Manual para la Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales

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1 Manual para la Gestión y de

2 Manual para Gestión y de Página: 2 de 17 ÍNDICE Pág. 1. Objetivo Marco Normativo Ámbito de Aplicación Definiciones Disposiciones Generales Proceso Gestión y de Diagrama de Flujo Anexos Transitorios Emisores... 17

3 Manual para Gestión y de Página: 3 de Objetivo Definir las actividades para la recepción, obtención de la autorización y seguimiento de solicitudes de contratos plurianuales de las Unidades Administrativas; así como, su incorporación al Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, a fin de que cuenten con la suficiencia presupuestal y permitir el cumplimiento de contrataciones que impliquen asignaciones de recursos para dos o más ejercicios fiscales, a efecto de lograr mejores condiciones de contratación. 2. Marco Normativo Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. Disposiciones Generales para celebrar contratos plurianuales. 3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la CDI. 4. Definiciones Archivo electrónico Archivo Excel Base de datos CDI CGAF Envío electrónico PASH Información almacenada en un formato que solamente una computadora u otro equipo electrónico puede procesar. El archivo no consiste en el medio en el cual está almacenada la información, sino en la información contenida en él. Es un archivo que se obtiene a partir de la aplicación denominada Excel para manejar hojas de cálculo utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Coordinación General de Administración y Finanzas. Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir archivos electrónicos rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos. Por este medio se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda para la transmisión, operación y consulta de los conceptos presupuestales de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

4 Manual para Gestión y de Página: 4 de 17 Portal Presupuesto de Egresos Proyecto de Presupuesto Respaldar SHCP Unidad Administrativa Es un sitio en la internet cuya característica fundamental es la de servir de puerta de entrada (única) para ofrecer de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados a un mismo tema. Es el documento jurídico, contable y de política económica, aprobado por la Cámara de Diputados. El Presupuesto de Egresos de la Federación especifica el monto y destino de los recursos económicos que el Gobierno requiere durante un año, para obtener los resultados comprometidos y demandados por los diversos sectores de la sociedad. Estimación de los gastos a efectuar para el desarrollo de los programas sustantivos y de apoyo de las dependencias y entidades del Sector Público, para su elaboración se deben observar las normas, lineamientos y políticas de gasto que fije la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; la información permite a esta dependencia integrar el proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación. Una copia de seguridad o backup (su nombre en inglés) en tecnología de la información o informática, es una copia de seguridad o el proceso de copia de seguridad, con el fin de que estas copias adicionales puedan utilizarse prescindiendo del original. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. 5. Disposiciones Generales 5.1 La CGAF realizará la gestión ante la Dirección General (DG), de las solicitudes de Contratos Plurianuales. 5.2 La DG, autorizará la celebración de los. 5.3 Todo trámite de gestión de Contrato Plurianual, deberá apegarse a las disposiciones generales para celebrar contratos plurianuales de obras públicas, adquisiciones y arrendamientos o servicios, emitidas por la CGAF y validadas por la Junta de Gobierno. 5.4 La Dirección de Programación y Presupuesto, enviará a la Unidad Administrativa solicitante, el Contrato Plurianual autorizado. 5.5 La fecha límite para la gestión de las solicitudes de, será el último día hábil del mes de agosto (Establecido en el Artículo 147 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria). 5.6 Las Unidades Administrativas responsables de los deberán informar a la CGAF sobre el avance financiero al terminar cada trimestre.

