MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA PROCEDIMIENTO PARA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULSIÓN ASFÁLTICA OBJETIVO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA PROCEDIMIENTO PARA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA OBJETIVO Establecer un modelo de ventas efectivo, promoviendo la venta y distribución de los productos que se elaboran en la Planta de Pinturas y Emulsiones, propiciando la comercialización para la venta de estos productos en los Gobiernos Federal, Estatal y Municipal, así como de las empresas privadas a fin de captar ingresos adicionales para el organismo CPFM - 0 4

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA PROCEDIMIENTO PARA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA POLÍTICAS. el cliente solicita una muestra de pintura deberá de cubrir los siguientes requisitos: - Ser prospecto o cliente nuevo ( incluyendo FARAC o Red Propia) que no conoce los productos de la Planta de Pinturas y Emulsiones. - Cliente activo que no ha adquirido un determinado tono o color de pintura o - Solicita algún color nuevo fuera de catálogo. 2. La cantidad de la muestra deberá ser de la siguiente manera: - Para pinturas vinílicas o de esmalte máximo un galón por color solicitado. - Para pinturas de señalamiento máximo un galón por color solicitado. - Cuando la aplicación sea con pintarayas, la muestra será como máximo de una cubeta por color. 3. Los contratos de compra venta de pintura o emulsión con entrega diferida, incluirán en su clausulado la condición de que el precio de venta será modificado conforme a la autorización de la SHCP. CPFM - 0 5

3 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURA Y EMULONES CLAVE: 03 PAG. DE 4 FECHA: VIEMBRE 2005 RESPONSABLE. ACTIVIDAD CONTROL Subgerencia de y/o Ventas Subgerencia de ventas o superintendencia de distribución. Visita a los posibles clientes nuevos para dar a conocer los productos de la Planta. 2. Contacta a los clientes ya existentes para promocionar el catálogo actual de productos de la Planta 3. Recibe de los clientes solicitud de cotización de los productos de la Planta de Pinturas y Emulsiones y determina: Producto Existente en Catálogo? Continua en la Actividad Somete a la consideración de producción y del titular de la planta la factibilidad de fabricar un nuevo producto si la probable venta, es de un volumen considerable, o para un cliente de compras de volumen. la respuesta es aprobatoria solicita a producción se realice el desarrollo del nuevo color solicitado y se entregue una muestra para aprobación del cliente. 5. Elabora y envía a los clientes la cotización solicitada con costo y tiempos de entrega, en hoja membretada con folio de número consecutivo y determina si la cotización resultó satisfactoria. Cotización Satisfactoria? Continua a la Actividad 0 6. Recibe del cliente el pedido debidamente requisitado y determina si es cliente nuevo Cliente Nuevo? 7. Da de alta a los clientes nuevos en el AC XD0 Catalogo de clientes. Continua en la Actividad 0 8. Solicita a cobranzas de la Planta de Pinturas y Emulsiones se analice el historial del cliente y determina si es moroso: Moroso? Continua en la actividad 0 CD interactivo, catalogo de productos y pagina WEB Solicitud de cotización Cotización Pedido Teléfono Subgerente de 9. Solicita al cliente moroso una carta compromiso de pago y evalúa la posibilidad de la venta, lo trata en acuerdo con el Titular de la Planta, para autorización de la venta o solicita el pago por adelantado y determina: Carta compromiso Ficha o cheque Autoriza Venta a Cliente Moroso? Gerencia de Innovación Gubernamental 6

