COMITÉ ADMINISTRADOR DEL PROGRAMA FEDERAL DE CONSTRUCCIÓN DE ESCUELAS

Transcripción

1 INTRODUCCIÓN El manual de almacenes, fue elaborado con la finalidad de contar con un documento que en forma sencilla, clara y sistematizada refleje la secuencia de las operaciones que se realizan, y permita con ello, llevar a cabo un estricto control de los recursos materiales del CAPFCE. Para su formulación fue considerada la normatividad y los lineamientos vigentes en la materia, con el propósito de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo tercero de los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, así como para cumplimiento a las disposiciones normativas correlacionadas, así mismo, se tiene como objetivo fundamental facilitar al personal administrativo de las áreas del CAPFCE, la comprensión y operación de los servicios que presta la Coordinación de Recursos Materiales y Activo Fijo. En consecuencia, se pretende con este manual, dotar al CAPFCE de las herramientas técnicas, jurídicas y administrativas actualizadas, que conlleven a la realización adecuada de sus funciones en materia de bienes. Las disposiciones contenidas en este documento son de observancia general, tanto para el personal de la gerencia de recursos materiales, como para las áreas usuarias. OBJETIVOS: Llevar a cabo el ingreso y alta contable de los materiales y herramientas de oficina y materiales de impresión y reproducción recibidos. Llevar a cabo el ingreso, alta contable y guarda de los bienes de consumo y de recibidos y la interacción con el almacén central del CAPFCE. Suministrar de manera oportuna los bienes de consumo y/o de existentes en el Inventario del almacén, a las áreas del CAPFCE. Emitir constancia de existencia o no-existencia a las áreas para gestionar la compra de bienes de consumo no existentes en el inventario del almacén. Comprobar la existencia y condiciones de uso de los bienes, conciliando sus resultados contra los registros contables. Mantener un eficaz control de la entrada, guarda y despacho de los bienes resguardados en el almacén. Para que el presente manual cumpla con sus objetivos, se requiere que sea difundido y observado entre el personal encargado de su operación y de su competencia. - -

2 MARCO JURÍDICO Las principales leyes, reglamentos y normas que regulan las actividades de almacenes e inventario, son los que se mencionan a continuación: LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS D.O.F. 3-XII-98, ULTIMA REFORMA D.O.F. 3-III-00 LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO FEDERAL. D.O.F. -XII-99 ULTIMA REFORMA D.O.F. 0-IV-003 LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL D.O.F. 9-X-976, ULTIMA REFORMA D.O.F. -V-003 LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO D.O.F ULTIMA REFORMA D.O.F. 3-VI-003 LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES D.O.F. 0-V-00 NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL D.O.F. 3 DE SEPTIEMBRE DEL 00. REGLAMENTO DE LA LEY DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y GASTO PÚBLICO FEDERAL. D.O.F. 0-VIII-996. REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO D.O.F REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA D.O.F. -XII-003 REGLAMENTO DEL INSTITUTO DE ADMINISTRACIÓN Y AVALÚOS DE BIENES NACIONALES. D.O.F. -IX-00 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. D.O.F. -XI

3 D E F I N I C I O N E S Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Bienes instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio; Contrato Abierto: El definido en el artículo 7 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Contrato Programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión, las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a entregar en varias fechas determinadas. Dependencias: Las secretarías de estado, órganos desconcentrados, Procuraduría General de la República, Consejería Jurídica y Unidades Administrativas de la Presidencia de la República. Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participación estatal, instituciones nacionales de crédito, e instituciones nacionales de seguros y fianzas, y los fideicomisos que integran la Administración Pública Federal Paraestatal. ES Para el control de almacenes en cuanto a los bienes de consumo se utiliza para el CAPFCE la instrucción de trabajo CAPFCE-GM-IT-007 Almacén de Bienes de Consumo y para los bienes instrumentales y muebles la instrucción de trabajo CAPFCE-GM-IT-00 Activo Fijo

