SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES CODIGOS DE IDENTIFICACION PERSONAL (CIP)

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES CODIGOS DE IDENTIFICACION PERSONAL (CIP) IT-DRM-GS-03 Versión 02

2 Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Materiales Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2 piso, Col. Escandón, México, D.F., C.P , Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. dándole el crédito correspondiente. IT-DRM-GS-03 Versión 02

3 HOJA DE AUTORIZACION Elaboró Gerardo Epsilón Mariscal Flores Subgerente de Suministro Revisó Vo.Bo. Soledad Berrío Ayala Gerente de Servicios Olga Molina Gutiérrez Directora de Recursos Materiales Aprobó Lic. Amado Treviño Abatte Subdirector General de Administración IT-DRM-GS-03 1 de 9 Versión 02

4 Revisión SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio Fecha de Emisión IT-DRM-GS-03 2 de 9 Versión 02

5 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7. Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 8 8. Registros 9 9. Anexos 9 IT-DRM-GS-03 3 de 9 Versión 02

6 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades y políticas a través de las cuales se proporciona el Código de Identificación Personal (CIP), para su utilización por parte del personal del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V., y en este sentido puedan ellos acceder a los servicios de telefonía de larga distancia nacional e internacional, así como, a los servicios que proporciona el centro de fotocopiado. 2. ALCANCE El contenido de esta instrucción de trabajo, aplica a todas las áreas del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V., que requieran éstos servicios para el adecuado desempeño de sus funciones de acuerdo a la normatividad vigente, la cuál se encuentra dentro de las políticas para uso y control del servicio de larga distancia, líneas directas, telefonía celular radiolocalizadores y servicios del centro de fotocopiado. 3. REFERENCIAS 3.1 Estatuto Orgánico 3.2 Manual de Organización 3.3 Manual de la Calidad de la Subdirección General de Administración, Sección 7, Prestación del Servicio 3.4 Políticas para el uso y control del servicio de larga distancia, líneas directas, telefonía celular y radiolocalizadores. 3.5 Guía Electrónica de Servicios Administrativos.. 4. POLÍTICAS Los servicios de telefonía y fotocopiado requeridos por las áreas, deberán solicitarse mediante la Guía Electrónica de Servicios Administrativos, en el formato denominado FO-DRM-GS-03 Formato Múltiple de Solicitud (DRM-01), el cual deberá ser autorizada por el Director de Recursos Materiales o director del área correspondiente Para la activación de los servicios de telefonía de larga distancia, así como, a los servicios del centro de fotocopiado, el solicitante deberá entregar el Formato Múltiple de Solicitud, previamente autorizado y en forma impresa, a la Gerencia de Servicios, la cual otorgará los códigos de identificación personal (CIP) mediante los cuales se identificarán las llamadas y el consumo de copias que realice el usuario La única área facultada para proporcionar los códigos de identificación personal (CIP) será la dirección de recursos materiales a traves de la gerencia de servicios. Para el servicio de fotocopiado a color sólo se podrá acceder mediante los códigos de identificación personal (CIP) que se le asignen a los Subdirectores de Área o nivel superior correspondiente. IT-DRM-GS-03 4 de 9 Versión 02

7 Será responsabilidad del usuario habilitado, las llamadas de larga distancia y consumo de copias que se registren con sus CIP. El servicio de fotocopiado se proporcionará exclusivamente para la reproducción de documentos oficiales. El técnico/operador responsable del centro de fotocopiado, deberá proporcionar asesoría en la operación y manejo de los equipos a los usuarios que así lo requieran. El técnico/operador responsable de centro de fotocopiado, será el único autorizado para hacer cualquier tipo de reparación, cambio de accesorios y consumibles. El servicio de fotocopiado se dará conforme al orden cronológico en que se presenten a solicitarlo. Sólo se autorizará la reproducción de libros y revistas con la autorización de cada Subdirector General o su equivalente. Los materiales consumibles (papel, toner, entre otros) de los equipos de fotocopiado, son de uso exclusivo de los mismos, por lo que no podrán ser utilizados para otras actividades distintas. La Subgerencia de Suministros con el reporte mensual de consumo de copias y de llamadas de larga distancia por usuario que presenten los proveedores, revisará y validará cor los usuarios el consumo por estos servicios, en un periodo no mayor de tres días hábiles después de haberlo recibido. Todas aquellas llamadas que no sean de uso oficial deberán ser pagadas en la Caja General del Consejo por los usuarios dentro de un periodo no mayor de tres días hábiles posteriores a la fecha que se la haga de su conocimiento 5. RESPONSABILIDADES Director de Recurso Materiales 5.1 Aprobar esta Instrucción de Trabajo. Gerente de Servicios 5.2 Observar y supervisar la aplicación de ésta Instrucción de Trabajo. 5.3 Revisar y mantener actualizada esta Instrucción de Trabajo. 5.4 Solicitar al proveedor el alta de nuevos códigos para llamadas de larga distancia. Subgerente de Suministros. 5.5 Observar y aplicar ésta Instrucción de Trabajo. IT-DRM-GS-03 5 de 9 Versión 02

