SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL

Transcripción

1 SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL P10 CONTROL DEL PARQUE VEHICULAR ROL:JUD_RM JUD_Transporte Fecha:25/09/12 1/18

2 CONTENIDO Contenido Objetivo del proceso:... 3 Roles:... 3 Flujo:... 4 Bitácora de Ruta y Combustible... 4 Catálogo de Vehículos y Asignaciones... 4 Tarea: INICIO DE PROCESO... 6 Tarea: SOLICITUD DE SERVICIOS - SELECCIÓN... 7 Descripción de elementos de pantalla:... 7 Funcionamiento:... 7 Tarea: DESGLOSE DE PARTIDAS... 8 Descripción de elementos de pantalla:... 8 Funcionamiento:... 9 Tarea: ENTREGABLES Descripción de elementos de pantalla: Funcionamiento: Tarea: EJECUCIÓN Descripción de elementos de pantalla: Funcionamiento: Tarea: CONFIRMACIÓN DE RECEPCIÓN Descripción de elementos de pantalla: Funcionamiento: Tarea: BITÁCORA DE RUTA Y COMBUSTIBLE Objetivo de Catalogo: Descripción de elementos de pantalla: Funcionamiento: Tarea: CATÁLOGO DE VEHÍCULOS Y ASIGNACIONES Objetivo de Catalogo: Descripción de elementos de pantalla: Funcionamiento: /18

3 Objetivo del proceso: Solicitar servicios de transporte, para las diferentes áreas, así como administrar y llevar un seguimiento de bitácoras para mejor servicio de este. Roles: ROL JUD_RM JUD_TRANSPO RTE JUD_VEH SUB_EA Puesto Jefe de Descripción Unidad Usuario principal encargado de iniciar el proceso y solicitar los Departamental de recursos requerimientos que necesita para adquisición de transporte y es Humanos quien lleva el seguimiento de las bitácoras. Jefe de Departamental Transporte Unidad Usuario encargado de revisar las solicitudes de transporte así de como autorizar la adquisición del servicio. Jefe de Unidad Usuario encargado de solicitar el servicio y llevar seguimiento a Departamental Vehicular bitácoras Enlace administrativo, encargado de solicitar el servicio y llevar Sub-unidad Administrativa seguimiento a bitácoras 3/18

4 FLUJO Flujo: El proceso de "P10 Solicitud de Servicios Vehiculares y Control del Parque Vehicular" está conformado por un proceso, la Bitácora de Ruta y Combustible y el Catálogo de Vehículos y Asignaciones, las cuales están asignadas a los usuarios que tengan los siguientes roles: JUD_TRANSPORTE JUD_RM JUD_VEH SUB_EA El proceso de solicitud de servicios vehiculares consta de 6 tareas asignadas a dos roles: JUD_RM Jefe de Unidad Departamental de Recursos Materiales y JUD_TRANSPORTE Jefe de Unidad Departamental de Transportes. El usuario con rol JUD_RM solicita al usuario con rol JUD_TRANSPORTE un vehículo, describiendo las características del mismo, la fecha en que lo requiere y el uso y ruta que le asignará. El usuario con rol JUD_TRANSPORTE recibe la solicitud y asigna el vehículo. En caso de ser necesario solicita más información. Una vez que los dos usuarios están de acuerdo con las características del servicio vehicular solicitado, se entrega el vehículo y se confirma su recepción. El proceso termina una vez que el vehículo ha sido devuelto al usuario con rol JUD_TRANSPORTE o en caso de que la solicitud del servicio haya sido cancelada. Bitácora de Ruta y Combustible Los usuarios con rol JUD_RM administran los consumos de gasolina, kilometraje y lubricantes de los vehículos asignados a sus áreas. EL usuario con rol JUD_TRANSPORTE puede consultar las bitácoras de ruta y combustible de todas las áreas. Catálogo de Vehículos y Asignaciones El usuario con rol JUD_TRANSPORTE administra la asignación de vehículos a las áreas que tengan derecho a contar con un vehículo para su uso oficial. 4/18

