SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. ANOVO Andes S.A.

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ANOVO Andes S.A. Procedimiento: Control de Documentos

2 Página 2 de 10 CONTROL DE CAMBIOS Revisión Fecha Responsable Detalle del cambio Edición de lanzamiento. Cambio de formato y sintaxis. Cambio de formato y sintaxis. Cambio al nuevo Logo de A Novo Andes en el documento. Actualización por cambios en la norma ISO 9001:2008 Revisión y cambios menores Actualización de Procedimiento Actualización de Procedimiento Actualización de Procedimiento

3 Página 3 de 10 TABLA DE CONTENIDOS 1. Objetivos Alcance Términos y Definiciones Documentación de Referencia Responsabilidades Recursos Descripción CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS Recepción y Distribución: Como recepcionar los documentos externos: Control de los Documentos Internos Formato para la Documentación Interna: Modificación de los documentos del SGC Distribución Recopilación y Almacenamiento para Documentos Internos y Externos Protección para los Documentos Disposición Control de la Distribución Registros Anexos Anexo 01: Listado de Documentos Controlados Anexo 02: Formato Documentación Interna.... 9

4 Página 4 de Objetivos. Establecer la metodología para elaborar, identificar, revisar, actualizar, aprobar y distribuir los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y llevar su control, tanto de los documentos internos como externos. 2. Alcance. Este documento es aplicable para la documentación que se genera para el Sistema de Gestión de la Calidad o que se recepciona de entes externos y que se encuentra identificada en el Listado de Documentos Controlados. 3. Términos y Definiciones. Documento: Información, antecedentes o datos dispuestos en un medio de soporte (papel, magnético, electrónico, etc.) que por su naturaleza pueden sufrir modificaciones en el tiempo. La documentación oficial del sistema de gestión de la calidad se encuentra en medio electrónico en la Intranet de la empresa ( Lleva como timbre de agua la leyenda DOCUMENTO CONTROLADO en tono celeste. Cualquier versión electrónica o física distinta a la recién descrita se considera como "NO VALIDA". Documentación Externa: Documentos técnicos y normativos de origen externo a la organización, generados por el cliente, organismos reguladores, el gobierno, proveedores y aquellos de tipo contractual (contratos, acuerdos, bases administrativas, bases técnicas). Documentación Interna: Documentos generados del Sistema de Gestión de la Calidad (Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos, Registros, Listas de Chequeo y otros que se definan). Documentos Obsoletos: Documentos que ya no tienen validez. Se considera como tal a aquel que se conserva en forma electrónica y donde la leyenda DOCUMENTO CONTROLADO (en tono celeste) ha sido reemplazada por la leyenda DOCUMENTO OBSOLETO en tono rojo. 4. Documentación de Referencia. Manual de La Calidad. Norma ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad requisitos. Programa de Gestión de Calidad - Responsabilidades. 5. Responsabilidades Los cargos individualizados en el Listado de Documentos Controlados (Anexo 01).

5 Página 5 de 10 Gerente General la : mantener vigentes la documentación del sistema de gestión de la calidad en la intranet de la empresa. 6. Recursos. Computador Impresora Fotocopiadora Fax Archivadores Carpetas Discos de almacenamiento magnético Pendrive 7. Descripción CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS Recepción y Distribución: La Secretaria de Recepción recibe la documentación llegada por correo físico o vía fax, la cual deriva a cada departamento según corresponda y de la cual debe mantener un Registro de Recepción y Entrega, el cual es implementado en un Libro de Correspondencia, que actúa como registro. Por otro lado, cada Jefe funcional, o en su efecto quien él designe, es responsable de recepcionar y/o distribuir la documentación que llegue a través del correo electrónico o por fax y aquella documentación externa física que llegue a la empresa, ya sean documentos técnicos y normativos generados por el cliente, organismos reguladores, el gobierno, fabricantes, etc. y aquellos de tipo contractual (contratos, acuerdos, bases administrativas, bases técnicas) Como recepcionar los documentos externos: Registrar su ingreso en el Libro de Correspondencia. Clasificarlo y almacenarlo en carpeta, archivo electrónico, cd o diskette según corresponda, bajo un nombre que identifique su contenido, fecha y origen, para su mejor identificación. Una vez que el documento ha sido recepcionado y que esta recepción ha sido informada al, debe ser registrado en el Listado de Documentos Controlados, según formato que se muestra en el Anexo 01.