5 Manual para Gestión y de Página: 5 de Proceso 6.1 Gestión y de Objetivo: Definir las actividades para la recepción, obtención de la autorización y seguimiento de solicitudes de contratos plurianuales de las Unidades Administrativas; así como, su incorporación al Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, a fin de que cuenten con la suficiencia presupuestal y permitir el cumplimiento de contrataciones que impliquen asignaciones de recursos para dos o más ejercicios fiscales, a efecto de lograr mejores condiciones de contratación. No. Descripción de la Actividad Responsable Autorización 1. Elabora con base en los requerimientos propios o de las Unidades Administrativas, Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos Plurianuales y Anexos con base en las Disposiciones Generales para la Celebración de de Obras Públicas, Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios emitidas por la CGAF. 2. Entrega el Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos Plurianuales y Anexos a la CGAF. 3. Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto el Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de y Anexos recibido de la CGAF. 4. Revisa que la solicitud y los documentos anexos cumplan con lo establecido en las Disposiciones Generales para la Celebración de de Obras Públicas, Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios emitidas por la CGAF. Unidad Administrativa Unidad Administrativa Cumplen con la Normatividad? No: Devuelve documentación a la Unidad Administrativa mediante oficio suscrito por la CGAF y/o vía correo electrónico. Reinicia en el paso 1. Sí: Ir al paso Elabora Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar con base en el oficio recibido de las Unidades Administrativas y lo entrega a la Subdirección de Programación y Presupuesto. 6. Revisa y rubrica el Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar Contratos Plurianuales, obtiene la rúbrica de visto bueno de la Dirección de Programación y Presupuesto y se lo entrega junto con los documentos fuente, para que por su conducto se obtenga el visto bueno de la CGAF y la autorización de la Dirección General de la CDI. Subdirección de Programación y Presupuesto

6 Manual para Gestión y de Página: 6 de 17 No. Descripción de la Actividad Responsable 7. Recibe el Oficio de Autorización para Celebrar autorizado, junto con los documentos fuente. 8. Elabora Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar y lo envía a la CGAF para su firma. 9. Firma el Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar y lo turna al para su distribución. 10. Entrega a las Unidades Administrativas: Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar, suscrito por la CGAF. Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar suscrito por la Dirección General de la CDI. 11. Recaba acuse de recibo en una copia del oficio de ENVÍO y la archiva en el expediente denominado junto con copia del Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de y Anexos Coordinación General de Administración y Finanzas Trimestral 12. Recibe trimestralmente de la SHCP, oficio y archivo electrónico en los que solicitan el avance del ejercicio de los recursos por contratos plurianuales. 13. Elabora base de datos electrónica con los contratos plurianuales autorizados. 14. Elabora, en formato Excel, archivo por área con los contratos plurianuales autorizados. 15. Elabora Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Autorizados y lo envía a la CGAF para su firma. 16. Autoriza el Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Autorizados y lo turna al. Coordinación General de Administración y Finanzas

7 Manual para Gestión y de Página: 7 de 17 No. Descripción de la Actividad Responsable 17. Envía archivo electrónico por área, en formato Excel, a las Unidades Administrativas responsables de los para el registro de avance financiero y el Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos Plurianuales Autorizados, y obtiene acuse de recibo. 18. Recibe el archivo electrónico por área y el Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Autorizados. Unidad Administrativa 19. Elabora oficio de respuesta a la CGAF para informar el ejercicio de los recursos por contratos plurianuales, y de manera simultánea envía los archivos electrónicos con la información solicitada. 20. Recibe de las Unidades Administrativas el archivo electrónico por área, en formato Excel, y el oficio de respuesta con la información de los recursos ejercidos por contratos plurianuales. Revisa la información y, en su caso, solicita datos o información aclaratoria. 21. Consolida la información recibida por tipo de gasto en los formatos electrónicos recibidos de la SHCP. 22. Elabora Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por Contratos Plurianuales y lo envía a la Subdirección de Programación y Presupuesto. Unidad Administrativa 23. Revisa y rubrica el Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por Contratos Plurianuales, obtiene la rúbrica de visto bueno de la Dirección de Programación y Presupuesto y por su conducto obtiene la firma de autorización de la CGAF. Subdirección de Programación y Presupuesto 24. Entrega a la SHCP el Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por, obtiene acuse de recibo en una copia del oficio y la archiva en el expediente denominado. Envía de manera simultánea los archivos electrónicos con la información solicitada. 25. Recibe, en su caso, observaciones de la SHCP en forma electrónica. Analiza las observaciones, elabora la respuesta (en caso necesario solicita información justificativa a la Unidad Administrativa correspondiente) y la envía electrónicamente.

