DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL Elaborar requisiciones 01 Recibir pedidos 02 Solicitar cotización de productos 03 Seleccionar es 04 Enviar orden de compra 05 Gestionar pago a es Elabora requisiciones para cada rubro del monto aproximado, calculando en base al bimestre anterior Turna requisiciones a control presupuestal para asignación de folio y autorización de Finanzas y Dirección Administrativa Recibe cotización autorizada con folio presupuestal Recibe cada jueves de parte de Asistencia Alimentaria el pedido de alimentos de acuerdo a los menús de los CDI S, Albergue, Cafetería y CENI Recibe la última semana de cada mes el formato de pedido (abarrotes y leche), por parte de los CDI S, Albergue, Cafetería y CENI Solicita bimestralmente cotización a tres es de cada uno de los siguientes productos: carnes, lácteos, abarrotes, frutas y verduras Recibe de los es las cotizaciones en sobre cerrado, el día y la hora señalados en la invitación, la cual indica el periodo a cubrir Abre los sobres en presencia de un funcionario de la contraloría interna del DIF y firman dichas cotizaciones Elabora cuadro comparativo de las cotizaciones para seleccionar ganador, firma la cotización autorizada Envía orden de compra al correspondiente Informa al cuales son los centros a surtir y deberá recabar los sellos y firmas de los mismos de recibido para su posterior pago Recibe facturas por parte del, con remisiones anexas debidamente selladas y firmadas por cada área Revisa, firma y sella las facturas que recibe del y entrega a secretaria para que haga su debida gestión Fotocopia todo el expediente de cada compra e integra un archivo por rubros Realiza relación semanalmente y turna a control presupuestal para que tramite el pago Recibe contra de control presupuestal para entregar al Entrega al su contra recibo y le indica que se presente en Finanzas para que reciba su pago. /Asis tente Asistente (a) (a) / Asistente Asistente (a) y secretaria Adquisición y abastecimiento de alimentos Requisición y reglamento de adquisicione s del Sistema DA/CyA/008 Anexo DA/CYA/001 Anexo DA/CYA/002 solicitado de cotización de la empresa Anexo DA/CYA/003 del Copiadora Relación Requisicione s elaboradas Requisicione s enviadas recibida s s de autorizado s enviados firmadas y selladas firmadas archivados 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 03 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 207

2 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 DEL 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA Adquisición y abastecimiento de alimento ASISTENTE COORDINADOR (A) DE COMPRAS SECRETARIA (O) INICIO Recibe cada jueves pedido de parte de Asistencia Alimentaria de alimentos de los centros del Sistema DIF Recibe la última semana de cada mes el formato de pedido (abarrotes y leche), por parte de los CDI S, Albergue, Cafetería y CENI Solicita bimestralmente cotización a tres es de losproductos solicitados Abre los sobres en presencia de dos funcionarios de diferentes departamentos del DIF y firman dichas cotizaciones. Elabora cuadro comparativo de las cotizaciones para seleccionar ganador, autorizada y solicita al Dir. Administrativo su firma para la compra. Recibe de los es las cotizaciones en sobre cerrado Envía orden de compra al correspondiente Envía relación de compras efectuadas a Control Presupuestal, debiendo llevar cuadros comparativos y orden de compra. Informa al cuales son los centros a surtir y deberá recabar los sellos y firmas de los mismos para su pago. FIN 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 208

3 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL Elaborar requisiciones 01 Recibir petición y Solicitar autorización 01 Seleccionar 02 Enviar orden de compra 03 6.TIPO DE 1.1- Elabora requisiciones para cada rubro del monto aproximado, calculando en base al bimestre anterior Turna requisiciones a control presupuestal para asignación de folio y autorización de Finanzas y Dirección Administrativa Recibe cotización autorizada con folio presupuestal Recibe petición de las Áreas solicitantes para suministrarles implementos, de limpieza y papelería Realiza concentrado de peticiones recibidas por los centros del Sistema DIF Solicita cotización a tres es por vía telefónica o fax Recibe cotizaciones y realiza cuadro comparativo para seleccionar ganador Envía orden de compra de cotización autorizada por el de Compras a ganador Envía al listado de centros de DIF de la mercancía solicitada, recabando sello y firma de recibido. /Asis tente (o)/ de almacén/ Asistente (o)/ Asistente/ de almacén (o) Asistente/ de almacén Adquisición y abastecimiento de artículos de limpieza y papelería Requisición y reglamento de adquisicione s del Sistema DA/CyA/008 Memorando DA/CYA/004 DA/CYA/005 DA/CYA/002 solicitado Anexo DA/CYA/003 Requisicione s elaboradas Requisicione s enviadas recibida Memorando y formatos aceptada s de 4.1- Recibe del la mercancía y facturas, capturándolas de entrada a inventario. Mercancía y facturas 4.2- Entrega a las Áreas solicitantes vía vale de Mercancía Recibir y entregar mercancía 04 almacén los implementos. En el caso que se recibida y de almacén s de encuentre fuera del área de oficinas del DIF, se enviada recibido enviará por ruta en coordinación con Servicios Generales Recibe por ruta, vales o formatos de recibido de los centros del DIF. de Remitir requisiciones Elabora y envía relación de compras a entrega y Relación (o) Control Presupuestal de manera semanal, Equipo de entregada debiendo llevar anexo las requisiciones y orden de cómputo compra correspondiente Recibe facturas por parte del, con remisiones anexas debidamente selladas y firmadas y firmadas por cada área. del selladas 6.2- Revisa, firma y sella las facturas que recibe del y entrega a secretaria para que Gestionar pago a es 06 (a) y secretaria firmadas haga su debida gestión Fotocopia todo el expediente de cada compra Copiadora e integra un archivo por rubros. archivados 6.4- Realiza relación semanalmente y turna a Relación control presupuestal para que tramite el pago. 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 03 HOJA: 1 DE: 2 Dirección Administrativa 209