4 Nombre del Documento: Código: CAPFCE-GM-IT-007 Revisión 3 Almacén de Bienes de Consumo Página: de OBJETIVO Proveer los bienes de consumo necesarios para las diversas actividades del CAPFCE. PROPÓSITO Proporcionar oportunamente los bienes de consumo requeridos para el desarrollo de las actividades sustantivas de la Institución. ALCANCE Este Instructivo es aplicable a todas las Áreas del CAPFCE. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Será responsabilidad del Servicios, elaborar un programa anual de adquisiciones de en base a los requerimientos de las diversas Áreas del Comité. Deberá existir un Formato Único de Solicitud de Servicio (FUSS), para todos los requerimientos de bienes de consumo, que deberá presentarse, salvo casos excepcionales, los primeros siete días de cada mes. Todo FUSS que sea recibido deberá ser llenado correctamente, además se registrará la fecha y hora de elaboración, recepción y entrega de los artículos solicitados. Será responsabilidad del Servicios Generales la elaboración del Formato Único de Adquisiciones (FUA), para adquirir los artículos necesarios para atender las solicitudes, en el caso de que no contar con existencias de los bienes solicitados. El método de costeo del inventario de deberá de ser el de precios promedio, el cual será modificado con el ingreso de bienes al almacén y se deberá enviar la información a la Subgerencia de Contabilidad y Registro dentro del reporte quincenal siguiente. Será responsabilidad del Servicios, efectuar un inventario anual, en el cual se verifiquen las existencias, el ordenamiento, seguridad y control de los bienes. Será responsabilidad del Servicios, dar seguimiento al manejo y disposición de los envases de tinta y toner usados, así como su acopio y entrega a la empresa que los recolectara. Será responsabilidad del Servicios, la actualización y entrega de los instrumentos de control sobre almacenes, para su publicación en los medios electrónicos del CAPFCE. Los instrumentos deberán estar protegidos de manera pertinente debido a los requisitos del Sistema de Gestión Integral, por tanto solo deberán ser de consulta y la protección no debe permitir la copia, reproducción o impresión. - -

5 DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO Descripción para el ingreso de bienes de consumo 3 6 Recibe los bienes de acuerdo al Formato Único de Adquisiciones y factura ó remisión. Comprueba que el material recibido sea el que se solicito, verifica estado y cantidad Firma de conformidad en la factura o remisión correspondiente con la fecha de recepción de los artículos Resguarda de manera adecuada los artículos en el almacén correspondiente Registra el ingreso de los artículos y reporta a la Coordinación de Servicios Generales Reporta quincenalmente a la Subgerencia de Contabilidad y Registro del ingreso de los artículos para su cargo. Servicios Descripción para la salida de bienes de consumo Recibe el FUSS debidamente requisitado. Verifica existencias Si existen procede a atender la solicitud Si no existe solicita al Recursos Materiales tramite la adquisición de los artículos para atender la solicitud. 3 Entrega los artículos solicitados y recaba firma de conformidad en el FUSS con fecha y hora de entrega. Registra la salida de los artículos y reporta a la Coordinación de Servicios Reporta quincenalmente a la Subgerencia de Contabilidad y Registro la salida de los artículos para su registro correspondiente. Servicios - -

6 Descripción para la toma de Inventario de almacén de Bienes de Consumo Elabora programa para el levantamiento del inventario de almacén de bienes de consumo Solicita requerimientos de equipo y material para el levantamiento del inventario Imprime en el sistema listado actualizado de artículos Forma los equipos de trabajo necesarios y les proporciona las Áreas a inventariar junto con los listados y etiquetas correspondientes y levanta inventario Reporta el resultado del inventario y verifica en caso de diferencias Servicios Si existen diferencias levanta las actas correspondientes Servicios Captura en el sistema el resultado del inventario Informa a la Subgerencia de Contabilidad del resultado Servicios del inventario y en su caso concilia En el caso de faltantes informa a la Gerencia de Servicios Asuntos Jurídicos para que se proceda Descripción para la disposición, acopio y entrega de los envases de tinta usados. 6 7 Solicita a la Gerencia de Recursos Materiales mediante el Formato Único de Adquisiciones respectivo la tinta o toner. Retira el envase vacío o solicita vía telefónica a la Gerencia de Recursos Materiales que ejecuten el retiro de dicho envase. Recibe en la Gerencia de Recursos Materiales la tinta o toner nuevo a cambio del envase vacío. Hace el acopio de envases vacíos de tinta o toner en el lugar designado para ello. Pone a disposición del proveedor encargado de realizar el retiro los envases vacíos. Da seguimiento a la entrega de los envases vacíos. Área Solicitante Área Solicitante Área Solicitante Servicios - 6 -

