Sistema de Regalos Institucionales.

Transcripción

1 Contenido Introducción... 2 Estructura / Menú de navegación... 3 Inicio... 4 Eventos... 4 Campo de correo electrónico... 4 Asignar Evento... 5 Asignar Regalo... 6 Políticas... 6 Regalos... 7 Reportes... 8 Personas eliminadas... 8 Nuevo... 9 Formulario de captura de nuevo registro Resumen de pasos para capturar nuevo contacto Resumen de pasos para asignar un contacto al listado de un evento Resumen de pasos para asignar regalo, CR y firma a un contacto Contacto Página 1 de 12

2 Introducción El sistema de regalos es una herramienta que permite administrar, concentrar y depurar listados de públicos de interés a los que diferentes direcciones o gerencias de todas las unidades de negocios FEMSA desean enviar una atención institucional. El Sistema de Regalos se desarrolló originalmente para facilitar la tarea de entrega de las atenciones institucionales de Navidad, y en la actualidad también cubre las atenciones institucionales del Informe Anual y Reporte de Sostenibilidad. El sistema cumple ciertas funciones: Evita que las personas reciban más de un regalo por parte de la empresa. Permite dar seguimiento puntual al estatus de cada regalo. Homologa ante los diferentes públicos la imagen institucional al ofrecer un mismo regalo a todos. Facilita la recopilación de información por parte de los usuarios del sistema. Para entrar al sistema de regalos, basta con ir a la siguiente dirección electrónica, e introducir el usuario y contraseña proporcionados por la coordinación de Infraestructura de Conocimiento: Página 2 de 12

3 Estructura / Menú de Navegación El menú de navegación en el sistema de regalo institucional se compone de las siguientes partes: Inicio: Muestra La página principal del sistema. Al presionar en esta opción, desde cualquier lugar del sistema, nos dirigirá a la página principal Políticas: En esta parte del menú se encuentran las políticas del sistema de regalos Regalos: Sección donde se pueden ver los regalos que hay disponibles del año, así como sus fotografías Reportes: Sección que permite filtrar el listado de regalos de distintas formas, para facilitar su revisión Personas eliminadas: Sección del menú donde se localizan las personas que han sido eliminadas del listado, y podemos regresarlas a éste Nuevo: Tiene la función de agregar una persona al listado de regalos Salir del sistema Página 3 de 12

4 Inicio Al entrar al Sistema de Regalos Institucional, la pantalla principal muestra el listado de personas registradas. Si el usuario utilizó el sistema el año pasado, en el listado aparecen aquellas personas a quienes se le entregó algún obsequio. El sistema muestra el listado de contactos con los campos de: ID Empresa Nombre del contacto, y Eventos a los que fue asignado dicho contacto Eventos Los eventos son fechas en el calendario; éstos se introdujeron para habilitar la entrega de obsequios, u otros artículos, a los contactos a lo largo del año. Un ejemplo de evento es: Navidad, o Entrega del Informe Anual. En el sistema, el regalo no se asigna a los contactos directamente en el listado principal, sino que se hace a través de los eventos. De esta forma, un mismo contacto puede tener asignados varios regalos, uno por evento. Campo de correo Electrónico Congruentes con nuestro compromiso de cuidado del medio ambiente en toda la cadena de valor de FEMSA, se desarrolló una versión online del informe anual, el reporte de sostenibilidad, y el informe de la Fundación FEMSA, por lo que serán enviados electrónicamente. Para hacerlo, es necesario que todos los contactos a quienes se les quiera hacer llegar estos informes cuenten con correo electrónico. Página 4 de 12

5 El campo de correo electrónico se ha agregado a la ficha de usuario. Se podrá agregarlo entrando al registro de la persona presionando en el nombre. Así mismo, podrá ver que en la parte inferior de la ficha, en Eventos asignados, se encuentra una casilla con el evento llamado Informe Anual y Reporte de Sostenibilidad. Marque esta casilla si desea agregar a la persona a este evento, lo que habilita las opciones de obsequios para el mismo. Asignar Evento Para asignarle un regalo a un contacto, primero es necesario asignarle el evento al que pertenece el regalo a esa persona. Por ejemplo, si usted quiere darle a su contacto el regalo del evento Navidad 2015, primero tiene que marcar que su contacto está en la lista del evento Navidad Para esto, hay que seguir estos pasos: El evento se asigna seleccionando la casilla a la izquierda del renglón del contacto, seleccionar el evento en el combo de la parte superior y presionar el botón Asignar. No es necesario hacer esto registro por registro;.usted puede hacer esto con múltiples contactos a la vez, como se muestra en la imagen. Una vez que se asignaron los contactos al evento deseado, podrá asignar los regalos a los contactos. Para hacerlo, primero hay que seleccionar el evento en el combo situado en la parte superior del listado y presionar el botón Filtrar. Esta operación dejará únicamente los contactos que han sido asignados al evento, en modo de edición Página 5 de 12

6 Asignar Regalo Una vez asignado el evento en el listado se mostrarán los siguientes campos: ID Empresa Nombre del contacto Regalo Estatus del mismo (entregado, pendiente, etc.) Costo del regalo Costo del envío, y Costo total. El campo de regalo puede actualizarse en el mismo listado. Si aún no se ha asignado ID o firma al contacto, puede hacerse presionando el ícono de Editar, o haciendo click en el nombre del contacto o la empresa. Para eliminar un contacto de la lista del evento se puede hacer uso del ícono de Borrar. Esta acción elimina al contacto de su listado principal, y lo desvincula del evento. Políticas Para consultar las políticas de regalos de la empresa, puede hacerlo dentro de la sección Políticas del menú superior. Las políticas pueden ser impresas para su posterior consulta seleccionando el enlace para tal efecto situado en la parte superior derecha del documento. Cuando haya terminado de consultar, puede volver a su listado principal haciendo presionando en el enlace Inicio del menú superior. La primera vez que utilice el sistema, la pantalla de políticas se mostrará en cuanto haya ingresado sus datos. Para continuar y utilizar el sistema de regalos, deberá presionar el botón aceptar que allí se mostrará. Página 6 de 12