8 Manual para Gestión y de Página: 8 de 17 No. Descripción de la Actividad Responsable Registro Anual de Contratos para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto 26. Obtiene del Portal de la SHCP los Insumos para la Elaboración del Anteproyecto y la Integración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación y los archivos electrónicos (plantillas) correspondientes. 27. Elabora las plantillas electrónicas con la información de los contratos plurianuales del año anterior, del año en curso y la proyección de dos años subsecuentes. 28. Verifica en el proyecto de presupuesto elaborado por el Programación y Presupuesto, que las partidas y programas presupuestarios correspondientes a contratos plurianuales cuenten con suficiencia presupuestal. 29. Envía electrónicamente las plantillas al Programación para que las incorpore al PASH.

9 Manual para Gestión y de Página: 9 de Diagrama de Flujo Procedimiento para la Gestión y de Unidad Administrativa Subdirección de Programación y Presupuestación Inicio Autorización 1 Elabora Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de y Anexos con base en las Disposiciones Generales para la Celebración de Contratos Plurianuales de Obras Públicas, Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios emitidas por la CGAF Oficio de Solicitud de Autorización para la Celebración de Entrega el Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de y Anexos a la CGAF 2 Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto el Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos Plurianuales y Anexos recibido de la CGAF Revisa que la solicitud y los documentos anexos cumplan con lo establecido en las Disposiciones Generales para la Celebración de de Obras Públicas, Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios emitidas por la CGAF 3 4 No Cumplen con la Normatividad? Devuelve documentación a la Unidad Administrativa mediante oficio suscrito por la CGAF y/o vía correo electrónico Si Elabora Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar con base en el oficio recibido de las Unidades Administrativas Oficio de Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales 5 Revisa y rubrica el Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar, obtiene la rúbrica de visto bueno del Subdirector de Programación y Presupuesto y se lo entrega junto con los documentos fuente, para que por su conducto se obtenga el visto bueno y autorización de autoridades superiores de la CDI 6 7

10 Manual para Gestión y de Página: 10 de 17 Procedimiento para la Gestión y de Unidad Administrativa Coordinación General de Administración y Finanzas 6 Recibe el Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar autorizado, junto con los documentos fuente 7 Elabora Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales y lo envía a la CGAF para su firma Oficio de Envío 8 Firma el Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales y lo turna al para su distribución 9 10 Entrega a las Unidades Administrativas: Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar y Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar 11 Recaba acuse de recibo en una copia del oficio de ENVÍO y la archiva en el expediente denominado Contratos Plurianuales junto con copia del Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos Plurianuales y Anexos Trimestral 12 Recibe trimestralmente de la SHCP, oficio y archivo electrónico en los que solicitan el avance del ejercicio de los recursos por contratos plurianuales 13

11 Manual para Gestión y de Página: 11 de 17 Procedimiento para la Gestión y de Unidad Administrativa Coordinación General de Administración y Finanzas Elabora base de datos electrónica con los contratos plurianuales autorizados B.D. Contratos 14 Elabora, en formato Excel, archivo por área con los contratos plurianuales autorizados 15 Elabora Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos Plurianuales Autorizados y lo envía a la CGAF para su firma Oficio de Solicitud de a los Autorizados 18 Recibe el archivo electrónico por área y el Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos Plurianuales Autorizados 17 Envía archivo electrónico por área a las Unidades Administrativas para el registro de avance financiero y el Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Autorizados 16 Autoriza el Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos Plurianuales Autorizados y lo turna al 19 Elabora oficio de respuesta a la CGAF para informar el ejercicio de los recursos por contratos plurianuales, y de manera simultánea envía los archivos electrónicos con la información solicitada Oficio de Respuesta a la CGAF Recibe de las Unidades Administrativas el archivo electrónico por área y el oficio de respuesta con la información de los recursos ejercidos por contratos plurianuales.

