PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

Transcripción

1 PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 1

2 ÍNDICE I.- Presentación 3 II.- Marco Jurídico 4 III.- Objetivo General 6 IV.- Proyectos 7 2

3 PRESENTACIÓN El presente documento se elaboró de conformidad con el artículo 12 fracciones I y VI de la Ley Federal de Archivos y tiene el propósito de dar continuidad a los trabajos que se han venido realizando en esta materia en el Conalep. Para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Federal de Archivos, se contempla para el presente año, el desarrollo de diversas actividades orientadas al mejoramiento de los servicios documentales y archivísticos, mismos que consisten en establecer las estructuras técnicas y metodológicas para el proceso de organización y conservación documental en los archivos de trámite, concentración e histórico. Este Plan se compone de diversas actividades, con la finalidad de orientar la labor archivística del Conalep, ya que comprende la actualización de los instrumentos técnicos archivísticos y la capacitación como ejes fundamentales en el desarrollo de los servidores públicos responsables del archivo de trámite de sus unidades administrativas. La ejecución del Plan Anual de Desarrollo Archivístico garantizará la madurez de nuestro Sistema Institucional de Archivos, lo que permitirá mejorar la operación y manejo de los acervos documentales del Colegio, así como la atención expedita de solicitudes de información de las diversas unidades administrativas que lo integran. 3

4 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal de Archivos MARCO JURÍDICO Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental 4

5 Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretaría de Hacienda y Crédito Público 5

6 OBJETIVO GENERAL Fortalecer el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos, que le permita al Conalep una adecuada transparencia y rendición de cuentas. Para mejorar la actividad documental del Conalep, serán considerados así mismo los siguientes objetivos específicos: Incorporar al Sistema Institucional de Archivos a todas las unidades administrativas del Conalep. Desarrollar una cultura institucional en materia de archivos. Actualizar los instrumentos de consulta y control archivísticos. Proporcionar la capacitación necesaria para el buen funcionamiento de los archivos de trámite. Organizar y conservar el archivo contable del Conalep con base a la normatividad aplicable. 6

7 PROYECTOS A) Incorporación de los planteles de la UODDF y RO al sistema institucional de archivos del CONALEP Objetivo: Cumplir con lo señalado en la normatividad vigente en materia de clasificación, organización y conservación de archivos. Alcance: 27 planteles del Distrito Federal y 6 del Estado de Oaxaca Descripción de acciones del proyecto: Registro de expedientes que se abren en un ejercicio fiscal Clasificación y organización de expedientes (Código de clasificación e identificación de espacios) Elaboración de carátulas Integración de inventarios generales Transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración Periodo de ejecución: Enero a Diciembre del

8 B) Difusión de los términos y conceptos básicos en materia archivística Objetivo: Desarrollar una nueva cultura archivística, a través del dominio del lenguaje técnico en materia de archivos. Alcance: Todo el personal de Oficinas Nacionales, Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal, Representación del Conalep en el Estado de Oaxaca y de los 27 planteles del Distrito Federal y 6 del Estado de Oaxaca. Descripción de acciones del proyecto: Elaboración de boletines informativos Difusión a través de medios electrónicos de los términos, conceptos y actualizaciones normativas en materia de archivos a todo el personal Periodo de ejecución: Julio a diciembre del

9 C) Capacitación al personal designado como responsable de archivo de trámite Objetivo: Proporcionar los conocimientos básicos que les permitan ejercer adecuadamente su función como responsables de archivo de trámite. Alcance: Personal designado como responsable de archivo de trámite en las unidades administrativas. Descripción de acciones del proyecto: Identificación del personal designado como nuevo responsable del archivo de trámite. Capacitación que abarque los siguientes temas: Normatividad Registro de expedientes que se abren en un nuevo ejercicio fiscal Clasificación de expedientes Elaboración de carátulas Ordenación de expedientes Transferencia primaria de expedientes del archivo de trámite al archivo de concentración Levantamiento de inventarios de expedientes en el archivo de trámite de las unidades administrativas Trámite de baja documental Periodo de ejecución: Julio a septiembre del

10 D) Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental de planteles del Distrito Federal y Representación Oaxaca Objetivo: Contar con instrumentos más alineados a la operación real de los planteles que permitan una mejor clasificación, organización y conservación de sus documentos. Alcance: Todas las unidades administrativas de los 27 planteles del Distrito Federal y 6 del Estado de Oaxaca Descripción de acciones del proyecto: Recopilación y análisis de la información normativa de los planteles del Distrito Federal y Representación Oaxaca. Identificación de series documentales a partir de la documentación recapitulativa previamente analizada. Impartición de seminarios de análisis de series con el personal de planteles encargados del manejo y uso de los instrumentos de control archivístico. Integración de series documentales, en los instrumentos de control archivístico. Actualización del Cuadro de Clasificación Archivística. Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Presentación de resultados para consenso final en reuniones de trabajo con el personal de planteles. Integración de reporte final con recomendaciones de mejora. Periodo de ejecución: Julio a Septiembre del

11 E) Organización y conservación del archivo contable del Conalep con base a la normatividad aplicable Objetivo: Tener un archivo contable debidamente ordenado y resguardado, que cumpla con los plazos de conservación señalados en la normatividad vigente. Alcance: Dirección de Administración Financiera y áreas contables de la Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal, Representación Oaxaca y planteles. Descripción de acciones del proyecto: Solicitar a la Dirección de Administración Financiera, se atienda a lo señalado en la Norma NACG 01 Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, tanto en oficinas centrales como en las áreas contables de la Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal, Representación Oaxaca y planteles. Realizar en los plazos señalados, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental vigente, las transferencias de la documentación contable al Archivo de Concentración del Conalep. Integrar y gestionar ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público las bajas documentables del archivo contable del Conalep. Periodo de ejecución: Junio a Diciembre del