SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES SUMINISTRO DE CONSUMIBLES Y ACTIVO FIJO

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1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES SUMINISTRO DE CONSUMIBLES Y ACTIVO FIJO 31/08/05

2 Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Materiales Viaducto Miguel Alemán No. 105,.2 piso, Col. Escandón, México, D.F., C.P , Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente. 31/08/05

3 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró Fausto Ruiz Sales Asistente Técnico Revisó Francisco Javier Moreno Rius Subgerente de Suministros Aprobó Armando Nolasco Hernández Director de Recursos Materiales 1 de 12 31/08/05

4 Página (s) Revisión Modificada (s) 01 Ver solicitud de cambio y documento obsoleto SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Por revisión y ajuste del procedimiento y desaparición de la Gerencia de Servicios Fecha de Emisión 05-julio Ver solicitud de cambio y documento obsoleto Por revisión y ajustes en los niveles de mando y la creación de la Subgerencia de Suministros y cambio de imagen por logotipo 31-agosto-05 2 de 12 31/08/05

5 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7. Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 8 8. Registros Anexos 11 3 de 12 31/08/05

6 1. OBJETIVO Controlar y realizar en forma eficiente el suministro de bienes de consumo y bienes inventariables (materiales, útiles de oficina y activo fijo) a las áreas del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. 2. ALCANCE El contenido de esta Instrucción de Trabajo, aplica a todas las áreas que requieran de algún bien de consumo y/o bien inventariable, para el adecuado desempeño de sus funciones con excepción de bienes informáticos. 3. REFERENCIAS 3.1 Estatuto Orgánico 3.2 Manual del Sistema de Gestión de la Calidad 3.3 Guía Electrónica de Servicios Administrativos 4. POLITICAS Los bienes de consumo y/o bienes inventariables requeridos por las diversas áreas deberán solicitarse mediante el formato denominado FO-DRM-GS-01 Vale Salida de Almacén (DRM-03). El FO-DRM-GS-01 Vale Salida de Almacén para Bienes de Consumo (DRM-03) deberá ser firmado por el director de área correspondiente. El suministro de bienes de consumo se apegará al catálogo básico de artículos de consumo (Anexo IV de la Guía Electrónica de Servicios Administrativos) autorizado por la Dirección de Recursos Materiales. No se surtirán bienes de consumo sin el FO-DRM-GS-01 Vale Salida de Almacén (DRM-03). Los artículos no considerados en el catálogo de materiales y útiles de oficina se surtirán de ser procedente su adquisición, en cuanto se realice la compra correspondiente. Las solicitudes deberán presentarse dentro de los últimos 5 días hábiles del mes, y serán surtidos durante los primeros 5 días hábiles del mes siguiente. El FO-DRM-GS-01 Vale Salida de Almacén para bienes de activo fijo (DRM-03) deberá ser firmado por el Subdirector General correspondiente o su equivalente. Los bienes inventariables (activo fijo) se surtirán conforme al calendario establecido en el Programa Anual de Adquisiciones y el Programa Anual de Inversión. 4 de 12 31/08/05

7 Al momento de recibir el bien el solicitante deberá firmar el resguardo de activo fijo correspondiente. El equipo informático se proporcionará a las áreas usuarias conforme a las políticas de la Subdirección General de Mercadotecnia, previa autorización de la misma. Para cada bien o inmueble que se asigne deberá existir el resguardo correspondiente. 5. RESPONSABILIDADES Director de Recursos Materiales. 5.1 Aprobar esta Instrucción de Trabajo 5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo. 5.3 Supervisar el suministro de bienes los bienes de consumo y de activo fijo 5.4 Coordinar la atención oportuna a los requerimientos formulados por las áreas solicitantes. 5.5 Promover la atención ante las instancias que correspondan de las necesidades de capacitación que requiera el personal responsable del almacén. 5.6 Revisar y mantener actualizada esta Instrucción de Trabajo. 5.7 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo. 5.8 Revisar y autorizar el Programa Anual de Adquisiciones. 5.9 Revisar y autorizar el dictamen técnico derivado de la licitación por la adquisición de bienes de consumo y activo fijo Coordinar la programación de los procesos de adquisición de bienes de consumo y de activo fijo Revisar y autorizar las adquisiciones que se realicen en forma directa para la atención de las diferentes áreas que integran el Consejo. Subgerente de Suministros 5.12 Elaborar y mantener actualizada está Instrucción de Trabajo 5.13 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo Atender los requerimientos formulados fuera de programa por las diferentes áreas que estén plenamente justificados Atender con oportunidad los Vales Salida de Almacén FO-DRM-GS-01 (DRM-03) de acuerdo al calendario y políticas establecidas. 5 de 12 31/08/05