4 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURA Y EMULONES CLAVE: 03 PAG. 2 DE 4 FECHA: VIEMBRE 2005 RESPONSABLE. ACTIVIDAD CONTROL Subgerente de Ventas Continua a la Actividad 0 0. Visita al cliente para mostrar el catalogo de productos, si el cliente solicita una muestra de pintura deberá de cubrir los requisitos establecidos y determina si solicita muestra:. Muestra? Continua en la Actividad 9. Indica al cliente que deberá solicitar la muestra mediante un escrito que contenga la cantidad de pintura solicitada, por color y uso de la misma (aplicación en pared, asfalto, con brocha o con pintarayas) en papel membreteado, con firma y sello del responsable de la empresa solicitante. 2. Recibe el escrito de solicitud de muestra gratis y programa la entrega de la pintura. Remite la solicitud a la para trámite y suministro de la muestra solicitada. Escrito de solicitud de muestra 3. Realiza un pedido en AC a través de la transacción VA0 con un clase de pedido ZEM (Muestras Clientes PPE) 4. Elabora la salida del almacén a través de la transacción VL0N. 5. Emite remisión que ampare la muestra suministrada para autorización del Titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones. 6. Obtiene la autorización por escrito del titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones para la entrega de la muestra solicitada, acompañado de los siguientes documentos: - Copia del oficio de solicitud del cliente - Autorización de salida de pintura del almacén, con firma del Titular de la Planta y/o Jefe del departamento de Administración; Vo.Bo. Superintendente de ; Vo. Bo. Superintendente de Recursos Financieros; - La remisión que ampara la o las muestras autorizadas por el Titular de la Planta. Oficio de solicitud de autorización y solicitud del cliente y remisión Subgerencia de y/o Ventas 7. Entregará la pintura al cliente o prospecto solicitante, recavando la firma de acuse de recibo de la pintura entregada sin cargo por ser una muestra. 8. Envía al Área de Finanzas copia del acuse de recibo para registro del movimiento contable. 9. Para el caso de un cliente nuevo que requiera la instrumentación de un contrato tipo, se elabora contrato y lo envía al área jurídica para visto bueno 20. Recibe de la superintendencia de ventas el pedido del cliente y revisa stock a través de la transacción MMBE para saber si existe el volumen solicitado de pintura o emulsión y determina: Volumen Requerido? Remisión Contrato Pedido Gerencia de Innovación Gubernamental 7

5 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURA Y EMULONES CLAVE: 03 PAG. 3 DE 4 FECHA: VIEMBRE 2005 RESPONSABLE. ACTIVIDAD CONTROL 2. Genera solicitud de producción para que la subgerencia de producción calendarice la elaboración del producto solicitado. Continua en la Actividad Verifica si el pedido especifica el producto solicitado por presentación, de no estar especificado asigna diversas presentaciones disponibles para disminuir el stock en bodega y notifica a la Ventas, a fin de que informe al cliente. 