Gobierno del Estado DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 64.- DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS BUTANO SECRETARIA DE FINANZAS

Transcripción

1 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 64.- DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS BUTANO

2 DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS BUTANO OBJETIVO Promover el ahorro y transparencia en el ejercicio del gasto de combustibles, con base al presupuesto autorizado para la realización de las funciones inherentes a las Dependencias del Poder Ejecutivo de Nayarit. NORMAS DE OPERACIÓN La dotación de combustibles se hará de acuerdo a las necesidades de cada dependencia o área, mediante un programa de trabajo y según el número de unidades que tengan asignadas. El Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular, será responsable de suministrar la dotación de combustibles para los vehículos oficiales según su padrón vehicular. Sólo se proporcionará dotación de combustibles a los vehículos que se encuentren en operación y correspondan a los registrados en el padrón vehicular. En caso de que algún servidor público utilice un vehículo de su propiedad para la realización de comisiones oficiales, será la Secretaría de Finanzas, a través de la Dirección General de Administración, quien deberá autorizar la dotación de combustibles, previo análisis específico de la justificación que para este efecto presente la dependencia respectiva, para Entidades Descentralizadas será la Junta de Gobierno la que autorice la dotación de combustible a vehículos particulares, acuerdo que deberá remitirse a la Secretaría de Finanzas, con atención a la Dirección General de Administración para su autorización y en su caso entrega de dotación. La asignación mensual de combustibles para los vehíc ulos de trabajo, se determinará considerando el número de cilindros del motor, el modelo, el tipo y el uso que tengan las unidades asignadas a las dependencias. La utilización de combustibles para los vehículos oficiales deberá cubrir únicamente actividades de carácter oficial. La dotación de combustibles asignado podrá modificarse de acuerdo a la intensidad de uso del vehículo, conforme a la comprobación y justificación de la misma.

3 Se podrán asignar dotaciones extraordinarias de combustibles, únicamente cuando su utilización se justifique en un programa emergente o de nueva instrumentación. Tratándose de las Dependencias, la autorización corresponderá a la Secretaría de Finanzas a través de la Dirección General de Administración. Las Dependencias o áreas que salgan fuera del Estado se validará la factura del combustible por el Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular respaldada por el oficio de comisión. La dotación de combustibles se entregará a la persona que designe la dependencia o área, a la cual se le entregará un formato que deberá firmar por la dotación requerida. Deberá existir coordinación entre el Departamentos de Control y Mantenimiento Vehicular y la Dirección de Programación y Control Presupuestal, para la autorización de requisiciones en base a la cantidad de gasolina que tiene asignada cada área. Los vehículos propiedad de gobierno del estado, serán concentrados en sus respectivos estacionamientos, los fines de semana a más tardar los días viernes las 16:00 horas, el cumplimiento de esta disposición será responsabilidad del titular de la dependencia que los tenga a su cargo.

4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5 FECHA DE HOJA DE AUTORIZACIÓN ÁREA : DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO: DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS BUTANO. RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. DEPENDENCIA SOLICITANTE 1 Elabora la solicitud de dotación mensual, mediante requisición (o/4c) y envía a la Dirección de Programación y Presupuestos. - REQUISICIÓN -R01 2 Recibe requisición y sella copia de recibido, asigna No. de folio y realiza la verificación presupuestal. NO CUENTA CON PRESUPUESTO: DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO 3 Devuelve documentación a la Dependencia solicitante. Conecta con fin del procedimiento. SI CUENTA CON PRESUPUESTO: 4 Sella indicando reserva presupuestal, autoriza y remite documentación al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular. Nota: En caso de los Organismos Descentralizados solo se autoriza con Visto Bueno. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR 5 6 Recibe la requisición, sella y firma la copia de recibido y entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto. Elabora formato de recibo de combustible (FRC) (o/1c), entrega a la persona autorizada de la Dependencia y/o organismo, para que firme de recibido y entrega los bonos de gas butano o cupones de gasolina y diesel. - RECIBO DE COMBUSTIBLE (FRC) DEPENDENCIA SOLICITANTE 7 Recibe los bonos de gas butano o cupones de combustible, firma y sella el original del recibo de combustible, se queda con copia del mismo.

