SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO

Transcripción

1 SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE DIRECTIVA N OA/OGA-SBH NORMAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y MERCADERIAS DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE (Aprobado con R.P.D SBH)

2 DIRECTIVA N OA/OGA-SBH NORMAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y MECADERIAS DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE I. OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos que se debe cumplir en la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, para una adecuada Toma de Inventario Físico de existencias y mercaderías. II. FINALIDAD Garantizar la adecuada y eficiente verificación de la existencia física, el estado de conservación, la condición de almacenaje de los bienes en los diferentes locales de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo, así mismo de las mercaderías de las diferentes áreas de Negocios. III. BASE LEGAL Ley de Sistema de Abastecimiento N Norma General del Sistema de Abastecimiento SA.07. Resolución Jefatural N INAP/DNA. Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público. IV. ALCANCE La presente directiva, es de aplicación, cumplimiento y observación por los Equipo de Inventario, responsables de los almacenes y de las unidades de negocio de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo. V. NORMAS GENERALES 5.1. TIPOS DE INVENTARIO a) Inventario Masivo.- Incluye a todos los bienes almacenados. Forma parte del Inventario Físico General, que comprende la verificación física de bienes en uso y de almacén. Se realizara dos veces. (Inventario primer semestre y segundo semestre o llamado de fin de año). b) Inventario Selectivo.- comprende un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día, completos y exactos y verificar que las existencias físicas concuerden con registros necesarios. Se realiza sin paralizar las actividades de almacén ACTOS PREPARATORIOS.- Para inventario masivo Semestrales: El responsable de las unidades a inventariar tomará encuentra lo siguiente: a) Documentos.- Preparación de los documentos: 2

3 Pre inventarios en original y dos copias para facilitar la verificación y conteo. Kardex (Anexo N 02). Tarjeta Bincard (Anexo N 01)por cada bien, que demuestre el saldo de la existencia física. Pecosas (Anexo N 06) y Transferencias, pre numeradas correlativamente y/o cronológicamente. Notas de Entrada a Almacén NEA (Anexo N 05). Catastros. Boleta de Ventas, Facturas, Otros. b) Materiales.- entrega de útiles de escritorio y pre-inventarios valorizados de: Cadena de Boticas Farmaben a cargo de la Oficina de Informática. Almacén General (Existencias y víveres), a cargo del Área de Kárdex. Almacén Farmacia, a cargo de la Oficina de Informática. Servicios Funerarios a cargo del Área de Kárdex. Cementerio General (catastro: nichos, tumbas, mausoleos, etc.) a cargo de la Sub Gerencia de Cementerio y Servicios Funerarios. Industria Gráfica a cargo del Área de Kardex. Apoyo Social (medicinas), a cargo del Área de Apoyo y Desarrollo Social. c) Ambiente.- Se deberá apreciar el orden y la clasificación: Apoyo Social (medicinas), a cargo del Área de Apoyo y Desarrollo Social. El orden del almacén y/o tienda (mercaderías y tarjetas correctamente ubicadas para la modalidad de inventario AL BARRER ), debe permitir la accesibilidad para inventario. La clasificación de bienes debe determinarse por: uso óptimo, inservible u obsoleto. VI. NORMAS ESPECIFICAS 6.1. EQUIPO INVENTARIADOR Y CRONOGRAMA Los equipos inventariadores estarán conformados por personal de las Sub-Direcciones de Abastecimiento, Contabilidad, Tesorería, Personal, y otras áreas. La propuesta del equipo y el cronograma, será elevada por el Sub Director de Abastecimientos al Director de Administración para su aprobación PROCEDIMIENTOS a) El inventario masivo de existencias físicas de Almacenes y Tiendas, se iniciará a las 8:00 a.m., del día programado, bajo la dirección y coordinación del responsable del equipo, con el levantamiento del Acta de Apertura de Inventario, se dará constancia del corte documentario (Órdenes de Compra, NEAS, PECOSAS, Boletas de Venta, Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito y otros documentos usados en el Área de Inventario a la fecha 3

4 antes del inventario y suscrita debidamente por el Responsable de Almacén o Tienda, Comisión de Inventarios y Representante de la Oficina de Control Institucional en su calidad de veedor. b) Los Responsables de Almacenes y/o Tiendas, atenderán de carácter obligatorio, los requerimientos de información, constatación, verificación, documentación, reportes e informes que les sean solicitados. c) El inventario, deberá realizarse mediante la constatación de los saldos de las Tarjetas de Control Visible (Bincard) (en caso de Tiendas de Boticas: (Pre Inventario), las mismas que deberán estar debidamente actualizados en cantidad real, tanto en Almacén y/o Tiendas. d) Se procederá a realizar el conteo y verificación de los bienes establecidos en el Pre- Inventario elaborado por Kardex o el responsable de tiendas. El Pre Inventario será en original y dos copias. e) Los reportes de pre inventarios de cada Almacén o Tienda, serán debidamente firmados por cada uno de los encargados de los mismos, bajo responsabilidad y en mérito al cronograma de inventario. f) Cualquier bien que no cuente con su Tarjeta de Control Visible de Almacén (Bincard) o pre inventario según sea el caso, al momento del levantamiento de información, deberá ser agregada a los inventarios como bienes sobrantes. g) Se verificara el saldo del Bincard con la cantidad física encontrada al momento del conteo, luego en el bincard se pondrá la palabra INVENTARIO, seguido de la fecha del verificador o inventariador. h) Culminado la verificación de la existencia física del bien y el conteo, se elaborará el Acta de Cierre de Inventario, Considerando en dicho documento y/o faltantes encontradas en el inventario, condiciones de conservación del bien, fecha de vencimiento, entre otros detalles más relevantes encontrados durante el desarrollo del inventario ETAPA DEL INVENTARIO DE LA VERIFICACION: a) Se empleará la modalidad AL BARRER en cada Almacén y/o Tienda; el quipo verificador procederá a inventariar empezando por un punto determinado del Almacén y/o Tienda continuando el control de todos los bienes almacenados sin excepción alguna. b) El equipo verificador del inventario de acuerdo al conteo, controlará las tarjetas de control Visible (Bincard) de cada existencia confrontando los resultados en el pre inventario. c) Las existencias serán anotadas en las Tarjetas de Control Visible (Bincard), con lapicero color rojo, en la columna de saldos, anotará la cantidad resultante como 4

