Resolución de Secretaría General N 04Q OEFA/SG. Lima,

Transcripción

1 Resolución de Secretaría General N 04Q OEFA/SG Lima,.0 ÍíOCT VISTO: El Memorándum N OEFA/OA, del 28 de setiembre de 2010, a través del cual se remite la Directiva N OEFA-OA denominada "Toma de Inventario Físico de Existencias y Bienes Muebles en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA"; y, CONSIDERANDO: Que, mediante la Segunda Disposición Complementaria Final del Decreto Legislativo N 1013, que aprueba la Ley de Creación, Organización y Funciones del Ministerio del Ambiente, se crea el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, como organismo público técnico especializado con personería jurídica de derecho público interno, constituyéndose en Pliego Presupuestal adscrito al Ministerio del Ambiente y encargado de la fiscalización, supervisión, control y sanción en materia ambiental; Que, el artículo 1o de la Resolución N SBN, del 29 de marzo de 1998, que aprueba el Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado, establece las disposiciones que deben cumplir las entidades del sector público, conformado por el Gobierno Central, Consejos Transitorios de Administración Regional, Organismos Públicos Descentralizados, Organismos Constitucionalmente Autónomos, Corporaciones de Desarrollo, Empresas Públicas y otros entes del Estado en general, creados o por crearse, a fin de asegurar el uso correcto, la integridad física y permanencia de los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario del Estado; Que, asimismo, el inciso c) del artículo 5 de la Resolución N SBN, indica que corresponde a la Dirección Genera! de Administración o a la Oficina que haga sus veces, precisar las instrucciones, plazos mecanismos, instrumentos y responsabilidades, para el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad; Que mediante el documento de visto, la Oficina de Administración remite a la Secretaría General la Directiva denominada "Toma de Inventario Físico de Existencias y Bienes Muebles en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA", la misma que tiene por objetivo establecer las disposiciones que normen una adecuada y oportuna ejecución del inventario físico de existencias y muebles en el OEFA al 31 de diciembre de cada año;

2 Contando con el visado de la Oficina de Administración, la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y la Oficina de Asesoría Jurídica; En uso de las atribuciones conferidas por el inciso h) del artículo 17 del Reglamento de Organización y Funciones del OEFA, aprobado por el Decreto Supremo N MINAM; SE RESUELVE: Artículo 1o.- Aprobar la Directiva N OEFA-OA, "Toma de* Inventario Físico de Existencias y Bienes Muebles en el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA"; que como anexo forma parte integrante de la presente resolución. Artículo 2.- Encargar a la Oficina de Administración la implementación y ejecución de la Directiva aprobada por el artículo 1o de la presente resolución, quien deberá adoptar las acciones administrativas necesarias para su cumplimiento. Artículo 3.- Encargar a la Oficina de Tecnologías de la Información que publique la presente resolución en el portal institucional. Regístrese, comuniqúese y publíquese. RUJpTOTABOADADEL^Q Secretario General (e) Óiganteme de Evaluación y rfeealfeación Ambiental - OEFA

3 r "Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Unión Nacional frente a la Crisis Extema" DIRECTIVA N 0Ü& OEFA/OA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE EXISTENCIAS Y BIENES MUEBLES EN EL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL - OEFA OBJETIVO Establecer las disposiciones que normen una adecuada y oportuna ejecución del Inventario Físico de existencias y bienes muebles en el OEFA al 31 de Diciembre de cada año. II. FINALIDAD 1. Proporcionar información objetiva, uniforme, completa, ordenada e nterrelacionada sobre los Bienes Muebles y Existencias susceptibles de ser considerados como Patrimonio del OEFA. 2. Cumplir la normatividad vigente en materia de inventario de bienes. ALCANCE Las normas de la presente Directiva son de aplicación obligatoria por todas las personas que prestan servicios en el OEFA, cualquiera sea su modalidad de contratación. BASE LEGAL 3.1 Ley N Ley General del Sistema Nacional de Bienes Nacionales. 3.2 Decreto Supremo N VMENDA, que aprueba ei Reglamento de la Ley N Ley N Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. 3.4 Resolución N SBN, que aprueba el Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. 3.5 Resolución N SBN, que aprueba el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y la Directiva N /SBN-UG-CIMN, que contiene las normas para el uso y aplicación del mencionado Catálogo. 3.6 Resoluciones N s /SBN, /SBN, /SBN, /SBN, /SBN-GO, /SBN-GO, /SBN-GO, /SBN-GO, /SBN-GO, /SBN-GO, /SBN-GO, /SBN-GO, /SBN-GO, que aprueban los Fascículos Primero al Décimo Tercero del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, respectivamente. 3.7 Decreto Ley N 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento. 3.8 Resolución Jefatural N NAP/DNA, Normas Generales del Sistema de Abastecimiento (SA Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios) 3.9 Resolución Jefatural N NAP/DNA, Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. San Isidro. Lima, Perú

