Manual de Cambios SIGA - ML. Módulo de Logística. Versión 5.9.1

Transcripción

1 Manual de Cambios SIGA - ML Módulo de Logística Versión 5.9.1

2 ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN... 3 II. ACTUALIZACIÓN DE VERSIÓN... 4 III. TABLAS... 4 III.1 Parámetros... 4 III.1.1 Parámetros - Parámetros Ejecutora... 4 III.1.2 Parámetros - Equivalencia Meta - Validación de Meta tipo Proyecto... 4 III.2 Centros de Costo... 5 III.2.1 Centros de Costo Gastos Generales... 5 III.3 Personal... 5 IV. PROGRAMACIÓN... 6 IV.1 Cuadro de Necesidades... 6 IV.1.1 Registro de CN por Centro de Costo... 6 IV.2 Plan Anual de Obtención Logística... 7 IV.2.1 P.A.O. Actualizado - Validación de Ítems Inactivados por la SBN... 7 IV.2.2 P.A.O. Actualizado Modificación Precio Masivo... 9 IV.2.3 P.A.O. Actualizado Registro de Ítems - Asignación de Tipo de Uso V. PEDIDOS V.1 Registro del Pedido - Reportes de Pedidos por centro de Costo VI. PROCESOS DE SELECCIÓN VI.1 Contratos - Validación de Ítems Inactivos en Contratos VI.2 Contratos - Reporte en Listado de Contratos VI.3 Contratos - Secuencias de Contrato VI.4 Contratos Rebaja de Contrato VII. ALMACENES VII.1 Inventario Inicial de Almacén Manual de Cambios SIGA - ML v

3 I. INTRODUCCIÓN La versión del Módulo de Logística ML del 2 de febrero del 2012, ha sido desarrollada para incluir las modificaciones efectuadas al Sistema por los nuevos requerimientos y cambios en los Sub Módulos Tablas, Programación, Pedidos, Procesos de Selección y Almacenes. En el Sub Módulo Tablas, se ha realizado la actualización de ítems del Catálogo de Bienes y Servicios de acuerdo a la Resolución N /SBN-DGPE, de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), que aprueba la modificación del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. (Se adjunta como parte del anexo 1, la lista de las 16 familias de ítems inactivados y sus reemplazos correspondientes). Asimismo, de acuerdo a lo solicitado por la DGPP se ha incluido una validación que no permite el pase de los ítems de tipo Estratégico que provienen de Metas PpR, de la Fase Anteproyecto a la Fase Aprobación. Estos ítems corresponden al Sector Salud, los cuales son consolidados y adquiridos por el organismo encargado de las compras corporativas DARES (Dirección de Abastecimiento de Recursos Estratégicos en Salud). En el Sub Módulo Programación, Plan Anual de Obtención Actualizado se ha incorporado la validación de los ítems inactivados según la Resolución N /SBN-DGPE, se agregó la funcionalidad para el registro de Precios Masivos y una validación para la asignación del Tipo de Uso según la Tarea y el Clasificador de Gasto. En la ventana Registro de C.N. por Centro de Costo en Fase Aprobación se incluye la modificación de las denominaciones para el filtro Tipo Meta, dicha información será verificable en las Unidades Ejecutoras que trabajan con el Módulo PpR. Esta versión también ha incorporado en el Sub Módulo Pedidos, los Reportes de Pedidos a nivel Centro de Costo, que en versiones anteriores sólo se visualizaban a nivel de toda la Entidad. Se ha incorporado en el Sub Módulo Procesos de Selección cambios en la opción de Contratos, entre los cuales tenemos: validación de ítems inactivos y sus equivalencias, incorpora un Reporte de Contratos, Contratos por Cadena Presupuestal, con tres filtros de búsqueda por Fuente, Meta y Clasificador de Gasto para un mayor detalle. Se incorporó en el Sub Módulo Almacenes, Inventario Inicial de Almacén, la equivalencia de los ítems inactivados, proceso que se realiza automáticamente al activar el botón Traer Kardex de Almacén. Manual de Cambios SIGA - ML v