6 FECHA DE HOJA DE AUTORIZACIÓN ÁREA : DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO: DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS BUTANO. RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR 8 Recaba las firmas de autorización de la Dirección General de Administración y de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. Nota: La requisición y el recibo original se archivan en el expediente correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. ELABORÓ Dirección de Metodología Administrativa L.A.E. José Luis Naya González REVISÓ Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales C.P. Raquel Carmona Becerra

7 DIAGRAMA DE FLUJO

8 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE ÁREA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACCIÓN DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTTO. DE VEHICULOS PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS BUTANO DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR INICIO 1 Elabora la solicitud de dotación mensual, mediante requisición y envía a la Dirección de Programación y Presupuestos R Recibe requisición y sella copia de recibido, asigna No. de folio y realiza la verificación presupuestal 3 4 -R Dependencia 3 CUENTA CON PRESUPUESTO NO Devuelve la documentación a la Dependencia 1 4 Sella indicando reserva presupuestal, autoriza y remite documentación al Departamento de Control y Mantenimiento Vehicular. 3 -R En caso de los Organismos Descentralizados solo se autoriza con visto bueno. A

9 ÁREA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACCIÓN DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTTO. DE VEHICULOS PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS BUTANO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR A 5 Recibe la requisición, sella y firma la copia de recibido y entrega a la Dirección de Programación y Presupuesto. -R Dirección de Programación y Presupuesto Elabora formato de recibo de combustible (FRC), entrega a la persona autorizada de la Dependencia y/o Organismo, para que firme de recibido y entrega los bonos de gas butano o cupones de gasolina y diesel. 6 7 Recibo de combustible FRC o 1 Recibe los bonos de combustible, firma y sella el original del recibo de combustible, se queda con copia del mismo. B

10 ÁREA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACCIÓN DEPARTAMENTO: CONTROL Y MANTTO. DE VEHICULOS PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Y BONOS DE GAS BUTANO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DEPENDENCIA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO DEPARTAMENTO DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR B 8 Recaba las firmas de autorización de la Dirección General de Administración y de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. En caso de los Organismos Descentralizados solo se autoriza con visto bueno. FIN

11 FORMAS Y GUÍAS DE LLENADO

12 Dependencia: ( 3 ) Unidad Admtiva. ( 4 ) Partida Presupuestal ( 5 ) Origen del Recurso Estatal ( ) Federal ( ) Mixto ( 6 ) ) GOBIERNO DEL ESTADO DE NAYARIT Dirección General de Administración REQUISICION DE MATERIALES -R01 Solicitante: Cargo: Dirección /Teléfono: ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) No. Requisición ( 1 ) Fecha ( 2 ) Para uso de: 10 PROVEEDOR C.P. T/E C.P. T/E C.P. T/E No. Descripción Q U/M Importe ($) Total ($) Importe ($) Total ($) Importe ($) Total ($) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 ) ( 15 ) Observaciones: ( 16 ) Subtotal: I.V.A. Total: ( 17 ) Dependencia Solicitante Director de Programación y Presupuesto Director General de Administración Director de Rec. Mat. y Serv. Grales. Jefe ADQUISICIONES NOTAS: 1.- Esta solicitud deberá formularse con materiales del mismo ramo, con el objeto de facilitar su cotización. 2.- Es responsabilidad del usuario el solicitar bienes y servicios con las especificaciones técnicas requeridas. 3.- La cotización base no deberá exceder de 10 días habiles al momento de su recepción en Presupuestos.

13 GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO DE REQUISICIÓN -R01 NO. DE CAMPO CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1 Requisición No. de folio consecutivo, el cual será asignado por el Depto. de Control Presupuestal. 2 Fecha Fecha de elaboración. 3 Dependencia Nombre del Organismo o Dependencia solicitante. 4 Unidad Administrativa Nombre del área que usará los bienes o servicios. 5 Partida presupuestal Anotar código de la Unidad Presupuestal que se afectará. 6 Origen del Recurso Tipo de recurso financiero aplicable. 7 Solicitante Nombre completo de la persona que solicita los bienes o servicios. 8 Cargo Puesto que ocupa el solicitante. 9 Dirección/teléfono Domicilio del lugar donde se entregarán los bienes. 10 Para uso de Anotar la justificación de la solicitud. 11 No. Número consecutivo de los bienes o servicios solicitados. 12 Descripción Anotar en forma clara y detallada los bienes yo servicios solicitados. 13 Q Anotar la cantidad solicitada. 14 U/M Anotar la Unidad de Medida, es decir: piezas, paquetes etc. 15 Oferente Anotar la información relativa a la cotización que deberá llevar anexa. Nombre del oferente; los campos C.P. y T/E se refiere a condiciones de pago y tiempos de entrega respectivamente, (consideraciones importantes al adjudicar pedidos). 16 Observaciones Anotar información a la cotización y al resultado de la adjudicación. 17 Firmas Firmas de aprobación y autorización para la gestión y trámite de la solicitud. Dependencia solicitante Depto. de Control presupuestal Direcc. de Recursos Materiales Dirección General de Admón Jefe del Departamento de Adquisiciones Nombre y firma del titular Nombre y firma del titular Nombre y firma del titular Nombre y firma del titular Nombre y firma del titular Nombre y firma del titular

