MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE CONTRATOS OBJETIVO

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE S OBJETIVO Establecer las actividades pertinentes para llevar a cabo cambios en los contratos celebrados por el Organismo, que sean requeridos por cuquiera de las partes integrantes de los mismos, reizando dicho modificación mediante un contrato o convenio, en observancia de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. CPFM

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE S POLÍTICAS 1. Todas las solicitudes de modificación de contratos, ya sean por cambio de especificaciones, aumento o disminución de cantidades solicitadas, o prórroga de vigencia, deberán reizarse en estricto apego a la normatividad aplicable. 2. Las modificaciones que se reicen a los contratos, deberán ser firmados por los mismos funcionarios que firmaron el contrato origin. CPFM

3 TITULO: PROCEDIMIENTOS PARA LA MODIFICACIÓN DE S UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG. 1 DE 3 FECHA: 19 MAYO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Área solicitante Dirección Jurídica/ Área Jurídica 1. Elabora solicitud de pedido de bienes o servicios, en su caso dictamen de justificación, oficio especificando la modificación que se requiere hacer contrato origin y presenta. 2. Recibe y verifica tipo de contrato a modificar. Contrato Clausulado 3. Elabora oficio con las modificaciones solicitadas y envía, anexando los soportes de la modificación consistentes en el dictamen de justificación en su caso, del área solicitante y documento de aceptación del proveedor de las condiciones que serán modificadas. 4. Recibe, elabora convenio, recaba firmas del área solicitante y del proveedor, envía solicitando su captura en SIAC. 5. Recibe, captura en SIAC (transacción ME21N) y genera número de convenio, elabora oficio para devolución del convenio y envía. 6. Solicita liberación vía correo electrónico a la Presupuesto. de bienes o servicio, Oficio de bienes o servicio, Oficio Oficio, dictamen de justificación y propuesta o aceptación de las condiciones Convenio Convenio, Oficio Dirección Jurídica/ Área Jurídica 7. Recibe y formiza convenio y remite copia a las áreas involucradas. Ver procedimiento para la Formulación de Contratos de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Dirección Jurídica. Fin Contrato Pedido 8. Aniza el tipo de modificación que se requiere hacer contrato. Tipo de modificación? Reducción importe origin o por cambios en especificaciones y/o condiciones Oficio y Convenio de bienes o servicio, Contrato 9. Revisa las condiciones establecidas y captura en SIAC (transacción ME22N) la modificación a reizar contrato pedido, vía correo electrónico solicita liberación, en su caso. contrato pedido Presupuestos / Recursos Financieros 10. Recibe correo electrónico, indicando número de contrato modificado. 11. Aniza, registra y libera contrato modificado. contrato pedido 12. Verifica la autorización en SIAC (transacción ME23N), imprime modificación contrato y recaba firma de la Gerencia de y de la Subdirección de Bienes y Servicios en su caso, en Delegaciones Regiones, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas y Emulsiones, las firmas correspondientes. contrato pedido 79 Gerencia de Innovación Gubernament CPFM - 02

4 TITULO: PROCEDIMIENTOS PARA LA MODIFICACIÓN DE S UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG. 2 DE 3 FECHA: 19 MAYO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Nota: El funcionario que firmará la modificación contrato pedido, será el mismo que firmó el contrato origin (Art. 52 de la LAASSP). Área Solicitante Presupuestos / Recursos Financieros Área solicitante 13. Formiza modificación contrato con el proveedor, le entrega copia y envía copia a la Almacenes e Inventarios y/o Almacenista. Ampliación importe origin 14. Verifica que la solicitud de pedido de bienes y servicios esté liberada presupuestmente. Esta liberada? No 15. Verifica en SIAC motivos de rechazo y avisa vía correo electrónico área solicitante la improcedencia de la solicitud. 16. Resuelve los motivos de rechazo y avisa a la Adquisiciones por la misma vía. Regresa a la actividad 15 Si 17. Captura en SIAC la modificación del contrato (transacción ME21N o ME22N) y genera. 18. Requiere en su caso, autorización de compromiso presupuest vía correo electrónico a la Presupuestos. 19. Recibe contrato modificado para liberación (correo electrónico). 20. Aniza, registra y determina autorización. Autorizan? No 21. Verifica en SIAC motivos de rechazo y avisa vía correo electrónico área solicitante motivos de la improcedencia de la modificación. 22. Resuelve causas de rechazo e informa vía correo electrónico a la Adquisiciones. Regresa a la actividad 15 Si contrato pedido de bienes o servicio de bienes o servicio Contrato o convenio Contrato o convenio Contrato o convenio 23. Imprime modificación, recaba firmas de autorización del Gerente de Recursos Materies y del Subdirector de Bienes y Servicios, en su caso, en Delegaciones Regiones, Gerencias de Tramo y Planta de Pinturas, las firmas correspondientes. Nota: El funcionario que firmará el contrato o convenio, será el mismo que firmó el contrato origin (Art. 52 de la LAASSP). contrato Gerencia de Innovación Gubernament CPFM

5 TITULO: PROCEDIMIENTOS PARA LA MODIFICACIÓN DE S UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PAG. 3 DE 3 FECHA: 19 MAYO 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 24. Requiere proveedor fianza, en su caso, y formiza entregándole copia de la modificación contrato. contrato Proveedor 25. Entrega fianza en su caso y recibe origin de la modificación contrato. 26. Entrega a la Almacenes e Inventarios y a la Presupuestos, copia de la modificación contrato, en su caso a la Delegación Region, Gerencia de Tramo o Planta de Pinturas y Emulsiones. Termina Procedimiento Fianza, Contrato Contrato o convenio copia 81 Gerencia de Innovación Gubernament CPFM - 02