8 5.6 Elaborar certificado con la información que indique las responsabilidades y políticas para el uso del CIP. 5.7 Elaborar, mantener actualizada y apegarse a lo contenido en ésta Instrucción de Trabajo. 5.8 Reportar cualquier mal uso de las claves asignadas para el servicio de fotocopiado y de llamadas de larga distancia. 5.9 Auxiliar a los usuarios en la operación de sus claves y de los equipos Atender las inconformidades presentadas por los usuarios de las claves. Asistente Administrativo 5.11 Controlar y mantener actualizados los reportes por mes y por usuario Archivar en forma ordenada y oportuna la documentación generada, elaborando un archivo por cada servicio Archivar y controlar los certificados. 6. DEFINICIONES 6.1 CIP.- Código de Identificación Personal con el cual se accede a los servicios de fotocopiado y telefonía nacional e internacional. 6.2 Usuario.- Persona, que cumpliendo con los requisitos establecidos, tiene asignados CIP (Códigos de Identificación Personal), siendo responsable del buen uso de éstos, para el mejor desempeño de sus funciones. 6.3 Solicitantes.-Aquellas personas que de acuerdo a las políticas, solicitan a la Gerencia de servicios, el otorgamiento del CIP, para hacer uso de los servicios de fotocopiado y telefonía de larga distancia. 6.4 FO-DRM-GS-03 Formato Múltiple de Solicitud (DRM-01).- Formato que deberá presentar el solicitante cuando requiera del CIP. Dicho formato se encuentra en la Guía Electrónica de Servicios Administrativos. 6.5 Proveedor.- La empresa ò persona que celebre con el CPTM, contratos para proporcionar los servicios de fotocopiado a blanco/negro o a color, telefonía para larga distancia nacional e internacional, así como, los mantenimientos preventivos y correctivos necesarios. 6.6 Certificado.- Documento que genera la Subgerencia de Suministros, mediante el cual, informa al solicitante los números de CIP que le fueron asignados, así como, las instrucciones y responsabilidades del uso de los códigos. 6.7 GS.-Gerencia de Servicios. 6.8 SS.- Subgerencia de Suministros. 6.9 AA.- Asistente Administrativo IT-DRM-GS-03 6 de 9 Versión 02

9 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Códigos de Identificación Personal (CIP) para larga distancia y los servicios del centro de fotocopiado. Para mayores detalles ver el punto 7.2 respectivamente, de este mismo documento. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO IT-DRM-GS-03 7 de 9 Versión 02

10 7.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad 1 Recibe y revisa Documento de Trabajo Gerencia de Servicios Recibe el formato múltiple de solicitud de servicio por parte del área solicitante. Revisa que este debidamente requisitazo y que corresponda al puesto de acuerdo a las políticas establecidas. Identifica tipo de servicio y observa Formato Múltiple de Solicitud 2.1 Identifica el tipo y necesidad del servicio solicitado 3 Es clave para larga distancia Gerencia de Servicios No: Continúa en el paso 4 Sí: Continúa en el paso 5 Gira instrucciones para asignar clave para fotocopiado En los casos en que se requiera clave para el servicio de fotocopiado, gira instrucciones para asignar la clave correspondiente. (Pasa a la actividad 6) Solicita a proveedor la activación y gira instrucciones para asignar código. Solicita al proveedor que en el momento proporcione este servicio y controle el equipo de comunicación en el CPTM, nos active clave para el acceso a las llamadas de larga distancia. Formato Múltiple de Solicitud Formato Múltiple de Solicitud Obtenida la clave da instrucciones para su asignación. Comunica al solicitante la clave (CIP) vía y turna Subgerencia de Suministros Recibe el código solicitado para llamadas de larga distancia por parte del área de sistemas vía ò telefónicamente. Asigna clave (CIP) para fotocopiado. Registra por usuario los códigos en la base de datos de su PC. Formato Múltiple de Solicitud Correo electrónico Asistente Administrativo Comunica al usuario vía la clave (CIP) asignada según el servicio solicitado. Obtiene el acuse de recibo del usuario en el formato DRM-01 de la clave asignada Hecha la notificación al usuario del (CIP), obtiene acuse de recibo en el formato DRM-01y archiva en expediente. Formato Múltiple de Solicitud IT-DRM-GS-03 8 de 9 Versión 02

11 8. REGISTROS No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición FO-DRM-GS-03 Formato Múltiple de Solicitud Asistente Administrativo 1 Años / Archivo muerto FO-DRM-GS-04 Certificado Asistente Administrativo 1 Años / Archivo muerto FO-DRM-GS-05 Reportes Mensuales de Consumo de Llamadas y Fotocopias. Asistente Administrativo 1 Años / Archivo muerto 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Formato Múltiple de Solicitud FO-DRM-GS-03 (DRM-01) * 2 3 Certificado Reportes Mensuales de Consumo de Llamadas FO-DRM-GS-04 FO-DRM-GS-05 4 Reporte Mensual de Consumo de Fotocopias FO-DRM-GS-06 * Guía Electrónica de Servicios Administrativos IT-DRM-GS-03 9 de 9 Versión 02