8 5.16 Informar al Director de Recursos Materiales la no existencia en el almacén de cualquier material que sea solicitado Registro del suministro por artículo Revisar y recibir los bienes de consumo y de activo fijo que entreguen los proveedores Elaborar y mantener actualizados los resguardos por suministro de bienes de activo fijo propiedad del CPTM, tanto en las oficinas centrales como en las OME s Elaboración del programa anual de abasto de artículos de papelería y consumibles para el almacén general Participar en los eventos que se realicen por la adquisición de bienes de consumo y de activo fijo Comunicar al personal del Consejo con 8 días de anticipación las fechas en que se realizarán los inventarios del activo fijo y de los bienes de consumo y el tiempo que tardará en restablecer el servicio Archivar la documentación declarada como registros en esta Instrucción de Trabajo en forma ordenada y de fácil identificación Atender todos aquellos asuntos que le asigne la Dirección y proporcionar los reportes que solicite el Director 6. DEFINICIONES 6.1 Áreas solicitantes.- Aquellas que de conformidad con las políticas y normatividad vigentes, solicitan a la Dirección de Recursos Materiales un bien necesario para el desempeño de sus funciones. 6.2 SHCP.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público 6.3 CPTM.- Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. 6.4 Bienes.- Los artículos, materiales o equipos solicitados por las diferentes áreas, susceptibles de ser controlados, resguardados o inventariados. 6.5 Programa anual de abasto.- Programa en el que se determina la cantidad de artículos a adquirir para cubrir las necesidades del personal durante todo el año. 6.6 Vale salida de almacén.- Documento mediante el cual se formaliza la solicitud y/o recepción de cualquier bien. 6.7 Inventario.- Proceso mediante el cual se lleva un control de todos los bienes de consumo y de activo fijo. 6.8 Resguardo.- Documento mediante el cual el usuario se compromete al cuidado y buen funcionamiento de los bienes asignados. 6.9 Proveedor.- La persona física o moral que celebre contratos o pedidos con el CPTM por la adquisición de bienes. 6 de 12 31/08/05

9 6.10 DRM.- Director de Recursos Materiales SA.- Subgerente de Suministros. 7 de 12 31/08/05

10 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Suministro de Consumibles y Activo Fijo. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Vale de salida del Almacén Asistente Administrativo 1. Recibe Vale de salida del Almacén 2. Identifica el Bien Solicitado 3. Es Consumible? NO 4. Verifica Existencia SI 15Verifica Existencia en Base de Datos SI 5. Hay Existencia? NO 6. Notifica al solicitante y Director de Recursos Materiales SI 16 Hay Existencia? NO SI 17 El valor es mayor a $2000 NO Director de Rec. Materiales 18 Adquiere el Bien y Entrega al Almacén 11. Registra Número de Inventario Base de datos 7. Verifica si está incluido en PI? Elabora Requisición de Compra y Anexo Técnico Requisición y Anexo Técnico 23. Envia a Adquisiciones Asistente Administrativo 24. Recibe el Bien 19 Asistente Administrativo 19. Registra entradas 20. Entrega a solicitantes y Obtiene Firmas 21. Registra salida y Archiva Fin 12. Elabora resguardo 13. Entrega bien y obtiene firma 14. Archiva Resguardo Fin Resguardo SI Asistente Administrativo 9. Revisa en Adquisiciones la fecha de compra 10. Informa al Usuario Fin 8. Incluye en prográma de inversión No 10 8 de 12 31/08/05

