el jefe del área de librerías

6 11.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD Coordinación Responsable 1. Notifica por oficio al área de Auditoría Interna y dependencias del Área de Librerías: universitarias las fechas de realización del inventario físico. Auditoría Interna: 2. Recibe oficio de notificación de las fechas de la realización del inventario físico. Coordinación Responsable del Área de Librerías: 3. Informa al área de librería las fechas de realización del inventario físico. Área de Librería: 4. Recibe notificación de las fechas en que se realizará el inventario físico de la librería. 5. Efectúa programación de actividades para el inventario. 6. Realiza el acomodo físico del material. 7. Realiza las devoluciones correspondientes y suspende los movimientos de entradas y salidas del material a inventariar. 8. Efectúa revisión y etiquetado del material. 9. Realiza revisión de listado de pre-inventario. 10. Genera listado definitivo, señalando la localización. 11. En el día y hora convenida inicia la apertura del acta administrativa (ver anexo) 12. Realiza la toma física de inventario y la verificación de la misma. 13. En caso de detectar diferencias procede a revisarlas y aclararlas. 14. Hace pruebas de costeo. 15. Concluye el acta administrativa donde se registran los resultados del inventario y lo firma el titular del área en el que se realizó el inventario

7 RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD Área de Librería: 16. Envía por medio electrónico al Área de Contabilidad el corte documental y el listado completo del costeo con el inventario físico para realizar la póliza de diario (incluyendo cuadro resumen del conteo), con copia para Auditoría Interna. Área de Contabilidad: 17. Elabora póliza de diario donde se registran las diferencias por ajuste. FIN DEL PROCEDIMIENTO - 7 -

8 12.0 DIAGRAMA DE FLUJO: COORDINACIÓN RESPONSABLE DEL ÁREA DE LIBRERÍAS AUDITORÍA INTERNA ÁREA DE LIBRERÍA ÁREA DE CONTABILIDAD INICIO NOTIFICA POR OFICIO AL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS LAS FECHAS DE REALIZACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO INFORMA AL ÁREA DE LIBRERÍA LAS FECHAS DE REALIZACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LAS FECHAS DE LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO 1 4 RECIBE NOTIFICACIÓN DE LAS FECHAS EN QUE SE REALIZARÁ EL INVENTARIO FÍSICO DE LA LIBRERÍA EFECTÚA PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL INVENTARIO REALIZA EL ACOMODO FÍSICO DEL MATERIAL FIN 17 ELABORA LA PÓLIZA DE DIARIO DONDE SE REGISTRAN LAS DIFERENCIAS POR AJUSTE 7 REALIZA LAS DEVOLUCIONES CORRESPONDIENTES Y SUSPENDE LOS MOVIMIENTOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL MATERIAL A INVENTARIAR 8 EFECTÚA REVISIÓN Y ETIQUETADO DEL MATERIAL 9 REALIZA REVISIÓN DE LISTADO DE PRE- INVENTARIO GENERA LISTADO DEFINITIVO, SEÑALANDO LA LOCALIZACIÓN EN EL DÍA Y HORA CONVENIDA INICIA LA APERTURA DEL ACTA ADMINISTRATIVA 12 REALIZA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO Y LA VERIFICACIÓN DE LA MISMA EN CASO DE DETECTAR DIFERENCIAS PROCEDE A REVISARLAS Y ACLARARLAS HACE PRUEBAS DE COSTEO 15 CONCLUYE EL ACTA ADMINISTRATIVA DONDE SE REGISTRAN LOS RESULTADOS Y SE FIRMA POR EL TITULAR DEL ÁREA DONDE SE REALIZÓ EL INVENTARIO 16 ENVÍA EL CORTE DOCUMENTAL Y EL LISTADO COMPLETO DEL COSTEO CON EL INVENTARIO PARA REALIZAR LA PÓLIZA DE DIARIO ÁREA DE CONTABILIDAD - Corte documental (O) - Listado del costeo (O) AUDITORÍA INTERNA - Corte documental (C) - Listado del costeo (C) 2-8 -

9 13.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN: En Rectoría General: 13.1 Oficina del Abogado General Contraloría Coordinación General de Difusión Coordinación General de Información Institucional Dirección de Contabilidad General Dirección de Control de Gestión. En Unidades Universitarias: 13.7 Secretaría de la Unidad Área de Librería-Unidad Lerma Coordinación de Extensión Universitaria-Unidad Iztapalapa Coordinación de Extensión Universitaria-Unidad Cuajimalpa Coordinación de Servicios Administrativos-Unidad Xochimilco Coordinación de Servicios Universitarios-Unidad Azcapotzalco. DIFUSIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS DENTRO DE LA RED UAM EN LA PÁGINA DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES CONTROL DE CAMBIOS: NO APLICA EN REVISIÓN

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