5 FLUJO Diagrama de flujo de proceso P10 - Control del Parque Vehicular 5/18

6 Tarea: INICIO DE PROCESO ROL: ROL: JUD_RM Al iniciar el proceso de "Solicitud de Servicios" se muestra una ventana de confirmación. 1. Para confirmar al inicio del proceso el usuario con rol JUD_RM debe seleccionar el botón que dice: "Perfecto, quiero iniciar este proceso". 2. Para cancelar el inicio del proceso el usuario con rol JUD_RM debe seleccionar el botón que dice: "No deseo iniciar este proceso ahora". 3. Una vez que el usuario con rol JUD_RM ha iniciado correspondiente a: "Selección de tipo de Servicio". el proceso, se muestra la primer tarea Ilustración 1: Inicio de proceso 6/18

7 Tarea: SOLICITUD DE SERVICIOS - SELECCIÓN ROL: JUD_NOM OBJETIVO: Solicitar y detallar el servicio vehicular. Descripción de elementos de pantalla: 1. Tipo de Servicio: Indican los pasos que el usuario con rol JUD_RM debe seguir para solicitar un servicio vehicular y describir particularidades del servicio. 2. Describa el servicio requerido: Espacio para poder describir el servicio que es requerido 3. Detalles de donde se va a prestar el servicio: Permite capturar los detalles de donde se prestará el servicio que se solicita: Nombre del contacto, Teléfono, Área y Domicilio. 4. Completar tarea: Permite continuar a la siguiente tarea. Funcionamiento: Para la correcta ejecución de la tarea "Selección del tipo de Servicio" el usuario con rol JUD_RM debe seguir los siguientes pasos: Del menú de selección, escoger "Servicio de transporte de bienes o personal". En el área destinada para ello describir el servicio requerido siendo específico en el número de personas y/o el tipo de bienes que se van a transportar, así como las fechas en que se requiere el servicio y el tiempo en que se utilizará. De ser necesario, especificar si se requiere el vehículo con chofer. Ingresar los datos de contacto en donde se requiere el Ilustración 2: Selección de Solicitud de Servicios vehículo: Nombre del contacto que recibirá o quien estará a cargo del vehículo. Teléfono del contacto que recibirá o quien estará a cargo del vehículo. Área del contacto en donde se requiere el vehículo. Domicilio en donde se requiere el vehículo. Presionar el botón de Continuar, con lo cual se termina la tarea y se muestra la siguiente "Desglose de partidas" asignada al usuario con rol de JUD_TRANSPORTE. tarea 7/18

8 Tarea: DESGLOSE DE PARTIDAS ROL: JUD_NOM OBJETIVO: Desglosar la petición, tipo y descripción de los servicios requeridos. Descripción de elementos de pantalla: 1. Datos originales para la solicitud de vehículos: En el área de texto del lado izquierdo se muestra la solicitud y descripción escrita por el usuario que solicitó el servicio. En el área de texto del lado derecho se muestran los comentarios de rechazo o aclaraciones solicitadas por el usuario con rol JUD_TRANSPORTE Desglose de entregables individuales: Muestra una tabla con los requerimientos técnicos específicos que le permiten al área proveedora del servicio catalogar las solicitudes. Detalles de donde se va a presentar el servicio: Muestra los datos de contacto que se registraron en la tarea de inicio de proceso. Botón Nueva Partida: Botón para agregar nueva partida. Botón Completar tarea: Botón que finaliza la tarea. Ilustración 3: Desglose de partidas. 8/18

9 Funcionamiento: Para el correcto funcionamiento del Desglose de partidas el usuario con rol JUD_TRANSPORTE debe seguir los siguientes pasos. 1. Leer cuidadosamente la solicitud de servicio de transporte que se describe en el área de texto superior derecha. 2. Crear las partidas necesarias con las especificaciones técnicas de la solicitud. Para ello el usuario con rol JUD_TRANSPORTE debe seleccionar el botón Nueva Partida. 3. Se desplegarán los campos de captura correspondientes ingrese datos que se requieran, los cuales son: a) Tipo de servicio: Seleccionar el vehículo que cubre las necesidades de la solicitud. b)unidad: (pieza, servicio, viaje, etc) c) Fecha estimada de entrega d)descripción: Particularidades como si se entregará con gasolina, chofer, etc Seleccionar el Botón Agregar esta partida. Se mostrará la partida agregada. 5. Todas las partidas pueden ser eliminadas presionando el botón 6. En caso de que se hayan llenado todas las partidas requeridas, presione el botón Completar tarea. Al hacerlo se termina el desglose y se muestra el aviso de la siguiente tarea "Solicitud de servicios - Entregables" asignada al usuario con rol de JUD_RM. 9/18 Ilustración 4: Pantalla detalle nueva partida..