11 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad 1. Recibe Vale de Salida de Almacén Documento de Trabajo Recibe el formato denominado Vale de Salida de Almacén Revisa que el formato Vale de Salida de Almacén esté debidamente requisitado por el área solicitante. Revisa que el formato Vale de Salida de Almacén, esté firmado por un funcionario público autorizado. Identifica el bien solicitado Vale de Salida de Almacén. Anexo Identifica en el formato denominado Vale de Salida de Almacén el tipo de bien solicitado. 3. Es Consumible? Subgerente de Suministros 4. Si, ir al paso 15 No, continuar en el paso 4 Verifica Existencia 4.1 Consulta en la base de datos de activo fijo, la existencia del bien solicitado. Base de Datos Electrónica 5. Hay Existencia? Si, ir al paso 11 No, continuar en el paso 6 Notifica al Solicitante y al Director de Recursos Materiales Informa al Solicitante y al Director de Recursos Materiales la no existencia en el almacén del bien. Vale de Salida de Almacén 7. Verifica si está Incluido en Programa de Inversión? Director Recursos Materiales de Si, ir al paso 9 No, continuar en el paso 8 Incluye en Programa de Inversión Lo incluye en Programa de Inversión, para su adquisición Programa de Inversión 9 de 12 31/08/05

12 Responsable Paso Actividad Revisa en Adquisiciones la fecha probable de compra Documento de Trabajo Subgerente de Suministros Consulta con el Gerente de Adquisiciones la fecha probable de compra. Informa al Usuario Informa al usuario la fecha probable de adquisición. Verifica Número de Inventario Identifica en la base de datos el Número de Inventario del bien, los datos de su descripción y registra el número del empleado al que fue asignado. Elabora Resguardo Elabora el resguardo a nombre del usuario que corresponda de acuerdo a los bienes asignados. Asigna número de folio y actualiza fecha al resguardo. Imprime el resguardo en dos tantos originales. Entrega Bien y obtiene firma Entrega el bien al solicitante, recaba la firma del usuario en el resguardo y le entrega un tanto del mismo. Archiva Resguardo Archiva el resguardo en la carpeta correspondiente. Programa de Inversión Base de Datos Electrónica Resguardo. Anexo Verifica Existencia en Base de Datos Consulta en la base de datos de consumibles y checa la existencia del bien solicitado. Base de Datos Electrónica 16. Hay Existencia? Si, ir al paso 20 No, continuar en el paso El Valor es mayor a $2,000.00? Si, ir al paso 22 No, continuar en el paso de 12 31/08/05

13 Responsable Paso Actividad 18. Adquiere el bien y Entrega al Almacén Documento de Trabajo Director de Recursos Materiales 18.1 Adquiere el bien donde encuentre la mejor opción de precio y lo entrega al almacén. Factura 19. Registra entradas 19.1 Registra en la base de datos de consumibles la cantidad y fecha en la que se adquirió el bien de acuerdo a la factura. Factura y Base de Datos Electrónica 20. Entrega a solicitantes y obtener firmas 20.1 Entrega el bien al solicitante Recaba firma de recibido del solicitante en Vale de Salida de Almacén Registra salida y archivar Asigna número de folio al Vale de Salida de Almacén. Vale de Salida de Almacén Subgerente de Suministros 21.2 Registra la salida en base de datos de consumibles, tomando en cuenta el número de folio y la cantidad de artículos entregados y archiva el Vale de Salida de Almacén en carpeta de archivo. 22. Elabora requisición de compra y anexo técnico 22.1 Elabora requisición de compra y anexo técnico Obtiene suficiencia presupuestal Recaba firmas de autorización. Envía a adquisiciones Requisición de Compra 23.1 Turna al área de adquisiciones para el trámite correspondiente. 24. Recibe el bien 24.1 Recibe el bien en el almacén. Pedido 11 de 12 31/08/05

14 8. REGISTROS No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición FO-DRM-GS-01 (DRM-03) * Vale Salida de Almacén Subgerente de Suministros 3 Años/archivo muerto FO-DRM-GS-02 Resguardos Subgerente de Suministros Hasta que cause baja el bien 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Vale Salida de Almacén FO-DRM-GS-01 (DRM-03) * 2 Resguardo FO-DRM-GS-02 * Guía Electrónica de Servicios Administrativos 12 de 12 31/08/05