4 3.10 Directiva N EF/73-20, Determinación del valor mínimo para que un bien material sea considerado como activo fijo en las entidades del Gobierno Central Decreto Supremo N MINAM que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental Resolución de Contraloría General N CG, que aprueba las Normas de Control Interno Resolución de Contraloría No CG, que aprueba la Directiva N CG/CA "Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República y los Órganos de Control Institucional". V. VIGENCIA La presente Directiva es de carácter permanente y entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación. VI. DISPOSICIONES GENERALES 6.1 Para un mejor entendimiento de la presente Directiva, se aplican las siguientes definiciones: Inventario Físico: es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan.. Bienes Muebles Comprendidos en el Inventario: son los bienes muebles pertenecientes al OEFA codificados en el Catálogo de Bienes Muebles del Estado o posibles de codificar, asignados para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades, objetivos y fines, que tengan existencia útil estimada mayor de un año. Bienes Muebles Faltantes: estando incluidos en el patrimonio del OEFA, no se encuentran físicamente, desconociéndose su ubicación. Bienes Muebles Sobrantes: no han sido dados de alta en el patrimonio del OEFA, debido a que su origen es desconocido o no se cuenta con la documentación suficiente 6.2 El OEFA realizará el Inventario Físico de los bienes muebles que posee, sea cual fuere su origen o modalidad de adquisición. 6.3 El personal del OEFA comprendido en la toma de inventario físico deberá ordenar, facilitar y colaborar al momento de la toma de inventario físico, permitiendo visualizar los cajones y/o ambientes donde se encuentran los bienes sujetos a inventariar. 6.4 Durante la toma de inventario ningún Director, Jefe o persona contratada en el OEFA podrá movilizar los bienes muebles interna o externamente de las Direcciones, Oficinas, Unidades, salvo casos de excepción, debidamente dispuestos y autorizados por la Unidad de Logística.

5 6.5 Las Direcciones y Oficinas designarán un coordinador para contribuir en la identificación y ubicación de los bienes asignados al personal de cada unidad orgánica. 6.6 En caso de no ubicar los bienes asignados al Director o Jefe y/o persona contratada por el OEFA, inmediatamente alcanzarán los documentos sobre denuncia policial, referida a robo o pérdida. En caso de ubicar bienes que no pertenecen al OEFA, alcanzarán los documentos que acrediten la donación, préstamo o alquiler de los bienes para su registro y control. Vil. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 7.1 CONDICIONES PREVIAS AL INVENTARIO EN EL ALMACÉN CENTRAL DEL OEFA Las acciones previas a la toma de inventario físico del almacén central están a cargo del responsable de almacén o quien haga sus veces, debiendo considerar lo siguiente: a) Ordenamiento del Almacén Los bienes almacenados en las estanterías y espacios físicos del almacén deberán encontrarse ordenados, clasificados por grupos genéricos, debidamente identificados con su tarjeta de control visible para facilitar la verificación y conteo. b) Documentación Preparar la documentación, considerando los siguientes aspectos: Los saldos de bienes deben estar consignados en un reporte formulado por el responsable de Almacén. Las tarjetas de existencia valorada y tarjetas de control visible deben encontrarse al día. Las atenciones de pedidos pendientes no reclamadas al inicio de la toma del inventario, deben de permanecer en el Almacén. 7.2 COMISIÓN DE TOMA DE INVENTARIO La Comisión de Toma de Inventario tendrá como función organizar, conducir, ejecutar y consolidar los resultados del Inventario. Será designada mediante Resolución de Presidencia del Consejo Directivo a propuesta del Jefe de la Oficina Administración.. J- El Órgano de Control Institucional participará en calidad de veedor en el proceso de toma de inventario. La Comisión de Toma de Inventario estará conformado por el siguiente personal: a) Representante de la Oficina de Administración (Responsable de Control Patrimonial). b) Representante de la Oficina de Administración (Contabilidad). c) Responsable de almacén o quién haga sus veces.

