SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 1 de 10 25/07/08

2 HOJA DE AUTORIZACIÓN Elaboró Lic. Edith Ávila Romo Titular de la Unidad de Innovación, Productividad y Transparencia (Representante de la Subdirección) Revisó Revisó C.P. Nicolás Hernández Gama Director de Recursos Financieros Lic. Francisco T. Lara Hirschberg Director de Recursos Materiales Revisó Revisó Lic. Gabriel Orduña Cano Director de Recursos Humanos Ing. Roberto Velázquez González Director de Mercadeo Personalizado e Internet SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 1 de 10 25/07/08

3 SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio 1 1 Por cambio de administración se actualizan nombres y firmas en la hoja de autorización. (No cambia de versión) Fecha de Emisión Julio 2008 SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 2 de 10 25/07/08

4 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 4 6 Definiciones 5 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 8 8 Registros 10 9 Anexos 10 SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 3 de 10 25/07/08

5 1. OBJETIVO Establecer la metodología para identificar, almacenar, proteger, recuperar, establecer tiempo de retención, así como disponer de los registros para demostrar el cumplimiento de los requisitos y la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. 2. ALCANCE Este Procedimiento aplica a las áreas que se encuentran en el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de la Subdirección General de Administración. 3. REFERENCIAS 3.1 Norma ISO-9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000). 3.2 Manual de la Calidad de la Subdirección General de Administración. 3.3 Procedimiento Elaboración de Documentos (PR-SGA-RS-01). 4. POLITICAS 4.1 Los registros pueden encontrarse en cualquier tipo o medio, sea impreso, disco magnético, electrónico u óptico. 4.2 Para asegurar la fácil recuperación de registros contenidos en medios electrónicos, deben establecerse periodos y medios para respaldar la información. Esto será definido en los Procedimientos en los que se generen estos registros. 4.3 Para asegurar la legibilidad de los registros llenados a mano, debe utilizarse letra clara y tinta indeleble. No es aceptable el uso de lápiz. Si se fotocopian, asegurar que toda la información contenida en ellos pueda leerse fácilmente. 4.4 Para asegurar la identificación de los registros, debe incluirse en cada uno de ellos la fecha de elaboración. 4.5 Este Procedimiento deberá revisarse anualmente a partir de su fecha de emisión, o antes si existiera algún cambio importante. 5. RESPONSABILIDADES Del Subdirector General de Administración 5.1 Aprobar este Procedimiento Del Representante de la Subdirección. 5.2 Revisar este Procedimiento. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 4 de 10 25/07/08

6 5.3 Elaborar y mantener actualizado este Procedimiento. 5.4 Dar de alta los registros correspondientes en el Listado Maestro de Registros y mantenerlo actualizado. De los Directores y Gerentes de Área. 5.5 Asegurar la implementación de este Procedimiento. De todo el Personal de la Subdirección General de Administración. 5.6 Apegarse a lo establecido en este Procedimiento. 6. DEFINICIONES Las definiciones aquí contenidas no son de acuerdo con la norma ISO-9000:2000, Fundamentos y Vocabulario, ya que ésta no las define, excepto la de Registro, por lo que se definen según la experiencia del personal y con la consulta de diccionarios. 6.1 Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 6.2 Identificar Para fines de este Procedimiento, se entenderá como la acción de señalar la existencia de información que proporciona evidencia objetiva de haber realizado una actividad, quedando constancia de esto en la sección de registros de cada Procedimiento. 6.3 Archivar Forma en la cual se ordenan y guardan los registros incluyendo los electrónicos, pudiendo ser, por área, fecha, número, cliente, entre otros. Para este caso, cada responsable de conservar los registros, archivará en la forma más práctica, manteniendo siempre el mismo orden; podrá usar para este fin carpetas, fólder, o un mecanismo similar según se requiera. 6.4 Almacenar Forma en que se guardan los registros una vez archivados, incluyendo aquellos que se conserven en medios electrónicos. Para que no sufran daño o extravío, el responsable de conservarlos establecerá cómo almacenarlos. Por ejemplo, archiveros, cajas, anaqueles, diskettes o discos compactos. 6.5 Conservar Consiste en mantener bajo condiciones ambientales apropiadas que eviten daño, deterioro o pérdida y que puedan recuperarse. Esto es con el fin de poder demostrar el cumplimiento con los requisitos especificados y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 5 de 10 25/07/08