6 Página 6 de 10 El responsable de este ingreso es el. Su distribución se realiza subiendo el documento al servidor (si es un documento electrónico) o bien distribuyendo el original, y eventuales copias si corresponde. En todo caso se conserva como evidencia el acuse de recibo o de lectura del mail enviado por el comunicando la distribución descrita Control de los Documentos Internos La documentación oficial y vigente del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra en la Intranet de la empresa: \\anovo06\infoanovo\01 ISO\Control de Documentos. El determina las personas responsables de elaborar, revisar y aprobar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Los documentos generados del Sistema de Gestión de la Calidad son los siguientes: Manual del Sistema de Gestión de Calidad Procedimientos Instructivos de trabajo, si corresponde. Además de los documentos y/o registros derivados de ellos Formato para la Documentación Interna: La documentación de generación interna, del Sistema de Gestión de la Calidad (procedimientos, instructivos, diagramas de flujo, programas, metodologías, formularios de registros, etc.) mencionada en este punto debe tener el formato de acuerdo al Anexo 02. Luego de ser creado, revisado y aprobado el documento, éste debe ser ingresado o registrado en el Listado de Documentos Controlados (ver Anexo 01). El responsable de este ingreso es el. Cualquier copia de la documentación del sistema obtenida desde: Documento controlado impreso: El timbrará, al menos, en la portada con algún timbre donde la aparezca la leyenda ANOVO Andes S.A., su VºBº y fecha, en color distinto al negro. Documento en un medio electrónico: el obtendrá una impresión con timbre de agua que rece lo siguiente: DOCUMENTO CONTROLADO. Para la documentación referida a: cartas, certificados, memorando, solicitud de cotizaciones y toda aquella documentación que permita una comunicación externa con cualquier organismo o institución con que se relacione la empresa, el formato a utilizar es el que se muestra en el Anexo 02 idealmente Modificación de los documentos del SGC. Toda petición de modificación de estos documentos debe efectuarse por escrito (mail, memo simple) al, quien evalúa junto con el Gerente General y la persona

7 Página 7 de 10 que generó el documento si corresponde o no dicha modificación y definen su fecha de entrada en vigencia. El formato para tal solicitud es libre y el conserva como registro solo aquellas solicitudes aprobadas. Cuando existen modificaciones, el es el responsable de borrar y reemplazar los documentos obsoletos en el servidor de la empresa. En el caso de las versiones físicas de la documentación, debe retirar la versión obsoleta y entregar la nueva Distribución El es el responsable de subir al servidor los documentos generados y aprobados del Sistema de Gestión de la Calidad Recopilación y Almacenamiento para Documentos Internos y Externos. La recopilación y almacenamiento de los documentos es responsabilidad del personal que aparece individualizado en el Listado de Documentos Controlados, en la columna rotulada Responsable (ver Anexo 01). Los documentos oficiales se encuentran en formato electrónico y se almacenan en los sistemas informáticos con que cuenta la empresa, junto con esto se encuentra el Listado de Documentos Controlados, donde se indican las rutas para acceder a ellos Protección para los Documentos La protección de los documentos es una resultante de los mecanismos implementados para su almacenamiento: carpetas, cajas, cd, diskettes o cualquier sistema de almacenamiento magnético. El cuidado de los documentos (daños, deterioro, pérdida) es de responsabilidad del cargo individualizado en la columna Responsable del Listado de Documentos Controlados. La metodología para el respaldo de la documentación alojada en los sistemas informáticos de la empresa se encuentra descrita en el Procedimiento: Respaldos de Datos Disposición Los documentos de las disposiciones legales, normativas y regulaciones se mantienen el tiempo que se establece por ley, o mientras se mantengan vigentes, y al término del lapso se destruyen. Los documentos de carácter interno deberán mantenerse por un período de tres años y luego se dispondrá de ellos de acuerdo a su importancia. (ver Anexo 01) 7.6. Control de la Distribución Descrito en el punto 7.2 de este documento.

8 Página 8 de Registros Listado de Documentos Controlados. Acuse de recibo o de lectura (del mail enviado por el comunicando la distribución de un documento). Registros de solicitudes de modificación de documentos aprobadas. 9. Anexos 9.1. Anexo 01: Listado de Documentos Controlados LISTADO DE DOCUMENTOS CONTROLADOS: Título Responsable Área que recibe el documento Fecha de Recepción Origen (Interno / Externo) Medio de Soporte Lugar de Ubicación o Ruta Acceso Comentarios

9 Página 9 de Anexo 02: Formato Documentación Interna. ANOVO Andes S.A. <<Tipo de documento>>*: <<Nombre del documento>>* Fecha:.. * Rev. 00* Página de * CONTROL DE CAMBIOS* Revisión* Fecha* Responsable* Detalle del cambio* Edición de lanzamiento. Explicaciones para llenar la documentación interna: Tipo de documento Procedimiento, Plan de Calidad, Directriz, Check-List, etc... Nombre del documento Identifica el contenido del documento. Fecha Se indica la fecha de creación y/o modificación del documento. Rev. Aquí se indica el nivel de revisión a que ha sido sometido el documento. Codificación: 0: Primera Revisión con Aprobación. 1: Segunda Revisión con Aprobación. 2: Tercera Revisión con Aprobación, etc... Cuadro Control de Cambio, columna "Revisión" Cuadro Control de Aquí se indica lo mismo que en el encabezado, en "Rev.". Fecha en la cual: 1) Se elabora el documento (edición de lanzamiento), 2) Se efectúa un cambio,

10 Página 10 de 10 Cambio, columna "Fecha" 3) se revisa y se aprueba el cambio, o 4) Se efectúa una declaración de confidencialidad sobre el documento. Cuadro Control de Cambio, columna "Responsable" Identifica el nombre, cargo y firma de la persona que es el responsable por: 1) La elaboración del documento (edición de lanzamiento), 2) Un cambio, 3) La revisión y la aprobación del cambio, o 4) la declaración de confidencialidad sobre el documento. Cuadro Control de Cambio, columna "Detalle del Cambio/Acción" Identifica la acción efectuada sobre el documento: Puede ser: 1) Edición de lanzamiento (creación del documento, 2) Cambio, 3) Revisión y Aprobación de Cambio, 4) Declaración de confidencialidad sobre el documento.