6 7.3 CRONOGRAMA DE TOMA DE INVENTARIO El cronograma de toma de inventario será propuesto a través de un Memorándum, programándose lo siguiente: a) Instalación de la Comisión de Toma de Inventario y formulación del acta correspondiente. b) Verificación física (conteo) c) Conciliación con tarjetas Kardex. d) Conciliación con cuentas contables. e) Informe final conteniendo el inventario físico de almacén debidamente conciliado, para ser distribuido: Inventario original : Contabilidad Primera copia : Logística Segunda copia : Almacén Tercera copia : OCI 7.4 DE LA VERIFICACIÓN a) Cuantitativa.- El personal de la Comisión de Inventario y/o de los equipos de apoyo deberá contar los bienes almacenados en el Almacén Central, para comprobar que las cantidades sean iguales a las que se consignan en las Tarjetas de Control Visible (BINCARD). Asimismo, para el caso de los órganos del OEFA, dicho personal deberá verificar y comprobar la existencia física del equipo, mueble o accesorio, que consigna la relación proporcionada por el encargado de control patrimonial. b) Cualitativa.- El personal de la Comisión de Inventario y/o de los equipos de apoyo deberá constatar que las características y propiedades de los bienes (marca, modelo, color, N de serie, lote, vencimiento, dimensiones, peso, capacidad, volumen, etc.) estén de acuerdo con lo consignado en la descripción del BINCARD. Asimismo, para el caso de los órganos del OEFA, dicho personal deberá constatar que las características y propiedades de los bienes (marca, modelo, color, N de código patrimonial, dimensiones, unidad de medida, funcionario o personal a quien se le asigna el bien mueble, etc.) estén de acuerdo con lo consignado en la descripción de la relación proporcionada por el encargado de control patrimonial. 7.5 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO ALMACÉN CENTRAL a) La toma de inventario se inicia con la verificación documentaría de la última orden de compra ingresada y el último PECOSA atendido a la fecha de la toma de inventario.

7 b) Una vez verificada la documentación, se continúa con la toma de inventario, para lo cual se utilizará el método al barrer a partir del primer estante del Almacén, continuando con el conteo de todos los bienes almacenados. c) Al término del conteo de cada bien, la Comisión de Toma de Inventario suscribirá en la tarjeta BINCARD, fecha y rúbrica. d) Sobrantes de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se detectará bienes sobrantes se procederá de la siguiente manera: Determinar su origen de acuerdo a las siguientes causas: documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX, bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el PECOSA, entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante Cuando los sobrantes tiene origen en documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX y bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el PECOSA, estos deben ser ingresadas al almacén con una Nota de Entrada a Almacén. Cuando el sobrante tiene origen de un bien similar en lugar del sobrante, la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en el bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén, consignando en el Informe de la Comisión. e) Faltante de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se detectará bienes faltantes se procederá de la siguiente manera: Determinar su origen de acuerdo a las siguientes causas: documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX, bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el PECOSA, entrega de un bien similar en lugar del que figura como faltante. Cuando los faltantes tienen origen en documentos fuente no registrados en las tarjetas KARDEX y bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el PECOSA,, éstas deben salir del almacén con PECOSA. Cuando el faltante tiene origen de un bien similar en lugar de otro, indica que la misma cantidad del bien faltante debe figurar como sobrante en el bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste respectivo, consignando tal hecho en el Informe de la Comisión. Faltante por robo o sustracción: El responsable de Control Patrimonial organizará un expediente con las investigaciones realizadas, acompañadas de la denuncia policial. Faltante por merma: En este caso se procederá a realizar el ajuste respectivo, consignando tal hecho en el Informe de la Comisión. Faltante por negligencia: El responsable de almacén encargado de la custodia de bienes almacenados son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida de algún San Isidro. Lima, Perú