6 Página 1 de 4 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA MODIFICACIÓN DE S Autorizado: Mayo 2006 Área: Manu: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 ÁREA SOLICITANTE SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN JURÍDICA ÁREA JURÍDICA INICIO ELABORA DE BIENES O SERVICIOS, DICTAMEN DE JUSTIFICACIÓN (EN SU CASO), Y OFICIO ESPECIFICANDO LA MODIFICACIÓN 1 RECIBE Y VERIFICA TIPO DE A MODIFICAR 2 PEDIDO TIPO DE? A CLAUSULADO PROP. O ACEPTACIÓN DEL PROVEEDOR DICTAMEN DE JUSTIFICACIÓN OFICIO ELABORA OFICIO CON LAS MODIFICACIONES SOLICITADAS Y ENVÍA, ANEXANDO DICTAMEN (EN SU CASO), Y DOCUMENTO DE ACEPTACIÓN DEL PROVEEDOR 3 PROP. O ACEPTACIÓN DEL PROVEEDOR DICTAMEN DE JUSTIFICACIÓN OFICIO RECIBE, ELABORA, RECABA FIRMAS Y ENVÍA PARA CAPTURA EN SIAC 4 OFICIO RECIBE, CAPTURA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME21N), Y GENERA NÚMERO DE, ELABORA OFICIO PARA DEVOLUCIÓN Y ENVÍA 5 OFICIO SOLICITA LIBERACIÓN VÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO 6 RECIBE Y FORMALIZA Y REMITE COPIA A LAS ÁREAS INVOLUCRADAS 7 FIN VER PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN DE S DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA 82

7 Página 2 de 4 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA MODIFICACIÓN DE S Autorizado: Mayo 2006 Área: Manu: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES SUBGERENCIA DE PRESUPUESTOS SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS A ANALIZA EL TIPO DE MODIFICACIÓN QUE SE REQUIERE HACER AL 8 REDUCCIÓN AL IMPORTE ORIGINAL O POR CAMBIOS EN ESPECIFICACIONES Y/O CONDICIONES TIPO DE MODIFICACIÓN? AMPLIACIÓN AL IMPORTE ORIGINAL PEDIDO REVISA LAS CONDICIONES ESTABLECIDAS Y CAPTURA EN SIAC (TRANSACCIÓN ME22N) LA MODIFICACIÓN A REALIZAR, VÍA CORREO ELECTRÓNICO SOLICITA LIBERACIÓN, EN SU CASO. 9 B PEDIDO RECIBE CORREO ELECTRÓNICO CON NÚMERO DE MODIFICADO 10 PEDIDO NOTA: EL FUNCIONARIO QUE FIRMARÁ LA PEDIDO, SERÁ EL MISMO QUE FIRMÓ EL ORIGINAL (ART. 52 DE LA LAASSP) VERIFICA LA AUTORIZACIÓN EN SIAC (TRANSACCIÓN ME23N), IMPRIME Y RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN SEGÚN CORRESPONDA 12 ANALIZA, REGISTRA Y LIBERA 11 PEDIDO FORMALIZA CON EL PROVEEDOR, LE ENTREGA COPIA Y ENVÍA COPIA A LA SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS Y/O ALMACENISTA13 FIN 83

8 Página 3 de 4 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA MODIFICACIÓN DE S Autorizado: Mayo 2006 Área: Manu: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES ÁREA SOLICITANTE SUBGERENCIA DE PRESUPUESTOS SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS B VERIFICA QUE LA SOLICITUD DE PEDIDO ESTÉ LIBERADA PRESUPUESTALMENTE 14 SI ESTA LIBERADA? NO VERIFICA EN SIAC MOTIVOS DE RECHAZO Y AVISA VÍA CORREO ELECTRÓNICO AL ÁREA SOLICITANTE LA IMPROCEDENCIA 15 1 O CAPTURA EN SIAC LA MODIFICACIÓN DEL (TRANSACCIÓN ME21N O ME22N) Y GENERA 17 RESUELVE LOS MOTIVOS DE RECHAZO Y AVISA A LA POR LA MISMA VÍA 16 O REQUIERE EN SU CASO, AUTORIZACIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTAL VÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA SUBGERENCIA 18 O RECIBE MODIFICADO PARA LIBERACIÓN (CORREO ELECTRÓNICO) DE PRESUPUESTO 19 1 ANALIZA, REGISTRA Y DETERMINA AUTORIZACIÓN O 20 VERIFICA EN SIAC MOTIVOS DE RECHAZO Y NOTIFICA VÍA CORREO ELECTRÓNICO AL ÁREA SOLICITANTE 21 O NO AUTORIZAN? SI RESUELVE CAUSAS DE RECHAZO E INFORMA VÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES 22 C 1 84

9 Página 4 de 4 Titulo DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA MODIFICACIÓN DE S Autorizado: Mayo 2006 Área: Manu: Sustituye: GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Abril 2005 SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES PROVEEDOR C IMPRIME MODIFICACIÓN, RECABA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN SEGÚN CORRESPONDA 23 NOTA: EL FUNCIONARIO QUE FIRMARÁ LA PEDIDO, SERÁ EL MISMO QUE FIRMÓ EL ORIGINAL (ART. 52 DE LA LAASSP) REQUIERE AL PROVEEDOR FIANZA EN SU CASO, Y FORMALIZA ENTREGÁNDOLE COPIA DE LA MODIFICACIÓN 24 FIANZA ENTREGA FIANZA EN SU CASO Y RECIBE ORIGINAL DE LA 25 ENTREGA A LA SUBGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS Y A LA DE PRESUPUESTOS COPIA DE LA, EN SU CASO A LA DELEGACIÓN REGIONAL, GERENCIA DE TRAMO O PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES 26 TERMINA PROCEDIMIENTO 85