4 II. ACTUALIZACIÓN DE VERSIÓN Al actualizar la presente Versión, el Sistema validará inicialmente que la Base de Datos se encuentre en la Versión del Módulo de Logística, caso contrario mostrará el siguiente mensaje: III. TABLAS III.1 Parámetros III.1.1 Parámetros - Parámetros Ejecutora Los ítems de tipo Estratégico, son aquellos bienes que conforman la compra a Nivel Nacional por parte del MINSA (DARES) los cuales no serán incluidos en el Consolidado del PAO Inicial de las UEs del Sector Salud, según lo solicitado por la DGPP. El Sistema incluye una validación en la ventana de Parámetros por Ejecutora opción Programación/Control de Etapas del Techo Presup., al momento de cambiar el parámetro de 1 (Programado Anteproyecto) a 2 (Aprobación). Dicha validación no permitirá el pase, siempre que exista en los Cuadros de Necesidades cualesquiera de los 87 Ítems de tipo Estratégico 1 que conforman la compra a Nivel Nacional por parte del MINSA (DARES), de la Fase Anteproyecto a la Fase Aprobación. III.1.2 Parámetros - Equivalencia Meta - Validación de Meta tipo Proyecto En la ventana Equivalencia de Meta, el Sistema validará que se realice la equivalencia entre metas del mismo tipo y ante una incorrecta asignación mostrará el mensaje La Meta seleccionada no es del mismo tipo del Producto / Proyecto, de acuerdo a la Cadena Funcional Programática Cualquier consulta sobre los 87 ítems de tipo Estratégico, contacte a su sectorista para mayor información. Manual de Cambios SIGA - ML v

5 III.2 Centros de Costo III.2.1 Centros de Costo Gastos Generales En la ventana Centros de Costo, al dar clic en el botón y en el botón de la ventana Plantilla de Porcentaje para la Programación de Gastos Generales el Sistema mostrará la ventana Carga de Datos de la Programación de Gastos Generales que contiene la columna Prg. incorporada como parte de la Estructura Programática Nota: A partir del año 2012 la columna Prg que se refiere al Programa deberá mostrar la información que se obtiene al actualizar los Maestros del SIAF desde la Fase Aprobación. III.3 Personal a. En la ventana Personal, se ha incorporado al botón Datos SIAF la funcionalidad de comparación de los datos del SIAF con el SIGA, con la finalidad de homologar los nombres del personal. Para ello deberá dar clic en el botón siguiente pantalla: y el Sistema mostrará la Manual de Cambios SIGA - ML v

6 Procedimiento para la comparación y actualización de datos del SIAF con el SIGA: i. En la sección con nombres incompletos se deberá colocar check en el(los) registro(s) que tiene(n) Apellidos y Nombres SIAF y SIGA equivalentes para que, al presionar el botón, se completen los nombres del SIGA con los nombres completos que tiene su registro equivalente en el SIAF. ii. Presionar el botón, luego verificar en los campos Personas SIAF y Personas SIGA que los registros correspondientes tienen los mismos DNIs, nombres y apellidos. iii. Finalmente verificar en la ventana Personal al ingresar a la carpeta amarilla que los datos del Personal han sido actualizados con la información obtenida del SIAF. b. Asimismo, se ha incorporado la opción de edición de Datos generales del personal tales como Profesión, Profesión INEI, Grado de instrucción, Número Colegiatura; sin necesidad de generar un movimiento de personal. IV. PROGRAMACIÓN IV.1 Cuadro de Necesidades IV.1.1 Registro de CN por Centro de Costo En Fase Aprobación para Unidades Ejecutoras que trabajan con el Módulo PpR, al ingresar a la opción Registro de Cuadro de Necesidades por Centro de Costo, se puede visualizar la Manual de Cambios SIGA - ML v

7 modificación al filtro Tipo Meta, que muestra las opciones Metas y Metas PpR. reemplazando las anteriores opciones Programática y Estratégica. IV.2 Plan Anual de Obtención Logística IV.2.1 P.A.O. Actualizado - Validación de Ítems Inactivados por la SBN En la opción Plan Anual de Obtención - Actualizado, al momento de realizar la Certificación de Disponibilidad Presupuestal de un PAO el Sistema realizará una validación y mostrará un mensaje de inhabilitación de ítems, este mensaje solo se mostrará si el PAO contiene algún ítem que corresponde a las 16 familias de ítems inactivados, de acuerdo a la Resolución N /SBN- DGPE de la SBN. Procedimiento para realizar la secuencia de validación a. Seleccionar un Consolidado PAO para obtener la Certificación de Disponibilidad Presupuestal y dar clic en el botón. Manual de Cambios SIGA - ML v

8 b. En la ventana Certificación de Disponibilidad Presupuestal, dar clic en el ícono. c. El Sistema mostrará el siguiente mensaje: d. Dar clic al botón Aceptar, el Sistema mostrará el Reporte de Ítems Inactivos por Equivalencia SBN PAO, el mismo que muestra la siguiente información: en columnas paralelas el Número de PAO, Fecha del PAO, Estado, Código, ítem inactivo, Nombre del ítem inactivo, ítem Equivalente y el Nombre del ítem Equivalente que reemplazará al anterior. Para ello, el Usuario deberá identificar el ítem en el Consolidado estando en estado Ajuste x PAO, eliminarlo y remplazarlo. Para ello, dicho ítem equivalente deberá estar activado en el Catálogo Institucional. Manual de Cambios SIGA - ML v