4 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL Gestionar pago a es 06 Elaborar inventario 07 6.TIPO DE 6.5- Recibe contra de control presupuestal para entregar al Entrega al su contra recibo y le indica que se presente en Finanzas para que reciba su pago Captura vales de salida, facturas de entrada y realiza corte el día último de cada mes Realiza inventario físico de la existencia en el almacén de las adquisiciones realizadas, elaborando reporte de concentrado de gastos por área y se lo entrega a su Jefe inmediato Verifica y autoriza el reporte del inventario y lo envía a Dirección Administrativa y a Finanzas secretaria de almacén (a) Adquisición y abastecimiento de artículos de limpieza y papelería Equipo de cómputo, s Inventario Captura de datos y entrega inventario Inventario entregado Inventario e informe 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 03 HOJA: 2 DE: 2 Dirección Administrativa 210

5 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 DEL 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA Adquisición y abastecimiento de artículos de limpieza y papelería SECRETARIA (O) COORDINADOR (A) DEL DEPARTAMENTO ASISTENTE ENCARGADO (A) DE ALMACÉN INICIO Recibe petición de las Áreas solicitantes para suministrarles implementos Envía concentrado de memorandos a Dirección Administrativa solicitando autorización de los mismos Envía al listado de centros de DIF de la mercancía solicitada, recabando sello y firma de recibido Recibe del la mercancía y facturas, capturándolas de entrada a inventario y entrega a los centros por vale NO Peticiones autorizadas SI Solicita cotización a es, recibe cotizaciones y realiza cuadro comparativo para seleccionar ganador Envía orden de compra de cotización autorizada por Dir. Administrativo a ganador Elabora y envía relación de compras efectuadas a Control Presupuestal, con cuadros comparativos Captura vales de salida, facturas de entrada y realiza corte, realiza inventario y elabora concentrado de gastos por área. Verifica y autoriza el reporte del inventario y lo envía a Dirección Administrativa y Finanzas FIN 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 211

6 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL Elaborar concurso para adjudicación de empresa Recibir y autorizar vale de almacén Gestionar pago al 03 6.TIPO DE 1.1- Elabora concurso conforme al reglamento de adquisiciones para adjudicación de empresa de fotocopiado en comodato para todo el sistema del DIF Envía orden de compra a la empresa adjudicada en base al dictamen de la comisión de adquisiciones. (a) 2.1- Recibe solicitud de los centros del DIF para solicitar copias, engargolado o enmicado Solicita autorización de dirección administrativa por medio de vale de almacén si son más de 50 copias al igual si se requiere engargolar y enmicar. Auxiliar de 2.3- Reporta a la empresa de comodato de las almacén fallas del equipo del almacén y da seguimiento de la misma hasta su reparación Elabora cada fin de mes conteo de copias por área del dif y solicita tener hojas al área de almacén. 31- Recibe facturas por parte del, con remisiones anexas debidamente selladas y firmadas por cada área que tienen equipo en comodato Revisa, firma y sella las facturas que recibe del y entrega a secretaria para que (a) y secretaria haga su debida gestión Fotocopia todo el expediente de cada compra e integra un archivo por rubros Realiza relación semanalmente y turna a control presupuestal para que tramite el pago Recibe contra de control presupuestal para entregar al Entrega al su contra recibo y le indica que se presente en Finanzas para que reciba su pago. Servicio de fotocopiado, engargolado y enmicado Reglamento de adquisicione s del Sistema DA/CyA/008 de orden de compra DA/CyA/003 Anexo DA/CyA/006 DA/CYA/005 Vía telefónica DA/CYA/007 del Copiadora Relación Concurso elaborado Orden de compra enviada Hoja de control firmada Seguimiento del reporte Reporte entregado firmadas y selladas firmadas archivados 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 03 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 212

7 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 DEL 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA Servicio de fotocopiado, engargolado y enmicado AUXILIAR DE ALMACÉN COORDINADOR (A) DEL DEPARTAMENTO INICIO Recibe solicitud de los centros del DIF para solicitar copias, engargolado o enmicado. Recibe firma en la hoja de control de las áreas solicitantes, para sacar copias, siendo la cantidad menor a 50 Solicita autorización de Compras por medio de vale de almacén si son más de 50 copias, al igual si se requiere engargolar y enmicar Envía a Dir. Administrativa orden de pago para ser autorizada y se informan las cantidades realizadas Elabora cada fin de mes conteo de copias por área solicitante, solicitando toner y hojas FIN 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 213