8 bien. En este caso se procederá a realizar el ajuste respectivo, consignando tal hecho en el Informe de la Comisión. f) El inventario se elaborará en base al reporte alcanzado por el responsable de almacén o quien haga sus veces, consignando datos, según FORMATO N 1 u otra observación que fuera conveniente, suscrita por la Comisión de Toma de Inventario. EN LOS ÓRGANOS DEL OEFA a) La toma de inventario se inicia con la verificación documentaría de la última orden de compra ingresada y el último PECOSA atendido a la fecha de la toma de inventario. b) Una vez verificada la documentación se procede con la toma de inventario, para lo cual se utilizará el método al barrer de acuerdo al cronograma formulado por la Comisión de Toma de inventario. Se inicia desde un lugar de ubicación y se termina con la verificación de los bienes muebles de los órganos. c) Al término de la verificación de cada bien mueble, la Comisión de Toma de Inventario suscribirá en señal de conformidad la relación proporcionada por el Responsable de Control Patrimonial, la fecha y rúbrica, para lo cual se utilizará el FORMATO N 2. d) Sobrantes de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se detectará bienes sobrantes se procederá de la siguiente manera: e) Determinar su origen de acuerdo a las siguientes causas: documentos fuente no registrados, bienes entregados en mayor cantidad a la autorizada en el PECOSA. Dichos sobrantes deberán ser ingresados en el inventario de cada órgano con un PECOSA. f) Faltante de Inventario: Si en el desarrollo de la verificación se detectará bienes faltantes se procederá de la siguiente manera: Determinar su origen, de acuerdo a las siguientes causas: Faltante por robo o sustracción: Organizar un expediente con las investigaciones realizadas, acompañadas de la denuncia policial. ^ PLANEAMIENTO S Y PRESUPUESTO i Faltante por negligencia: El personal que hace uso del bien es responsable tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida de algún bien, no informado a la Oficina de Administración en el momento que sucedió el percance. g) El inventario se elaborará en el reporte alcanzado por el Responsable de control patrimonial, consignando el estado del bien, características, ubicación, estado de conservación, cantidad u otra observación que fuera conveniente, suscrita por la comisión de toma de inventario. 7.6 REGISTRO Y VALORIZACIÓN EN EL ALMACÉN CENTRAL El personal de la Comisión de Inventario y/o de los equipos de apoyo cerrará la Tarjeta de Control Visible luego de la verificación del último

9 registro y anotará la fecha correspondiente, con indicación del acto administrativo (inventario físico) y la cantidad verificada, firmando en la última columna del lado derecho. El personal de la Comisión de Inventario y/o de los equipos de apoyo evidenciará la conformidad en el "Reporte de Toma de Inventario Físico de Existencia en Almacén" - Kardex, la descripción del bien considerando especificaciones técnicas, unidad de medida, lote, fecha de vencimiento, cantidad verificada y cantidad consignada en la Tarjeta de Control Visible (BINCARD), finalmente los integrantes de la Comisión de Toma de Inventario firmarán el FORMATO N 1.. EN LOS ÓRGANOS DEL OEFA El Responsable de control patrimonial entregará al Equipo de toma de inventario un reporte de bienes en uso con la información completa de cada bien mueble, para lo cual se utilizará el FORMATO N 2 A cada bien inventariado se le colocará un sticker como constancia de haberse realizado la toma de inventario, siendo responsable cada usuario y mantendrá la conservación del mencionado sticker. Durante el inventario si se observa que algún bien no cuenta con el código patrimonial se le preguntará al encargado de control patrimonial. De encontrar algún bien sobrante se coordinará con el encargado del control patrimonial. El inventario ambiental será suscrito por el equipo de toma de inventario con el coordinar designado de la Dirección u Oficina. 7.7 CONCILIACIÓN La Comisión de Toma de Inventario efectuará la conciliación entre las existencias físicas, Tarjetas de Control Visible, Tarjetas de Existencias Valoradas y Saldo del Reporte de movimiento de Almacén, estableciendo los sobrantes y/o faltantes, tanto en unidades físicas como en unidades monetarias. (FORMATO N 3). De presentarse bienes sobrantes debido a que no se registró un ingreso o se entregó en menor cantidad que la autorizada, se incorporarán en el registro de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada, informando al respecto. Si se entregó un bien similar en lugar del sobrante, sin alterar los valores, se efectuará el ajuste en las Tarjetas de Existencia Valorada, de la base de datos, previa evaluación e informe del Comité. Si se determinan bienes faltantes por robo o sustracción se organizará un expediente de las investigaciones realizadas acompañados de la denuncia policial correspondiente. Si el faltante es por merma, será aceptada siempre y cuando se encuentre dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica respectiva. San Isidro. Lima, Perú