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS Formato Único de Solicitud de Servicio Formato Único de Adquisiciones CÓDIGO CAPFCE-GM-PO CAPFCE-GM-PO-00-0 REGISTROS REGISTROS Formato Único de Solicitud de Servicio Formato Único de Adquisiciones TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE CONSERVARLO Servicios Generales y Activo Servicios Generales y Activo CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA. CAPFCE-GM-PO CAPFCE-GM-PO-00-0 GLOSARIO FORMATO ÚNICO DE SOLICITUD DE SERVICIOS: Formato con el cual se atienden las solicitudes de los diversos servicios y mantenimientos correctivos que se envían al Área de Recursos Materiales. FORMATO ÚNICO DE ADQUISICIONES: Formato con el cual el Área de adquisiciones inicia el procedimiento para la compra de bienes o servicios. ANEXOS - 7 -

8 Nombre del Documento: Activo Fijo Referencia al punto de la norma ISO 900:000: N/A Código: CAPFCE-GM-IT-00 Revisión 3 Hoja: 8 de OBJETIVO Proporcionar los bienes muebles necesarios para el desarrollo de las actividades sustantivas de la Institución. PROPÓSITO Mantener el control de los bienes muebles del CAPFCE. ALCANCE Este Instructivo es aplicable a todas las Áreas del CAPFCE usuarios de bienes de POLÍTICAS DE OPERACIÓN Existirá un resguardo firmado por cada uno de los usuarios, conteniendo los bienes de que utiliza. Existirá un resguardo global de los bienes utilizados en cada una de las áreas, firmado por el responsable de las mismas. Será responsabilidad del cuidado de los bienes, el usuario de los mismos. Deberá existir un control permanente de los movimientos de los bienes y será responsabilidad de los usuarios del mismo informar a la Unidad de Control de Activo Fijo de los movimientos que se realicen. El Servicios, reportará, a solicitud de la Subgerencia de Recursos Humanos, de los adeudos de activos del personal que por diversas circunstancias cause baja. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO Descripción para el registro y control de bienes de Recibe solicitud (FUSS) de mobiliario, cambio de asignación ó baja del mismo Verifica existencia de resguardo vigente y procede a la alta y/o baja de bienes en el sistema - 8 -

9 3 Cancela resguardo anterior y emite el nuevo en el sistema actualizando automáticamente la base de datos Verifica con el resguardante los bienes asignados y recaba firma en el resguardo actualizado y en el FUSS Envía FUSS a la Coordinación de Recursos Materiales y Activo Fijo. Descripción para la alta de Recibe copia de la factura, Formato de Entrada/Entrega Almacén y los bienes adquiridos por el Organismo para su asignación, firma de conformidad anotando la fecha de recepción Comprueba el estado de los bienes de recibidos Registra en el sistema los bienes, asignando el código CAMBS y clave correspondiente, imprimiendo la etiqueta para cada uno de los bienes Asigna y entrega los bienes al área solicitante Emite el nuevo resguardo particular y global del área a la cual se asignaron los bienes Verifica con el resguardante los bienes asignados y recaba firma en los resguardos actualizados Envía reporte de bienes asignados a la Coordinación de Recursos Materiales y Activo Fijo y a la Subgerencia de Contabilidad para su registro contable.3 Descripción para la baja de Prepara anualmente listado que contiene los bienes susceptibles a ser dados de baja por las condiciones físicas que presentan Envía listado con las condiciones que presentan los bienes para su baja al Comité de Bienes del CAPFCE Servicios Generales y Activo Fijo - 9 -