10 Tarea: ENTREGABLES ROL: JUD_RM OBJETIVO: Revisar y validar el desglose del servicio solicitado Descripción de elementos de pantalla: La pantalla correspondiente a la tarea "Entregables" está compuesta por los siguientes elementos: 1. Datos originales para la solicitud de vehículos: En el área de texto del lado izquierdo se muestra la solicitud y descripción escrita por el usuario que solicitó el servicio. En el área de texto del lado derecho se muestran los comentarios de rechazo o aclaraciones solicitadas por el usuario con rol JUD_TRANSPORTE. 2. Entregables desglosados por el área correspondiente : Tabla con los requerimientos técnicos específicos que le permitieron al área proveedora del servicio catalogar la solicitud. 3. Decisión sobre los entregables: Muestra un selector para aprobar el desglose de servicios y un área de texto para verter los comentarios de rechazo en caso de que el desglose no sea correcto. 4. Detalles de donde se va a presentar el servicio: Muestra los datos de contacto que se registraron en la tarea de inicio de proceso. 5. Completar tarea: Botón que finaliza la tarea. Funcionamiento: Ilustración 5: Detalle de descripción de entregables. El usuario con rol JUD_RM debe revisar las partidas en las que se desglosó el servicio solicitado. 1.Decisión sobre los entregables, donde se deberá escoger en el selector de opciones la autorización: "OK - Estos engregables son correctos". Si las partidas de desglose del servicio no son correctas el usuario con rol JUD_RM debe seleccionar la opción "NO - Hay que cambiar los entregables" y describir ampliamente la razón de rechazo de las partidas desglosadas. Cualquiera que haya sido la decisión seleccionar el botón Completar tarea. En caso de que la opción haya sido de rechazo, la siguiente tarea será "Desglose" asignada al usuario con rol JUD_TRANSPORTE. Esto le permitirá ajustar las partidas de entrega. En caso de que la opción haya sido de aceptación, la siguiente tarea será "Ejecución" asignada al usuario con rol JUD_TRANSPORTE. 10/18

11 Tarea: EJECUCIÓN ROL: JUD_TRANSPORTE OBJETIVO: Registrar el avance de entrega de los servicios. Descripción de elementos de pantalla: La pantalla correspondiente a la tarea "Ejecución" está compuesta por los siguientes elementos: 1. Captura de avance en el servicio del vehículo: Se muestra una tabla con las partidas que se desglosaron de la solicitud del servicio. 2. Botón Guardar avance: Permite guardar parcialmente la fecha y comentarios sobre la entrega de las partidas. 3. Campo de texto para comentarios conformidad hubiera): (si Muestra de los los comentarios que el usuario con rol JUD_RM que solicitó los servicios vierte al recibir los servicios. 4. Detalles de donde se va a prestar el servicio: Detalles de contacto donde se prestará el servicio. 5. Botón Completar Tarea: Botón que permite finalizar la tarea. Funcionamiento: El usuario con rol JUD_TRANSPORTE debe seguir los siguientes pasos: Ilustración 6: Ejecución. Para cada partida de servicio, capturar completa o parcialmente la fecha y el estado de los servicios. Escoger para cada partida el selector que permite identificar el estado de entrega: "Servicio prestado", "Servicio prestado parcialmente", "Este servicio no será prestado". Seleccionar el botón de guardar avance con cada cambio de datos en las partidas. Cuando se han terminado de prestar los servicios o si se ha decidido no prestarlos, terminar el registro de avance seleccionando el botón Completar tarea. NOTA: La tarea se considera lista para terminar cuando todos los entregables tienen un estado de entrega definida, de lo contrario, el botón "Completar tarea" no surtirá efecto. Al completar la tarea se muestra una página indicando la siguiente tarea Confirmación asignada al usuario con rol JUD_RM. 11/18