10 Si el faltante es por negligencia, e responsable de almacén a cargo de la custodia de los bienes tiene responsabilidad pecuniaria como administrativamente de la pérdida. La Comisión de Toma de Inventario coordinará con el responsable de almacén y responsable de contabilidad para la conciliación contable final. 7.8 INFORME FINAL INVENTARIO DEL ALMACÉN CENTRAL Una vez culminada las acciones administrativas de conciliación contable, la Comisión de Toma de Inventario presentará el informe adjuntando el inventario físico de bienes en almacén debidamente conciliado con los documentos respectivos en caso de sobrantes y/o faltantes. (FORMATO N 4). INVENTARIO DE LOS ÓRGANOS DEL OEFA Una vez culminada las acciones administrativas de conciliación contable, la Comisión de Toma de Inventario presentará el informe adjuntando el inventario físico de bienes muebles debidamente conciliado con los documentos respectivos en caso de sobrantes y/o faltantes, adjuntando los siguientes listados: a) Bienes en Uso del OEFA. b) Inventario Ambiental c) Bienes prestados a otras instituciones. d) Bienes prestados por otras instituciones. e) Bienes donados f) Bienes faltantes g) Bienes sobrantes h) Bienes dados de baja. i) Otros relacionados, que la comisión estime por conveniente. Los listados serán firmados, fechados con nombres, apellidos y cargo del equipo de toma de inventario. 7.9 RESPONSABILIDADES a) La Oficina de Administración velará por el cumplimiento de la presente Directiva. b) El Responsable de Logística elabora, actualiza y evalúa la aplicación de la presente Directiva. VIII. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA La Oficina de Administración proporcionará la Comisión de Toma de Inventario la información, materiales y útiles que pudieran requerir para el debido y oportuno cumplimiento de sus funciones. San Isidro. Lima, Perú

11 ?* "Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" ANEXOS 9.1 FORMATO N 1 - Toma de Inventario de Almacén al 31 de Diciembre del 9.2 FORMATO N 2: Inventario Físico de Bienes Muebles e Intangibles al 31 de Diciembre del 9.3 FORMATO N 3 - Conciliación de Inventario Físico, Bincard y Kardexal 31 de Diciembre del 9.4 FORMATO N 4 - Inventario Físico de Almacén al 31 de Diciembre del San Isidro. Lima, Perú

12 FORMATO. N 1 TOMA DE INVENTARIO DE ALMACÉN AL 31 DE DICIEMBRE DEL. N ORD DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA SALDO ALMACÉN AL 31 DIC INGRESO... TOTAL OBSERVACIONES ' / o

13 FORMATO N 2 TOMA DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INTANGIBLES AL 31 DE DICIEMBRE DEL N ORD CÓDIGO DE BIEN DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE DIMENSIONES LARGO ANCHO ALTO ESTADO DE CONSERVACIÓN UBICACIÓN OBSERVACIONES & PLANEAMIENTO tsusjjesro 11

14 FORMATO N 3 CONCILIACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO, B1NCARD Y KARDEX AL 31 DE DICIEMBRE DEL N ORD DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA INVENTARIO FÍSICO BINCARD KARDEX DIFERENCIAS MAS MENOS OBSERVA CIONES 12 T(S11)

15 FORMATO N 4 INVENTARIO FÍSICO DE ALMACÉN AL 31 DE DICIEMBRE DEL N ORD DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD PRECIO UNITARIO VALOR TOTAL OBSERVACIONES 13