MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO DE INGRESOS PROCEDIMIENTO PARA LAS DEVOLUCIONES DE FONDOS EN GARANTÍA DE USUARIOS PARTICULARES IAVE OBJETIVO
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- María Dolores Maldonado Gutiérrez
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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO DE INGRESOS GARANTÍA DE USUARIOS PARTICULARES IAVE OBJETIVO Definir las actividades que habrán de realizarse, para verificar la información que soporte la devolución de los fondos en garantía de Usuarios Particulares afiliados al Sistema IAVE. CPFM
2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO DE INGRESOS GARANTÍA DE USUARIOS PARTICULARES (IAVE) POLÍTICAS 1. se tramitarán devoluciones que no procedan del Administrador del Servicio y con el visto bueno de la Gerencia de Sistemas Electrónicos de Pago. 2. Será necesario para cualquier devolución presentar el original de la carta de solicitud de devolución del usuario. 3. La Ingresos elaborará las notas por el total del fondo en garantía depositado por el usuario particular al contratar el servicio IAVE, no considerando la aplicación de adeudos en su caso. 4. La Ingresos realizará el trámite de devoluciones de fondos en garantía de usuarios particulares IAVE, hasta tres días hábiles antes del cierre del mes calendario. 5. se llevará a cabo el trámite para la devolución de fondos en garantía de usuarios particulares IAVE, que no se encuentren registrados en el Sistema Integral de Administración Capufe (AC). 6. Las devoluciones del fondo en garantía de usuarios particulares IAVE, se llevarán a cabo mediante cheque o depósito a cuenta bancaria de tarjeta, a nombre de la persona que suscribió el contrato CPFM
3 TITULO: GARANTÍA DE USUARIOS PARTICULARES IAVE CLAVE: 14 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PAG. 1 DE 2 FECHA: MARZO 2006 RESPONSABLE. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Gerencia De Tesorería 1. Recibe de la Gerencia de Sistemas Electrónicos de Pago de la Dirección de Operación, oficio con la solicitud del usuario particular de devolución de fondo de Oficio y Solicitud garantía y lo turna a la Ingresos. Subgerencia De Ingresos Contabilidad Ingresos Gerencia de Tesorería Egresos 2. Recibe y verifica en AC (Transacción FBL5N) que exista el fondo en garantía Existe el fondo en garantía? 3. Informa vía correo electrónico a la Contabilidad la inexistencia del fondo en garantía 4. Verifica el depósito en el estado de cuenta bancario, corrobora o se cerciora que existe el contrato, realiza la aplicación contable del fondo en garantía en AC (Transacción FB01) e informa a la Ingresos. Continua en la siguiente actividad Si 5. Verifica si existen importes en trámite de aclaración y/o adeudos. Existen importes en trámite de aclaración y/o adeudos? 6. Verifica a que ejercicio corresponde el depósito del fondo en garantía. A qué ejercicio corresponde el fondo en garantía? Posterior al 31 de diciembre de Elabora nota, realiza registro en AC (Transacción F-22) anotando en el renglón de texto el número de la nota, generando un nuevo documento AC. Pasa a la siguiente actividad Anterior al 31 de diciembre de Anota el número de documento AC, en el oficio inicialmente recibido para efectos de trámite de pago y lo entrega a la Gerencia de Tesorería. 9. Firma de autorización y lo entrega a la Egresos para la devolución del fondo. 10. Recibe y verifica en AC (Transacción FBL5N) que exista el documento. 11. Lleva a cabo la tramitación del cheque o abono a tarjeta o a cuenta de cheques, con cargo al deudor y documento AC. Oficio y Solicitud Estado de Cuenta bancario, Contrato y/o comprobante del depósito bancario 12. Aplica las partidas en bancos y fondos en garantía en el AC (Transacción F-31 Cheque, FB01 Tarjeta ) y/o comprobante del depósito bancario Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM
4 TITULO: GARANTÍA DE USUARIOS PARTICULARES IAVE CLAVE: 14 UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PAG. 2 DE 2 FECHA: MARZO 2006 RESPONSABLE. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Egresos Contabilidad Ingresos 13. Genera en AC (Transacción FZICO005) la póliza, accesando el número de documento previamente asignado e imprime la(s) póliza(s). 14. Firma la póliza, anexa la documentación soporte original y la entrega a la Contabilidad. 15. Recibe, verifica que los registros con la información soporte hayan sido generados en tiempo y forma en AC (Transacción FBL5N) y compensa. Es correcto? 16. tifica a la Egresos, para que se realice el análisis correspondiente y en su caso las correcciones necesarias. Regresa a la actividad 13 Si 17. Realiza la validación del registro efectuado en el AC, autoriza y archiva. Fin Si (viene de Existen importes en trámite de aclaración y/o adeudos?) 18. Verifica el monto de la aclaración. La cantidad en aclaración supera el fondo en garantía? 19. Descuenta del importe del fondo en garantía. Regresa a la actividad 5 Si 20. Informa a la Gerencia de Sistemas Electrónicos de Pago de la Dirección de Operación mediante oficio, la improcedencia de la solicitud. y/o comprobante del depósito bancario, póliza Oficio, solicitud Oficio, solicitud Oficio Termina Procedimiento 103 Gerencia de Innovación Gubernamental CPFM - 02
5 Página 1 de 3 Titulo GARANTÍA DE USUARIOS PARTICULARES (IAVE) Autorizado: 13/03/2006 Manual: Área: Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO DE INGRESOS 18/02/2005 GERENCIA DE TESORERÍA SUBGERENCIA DE INGRESOS SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD INICIO CON FOTOCOPIA RECIBE DE LA GERENCIA DE STEMAS ELECTRÓNICOS DE PAGO DE LA DIRECCIÓN DE OPERACIÓN, CON LA DE DEVOLUCIÓN DEL FONDO EN GARANTÍA Y TURNA 1 RECIBE Y VERIFICA EN AC (TRANSACCIÓN FBL5N) QUE EXISTA EL FONDO EN GARANTÍA 2 EXISTE EL FONDO EN GARANTÍA? INFORMA VÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD LA INEXISTENCIA DEL FONDO EN GARANTÍA 3 VERIFICA EL DEPÓTO EN EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO, CORROBORA O SE CERCIORA QUE EXISTA EL CONTRATO, REALIZA LA APLICACIÓN CONTABLE DEL FONDO EN GARANTÍA EN AC ( TRANSAC- CIÓN FB01) E INFORMA 4 VERIFICA EXISTEN IMPORTES EN TRÁMITE DE ACLARACIÓN Y/O ADEUDOS. 5 EXISTEN IMPORTES EN TRÁMITE Y/O ACLARACIÓN? 3 2 VERIFICA A QUE EJERCICIO CORRESPONDE EL DEPÓTO 6 POSTERIOR AL 31 DE DICIEMBRE DE 2001 ELABORA, REALIZA REGISTRO EN AC (TRANSACCIÓN F-22) ATANDO EL NÚMERO DE LA, GENERANDO UN NUEVO DOCUMENTO AC. 7 A QUE EJERCICIO CORRESPONDE EL FONDO EN GARANTÍA? ANTERIOR AL 31 DE DICIEMBRE DE 2001 ATA EL NÚMERO DE DOCUMENTO AC, EN EL INICIALMENTE RECIBIDO PARA PAGO Y LO ENTREGA A LA GERENCIA DE TESORERÍA 8 1/2 104
6 Página 2 de 3 Titulo GARANTÍA DE USUARIOS PARTICULARES (IAVE) Autorizado: 13/03/2006 Manual: Área: Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO DE INGRESOS 18/02/2005 GERENCIA DE TESORERÍA SUBGERENCIA DE EGRESOS 2/1 FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y LO ENTREGA PARA DEVOLUCIÓN DEL FONDO 9 RECIBE Y VERIFICA EN AC (TRANSACCIÓN FBL5N)QUE EXISTA EL DOCUMENTO 10 LLEVA A CABO LA TRAMITACIÓN DEL CHEQUE O ABO A TARJETA DE CRÉDITO O A CUENTA DE CHEQUES, CON CARGO AL DEUDOR Y DOCUMENTOS AC 11 1 APLICA LAS PARTIDAS EN BANCOS Y FONDOS EN GARANTÍA EN EL AC (TRANSACCIÓN F-31 CHEQUE, FB01 TARJETA DE CRÉDITO) 12 DOCUMENTACIÓN SOPORTE GENERA EN AC (TRANSACCIÓN FZICO005) LA PÓLIZA, ACCESANDO EL NÚMERO DE DOCUMENTO AGNADO E IMPRIME LA PÓLIZA Y/O - COMPROBANTE DEL DEPÓTO BANCARIO -PÓLIZA DOCUMENTACIÓN SOPORTE FIRMA LA PÓLIZA, ANEXA LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE ORIGINAL Y LA ENTREGA 14 2/3 105
7 Manual: Titulo Página 3 de 3 GARANTÍA DE USUARIOS PARTICULARES (IAVE) Área: Autorizado: 13/03/2006 Sustituye: DE PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO DE INGRESOS 18/02/2005 SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD SUBGERENCIA DE INGRESOS 3/2 3 DOCUMENTACIÓN SOPORTE RECIBE, VERIFICA QUE LOS REGISTROS CON LA INFORMACIÓN SOPORTE HAYAN DO GENERADOS EN TIEMPO Y FORMA EN AC (TRANSACCIÓN FBL5N) Y COMPENSA 15 VERIFICA EL MONTO DE LA ACLARACIÓN 18 ES CORRECTO? LA CANTIDAD EN ACLARACIÓN SUPERA EL FONDO EN GARANTÍA? TIFICA A EGRESOS, PARA QUE SE REALICE EL ANÁLIS CORRESPONDIENTE Y EN SU CASO LAS CORRECCIONES NECESARIAS 16 DESCUENTA EL IMPORTE DEL FONDO EN GARANTÍA REALIZA LA VALIDACIÓN DEL REGISTRO EFECTUADO EN EL AC, AUTORIZA Y ARCHIVA 17 INFORMA A LA GERENCIA DE STEMAS ELECTRÓNICOS DE PAGO MEDIANTE, LA IMPROCEDENCIA DE LA 20 FIN FIN 106
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