5 existencia física encontrada, firmando la cantidad encontrada, luego trazará una línea debajo del último registro, anotando Inventario físico y la fecha correspondiente. d) En caso de no coincidir la existencia física con la que figura en la tarjeta de Control Visible, el inventariador anotará la diferencia al margen derecho del bien respectivo, con los signos (+) o (-) y la cantidad según se trate de un sobrante o faltante. e) En el caso de Tiendas Boticas Farmaben y almacén Farmacia, el resultado del conteo se anotará en la columna de Inventario del Listado de pre inventario (Sistema), considerándose enteros, fracciones y fecha de vencimiento, en las siguientes columnas los sobrantes o faltantes DE LA VALORIZACION Posteriormente se procederá a valorar las existencias, según el pre inventario (Reporte de Existencias Valoradas de Almacén - Kardex), a fin de establecer los importes totales por cada Almacén y Tienda FUNCIONES DE EQUIPO INVENTARIADOR a) RESPONSABLE DE EQUIPO Organiza los equipos para la toma de Inventario. Efectúa el Corte documentario (Ordenes de Compra, PECOSAS, NEAS, Facturas, Boletas de Venta y otros propios de cada área). Supervisa y controla el normal desarrollo del acto. Elabora las Actas de Apertura y Cierre de Inventario. Al finalizar el Inventario elevará el Informe del proceso de Inventario, en original y dos copias (original para Of de Contabilidad, 1ra. Copia Oficina de Abastecimiento y 2da. copia para área interesada). Formará parte del equipo verificador de la existencia y estado de conservación del bien. b) EQUIPO VERIFICADOR (INTEGRANTES DE EQUIPO) Verifica la correcta descripción y codificación de bienes. Verifica el Saldo en el Bincard. Verifica el estado de conservación y fecha de vencimiento de los bienes. Realiza el conteo de bienes, pesado, medido, metraje etc de los bienes físicos.(todas sus características técnicas) Estará integrado por un representante de Auditoria, quien intervendrá en calidad de OBSERVADOR RESULTADO DEL INVENTARIO a) El responsable del inventario remitirá el Informe Final de Inventario a la Sub Dirección de Abastecimientos en Original y dos copias. b) La distribución de los Ejemplares de Inventario será: Original, para la Sub Dirección de Contabilidad, primera copia para Abastecimientos y segunda copia para el Responsable del Almacén o Tienda Inventariado. 5

6 c) Listado del Inventario de Existencias físicas de los almacenes y Tiendas, comprende el stock real. d) Listado del inventario de faltantes y sobrantes valorizado por cada Almacén y Tienda. e) Cierre de inventario practicado a través del acta correspondiente. VII. AREAS A INVENTARIARSE 7.1. Almacén General, incluye Almacén de Víveres, sito en Jr. Cuzco N 1576 Huancayo Almacén de Medicinas, ubicado en Jr. Tarapacá N Huancayo Tiendas de la Cadena de Boticas FARMABEN: Botica ubicado en Jr. Loreto N 166- Huancayo y Botica ubicado en Jr. Tarapacá N Huancayo Cementerio General, Tienda Funeraria (nichos, lápidas, tabiques, ataúdes, urnas, tumbas subterráneos, etc.) ubicado en Jr. San Martín N Huancayo Tienda de Industria Gráfica, ubicado en Jr. Tarapacá N Huancayo Apoyo y Desarrollo Social (medicinas) sito en Jr. Cuzco N 1576 Huancayo. VIII. RESPONSABILIDADES Y RECONOCIMIENTOS 8.1. El equipo verificador designado es responsable del cumplimiento del Cronograma y ejecución de Inventarios Los Pre inventarios deberán ser entregados al Responsable de Inventarios, por las áreas competentes, el día anterior a la fecha del Inventario ó el mismo día a horas 7.30 am El incumplimiento de los horarios y funciones será objeto de sanción Se otorgará un reconocimiento especial al trabajador (a) que cumpla en forma impecable la función de toma de inventario, cumplimiento de horarios y otras disposiciones propias de la Actividad. IX. MECANISMOS DE CONTROL La Supervisión del cumplimiento de la presente normatividad, estará a cargo del Órgano de Control Institucional. X. DISPOSICIONES FINALES En caso de que se presenten situaciones no contemplados en la presente normatividad, estas serán resueltas, por la Oficina de Abastecimientos y el Equipo Inventariador. 6