12 Tarea: CONFIRMACIÓN DE RECEPCIÓN ROL: JUD_NOM OBJETIVO: Confirmar la recepción del servicio solicitado. Descripción de elementos de pantalla: La pantalla correspondiente a la tarea "Confirmación de recepción" está compuesta elementos: por los siguientes 1. Entregas realizadas para vehículos: Muestra el estado de ejecución del servicio Selector de satisfacción del servicio: Muestra un selector de opciones para confirmar o negar la recepción del servicio. Detalles de donde se prestó el servicio: Detalles de contacto donde se prestó el servicio. Y Comentarios de conformidad: Área de texto para escribir comentarios de conformidad o inconformidad en la resolución o recepción del servicio. Completar Tarea: Botón que permite finalizar la tarea. Funcionamiento: Ilustración 7: Confirmación de recepción. Para el correcto funcionamiento del proceso, el usuario con rol JUD_RM debe seguir los siguientes pasos: Leer cuidadosamente los datos de Entregas realizadas para vehículos. Escoger en el selector la conformidad o el rechazo en la entrega del servicio. OK - El servicio fue satisfactorio. Cuando el servicio fue recibido a entera satisfacción o se está de acuerdo en que no se entregará el servicio. NO - se requiere ajustar o aclarar uno o varios servicios Seleccionar esta opción si no se está de acuerdo con la entrega del servicio o se tienen otros requerimientos única y exclusivamente sobre la misma solicitud. En caso de no estar de acuerdo con el servicio recibido verter los comentarios en el área diseñada para ello: Comentar la conformidad de esta entrega. Finalmente al terminar el registro de avance seleccionar el botón Completar tarea. NOTAS: En caso de estar de acuerdo con el servicio recibido, al seleccionar el botón Completar tarea se dará por terminado el proceso. 12/18

13 Si el servicio no ha sido recibido a satisfacción, al seleccionar el botón Completar tarea se creará la tarea correspondiente a Ejecución asignada al usuario con rol JUD_TRANSPORTE para la corrección o verificación de la entrega del servicio. Tarea: BITÁCORA DE RUTA Y COMBUSTIBLE ROL: JUD_RM Objetivo de Catalogo: Los usuarios con rol JUD_RM en las áreas que tienen asignados vehículos deben administrar los consumos de combustible y lubricantes así como registrar el kilometraje recorrido por todos y cada uno de los vehículos. La periodicidad del registro depende del uso del vehículo y de los lineamientos del Jefe de Unidad Departamental de Transporte. Para administrar las bitácoras de combustible,el usuario con rol JUD_RM debe ingresar a Administración de Catálogos y seleccionar la opción"bitácoras (recorridos y combustible)" Descripción de elementos de pantalla: 1. Filtro: Permite buscar el vehículo por placa, marca o área de adscripción Vehículos: Muestra el listado de los vehículos asignados al área del usuario con rol JUD_RM. Editar: muestra el icono de edición. Funcionamiento: Para la correcta ejecución del catálogo el usuario con rol JUD_RM debe seguir los siguientes pasos: Buscar un automóvil o seleccionarlo del listado de vehículos asignados. Al seleccionar un vehículo se desplegarán en la parte inferior del listado dos zonas: Campos para el llenado de la bitácora. Bitácora con los datos acumulados del vehículo. Llenar los campos de la bitácora del vehículo seleccionado. Ilustración 8: Bitácora de Ruta y Combustible 13/18

14 NOTA: Cuando se llena un registro de ruta, no es necesario llenar los datos de combustible. 1. Sección Ruta Fecha de la ruta: Fecha del día en que se utilizó el vehículo. Formato dd/mm/yyyy Sección Datos Generales Año: Seleccionar el año en que se realizó la ruta. Mes: Seleccionar el mes en que se realizó la ruta. Nombre de quien elabora: Nombre completo de quien llena la bitácora. Nombre de quien revisa: Nombre completo de quien valida el llenado. Sección Observaciones de la ruta Observaciones: Escribir las precisiones del recorrido realizado. Sección Kilometraje CONTENIDO Kilometros iniciales: Revisar el odómetro y registrar el número de kilómetros antes de haber iniciado el recorrido. Kilometros finales: Revisar el odómetro y registrar el número de kilómetros al finalizar el recorrido. Kilometros totales: Los kilómetros finales menos los kilómetros iniciales. Se calcula automáticamente al llenar los campos anteriores. Sección Combustible No. de Ticket: Tomado del ticket de la estación de servicio. Fecha de carga (dd/mm/yyyy): Fecha en que se realizó la carga del combustible. Litros de combustible: Cantidad de litros cargados. Tipo de combustible: Diesel, Gasolina Magna, Gasolina Premium. Importe combustible: Monto total de la compra. Rendimiento: Cantidad de kilómetros antes de requerir otra carga de combustible. Sección Lubricante: Tipo de lubricante en caso de haberlo adquirido. Litros de lubricante: Cantidad de litros que se cargaron. Importe lubricante: Monto por concepto de lubricantes. Partida: Según lineamientos del JUD de Transportes. 7. Una vez llenos los datos de la bitácora presionar el botón Añadir bitácora se podrá observar la entrada recién ingresada. 8. Para salir, presionar el botón superior "Listo, regresar a mi lista de catálogos". En la tabla de registros de la NOTA: EL usuario con rol JUD_TRANSPORTE puede consultar las bitácoras de ruta y combustible de todas las áreas. 14/18