7 Regalos En la sección de Regalos del menú superior, se encuentra el catálogo de regalos: Aquí podrá ver las opciones de regalos disponibles en los diferentes eventos, así como su descripción y fotografía. Es importante señalar que para ver las opciones, primero debe seleccionar el evento en el cuadro de opciones situado en la parte superior izquierda. Página 7 de 12

8 Reportes El módulo de reportes permite administrar los listados con mayor facilidad. Se accede a él a través del enlace Reportes en el menú superior. El listado muestra los campos ID, Empresa, Nombre, Domicilio y Estatus de entrega, pero puede filtrarse en la función de búsqueda ubicada en la parte superior por los siguientes campos: Nombre, Apellido paterno Empresa ID País Estado Estatus de entrega Clasificación del contacto Regalo Evento Para utilizar el reporte, seleccione uno o más campos e introduzca los parámetros de búsqueda. Luego, presione el botón Buscar. Puede imprimir los resultados con el enlace Imprimir, en la parte superior derecha. Personas eliminadas En la sección de personas eliminadas, se puede ver quién ha sido eliminado de los listados. En el sistema es posible regresar estos contactos a su listado presionando la liga Activar, situada al lado derecho de cada nombre Página 8 de 12

9 Nuevo Para agregar un nueva persona, presionar en el enlace Nuevo del menú superior, en el cual el sistema nos muestra una pantalla de búsqueda. La función de este buscador es verificar si algún otro titular ya capturó los datos de esa persona, en cuyo caso no es necesario volver a capturarlo. Para una mayor probabilidad de encontrar a la persona, se recomienda buscar solamente 1 apellido o 1 nombre. Para efectuar la búsqueda, introduzca la palabra (nombre o apellido) y presione el botón Siguiente En los resultados de la búsqueda aparecerán los registros que coincidan con los criterios que pusimos en el campo de texto. Si en los resultados de la búsqueda se encuentra la persona que se desea capturar, presione el enlace Agregar que se encuentra a la derecha del nombre de la persona. La persona será agregada al listado automáticamente, y posteriormente entrar al registro de ésta (desde el listado del evento que asigne) para asignarle un obsequio. Si en los resultados de la búsqueda no se encuentra a la persona que usted buscaba, puede presionar el botón Agregar nuevo para proceder a capturar el registro. Página 9 de 12

10 Formulario de captura de nuevo registro Al capturar un nuevo registro, los campos que deberá capturar son los siguientes: Título Clasificación (Empresario, gobierno, bancos, etc) Nombre Apellido Paterno Apellido Materno Tel. de casa Tel. de oficina *(requerido) Empresa Puesto Dirección (Calle y número) Colonia Municipio Código postal *(requerido) País Estado Correo Electrónico Evento Para asignar el evento a este contacto Al finalizar, presione el botón Guardar Estado de Cuenta En este módulo se podrá consultar el estado de cuenta actual que contendrá los costos de entregas y obsequios que ha otorgado en el evento. Este estado de cuenta contiene una carta de aceptación que deberá ser aceptada una vez que haya finalizado la captura de sus registros. Página 10 de 12

11 Resumen de pasos para capturar un nuevo contacto 1- Dé clic en Nuevo, en el menú principal 2- Realice la búsqueda de su contacto en la pantalla que se muestra, para cerciorarse que no esté ya en la base de datos. 3- Si su contacto aparece en los resultados de la búsqueda, dé clic en Agregar, a la derecha del contacto, para agregarlo a su lista de contactos. 4- Si obtiene resultados, pero su contacto no aparece en los resultados, dé clic en el botón Agregar Nuevo que aparece en la parte inferior de los campos de búsqueda. 5- Llene el formulario de contacto que aparece a continuación, y marque el evento a cuya lista va a agregar el contacto. No olvide guardar sus cambios. 6- Repita hasta dar de alta a todos sus contactos. Resumen de pasos para asignar un contacto al listado de un evento 1- En la página principal, revise cuáles contactos de su lista no están asignados al evento para el que les quiere dar regalo (ejemplo: Navidad 2015) 2- Marque la casilla que está a la izquierda de cada contacto que quiere asignar. 3- Seleccione el evento en el combo situado en la parte superior de la pantalla. 4- Dé clic en el botón Asignar, situado a la derecha del combo de evento. 5- Los contactos que seleccionó, ahora estarán asignados al evento seleccionado. Resumen de pasos para asignar regalo, CR y firma a un contacto 1- En la página principal, seleccione el evento para el que desea obsequiar regalos en el combo situado en la parte superior de su listado. 2- Presione el evento Filtrar, situado a la derecha del combo de eventos. 3- Ahora verá en modo de edición todos los contactos a los que usted asignó ese evento. 4- Llene los campos de CR, regalo, y los nombres de quienes firman la tarjeta. Recuerde que en caso de ser varios nombres, deberán ingresarse separados por coma, y sin espacio antes o después cada coma. 5- Guarde sus cambios Recomendación Página 11 de 12

12 Dado que la duración de la sesión en el sistema de regalos tiene muy poca duración, le recomendamos que no deje pasar mucho tiempo sin guardar sus cambios. Contacto Administración del módulo Joel Morales Auces Depto. de Relaciones Públicas FEMSA Tel. (52.81) Página 12 de 12