TRÁMITES Y SERVICIOS CON REQUISITOS EN EL AREA DE ADMINISTRACION.

Transcripción

1 TRÁMITES Y SERVICIOS CON REQUISITOS EN EL AREA DE ADMINISTRACION. SERVICIO CON REQUISITOS PARA ATENDER REQUERIMIENTOS DE LAS DISTINTAS AREAS El Área de Administración es la responsable de las compras para atender las necesidades de bienes para cada Área. Para proceder a atender las necesidades de cada Área, deberán entregar un oficio de requisición bajo los siguientes requisitos: Oficio formato requisición dirigido al director de Administración, elaborado en computadora. Se entregara la requisición al Área de Admón., con acuse para firmar de recibido. Deberá describir todos y cada uno de los artículos solicitados. Contendrá nombre y firma de autorización del responsable del Área. Las requisiciones se deben turnar al área de administración con tres días de anticipación como mínimo para que sean atendidas de manera correcta y oportuna. Para el caso de que los bienes requeridos alcancen un valor superior a los $30,000.00, las requisiciones deberán ser turnadas con 25 días de anticipación como mínimo para poder cumplir con los tiempos que reclama un concurso de licitación. SERVICIO DE ATENCIÓN A PROVEEDORES El área de Administración está abierta a recibir ofertas de servicios de todo tipo de proveedores, para pasar a integrar la Carpeta de Proveedores que ofrecen servicios al ayuntamiento. Para participar en la selección de proveedor, esta Área de Administración solicitara cumplan con los siguientes requisitos: Entregue por escrito o vía electrónica, información de su empresa por escrito, dirigido al Director de Administración. Cotización describiendo el bien o servicio que ofrece. Se les informa que más adelante en caso de invitarlo a participar en la selección de proveedor de un bien, en su momento se le solicitara documentación como acta constitutiva, RFC, última declaración, credencial de elector del representante según corresponda. Para citas con el director del área, deberá llamar para solicitar cita.

2 SERVICIO DE COPIADO Dentro de la oficina de Administración se cuenta con una maquina de fotocopiado para atender la demanda de copias de las diversas áreas del ayuntamiento. Podrán hacer uso de la fotocopiadora solo personal de las Áreas del Ayuntamiento. El servicio estará disponible en horas hábiles. Presentarse con hojas blancas para fotocopiado. SERVICIO DE PRÉSTAMO DE UNIDAD VEHICULAR El área de administración tiene bajo resguardo dos vehículos los cuales se prestaran a las áreas que no tienen vehículo para la realización de actividades que requieran desempeñarse fuera del Ayuntamiento. Presentar de manera personal oficio de solicitud elaborado con computadora. Dirigido al Director de Administración. El oficio deberá ser entregado con al menos tres días de anticipación para estar en condiciones de poder programar el préstamo. Deberá en su oficio explicar motivo, recorrido y destino. Después de su uso el vehículo deberá ser entregado en la explanada interior del Ayuntamiento, mostrando a quien lo recibe las condiciones en que se entrega. Reportara el usuario cualquier falla que haya detectado durante su uso, para que se asigne a reparación. SERVICIO DE COMBUSTIBLE A LAS UNIDADES El Área de Administración será la encargada de suministrar de combustible a las unidades de cada una de las Áreas de este Ayuntamiento. Bajo los siguientes requisitos: Presentar oficio de comisión y necesidades de combustible asignado por el director de esa Área, dirigido al Director de Administración. El usuario deberá presentarse con su vehículo en la gasolinera, en el horario asignado por el encargado de la distribución de combustible.

3 SERVICIO DE COMPRAS QUE ESTARAN SUJETAS A PROCEDIMIENTOS DE LICITACION Las compras son de manera programada es por ello que para cualquier evento o adquisición mayor a los $30, (excepto compras o arrendamientos que tengan que ver con Obras Publicas, ya que estas su gestión las atenderá esa Área.), se deberá cumplir con los siguientes requisitos: Girar requisición al área de administración con mínimo 25 días de anticipación, para estar en condiciones de poder atender en la fecha y horario en que pretenda disponer del bien o servicio. Atender a la invitación que le turnara el Comité de Adquisiciones y servicios, para participar en la evaluación del servicio que requiere. SERVICIO DE INTENDENCIA Se cuenta con 2 personas encargadas de esta labor para hacer limpieza en oficinas y baños públicos ubicados en presidencia. El Área de Administración turnara de manera general a una persona de intendencia para que realice las labores de limpia en cada Área. Brindar las facilidades a las personas asignadas para cumplir su tarea de limpieza. Aceptar los horarios establecidos para la limpieza. SERVICIO DE MANTENIMIENTO MECANICO Se cuenta con un taller donde se realizan reparaciones del parque vehicular del ayuntamiento, en el cual laboran 3 personas; 2 mecánicos y 1 encargado de verificar que se hagan las reparaciones y solicitar material al área de administración. Toda reparación que requiera una unidad de cualquier área, presentara requisición de las refacciones que se necesita y problema que se detecta en la unidad. Dicha requisición debe venir autorizada por el director del área que tiene bajo resguardo la unidad. El vehiculó o maquinaria deberá ser llevado al taller en el horario que le sea asignado por el Director de Administración. Comprometerse a acudir por el vehiculó reparado, cuando se le notifique al usuario.

4 SERVICIO DE PAGO A PROVEEDORES. Toda vez que se realizo una compra por el Área de Administración, se debe integrar un expediente donde se comprueba el gasto realizado, para turnarlo a Tesorería y esta Área esté en condiciones de emitir el pago al proveedor. El proveedor deberá entregar en la oficina de Administración, factura original, vigente y visible. Deberá estar requisitada la factura con los datos correctos del RFC del Ayuntamiento. El proveedor deberá cerciorarse que nos haya hecho llegar cotización del bien y este cheque con el monto que presenta la factura. Con la primer factura expedida el proveedor deberá entregar por única vez copia de su Registro Federal de Contribuyentes, de su credencial de elector, ultima declaración ante Hacienda, mas Acta Constitutiva y poder si se trata de persona moral. En el caso que la factura tenga que ir acompañada por contrato, el proveedor se compromete a acudir a las oficinas de Administración a firmar cuando se le solicite. Comprometerse a pasar por su cheque, cuando se le notifique personalmente o vía telefónica.

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