23. Captura el pedido en AC a través de la transacción VA0, cuando la venta se haga en un solo evento, si la venta se hace en varias entregas se capturará a través de la transacción VA3, programando las fechas de entrega del producto que se venderá y determina si el cliente es Red Propia, Red FARAC o Tercero: Red Propia, Red FARAC o Tercero? (facturista) Red Propia 24. Recibe a través del AC solicitud de traspaso, verifica que la delegación correspondiente haya dado entrada al AC, liberando el pedido con financieros y recursos materiales, realiza la entrega del producto a través del AC mediante la transacción MBB, como un traslado de mercancía entre almacenes a precio de costo y elabora remisión. Continua en la Actividad 27 Red FARAC 25. Elabora la factura en AC a través de la transacción VF0 y remite facturas con oficio para su proceso de pago. Continua en la Actividad 27 Terceros 26. Elabora la factura en AC a través de la transacción VF0, presentándose al cliente a revisión para iniciar el trámite de pago, a través del Superintendente de Ventas responsable. Se espera el tiempo de trámite normal que la dependencia tarda en realizar el pago. En el caso de particulares se solicita pago de contado o por anticipado vía deposito o cheque certificado. 27. Integra el programa de viaje de entrega, conforme tipo de producto, transporte y destino, en VF0 AC crea la factura, en VF02 AC contabiliza y VF03 visualiza Remisión Oficio y factura Oficio y factura, (Coordinador de Proyecto o Facturista) (Operador) 28. Asigna operador para realizar el viaje y tramita: - Oficio de comisión y viáticos para el operador - Solicitud de vales de gasolina - Formato de autorización de salida de pintura y Formato de solicitud de llenado para cuando se trate de emulsión - Factura con 5 tantos que entrega a Almacén, conservando la copia azul para su archivo 29. Recibe oficio de comisión, solicitud de vales, copia de la autorización de salida de pintura y/o Formato de solicitud de llenado, y copia blanca de la factura o remisión (para cuando es alto el volumen y se envía en parcialidades) Documentos de referencia Recursos Materiales (Área de Almacén) Gerencia de Innovación Gubernamental 30. Recibe factura con las siguientes copias y entrega de la siguiente manera: - copia rosa - Almacén - copia verde - Vigilancia - copia blanca la sella y la regresa al Operador para acuse de recibo del cliente Factura 8

6 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURA Y EMULONES CLAVE: 03 PAG. 4 DE 4 FECHA: VIEMBRE 2005 RESPONSABLE. ACTIVIDAD CONTROL (Operador) 3. Inicia recorrido y entrega producto al cliente, solicitando firmen acuse de recibido (copia blanca de la factura) y/o nota de remisión Termina Procedimiento Gerencia de Innovación Gubernamental 9

7 Página de 3 Titulo PROCEDIMIENTO PARA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA Autorizado: 25//2005 Manual: Área: Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS DE VENTA DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES 08/04/2005 SUBGERENCIA DE DISTRIBUCIÓN Y/O VENTAS SUBGERENCIA DE DISTRIBUCIÓN VENTAS O DISTRIBUCIÓN VENTAS INICIO VITA A LOS POBLES CLIENTES NUEVOS PARA DAR A COCER LOS PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES Y DETRMINA COTIZACIÓN ELABORA Y ENVÍA A LOS CLIENTES LA COTIZACIÓN SOLICITADA CON COSTO Y TIEMPOS DE ENTREGA, EN HOJA MEMBRETADA CON FOLIO DE NÚMERO CONSECUTIVOY DETERMINA LA COTIZACIÓN RESULTÓ SATISFACTORIA 5 CD, PÁGINA WEB Y CATÁLOGO DE PRODUCTOS CONTACTA A LOS CLIENTES YA EXISTENTES PARA PROMOCIONAR EL CATÁLOGO ACTUAL DE PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES 2 SOLICITUD DE COTIZACIÓN RECIBE DE