9 Para activar un ítem equivalente en el Catálogo Institucional deberá: e. Luego en el Catálogo SIGA-MEF, seleccionar el ítem equivalente, dar check y grabar. Seguidamente en la ventana Catálogo Institucional se visualizarán los ítems equivalentes o inactivos, estos últimos no podrán ser utilizados en adelante. Ítem equivalente activado Ítem anterior inactivado IV.2.2 P.A.O. Actualizado Modificación Precio Masivo En la ventana Plan Anual de Obtención Actualizado, al dar clic en la carpeta, el Sistema presentará la ventana Plan de Obtención Actualizado, que contiene la pestaña Detalle del P.A.O. donde se ha incorporado el botón cuya funcionalidad permite, sólo para el caso de Bienes, modificar los precios del PAO en una sola pantalla. Manual de Cambios SIGA - ML v

10 Para realizar la modificación de los precios, deberá seguir el siguiente procedimiento: a. En la ventana Plan Anual de Obtención PAO, seleccionar un Consolidado al que se va a modificar los precios. El mismo que debe estar en el Estado Ajuste por PAO. Al dar clic a la carpeta amarilla, el Sistema mostrará la ventana Plan de Obtención Actualizado, con la pestaña Detalle del PAO con los bienes del Consolidado. b. Seguidamente dar clic en el botón, el Sistema mostrará la ventana Precio Masivo Ítem. c. Seleccionar un registro y cambiar el Precio Unitario, luego deberá dar clic en el ícono. Seguidamente el sistema mostrara el siguiente mensaje al Usuario: d. Finalmente dar clic en el botón Aceptar para finalizar el proceso. Manual de Cambios SIGA - ML v

11 IV.2.3 P.A.O. Actualizado Registro de Ítems - Asignación de Tipo de Uso En la ventana Registro de Ítems, el Sistema validará la asignación del Tipo de Uso de acuerdo a la Familia, Clasificador de Gasto y Tarea seleccionado, mostrando el siguiente mensaje: V. PEDIDOS V.1 Registro del Pedido - Reportes de Pedidos por centro de Costo En la ventana Registro de Pedidos de Compra por Centro de Costo, al dar clic en el ícono se mostrará la ventana Selección de Reportes, que contiene los siguientes Reportes: Relación de Pedidos, Relación de Ítems de Pedidos y Relación de Pecosas, los que fueron incorporadas para permitir a los Usuarios, consultar y visualizar la información de Pedidos, perteneciente a su Centro de Costo. Manual de Cambios SIGA - ML v

12 REPORTES: a. Reporte Relación de Pedidos: Esta opción presenta el reporte de Pedidos de Compra, el mismo que contiene información de Número, Fecha Código Centro de Costo y Estado. b. Reporte Relación Ítems de Pedidos: Esta opción presenta el reporte de Pedidos de Compra por Ítems, el mismo que contiene información de Fecha, Número de Pedido, Estado, Código Centro de Costo, Unidad de Uso, Cantidad Solicitada, Cantidad Autorizada y Pecosa (Número y Fecha). Manual de Cambios SIGA - ML v

13 c. Reporte Relación de PECOSAS: Esta opción presenta el reporte de Pedidos de Compra el mismo que contiene información de Número de PECOSA, Fecha, Centro Costo, Número Pedido, FF/Rb y Valor. VI. PROCESOS DE SELECCIÓN VI.1 Contratos - Validación de Ítems Inactivos en Contratos En la opción Contratos, al momento de realizar el Compromiso Anual de un Contrato el Sistema realizará una validación y mostrará un mensaje de inhabilitación de ítems, este mensaje solo se mostrará si el Contrato contiene algún ítem que pertenece a las 16 familias de ítems inactivados según Resolución N /SBN-DGPE. La validación se muestra en la siguiente secuencia: a. Al dar clic al botón de la ventana Compromiso de Contrato, el Sistema validará la presencia de ítems inactivos, al encontrarlos no realizará el Compromiso Anual y mostrará el siguiente mensaje: Manual de Cambios SIGA - ML v

