MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIÓN ASFÁLTICA

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULÓN ASFÁLTICA PROCEDIMIENTO PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULÓN ASFÁLTICA POR MAYOREO OBJETIVO Establecer un modelo de ventas efectivo, promoviendo la venta, traspasos y distribución de los productos que se elaboran en la Planta de Pinturas y Emulsiones, propiciando la comercialización para la venta de estos productos en el sector público de nivel Federal, Estatal y Municipal, incluyendo la Red FARAC, así como de las empresas privadas a fin de captar ingresos adicionales para el Organismo. 23

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULÓN ASFÁLTICA PROCEDIMIENTO PARA VENTA Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULÓN ASFÁLTICA POR MAYOREO POLÍTICAS 1. En caso de clientes nuevos que requieran la instrumentación de un contrato tipo, se elabora contrato y se envía texto propuesto al área jurídica de la Planta de Pinturas y Emulsiones para su revisión y visto bueno. 2. Si un cliente solicita entrega anticipada y no existe el producto en la presentación o envase especificado en el contrato o pedido, se verificará si existe en inventario el producto en otra presentación y se pide aprobación al cliente para surtir. 3. El pago en ventas a particulares sólo se aceptará de contado o por anticipado vía deposito o cheque certificado. 4. Las solicitudes de pintura tramitadas a la Planta de Pinturas y Emulsiones por Oficinas Centrales, Delegaciones Regionales o Gerencias de Tramo, será tratado contablemente como un traspaso entre almacenes. 24

3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULONMES CLAVE: 05 PAG. 1 DE 3 RESPONSABLE. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Ventas 1. Visita a los posibles clientes nuevos para dar a conocer los productos de la Planta de Pinturas y Emulsiones. 2. Contacta a los clientes ya existentes para promocionar el catálogo actual de productos de la Planta de Pinturas y Emulsiones. 3. Recibe de los clientes solicitud de cotización de los productos de la Planta de Pinturas y Emulsiones y determina: Producto Existente en Catálogo? CD interactivo, catalogo de productos y pagina WEB Solicitud de cotización Subgerencia de Si Continua en la Actividad Solicita a producción se realice el desarrollo del nuevo color solicitado y se entregue una aplicación del color solicitado para aprobación del cliente, somete a la consideración de la Subgerencia de Producción y autorización del Titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones la factibilidad de fabricar un nuevo tono o color de pintura vinílica, esmalte o de tránsito, si la probable venta es de un volumen considerable o para un cliente de compras de volumen. Se autoriza de desarrollo? 5. Se informa al cliente la imposibilidad de cubrir su solicitud. Fin Correo Electrónico Sí 6. Solicita a producción se realice el desarrollo del nuevo tono o color y se entrega una Aplicación con el color solicitado para aprobación del cliente. Aprueba el cliente la muestra? Aplicación con firma de cliente Continua en actividad 04 Ventas o Sí 7. Se recaba firma de aceptación del cliente en la Aplicación. 8. Elabora y envía a los clientes la cotización solicitada con costo y tiempos de entrega, en hoja membretada con número de folio consecutivo y determina si la cotización resultó satisfactoria. Cotización Satisfactoria? 9. Se archiva acuse de recibo de cotización. Cotización Superintendente de Ventas o Si 10. Recibe del cliente el pedido o contrato debidamente requisitado. Pedido o Contrato Gerencia de Innovación Gubernamental 25

4 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULONMES CLAVE: 05 PAG. 2 DE 3 RESPONSABLE. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO 11. Verifica en sistema AC si esta dado de alta el cliente. Es cliente nuevo? Si 12. Se da de alta en el AC XD01 Catalogo de clientes. 13. Revisa stock a través de la transacción MMBE para saber si existe el volumen solicitado de pintura o emulsión y determina: Hay existencia en Almacén? 14. Genera solicitud de producción para que la Subgerencia de Producción calendarice la elaboración del producto solicitado. Si 15. Captura el pedido en AC a través de la transacción VA01, cuando la venta se haga en un solo evento, si la venta se hace en varias entregas se capturará a través de la transacción VA31, programando las fechas de entrega del producto y verifica si el cliente es de Red Propia, Red FARAC o Tercero: Red Propia, Red FARAC o Tercero? Solicitud de Producción Red Propia 16. Recibe a través del AC solicitud de traspaso, verifica que la Delegación Regional o Gerencia de Tramo correspondiente haya dado entrada a la solicitud en AC, liberando el pedido por el área de recursos financieros y recursos materiales de la misma. Mediante la transacción MB1B del AC, se registra como un traslado de mercancía entre almacenes al costo y elabora remisión. Continua en la Actividad 19 Remisión Red FARAC 17. Elabora la factura en AC a través de la transacción VF01 y la entrega a la Recursos Financieros por medio de la Relación de Facturas de Venta para su envío por oficio a la Delegación Regional o Gerencia de Tramo correspondiente para su cobro. Continua en la Actividad 19 Factura Terceros 18. Elabora la factura en AC a través de la transacción VF01, y hace entrega de la misma a la Recursos Financieros por medio de la Relación de Facturas de Venta, para su envío por oficio al cliente para trámite de cobro. En el caso de particulares se solicita pago de contado o por anticipado vía deposito o cheque certificado. Factura o Remisión 19. Elabora e instrumenta el programa de entregas, conforme al tipo de producto, transporte y destino, creando registro en la forma Rol de Viajes de cada operador. Rol de Viajes 20. Elabora autorización de salida de almacén, se imprime y se recaba las firmas del Titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones o del Subgerente de Administración, del Superintendente de y del Superintendente de Recursos Financieros. Autorización Salida de Pintura u Orden de Carga Gerencia de Innovación Gubernamental 26

5 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULONMES CLAVE: 05 PAG. 3 DE 3 RESPONSABLE. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO (Facturista) 21. Conserva una copia firmada en original de la autorización de salida, envía al almacén una copia de la misma y distribuye las copias de las facturas en la forma siguiente: - copia azul para archivo de distribución - copia amarilla para la caja - copia rosa, copia verde y una fotocopia para almacén - copia blanca para el cliente 22. Requisita el formato de Autorización de Salida de Pintura o Formato de Orden de carga" en caso de emulsión asfáltica. Factura y Copias Autorización Salida de Pintura u Orden de carga (Operador) 23. Tramita oficio de comisión de viáticos y solicitud de vales de combustible. Recibe copia de la autorización de salida de pintura y/o Formato de solicitud de llenado, y copia blanca de la factura o remisión cuando es una entrega a cliente en parcialidades o en bien en caso de un traspaso. Oficio de Comisión y Solicitud de vales de combustible, Autorización Salida de Pintura u Orden de carga, Factura o Remisión Recursos Materiales (Almacén) (Operador) 24. Recibe factura o remisión con las siguientes copias y entrega de la siguiente manera: - copia rosa - Almacén - copia verde - Vigilancia - copia blanca - la sella y la regresa al Operador para acuse de recibo del cliente 25. Inicia recorrido y entrega producto al cliente, recaba firma de acuse de recibo (copia blanca de la factura) y/o nota de remisión. Termina Procedimiento Factura o Remisión Gerencia de Innovación Gubernamental 27

6 CLAVE: 05 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES PÁGINA: 1DE4 SUPERINTENDENCIA DE VENTAS SUBGERENCIA DE DISTRIBUCIÓN SUPERINTENDENCIA DE VENTAS O SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN INICIO VITA A LOS POBLES CLIENTES NUEVOS PARA DAR A COCER LOS PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES 1 CONTACTA A LOS CLIENTES YA EXISTENTES PARA PROMOCIONAR EL CATÁLOGO ACTUAL DE PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES 2 CATALOGO DE PRODUCTOS Y PAGINA WEB CD INTERACTIVO SOLICITUD DE COTIZACIÓN CORREO ELECTRÓNICO SOLICITA A PRODUCCIÓN SE REALICE EL DESARROLLO DEL NUEVO COLOR SOLICITADO, SOMETE A LA CONDERACIÓN DE LA SUBGERENCIA DE PRODUCCIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES. 4 SE AUTORIZA DE DESARROLLO? ELABORA Y ENVÍA A LOS CLIENTES LA COTIZACIÓN SOLICITADA Y DETERMINA LA COTIZACIÓN RESULTÓ SATISFACTORIA 8 COTIZACIÓN RECIBE DE LOS CLIENTES SOLICITUD DE COTIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES 3 SE INFORMA AL CLIENTE LA IMPOBILIDAD DE CUBRIR SU SOLICITUD 5 COTIZACIÓN SATISFACTORIA? FIN PRODUCTO EXISTENTE EN CATÁLOGO? SOLICITA A PRODUCCIÓN SE REALICE EL DESARROLLO DEL NUEVO TO O COLOR Y SE ENTREGA UNA APLICACIÓN CON EL COLOR SOLICITADO PARA APROBACIÓN DEL CLIENTE 6 APLICACIÓN CON FIRMA DE CLIENTE SE ARCHIVA ACUSE DE RECIBO DE COTIZACIÓN 9 APRUEBA EL CLIENTE LA MUESTRA? A SE RECABA FIRMA DE ACEPTACIÓN DEL CLIENTE EN LA APLICACIÓN 7 28