LOS CLIENTES SOLICITUD DE COTIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES Y DETERMINA LOS PRODUCTOS EXISTEN EN CATÁLOGO 3 PRODUCTO EN CATÁLOGO? SOMETE A LA CONDERACIÓN DE PRODUCCIÓN Y DEL TITULAR DE LA PLANTA LA FACTIBILIDAD DE FABRICAR UN NUEVO PRODUCTO LA PROBABLE VENTA, ES DE UN VOLUMEN CONDERABLE, O PARA UN CLIENTE DE COMPRAS DE VOLUMEN. LA RESPUESTA ES APROBATORIA SOLICITA A PRODUCCIÓN SE REALICE EL DESARROLLO DEL NUEVO COLOR SOLICITADO Y SE ENTREGUE UNA MUESTRA PARA APROBACIÓN DEL 4 CLIENTE COTIZACIÓN SATISFACTORIA? PEDIDO RECIBE DEL CLIENTE EL PEDIDO DEBIDAMENTE REQUITADO Y DETERMINA ES CLIENTE NUEVO 6 CLIENTE NUEVO? DA DE ALTA A LOS CLIENTES NUEVOS EN EL AC XD0 CATALOGO DE CLIENTES. 7 MOROSO? FICHA O CHEQUE CARTA COMPROMISO SOLICITA AL CLIENTE MOROSO UNA CARTA COMPROMISO DE PAGO Y EVALÚA LA POBILIDAD DE LA VENTA, LO TRATA EN ACUERDO CON EL TITULAR DE LA PLANTA, PARA AUTORIZACIÓN DE LA VENTA O SOLICITA EL PAGO POR ADELANTADO Y DETERMINA 9 AUTORIZA VENTA A CLIENTE MOROSO? TELÉFO SOLICITA A COBRANZAS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES SE ANALICE EL HISTORIAL DEL CLIENTE Y DETERMINA ES MOROSO 8 ESCRITO VITA AL CLIENTE PARA MOSTRAR EL CATALOGO DE PRODUCTOS, EL CLIENTE SOLICITA UNA MUESTRA DE PINTURA DEBERÁ DE CUBRIR LOS REQUITOS ESTABLECIDOS Y DETERMINA SOLICITA MUESTRA 0 MUESTRA? INDICA AL CLIENTE QUE DEBERÁ SOLICITAR LA MUESTRA MEDIANTE UN ESCRITO QUE CONTENGA LA CANTIDAD DE PINTURA SOLICITADA, POR COLOR Y USO DE LA MISMA (APLICACIÓN EN PARED, ASFALTO, CON BROCHA O CON PINTARAYAS) EN PAPEL MEMBRETEADO, CON FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE DE LA EMPRESA SOLICITANTE 2 PAG. 2 PAG.2 20

8 Página 2 de 3 Titulo PROCEDIMIENTO PARA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA Autorizado: 25//2005 Manual: Área: Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS DE VENTA DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES 08/04/2005 DISTRIBUCIÓN SUBGERENCIA DE DISTRIBUCIÓN Y/O VENTAS PAG. ESCRITO SOLICITUD DE RECIBE EL ESCRITO DE MUESTRA SOLICITUD DE MUESTRA GRATIS Y PROGRAMA LA ENTREGA DE LA PINTURA. REMITE LA SOLICITUD A LA DISTRIBUCIÓN PARA TRÁMITE Y SUMINISTRO DE LA MUESTRA SOLICITADA 2 REALIZA UN PEDIDO EN AC A VA0 CON UN CLASE DE PEDIDO ZEM (MUESTRAS CLIENTES PPE) 3 PARA EL CASO DE UN CLIENTE NUEVO QUE REQUIERA LA INSTRUMENTACIÓN DE UN CONTRATO TIPO, SE ELABORA CONTRATO Y LO ENVÍA AL ÁREA JURÍDICA PARA VISTO BUE 9 RECIBE DE LA VENTAS EL PEDIDO DEL CLIENTE Y REVISA STOCK A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN MMBE PARA SABER EXISTE EL VOLUMEN SOLICITADO DE PINTURA O EMULÓN Y DETERMINA 20 CONTRATO REMIÓN ENTREGARÁ LA PINTURA AL CLIENTE O PROSPECTO SOLICITANTE, RECAVANDO LA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO DE LA PINTURA ENTREGADA N CARGO POR SER UNA MUESTRA 7 ENVÍA AL ÁREA DE FINANZAS COPIA DEL ACUSE DE RECIBO PARA REGISTRO DEL MOVIMIENTO CONTABLE 8 ELABORA LA SALIDA DEL ALMACÉN A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN VL0N 4 EXISTE VOLUMEN? EMITE REMIÓN QUE AMPARE LA MUESTRA SUMINISTRADA PARA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES 5 GENERA SOLICITUD DE PRODUCCIÓN PARA QUE LA SUBGERENCIA DE PRODUCCIÓN CALENDARICE LA ELABORACIÓN DEL PRODUCTO SOLICITADO2 REMIÓN SOLICITUD DEL CLIENTE OFICIO DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN OBTIENE LA AUTORIZACIÓN POR ESCRITO DEL TITULAR DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES PARA LA