MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIÓN ASFÁLTICA

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIÓN ASFÁLTICA OBJETIVO Gestionar eficientemente la cartera de clientes, recuperando conforme los plazos establecidos para cada cliente el producto de las ventas, disminuyendo la cartera vencida y minimizando posibles pérdidas. 32

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIÓN ASFÁLTICA POLÍTICAS 1. El envío de facturas emitidas por concepto de venta de pinturas o emulsión asfáltica con cargo a Dependencias de Gobierno ya sea Federal, Estatal o Municipal, o bien con cargo a BANOBRAS (Fideicomiso FARAC) serán remitidas con oficio por la Financieros (Área de cobranza), para que el acuse de recibo funja como contrarrecibo. 33

3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONMES CLAVE: 06 PAG. 1 DE 2 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Financieros (Área de cobranza) 1. Envía al Superintendente de Ventas, a través de la Distribución (operador de distribución), las facturas para canjearlas por contra-recibos ó directamente al cliente por oficio, si se trata de Dependencia de Gobierno Federal, Estatal o Municipal y Farac, recaba firma en las facturas para que puedan fungir como contra-recibos. Facturas y Contra recibos 2. Verifica diariamente en banca electrónica los depósitos realizados por los clientes, cuando existen montos iguales para diferentes pedidos, se comunica telefónicamente con los clientes para definir a que pedido corresponde el pago. Financieros (Área de cobranza) y Superintendente de Ventas Financieros (Área de cobranza) 3. Da seguimiento semanalmente al pago y emite reporte informativo mensualmente a la Subgerencia de Distribución y Subgerencia de Administración. 4. Entrega las facturas a las empresas particulares de pedidos que fueron pagados por transferencia electrónica o cheque certificado. 5. Visualiza en FBL5N y/o FS10N SIAC la antigüedad de los saldos e informa a los clientes del pago vencido mediante oficio de requerimiento de pago. 6. Envía mensualmente a los clientes con adeudos vencidos oficio de requerimientos de pago. Se Recibe el pago dentro de un plazo de 90 días? Factura Oficio Oficio Titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones, Subgerente de Administración y Subgerente de Distribución Si 7. Captura en el sistema F-28 SIAC para pago total, F-22 para pago parcial. FB03 para imprimir pólizas de pagos para firmar y entregar a la Finanzas. Fin No 8. Mensualmente se analizan adeudos a más de 90 días para determinar la viabilidad de cobro y decidir los casos en que es conveniente turnar el expediente al área jurídica. Se turna expediente a área jurídica? Financieros No Continua en actividad 02 Si 9. Solicita a la Distribución la integración de expediente. Gerencia de Innovación Gubernamental 34

4 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONMES CLAVE: 06 PAG. 2 DE 2 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Distribución 10. Turna a la Financieros el expediente correspondiente, conteniendo lo siguiente: - Cotización - Tipo de cliente - Solicitud de pedido o contrato - pedido - Copia de factura - Contra recibos - Acuse de recibo del producto - Gestiones de cobranza Expediente Financieros 11. Turna expediente al área jurídica Expediente Termina procedimiento Gerencia de Innovación Gubernamental 35

5 CLAVE: 06 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES PÁGINA: 1DE2 SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS (ÁREA DE COBRANZA) SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS (ÁREA DE COBRANZA) Y SUPERINTENDENTE DE VENTAS INICIO ENVÍA AL SUPERINTENDENTE DE VENTAS, LAS FACTURAS PARA CANJEARLAS POR CONTRA-RECIBOS Ó DIRECTAMENTE AL CLIENTE POR OFICIO, RECABA FIRMA EN LAS FACTURAS PARA QUE PUEDAN FUNGIR COMO CONTRA-RECIBOS 1 CONTRA RECIBOS FACTURAS 1 VERIFICA DIARIAMENTE EN BANCA ELECTRÓNICA LOS DEPÓSITOS REALIZADOS POR LOS CLIENTES, CUANDO EXISTEN MONTOS IGUALES PARA DIFERENTES PEDIDOS, SE COMUNICA TELEFÓNICAMENTE CON LOS CLIENTES PARA DEFINIR A QUE PEDIDO CORRESPONDE EL PAGO 2 DA SEGUIMIENTO SEMANALMENTE AL PAGO Y EMITE REPORTE INFORMATIVO MENSUALMENTE A LA SUBGERENCIA DE DISTRIBUCIÓN Y SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN 3 FACTURA ENTREGA LAS FACTURAS A LAS EMPRESAS PARTICULARES DE PEDIDOS QUE FUERON PAGADOS POR TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA O CHEQUE CERTIFICADO 4 OFICIO VISUALIZA EN FBL5N Y/O FS10N SIAC LA ANTIGÜEDAD DE LOS SALDOS E INFORMA A LOS CLIENTES DEL PAGO VENCIDO MEDIANTE OFICIO DE REQUERIMIENTO DE PAGO 5 A 36

6 CLAVE: 06 UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES PÁGINA: 2DE2 SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS (ÁREA DE COBRANZA) TITULAR DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES, SUBGERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y SUBGERENTE DE DISTRIBUCIÓN SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN A OFICIO ENVÍA MENSUALMENTE A LOS CLIENTES CON ADEUDOS VENCIDOS OFICIO DE REQUERIMIENTOS DE PAGO 6 SE RECIBE EL PAGO DENTRO DE UN PLAZO DE 90 DÍAS? NO SI CAPTURA EN EL SISTEMA F-28 SIAC PARA PAGO TOTAL, F-22 PARA PAGO PARCIAL. FB03 PARA IMPRIMIR PÓLIZAS DE PAGOS PARA FIRMAR Y ENTREGAR A LA SUPERINTENDENCIA DE FINANZAS 7 MENSUALMENTE SE ANALIZAN ADEUDOS A MÁS DE 90 DÍAS PARA DETERMINAR LA VIABILIDAD DE COBRO Y DECIDIR LOS CASOS EN QUE ES CONVENIENTE TURNAR EL EXPEDIENTE AL ÁREA JURÍDICA 8 SE TURNA EXPEDIENTE A ÁREA JURÍDICA? NO SI SOLICITA A LA SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN LA INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTE 9 TURNA A LA SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE, EXPEDIENTE 10 1 EXPEDIENTE TURNA EXPEDIENTE AL ÁREA JURÍDICA 11 FIN 37