12 Manual para Gestión y de Página: 12 de 17 Procedimiento para la Gestión y de Unidad Administrativa Subdirección de Programación y Presupuestación Consolida la información recibida por tipo de gasto en los formatos electrónicos recibidos de la SHCP 22 Elabora Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por y lo envía a la Subdirección de Programación y Presupuesto Oficio de Avance del Ejercicio de los Recursos por 24 Entrega a la SHCP el Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por Contratos Plurianuales, obtiene acuse de recibo en una copia del oficio, la guarda en el expediente denominado Contratos Plurianuales y envía de manera simultánea los archivos electrónicos con la información solicitada 23 Revisa y rubrica el Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por, obtiene la rúbrica de visto bueno de la Dirección de Programación y Presupuesto y por su conducto obtiene la firma de autorización de la CGAF 25 Recibe, en su caso, observaciones de la SHCP en forma electrónica. Analiza las observaciones, elabora la respuesta y la envía electrónicamente 26

13 Manual para Gestión y de Página: 13 de 17 Procedimiento para la Gestión y de Unidad Administrativa Subdirección de Programación y Presupuestación Registro Anual de Contratos para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto Obtiene del Portal de la SHCP los Insumos para la Elaboración de los Anteproyectos y la Integración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación y los archivos electrónicos correspondientes 27 Elabora las plantillas electrónicas con la información de los contratos plurianuales del año anterior, del año en curso y la proyección de dos años subsecuentes 28 Verifica en el proyecto de presupuesto elaborado por el Programación y Presupuesto, que las partidas y programas presupuestarios correspondientes a contratos plurianuales cuenten con suficiencia presupuestal 29 Envía electrónicamente las plantillas al Programación para que las incorpore al PASH. Fin

14 Manual para Gestión y de Página: 14 de Anexos Anexo Monto Erogado Sobre de Obras Públicas, Adquisiciones y Arrendamientos o Servicios

15 Manual para Gestión y de Página: 15 de 17 Anexo Instructivo de llenado Núm. Dice: Debe anotarse: 1. Enero-marzo de 2012 Periodo que se reporta. 2. Ramo / Entidad: Nombre de la Dependencia o Entidad que reporta la información. 3. Concepto Especificar tipo de gasto (corriente o de inversión). 4. Total aprobado Suma de los subtotales de gasto corriente e inversión. 5. Gasto corriente 6. Gasto de inversión Total del presupuesto anual para gasto corriente (Capítulos 1000, 2000, 3000 y 4000). Total del presupuesto anual para gasto de inversión (Capítulos 5000 y 6000). 7. Monto anual aprobado o modificado Monto anual aprobado para compromisos plurianuales. 8. Programado Presupuesto programado en los meses correspondientes. 9. (Enero-febrero) 10. (Enero-marzo) Presupuesto programado acumulado en el mes correspondiente para contratos plurianuales. Presupuesto programado acumulado en el periodo correspondiente para contratos plurianuales. 11. Ejercido Presupuesto ejercido en los meses correspondientes. 12. (Enero) Presupuesto ejercido acumulado en el mes correspondiente para contratos plurianuales. 13. (Enero-febrero) (Enero-marzo) Presupuesto ejercido acumulado en el periodo correspondiente para contratos plurianuales. 14. Nota Explicación a las variaciones entre el presupuesto programado acumulado y el ejercido acumulado.

16 Manual para Gestión y de Página: 16 de Transitorios Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.

17 Manual para Gestión y de Página: 17 de Emisores Autorizó: Visto Bueno: Xavier Abreu Sierra Director General Elaboró: Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración y Finanzas Supervisó: Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y Presupuesto José Antonio Melgoza Camarena Director General Adjunto de Innovación y Mejora Oficio Número: CGAF/ /2012 Fecha de dictaminación por el COMERI: 30 de noviembre de 2012 R e g i s t r o Sello: