MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICIALÍA MAYOR

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICIALÍA MAYOR

2 INDICE Procedimiento I 3 Diagrama de Flujo 4 Procedimiento II 5 Diagrama de Flujo 6 Procedimiento III 7 Diagrama de Flujo 8 Procedimiento IV 9 Diagrama de Flujo 10 Procedimiento V 11 Diagrama de Flujo 12

3 PROCEDIMIENTO I Nombre: ADQUISICIONES Objetivo: Proveer a los diferentes áreas del ayuntamiento, los artículos, suministros, papelería, consumibles y toda la diversidad de insumos necesarios para desempeñar sus funciones. Frecuencia: Diaria DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD No. DESCRIPCION Recepción de la requisición, elaborada por parte del 1 área solicitante Cotización de los insumos requeridos a diferentes 2 proveedores Revisión de cotizaciones y firma de la requisición en 3 cuestión. Autorización y firma de la requisición por parte del 4 Oficial Mayor 5 Elaboración de orden de compra de los requerimientos dirigida a cada uno de los proveedores. RESPONSABLE Secretaria Cotizador Jefe de Adquisiciones Oficial Mayor Auxiliar de Ordenes de compra 6 Entrega de ordenes de compra al área solicitante Secretaria Termina Proceso

4 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción de Requisición Cotización Revisión y Firma NO Autorización SI Oficio de no autorización Elaboración de orden de compra Archivo FIN

5 PROCEDIMIENTO II Nombre: Licitaciones Objetivo: Atender a todas las áreas del Ayuntamiento en cuanto a adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como a la ejecución de obras públicas, mediante la realización de las licitaciones correspondientes, apegados estrictamente a lo establecido en las Leyes y Reglamentos aplicables. Frecuencia: Periódica DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD No. DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Recepción de solicitudes de las diferentes Áreas para licitar Asistente obra pública adquisición, arrendamiento y/o servicios administrativo 2 Analizar las propuestas para darles el tratamiento a seguir según lo establecido en la normatividad correspondiente. Jefe de área 3 Autorización para inicio de proceso Oficial Mayor 4 Calendarización de procesos de licitaciones Jefe de área Elaboración y entrega de invitaciones y/o generación de 5 información en compranet, publicación de convocatorias en Asistente los medios de comunicación correspondientes y bases de administrativo licitación 6 Se llevan a cabo los concursos en donde se reciben las propuestas técnicas y económica en forma cuantitativa. Verificando que cumplan con la normativa de ley Jefe del área cumplimientos legales técnicos y económicos. Elaboración y envío de actas al área correspondiente de las propuestas técnicas y económicas para su revisión cualitativa y dictamen. Recepción de dictamen Elaborar acta de fallo de acuerdo al contenido del dictamen 10 Armado de paquete documental y envío del mismo al Área correspondiente para la elaboración del contrato. 11 Término del proceso Asistente administrativo Jefe del área Asistente Administrativo Asistente Administrativo

6 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción de solicitud Análisis de Propuestas Autorización para inicio Calendarización Invitación y/o convocatoria Entrega de copia de acta técnica o económica rechazada NO Concurso SI Actas con propuestas Dictamen FIN Archivo Armado de paquete Fallo

7 PROCEDIMIENTO III Nombre: Solicitud de Curso de Capacitación Objetivo: Mejorar la calidad en el desempeño del personal hacia el usuario del servicio y fortalecer la identificación del empleado con la Administración Municipal. Frecuencia: Periódica DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD No. DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Recepción de solicitud de curso de capacitación de las áreas con dicha necesidad. 2 Análisis de la solicitud de acuerdo y revisión de la misma. 3 Seleccionar al capacitador en base al catálogo de prestadores de servicios con el que cuenta el. 4 Autorización para la impartición del curso Oficial Mayor 5 Informar al área solicitante sobre las políticas a seguir 6 del curso Capacitador Termina Proceso

8 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recepción de Solicitud Análisis y Revisión Seleccionar Capacitador NO Autorización SI Aviso mediante oficio al área solicitante sobre no autorización. Archivo del Curso Se aplica evaluación FIN

9 PROCEDIMIENTO IV Nombre: Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) Objetivo: Detectar las necesidades de capacitación que las diferentes áreas administrativas del Ayuntamiento pudieran tener, para implementar los cursos, seminarios, o talleres compatibles con los requerimientos. Frecuencia: Periódica DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD No. DESCRIPCION 1 Diseño del formato de DNC a aplicar Seleccionar el área administrativa a aplicárseles dicho formato. Aplicación escrita al personal que integra cada una de las áreas seleccionadas. Concentrado de información y captura de datos recabados con la aplicación del DNC Análisis y elaboración de documento con resultados de DNC Entrega de resultados al área correspondiente y a la Oficialía Mayor Termina Proceso RESPONSABLE

10 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Diseño de Formato DNC Seleccionar área Aplicar DNC Captura Documento con resultados del DNC Archivo Entrega de Resultados FIN

11 PROCEDIMIENTO V Nombre: Resguardo de Vehículos Nuevos Objetivo: Salvaguardar e inventariar el bien mueble, así como la asignación del vehículo Frecuencia: Periódica DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD No. DESCRIPCION 1 Recibir la documentación de vehículo nuevo, como lo son la factura las llaves y el vehículo mismo. 2 Asegurar la unidad si no está asegurada por la agencia, salvaguardando así el vehículo de cualquier percance. 3 Generar documentación que avale el resguardo del vehículo. 4 Realizar revisión física bajo la supervisión del jefe de departamento y auditor interno designado. RESPONSABLE Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Jefe de Patrimonio 5 Firma de conformidad de las partes involucradas. Varios 6 Tramitar permiso para circular del vehículo recién adquirido y plaquear posteriormente. Termina Proceso Auxiliar Administrativo

12 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Recibir documentación llaves y vehículo Vehículo asegurado Resguardo Revisión Física Firma de conformidad Tramitar permiso para circular FIN Archivo Entrega de vehículo