8 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL Recibir petición 01 Surtir agua 02 Gestionar pago a es 03 6.TIPO DE 1.1- Recibe semanalmente al y surte garrafones de agua de acuerdo a la necesidad del Sistema DIF Recibe petición vía telefónica para abastecer de garrafones de agua a las Oficinas Generales del DIF Verifica existencia de garrafones de agua en el almacén Abastece a oficinas generales de agua para consumo interno Coordina junto con el los días para surtir agua en almacén y en los centros de DIF. 31- Recibe facturas por parte del, con remisiones anexas debidamente selladas y firmadas por cada área Revisa, firma y sella las facturas que recibe del y entrega a secretaria para que haga su debida gestión Fotocopia todo el expediente de cada compra e integra un archivo por rubros Realiza relación semanalmente y turna a control presupuestal para que tramite el pago Recibe contra de control presupuestal para entregar al Entrega al su contra recibo y le indica que se presente en Finanzas para que reciba su pago. Auxiliar de almacén/ (a) y secretaria Abastecimiento de agua a oficinas generales Proveedor Teléfono Garrafón de agua del del Copiadora Relación Verifica existencia Coordina fechas firmadas y selladas firmadas archivados 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 03 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 214

9 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 DEL Abastecimiento de agua en oficinas generales 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA AUXILIAR DE ALMACÉN COORDINADOR (A) DEL DEPARTAMENTO INICIO Recibe petición vía telefónica para abastecer de agua a las Oficinas Generales del DIF Recibe orden de pago, firma y la envía a Dir. Administrativa para su autorización Verifica existencia garrafones de agua en el almacén FIN Abastece a oficinas generales de agua para consumo interno Coordina junto con el los días para surtir agua en almacén y en los centros de DIF 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 215

10 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DEL Recibir requisición 01 Gestionar compra 01 Recibir y entregar compra 02 Gestionar pago a es 03 6.TIPO DE 1.1- Recibe requisición de áreas solicitantes para validación de precios Turna a requisición a control presupuestal para autorización de finanzas y dirección administrativa y asignación de folio presupuestal Recibe requisición autorizada con folio presupuestal para efectuar el trámite de compra conforme al reglamento de adquisiciones Solicita cotización a tres es por vía telefónica o fax En caso de rebasar los 2,200 smvzm (salario mínimo vigente de la zona metropolitana) se realizará concurso o si rebasa los 18,776 licitación según el Reglamento de Adquisiciones del, si no continua al Organiza el concurso o licitación elaborando calendario y documentación requerida por el reglamento de adquisiciones, como secretario de la comisión de adquisiciones Envía orden de compra de cotización a es ganadores Recibe del el bien o servicios concursado o licitado conforme al reglamento de adquisiciones Entrega a las áreas solicitantes los implementos 31- Recibe facturas por parte del, con remisiones anexas debidamente selladas y firmadas por cada área Revisa, firma y sella las facturas que recibe del y entrega a secretaria para que haga su debida gestión Fotocopia todo el expediente de cada compra e integra un archivo por rubros Realiza relación semanalmente y turna a control presupuestal para que tramite el pago Recibe contra de control presupuestal para entregar al Entrega al su contra recibo y le indica que se presente en Finanzas para que reciba su pago. (o)/ Asistente (a) de almacén (a) y secretaria Adquisición y abastecimiento de las áreas técnicas de requisición Reglamento de requisición Cotizaciones y cuadro comparativo Requisición recibida Memorando y formatos aceptada Reglamento consultado Cuadro comparativo realizado s de Mercancía Mercancía y recibida y facturas enviada Sellos y vale firmas de recibido del firmadas y selladas del Copiadora Relación firmadas archivados 14. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 03 HOJA: 1 DE:1 Dirección Administrativa 216

11 DIAGRAMA DE FLUJO 1. DEPENDENCIA: FORMATO: DO-PR04.1 Adquisición y abastecimiento de las áreas técnicas DEL 8. REPRESENTACIÓN GRAFICA SECRETARIA (O)/ASISTENTE SECRETARIA (O) COORDINADOR (A) DE COMPRAS AUXILIARES INICIO Recibe petición autorizada con folio presupuestal de las Áreas solicitantes para abastecimiento Envía orden de compra de cotización a es ganadores Recibe del la mercancía y facturas Entrega a las áreas solicitantes los implementos Solicita cotización a tres es por vía telefónica o fax Verifica que no rebase del monto establecido por reglamento de adquisición Elabora y envía relación de compras efectuadas a Control Presupuestal de manera semanal, debiendo llevar anexo los cuadros comparativos Rebasa monto NO FIN SI realizará concurso o licitación según el Reglamento de Adquisiciones del Sistema DIF Guadalajara Recibe cotizaciones y realiza cuadro comparativo para seleccionar ganador 09. FECHA DE ELABORACIÓN: REVISIÓN No.: 02 HOJA: 1 DE: 1 Dirección Administrativa 217