7 6.6 Disponer Se entenderá como el destino que se les dé a los registros una vez que se cumple el tiempo establecido de conservación. En todos los casos los registros serán destruidos al término del plazo señalado para conservarlos a menos que se decida mantenerlos por alguna razón específica, en cuyo caso el responsable deberá separarlos de los vigentes y señalar el lugar en que se encuentren como registros obsoletos. Esto es, señalar la caja, el separador, o el medio electrónico con la leyenda Registros Obsoletos y el nombre del registro correspondiente. Es común que estos registros obsoletos se mantengan en los llamados Archivos Muertos. 6.7 Recuperar Metodología establecida en el Sistema de Gestión de la Calidad para que en caso de pérdida o extravío, los registros se puedan volver a obtener para uso o evidencia. 6.8 Proteger Conjunto de actividades destinadas a prever el deterioro o daño de los registros para asegurar su conservación en buen estado. 6.9 Tiempo de Retención Periodo en el cual los registros son almacenados o conservados como evidencias objetivas de las actividades operativas y del Sistema de Gestión de la Calidad Legible Que se pueda leer. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 6 de 10 25/07/08

8 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el control de registros. Para mayores detalles ver el punto DIAGRAMA DE FLUJO INICIO Responsable de elaborar el documento 1. Identifica formato o documento a ser considerado como registro. 2. Comunica al Representante de la Subdirección el documento que se identificó como registro. Representante de la Subdirección 3. Asigna número de control y anota el registro en el Listado Maestro de Registros. Responsable de Conservar el Registro Listado Maestro de Registros Anexo 1 4. Archiva y conserva los registros. Registros 5. Verifica mensualmente el tiempo de retención del registro Termina tiempo de retención? No Sí 6. Dispone del registro Registros FIN SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 7 de 10 25/07/08

9 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad 1. Identifica formato o documento a ser considerado como registro. 1.1 Identifica de entre los diferentes documentos que el área genera o utiliza, los que serán declarados como registros, basándose en las necesidades del área y los requerimientos de la Norma ISO- 9001:2000. Documento de Trabajo Responsable de elaborar el documento 1.2 Se deben considerar también como registros a controlar los de origen externo, es decir, que no hayan sido generados por personal de la Subdirección General de Administración. Define quién será el responsable de conservarlo y establece el tiempo de conservación indicándolo en la sección de registros del Procedimiento. Representante de la Subdirección 2. Comunica al Representante de la Subdirección el documento que se identificó como registro. 2.1 Entrega al Representante de la Subdirección, el documento considerado como registro, así como, la forma en que será almacenado, tiempo de conservación y disposición. 3 Asigna número de control y anota el registro en el Listado Maestro de Registros. 3.1 Asigna número de control. Anota el registro en el Listado Maestro de Registros, anotando: Área Fecha de actualización del Listado Maestro de Registros Número de Control. Nombre Responsable de Conservarlo. Tiempo de Conservación. Forma de Almacenar. Quién elaboró. Anexo 1 SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 8 de 10 25/07/08

10 Responsable Paso Actividad Archiva y conserva los registros Archiva los registros de acuerdo a la forma que se haya definido y los conserva en un lugar seguro. El lugar de almacenamiento debe ser adecuado para prevenir daño, deterioro y evitar su pérdida (evitar condiciones ambientales adversas). Establece el control para recuperar la información contenida en los registros en medios electrónicos en caso de extravío o daño. Documento de Trabajo Registros Responsable de Conservar el Registro El acceso y consulta a los registros por parte de los clientes será previa autorización del Representante de la Subdirección. El personal de la Subdirección podrá consultar la información con la autorización de los Directores de área, previa comunicación con los responsables de conservar los registros. Verifica mensualmente el tiempo de retención del registro. Revisa mensualmente el periodo de retención de los registros. termina tiempo de retención? No ha terminado periodo de retención continua conservándolo Si termina tiempo de retención, continua con el paso 6 Dispone del Registro Destruye el registro. Si se decide conservarlo por más tiempo del establecido, lo almacena y protege bajo condiciones ambientales que impidan su deterioro o pérdida y le coloca al medio de almacenamiento la leyenda Registros Obsoletos y el nombre del registro correspondiente. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 9 de 10 25/07/08

11 8. REGISTROS No. de Control FO-SGA-RS-07 Nombre Listado Maestro de Registros Responsable de Conservarlo Representante de la Subdirección Tiempo de Conservación / Disposición 1 año / archivo muerto 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Listado Maestro de Registros FO-SGA-RS-07 SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Página 10 de 10 25/07/08