ENTREGA DE LA MUESTRA SOLICITADA, ACOMPAÑADO DE LOS GUIENTES DOCUMENTOS: - COPIA DEL OFICIO DE SOLICITUD DEL CLIENTE - AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PINTURA DEL ALMACÉN, CON FIRMA DEL TITULAR DE LA PLANTA Y/O SUBGERENTE DE ADMINISTRACIÓN; VO.BO. SUPERINTENDENTE DE DISTRIBUCIÓN; VO. BO. SUPERINTENDENTE DE RECURSOS FINANCIEROS; - LA REMIÓN QUE AMPARA LA O LAS MUESTRAS AUTORIZADAS POR EL TITULAR DE LA PLANTA 6 OFICIO Y FACTURA VERIFICA EL PEDIDO ESPECIFICA EL PRODUCTO SOLICITADO POR PRESENTACIÓN, DE ESTAR ESPECIFICADO AGNA DIVERSAS PRESENTACIONES DISPONIBLES PARA DISMINUIR EL STOCK EN BODEGA Y TIFICA A LA VENTAS, A FIN DE QUE 22 INFORME AL CLIENTE CAPTURA EL PEDIDO EN AC A VA0, CUANDO LA VENTA SE HAGA EN UN SOLO EVENTO, LA VENTA SE HACE EN VARIAS ENTREGAS SE CAPTURARÁ A VA3, PROGRAMANDO LAS FECHAS DE ENTREGA DEL PRODUCTO QUE SE VENDERÁ Y DETERMINA EL CLIENTE ES RED PROPIA, RED FARAC O 23 TERCERO: 3 PAG. 3 2

9 Página 3 de 3 Titulo PROCEDIMIENTO PARA VENTA POR MAYOREO DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA Autorizado: 25//2005 Manual: Área: Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS DE VENTA DE PINTURA Y EMULÓN ASFÁLTICA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES 08/04/2005 DISTRIBUCIÓN DISTRIBUCIÓN (FACTURISTA) DISTRIBUCIÓN (COORDINADOR DE PROYECTO Y/O FACTURISTA) DISTRIBUCIÓN (OPERADOR) RECURSOS MATERIALES (ÁREA DE ALMACÉN) 3 PAG. 2 RED PROPIA ES RED PROPIA, FARAC Ó TERCERO? FARAC TERCEROS REMIÓN RED PROPIA RECIBE A TRAVÉS DEL AC SOLICITUD DE TRASPASO, VERIFICA QUE LA DELEGACIÓN CORRESPONDIENTE HAYA DADO ENTRADA AL AC, LIBERANDO EL PEDIDO CON FINANCIEROS Y RECURSOS MATERIALES, REALIZA LA ENTREGA DEL PRODUCTO A TRAVÉS DEL AC MEDIANTE LA TRANSACCIÓN MBB, COMO UN TRASLADO DE MERCANCÍA ENTRE ALMACENES A PRECIO DE COSTO Y ELABORA 24 REMIÓN OFICIO Y FACTURA RED FARAC ELABORA LA FACTURA EN AC A VF0 Y REMITE FACTURAS CON OFICIO PARA SU PROCESO DE PAGO 25 OFICIO Y FACTURA TERCEROS ELABORA LA FACTURA EN AC A VF0, PRESENTÁNDOSE AL CLIENTE A REVIÓN PARA INICIAR EL TRÁMITE DE PAGO, A TRAVÉS DEL SUPERINTENDENTE DE VENTAS RESPONSABLE. SE ESPERA EL TIEMPO DE TRÁMITE RMAL QUE LA DEPENDENCIA TARDA EN REALIZAR EL PAGO. EN EL CASO DE PARTICULARES SE SOLICITA PAGO DE CONTADO O POR ANTICIPADO VÍA DEPOTO O CHEQUE CERTIFICADO 26 RECIBE OFICIO DE COMIÓN, SOLICITUD DE VALES, COPIA DE LA AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PINTURA Y/O FORMATO DE SOLICITUD DE LLENADO, Y COPIA BLANCA DE LA FACTURA O REMIÓN (PARA CUANDO ES ALTO EL VOLUMEN Y SE ENVÍA EN PARCIALIDADES) 29 INTEGRA EL PROGRAMA DE VIAJE DE ENTREGA, CONFORME TIPO DE PRODUCTO, TRANSPORTE Y DESTI, EN VF0 AC CREA LA FACTURA, EN VF02 AC CONTABILIZA Y VF03 VISUALIZA 27 DOCUMENTOS EN REFERENCIA AGNA OPERADOR PARA REALIZAR EL VIAJE Y TRAMITA: - OFICIO DE COMIÓN Y VIÁTICOS PARA EL OPERADOR - SOLICITUD DE VALES DE GASOLINA - FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PINTURA Y FORMATO DE SOLICITUD DE LLENADO PARA CUANDO SE TRATE DE EMULÓN - FACTURA CON 5 TANTOS QUE ENTREGA A ALMACÉN, CONSERVANDO LA COPIA 28 AZUL PARA SU ARCHIVO INICIA RECORRIDO Y ENTREGA PRODUCTO AL CLIENTE, SOLICITANDO FIRMEN ACUSE DE RECIBIDO (COPIA BLANCA DE LA FACTURA) Y/O TA DE REMIÓN 3 FACTURA RECIBE FACTURA CON LAS GUIENTES COPIAS Y ENTREGA DE LA GUIENTE MANERA: - COPIA ROSA - ALMACÉN - COPIA VERDE - VIGILANCIA - COPIA BLANCA LA SELLA Y LA REGRESA AL OPERADOR PARA ACUSE DE RECIBO DEL CLIENTE 30 FIN 22