7 CLAVE: 05 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES PÁGINA: 2DE4 SUPERINTENDENTE DE VENTAS O SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN A PEDIDO O CONTRATO RECIBE DEL CLIENTE EL PEDIDO O CONTRATO DEBIDAMENTE REQUITADO 10 VERIFICA EN STEMA AC ESTA DADO DE ALTA EL CLIENTE 11 ES CLIENTE NUEVO? SE DA DE ALTA EN EL AC XD01 CATALOGO DE CLIENTES 12 REVISA STOCK A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN MMBE PARA SABER EXISTE EL VOLUMEN SOLICITADO DE PINTURA O EMULÓN 13 HAY EXISTENCIA EN ALMACÉN? SOLICITUD DE PRODUCCIÓN GENERA SOLICITUD DE PRODUCCIÓN PARA QUE LA SUBGERENCIA DE PRODUCCIÓN CALENDARICE LA ELABORACIÓN DEL PRODUCTO SOLICITADO 14 B 29

8 CLAVE: 05 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES PÁGINA: 3DE4 SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN B CAPTURA EL PEDIDO EN AC Y VERIFICA EL CLIENTE ES DE RED PROPIA, RED FARAC O TERCERO 15 RED PROPIA RECIBE A TRAVÉS DEL AC SOLICITUD DE TRASPASO, VERIFICA QUE LA DELEGACIÓN REGIONAL O GERENCIA DE TRAMO CORRESPONDIENTE HAYA DADO ENTRADA A LA SOLICITUD EN AC, LIBERANDO EL PEDIDO POR EL ÁREA DE RECURSOS FINANCIEROS Y RECURSOS MATERIALES DE LA MISMA. MEDIANTE LA TRANSACCIÓN MB1B DEL AC, SE REGISTRA COMO UN TRASLADO DE MERCANCÍA ENTRE ALMACENES AL COSTO Y ELABORA REMIÓN 16 REMIÓN RED PROPIA, RED FARAC O TERCERO? TERCEROS FACTURA O REMIÓN ELABORA LA FACTURA EN AC A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN VF01, Y HACE ENTREGA DE LA MISMA A LA SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS POR MEDIO DE LA RELACIÓN DE FACTURAS DE VENTA, PARA SU ENVÍO POR OFICIO AL CLIENTE PARA TRÁMITE DE COBRO. EN EL CASO DE PARTICULARES SE SOLICITA PAGO DE CONTADO O POR ANTICIPADO VÍA DEPOTO O CHEQUE CERTIFICADO 18 RED FARAC ELABORA LA FACTURA EN AC A TRAVÉS DE LA TRANSACCIÓN VF01 Y LA ENTREGA A LA SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS POR MEDIO DE LA RELACIÓN DE FACTURAS DE VENTA PARA SU ENVÍO POR OFICIO A LA DELEGACIÓN REGIONAL O GERENCIA DE TRAMO CORRESPONDIENTE PARA SU COBRO 17 FACTURA ELABORA E INSTRUMENTA EL PROGRAMA DE ENTREGAS, CONFORME AL TIPO DE PRODUCTO, TRANSPORTE Y DESTI, CREANDO REGISTRO EN LA FORMA ROL DE VIAJES DE CADA OPERADOR 19 ROL DE VIAJES AUTORIZACIÓN SALIDA DE PINTURA U ORDEN DE CARGA ELABORA AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE ALMACÉN, SE IMPRIME Y SE RECABA LAS FIRMAS DEL TITULAR DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES O DEL SUBGERENTE DE ADMINISTRACIÓN, DEL SUPERINTENDENTE DE DISTRIBUCIÓN Y DEL SUPERINTENDENTE DE RECURSOS FINANCIEROS 20 FACTURA Y COPIAS CONSERVA UNA COPIA FIRMADA EN ORIGINAL DE LA AUTORIZACIÓN DE SALIDA, ENVÍA AL ALMACÉN UNA COPIA DE LA MISMA Y DISTRIBUYE LAS COPIAS DE LAS FACTURAS 21 C 30

9 CLAVE: 05 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULONES PÁGINA: 4DE4 SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN (FACTURISTA) SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN (OPERADOR) SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES (ALMACÉN) C AUTORIZACIÓN SALIDA DE PINTURA U ORDEN DE CARGA REQUITA EL FORMATO DE AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PINTURA O FORMATO DE ORDEN DE CARGA" EN CASO DE EMULÓN ASFÁLTICA 22 FACTURA O REMIÓN AUTORIZACIÓN SALIDA DE PINTURA U ORDEN DE CARGA SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE OFICIO DE COMIÓN TRAMITA OFICIO DE COMIÓN DE VIÁTICOS Y SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE. RECIBE COPIA DE LA AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE PINTURA Y/O FORMATO DE SOLICITUD DE LLENADO, Y COPIA BLANCA DE LA FACTURA O REMIÓN CUANDO ES UNA ENTREGA A CLIENTE EN PARCIALIDADES O EN BIEN EN CASO DE UN TRASPASO 23 FACTURA O REMIÓN RECIBE FACTURA O REMIÓN CON LAS GUIENTES COPIAS Y ENTREGA 24 INICIA RECORRIDO Y ENTREGA PRODUCTO AL CLIENTE, RECABA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO (COPIA BLANCA DE LA FACTURA) Y/O TA DE REMIÓN 25 FIN 31