14 ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 14 ) ( 12 ) ( 13 )

15 GUIA DE LLENADO PARA EL FORMATO DE RECIBO DE COMBUSTIBLE 1. Fecha de entrega de bonos de combustible. 2. Cantidad en numero de litros de combustible otorgado. 3. Cantidad con letra de litros de combustible otorgado. 4. Mes en el que se utiliza el combustible. 5. Dependencia o área administrativa solicitante del combustible. 6. Cantidad en numero de cupones de combustible de 30 lts. otorgados. 7. Número inicial del folio de los cupones de 30 lts. otorgados. 8. Número del folio final de los cupones de 30 lts. otorgados. 9. Cantidad en numero de cupones de combustible de 20 lts. otorgados. 10. Número del folio inicial de cupones de 20 lts. otorgados. 11. Número del folio final de cupones 20 lts. otorgados. 12. Nombre, firma de la persona autorizada para recoger los cupones de combustible. 13. Firma del titular del área responsable de la entrega de los cupones de combustible. 14. Sello de la dependencia o área solicitante.

16 ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 ) ( 14 ) ( 15 ) ( 16 ) ( 17 ) ( 18 ) ( 19 ) ( 21 ) ( 23 ) ( 20 ) ( 22 ) ( 24 ) ( 27 ) ( 28 ) ( 25 ) ( 26 )

17 GUIA DE LLENADO DEL FORMATO BITACORA PARA EL REGISTRO Y CONTROL DEL GASTO EN CUMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 1. Anotar el mes al que corresponde en gasto en combustible y lubricantes. 2. Anotar el año al que corresponde en gasto en combustible y lubricantes. 3. Anotar el numero económico que se asigna al vehiculo. 4. Anotar el tipo de vehiculo. 5. Anotar la marca del vehiculo. 6. Anotar el modelo del vehiculo. 7. Anotar el número de placas que le corresponde al vehiculo. 8. Anotar el nombre de la dependencia usuaria donde esta asignado el vehiculo. 9. Anotar la unidad presupuestal que le corresponde a la dependencia usuaria. 10. Anotar el numero de folio consecutivo de la bitácora. 11. Anotar nombre del usuario directo y firma. 12. Anotar el nombre del jefe inmediato y firma. 13. Anotar el nombre del responsable administrativo de la dependencia usuaria. 14. Anotar la cantidad de litros que cargo de combustible en el día que lo necesitó. 15. Anotar el kilometraje efectuado que realizo el día de la primera carga de combustible. 16. Anotar la lectura inicial del velocímetro. 17. Anotar la lectura final del velocímetro. 18. Anotar el total de kilómetros recorridos en el mes. 19. Anotar el total de litros de gasolina cargados, mismo que deben coincidir con las copias de los cupones de combustible que debe traer anexos. 20. Anotar el importe de los litros de gasolina cargados en el mes. 21. Anotar el total de litros de aceite cargados, mismo que deben coincidir con las copias de los cupones de combustible que debe traer anexos. 22. Anotar el importe de los litros de aceite cargados en el mes.

18 23. Anotar la cantidad de litros utilizados por kilómetro recorridos en el mes. 24. Anotar el importe de litros utilizados por kilómetro recorridos en el mes. 25. Anotar el total de litros de combustible utilizados en el mes. 26. Anotar el importe de combustible utilizados en el mes. 27. Anotar el día en que cargo aceite. 28. Anotar la cantidad de litros de aceite utilizados.