15 Ilustración 9: Funcionamiento de Bitácora de Ruta y Combustible 15/18

16 Tarea: CATÁLOGO DE VEHÍCULOS Y ASIGNACIONES ROL: JUD_TRANSPORTE Objetivo de Catalogo: Administra la asignación de vehículos a las áreas que tengan derecho a contar con un vehículo utilitario. Para administrar el Catálogo de Vehículos, el usuario con rol JUD_TRANSPORTE Administración de Catálogos y seleccionar la opción "Catálogo de Vehículos" Descripción de elementos de pantalla: Filtro: Permite buscar el vehículo por placa, marca o área de adscripción. Catálogo de Vehículos: Muestra el listado de los vehículos asignados a las áreas. Eliminar: Icono que elimina los registros. debe ingresar a Ilustración 10: Catalogo de Vehículos y Asignaciones. 16/18

17 Funcionamiento: Para la correcta ejecución del catálogo el usuario con rol JUD_TRANSPORTE debe seguir los siguientes pasos: Editar un vehículo Buscar un automóvil o seleccionarlo del listado de vehículos asignados. Añadir un Vehículo Buscar un automóvil o seleccionarlo del listado de vehículos asignados. Si no se encuentra, entonces presionar el botón Capturar datos para un NUEVO vehículo. En ambos casos se desplegará en la parte inferior del listado la zona para editar los datos del vehículo: Si el vehículo ya existe se pueden editar los datos. Si el vehículo es nuevo es necesario llenar todos los datos. 1. Sección Datos del vehículo Tipo de vehículo: Placas: Sin espacios Marca: Según el fabricante. Referirse a la tarjeta de circulación. Submarca: Según el fabricante. Referirse a la tarjeta de circulación. Modelo: Normalmente es el año de fabricación. Referirse a la tarjeta de circulación. Deshabilitar el vehículo temporalmente: Permite que no se pueda seleccionar el vehículo para ninguna solicitud de servicio. 2. Sección Datos del motor: Cilindros: Referirse a la tarjeta de circulación. Núm. de Motor: Referirse a la tarjeta de circulación. Núm. de Serie: Referirse a la tarjeta de circulación. Núm. Económico: Asignado por la Secretaría de Finanzas. Color: Referirse a la tarjeta de circulación. 3. Sección Datos de asignación Núm. Tarjeta de combustible: Asignada al área para carga de combustible Unidad Administrativa: Selector con las áreas a la que se asigna al vehículo. Area de adscripción: Dirección de área o subdirección a la que se asigna el vehículo. Nombre del conductor: Conductor designado y para conducir el vehículo en el área de asignación. 4. Sección Documentación disponible Copia factura (número): Referirse al documento físico. Copia de tarjeta de circulación (número):referirse al documento físico. Documentos de alta: Descripción de los documentos que obran en el expediente del automóvil asignarlo a la Secretaría de Finanzas.. al 17/18

18 CONTENIDO Documentos de baja: Descripción de los documentos que obran en el expediente del automóvil si es que se dio de baja de la Secretaría de Finanzas. NOTA: No se puede ingresar más de un vehículo con placas ya existentes. 5. Una vez terminado el llenado de datos del vehículo, el usuario con rol JUD_TRANSPORTE debe presionar el botón Oprima para ACTUALIZAR este registro en el caso de edición, o el botón Dar de ALTA un nuevo vehículo en el caso de haber añadido un nuevo vehículo. Para salir, presionar el botón superior "Listo, regresar a mi lista de catálogos". Ilustración 11: Funcionamiento de Catálogo de rutas y asignaciones. 18/18