14 b. Al aceptar el Sistema mostrará el Reporte Ítems Inactivos por Equivalencia SBN Contratos, el que muestra el código y nombre del ítem inactivo y del ítem equivalente que lo reemplazará. El Usuario deberá identificar el ítem en el Contrato, eliminarlo y remplazarlo. Para ello, dicho ítem equivalente deberá estar activado en el Catálogo Institucional. Para activar un ítem equivalente en el Catálogo Institucional deberá: c. Ir al Catálogo SIGA-MEF buscar el ítem equivalente, dar check y grabar para actualizar en el Catálogo Institucional, y ser utilizado en un Contrato. VI.2 Contratos - Reporte en Listado de Contratos En la opción Contratos, se ha incorporado el Reporte Contratos por Cadena Presupuestal, el mismo que contiene filtros de búsqueda por Fuente de Financiamiento / Rb, Meta y Clasificador de Gasto para mayor detalle, la selección de Contratos debe corresponder a un determinado año fiscal. a. Para visualizar la ventana Reporte de Contratos, dar clic en el ícono de la ventana Contratos, seleccionar la opción Contratos por Cadena Presupuestal y seleccionar los filtros Manual de Cambios SIGA - ML v

15 correspondientes o dar clic en ingresando el. para mostrar información de un contrato específico, b. Dar clic en el ícono, para visualizar el Reporte Contratos por Cadena Presupuestal, que mostrará a nivel del encabezado información de la Fuente de Financiamiento, Meta y el Clasificador, y el listado de los Contratos del año en consulta. En el detalle visualizará los datos Correlativo, Número Contrato, Proveedor, Tipo de Proceso, Número de Proceso, Moneda, Año de Proceso, Monto Original (Monto Total del Contrato/FF, Monto Comprometido, Monto Distribuido y Monto Ejecutado) Soles (Monto Total del Contrato, Monto Comprometido, Monto Distribuido y Monto Ejecutado). Manual de Cambios SIGA - ML v

16 VI.3 Contratos - Secuencias de Contrato En la opción Contratos, para aquellos provenientes del 2011, al generar períodos para el año 2012 y dar clic en el botón, se ha incluido como parte de la ventana Compromiso de Contrato la Secuencia de Operación que comprende la Ampliación, Rebaja y Anulación. VI.4 Contratos Rebaja de Contrato En la opción Contratos se ha incorporado una validación en la Secuencia de Rebaja para un Contrato con Cronograma pendiente de Ejecución con la finalidad de no exceder el nuevo monto del Contrato y evitar los valores negativos. Asimismo, se han incluido mensajes de advertencia al Usuario al momento de generar una Rebaja. a. Para la verificación deberá seleccionar un Contrato, dar clic en la Secuencia de Operación y finalmente deberá dar clic en el botón mensajes de advertencia:. El Sistema mostrará los siguientes Manual de Cambios SIGA - ML v

17 b. Si para continuar. c. Finalmente el Sistema validará Si el nuevo monto excede el monto del Contrato, mostrando el siguiente mensaje: VII. ALMACENES VII.1 Inventario Inicial de Almacén En la opción Almacenes -> Inventario Inicial de Almacén se ha incorporado como parte de la apertura del Inventario Inicial de Almacén la validación de las Equivalencias de Ítems, que realiza el reemplazo de ítems inactivos por sus respectivos ítems activos del Catálogo SIGA-MEF, asignándole la nueva Cuenta Contable. Para visualizar este cambio en los ítems, seguimos la siguiente secuencia: a. En la ventana Inventario Inicial de Almacén, seleccionar el Almacén y dar clic en el botón. b. El Sistema durante el proceso de Traer Kardex realizará la Equivalencia de ítems y asignará a cada ítem inactivo, el nuevo código de ítem equivalente con su nueva Cuenta Contable. Manual de Cambios SIGA - ML v

18 c. Seguidamente, podrá visualizar la diferencia entre los ítems inactivados antes del Cierre de Almacén 2011 y los que se encuentran en el Inventario Inicial Por ejemplo, en la ventana Kardex del Almacén, podemos verificar que el ítem Ruteador de Red Router, concluyó el 2011 con el código y la Cuenta Contable tal como se muestra a continuación: El mismo ítem Ruteador de Red - Router, en el 2012, se encuentra con el código y la Cuenta Contable de acuerdo a su equivalente. d. Finalmente para visualizar el Listado de Ítem Inactivos del Kardex debe dar clic en el botón. Manual de Cambios SIGA - ML v

19 Para visualizar los ítems equivalentes activados durante el proceso de Traer Kardex deberá: e. Ir al Catálogo Institucional buscar el ítem equivalente del ejemplo, y el Sistema mostrará el ítem con código nuevo que se utilizará en lo sucesivo, además, visualizaremos el ítem inactivo, en letras azules, estado activo en el Catálogo Institucional y en estado inactivo en el Catálogo SIGA-MEF el cual no debe ser utilizado. Manual de Cambios SIGA - ML v

20 Jr. Junín 319, Cercado de Lima, Lima - Perú Central: (511)