10 3 Aprobada la baja, auxilia en el procedimiento de enajenación y/o donación Efectuada su enajenación y/o donación procede a la baja en el sistema de los registros de los bienes Informa a la Subgerencia de Contabilidad de los movimientos efectuados el para su baja contable documental Servicios Generales y Activo Fijo. Descripción para la entrega de no adeudo de 3 Recibe oficio de solicitud de no adeudo de de la Subgerencia de Personal Consulta resguardo actualizado de bienes del personal y verifica físicamente los bienes con el listado, emite carta de no adeudo en su caso ó informa de los faltantes y turna la información al Activo Fijo. Verifica la carta de no adeudo ó informe de faltantes y turna la Recursos Materiales y Activo Fijo Firma carta de no adeudo y turna a la Gerencia de Recursos Materiales, en su caso, si existen faltantes, informa la Subgerencia de Personal y además a la Gerencia de Asuntos Jurídicos Recursos Materiales y Activo Fijo. Descripción para la toma de Inventario de 3 Elabora programa anual para el levantamiento de Solicita requerimientos de equipo y material para el levantamiento del inventario Informa a todas las Áreas del programa para el levantamiento de Servicios Generales y Activo Fijo Servicios Generales y Activo Fijo - 0 -

11 Imprime en el sistema listado actualizado de bienes y resguardantes Forma los equipos de trabajo necesarios y les proporciona las Áreas a inventariar junto con los listados y etiquetas correspondientes y levanta inventario Recaba las firmas por resguardante y por responsable de área de los nuevos resguardos Si existen diferencias levanta las actas correspondientes Captura en el sistema el resultado del inventario Informa a la Subgerencia de Contabilidad del resultado del inventario y en su caso concilia En el caso de faltantes informa a la Subgerencia de Recursos Humanos y Gerencia de Asuntos Jurídicos para que se proceda unidad de unidad de Servicios unidad de Servicios Servicios DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos Formato Único de Solicitud de Servicio Formato de Entrada/Entrega de Almacén Resguardo individual de bienes Resguardo por Área de bienes Solicitud de no adeudo de Código CAPFCE-GM-PO-00-0 CAPFCE-GM-PO-00-0 REGISTROS REGISTROS Formato Único de Solicitud de Servicio Formato de Entrada/Entrega de Bienes. Resguardo individual de bienes Resguardo por Área de bienes Carta de no adeudo de TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE CONSERVARLO Servicios Generales y Activo Servicios Generales y Activo Responsable del Área Responsable del Área Responsable del Área CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA. CAPFCE-GM-PO CAPFCE-GM-IT

12 GLOSARIO FORMATO ÚNICO DE SOLICITUD DE SERVICIOS: Formato con el cual se atienden las solicitudes de los diversos servicios y mantenimientos correctivos que se envían al Área de Recursos Materiales. FORMATO ÚNICO DE ADQUISICIONES: Formato con el cual el Área de adquisiciones inicia el procedimiento para la compra de bienes o servicios. FORMATO ÚNICO DE ENTRADA Y ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS: Formato con el cual el almacén recibe y entrega los bienes adquiridos por la Institución. ANEXOS No Aplica Nombre Firma CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Gerente de Recursos Materiales Gerente de Innovación Administrativa Director General Fecha /Enero/00 7/ Enero/00 8/ Enero/00 Nota: Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos emitidos el día de noviembre de 00 por la Secretaria de la Función Pública, se publica el Manual de Almacenes del CAPFCE, en la pagina de Internet de la institución así como a en la Intranet, a mas tardar el día 3 de febrero de 00. Así mismo se buscara la mejora continua de dicho manual, para cumplir con las necesidades de la institución y en apego al Sistema Gestión Integral del CAPFCE - -