Nombre del documento: Procedimiento del SGA para la Comunicación Interna y Externa Referencia a la Norma ISO 14001:

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. Propósito Establecer los lineamientos para la implementación de la comunicación interna y externa de los aspectos ambientales significativos identificados y registrados en el Sistema de Gestión Ambiental de los Institutos Tecnológicos Descentralizados pertenecientes al Grupo 1C Multisitios. 2. Alcance Este procedimiento aplica a los tecnológicos del grupo 1C multisitios adscritos al TecNM. 3. Políticas de operación 3.1 Los Institutos Tecnológicos Descentralizados mantendrán la participación e integración en el Sistema de Gestión Ambiental a través de los medios de comunicación para toda la comunidad tecnológica y partes interesadas. 3.2 Los ITD S comunicarán de manera externa: Los aspectos ambientales significativos. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Lic. Eva Victoria Trejo Zúñiga RD de Multisitios Comité Nacional de Gestión Ambiental M.C. Manuel Chávez Sáenz Director de Institutos Tecnológicos Descentralizados 30 de Junio de de Junio de de Junio de 2016

2 Página 2 de 8 4. Diagrama del Procedimiento Departamento de Comunicación y/o Difusión o Figura Equivalente Comité Ambiental Inicio 1. Define los medios de comunicación 2. Elabora el programa 3. Revisa 5. Implementa el programa de difusión NO SI 4. Es viable? Requisita acciones Preventivas NO 6. El programa está siendo ejecutado SI Requisita acciones correctivas NO 7. Se cumplió totalmente SI Fin

3 Página 3 de 8 5. Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable 1. Define los medios de 1.1 Define los medios de comunicación disponibles Departamento de comunicación adecuados en cada instituto (Ej. Página web, Intranet, TV, Comunicación y/o Radio etc.) Difusión o Figura a) Interno Equivalente b) Externo 2. Elabora programa de difusión 2.1 Realiza el programa de difusión que contenga aspectos ambientales significativos de acuerdo a la disponibilidad de recursos de cada ITD (Ver anexo 1 y 2 de este procedimiento) Departamento de Comunicación y/o Difusión o Figura Equivalente 3. Revisa 3.1 Revisa la viabilidad del programa de difusión propuesto. Comité Ambiental A) En caso de no serlo Departamento de Comunicación y/o Difusión o Figura Equivalente lo ajusta y lo somete de nuevo a revisión. B) Pasa a la etapa Implementa el programa de difusión 4.1 Desarrolla las actividades de acuerdo al programa de difusión autorizado. 5. Verifica el programa 5.1 Verifica que el cumplimiento del programa esté siendo ejecutado de acuerdo a lo planeado. 6. Verifica cumplimiento total del programa A) En caso de presentarse retrasos, actividades no cumplidas, etc. se deberá requisitar Acción Preventiva. B) Continúa implementándose. 6.1 Valida el cumplimiento del programa. A) Si el programa no se ejecutó en su totalidad, Requisitar Acción Correctiva. B) Fin del procedimiento Departamento de Comunicación y/o Difusión o Figura Equivalente Departamento de comunicación o difusión y/o Figura equivalente Comité Ambiental

4 Página 4 de 8 No. 1. COMUNICACIÓN SOBRE: Política ambiental INTERNA: Personal docente, administrativo, operativo EXTERNA Alumnos (as), 2 Aspectos Ambientales Mediciones de Objetivos y metas 3 ambientales EXTERNA Vecinos, padres de familia, proveedores (as), contratistas, Dependencias Gubernamentales Disponible al público cuando visitan el ITS Información relacionada con los aspectos ambientales; por ejemplo importancia de reusar el papel bond; disminuir generación de RP s, etc. La importancia de disminuir el No. de copias fotostáticas; colocando comunicados, letreros sobre agotamiento de recursos naturales Programas existentes para el monitoreo de los controles operacionales Contratistas, cuando aplique 7 8 Letreros alusivos en lugares estratégicos sobre ahorro de agua, de energía eléctrica; Programas de reforestación 9 Pláticas sobre la importancia del cuidado del medio ambiente 10 Glosario ambiental 11 Resultados de Auditoría Interna 12 Resultados de seguimiento y m edición 13 Resultados de revisión por la dirección Disponible al público cuando visitan el ITS Disponible al público cuando visitan el ITS 6. Documentos de referencia DOCUMENTO Norma ISO 14001:2004 Matriz de Aspectos Ambientales

5 Página 5 de 8 7. Registros Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Programa de Difusión 1 año Jefe (a) de Departamento de Comunicación y Código de registro TecNM/D-AM-PO Bitácora de Comunicación Interna Hasta próxima modificación Controlador de Documentos TecNM /D-AM-PO Glosario ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. META AMBIENTAL: Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos. OBJETIVO AMBIENTAL: Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental, que una organización se establece. PARTE INTERESADA: Individuo o grupo involucrado o afectado en el desempeño ambiental de una organización. Por ejemplo: alumnos(as), padres de familia, contratistas, proveedores (as), vecinos, dependencias gubernamentales, etc. POLÍTICA AMBIENTAL: Intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección. 7. Anexos Programa de Difusión Bitácora de Comunicación Interna TecNM/D-AM-PO TecNM /D-AM-PO

6 Página 6 de 8 8. Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización 3 30 de Junio de Mayo, Febrero, 2011 Descripción del cambio 1. Revisión general de procedimientos y anexos. 2. Se omitió la fila de firmas en el cuadro de Control de Emisión 3. Se modificó el alcance con la siguiente leyenda Este procedimiento aplica a los tecnológicos del grupo 1C multisitios adscritos al TecNM. 4. En la sección 4 (Diagrama del procedimiento) y en la 5 (Descripción del procedimiento) se incluyen actividades de verificación por parte del Comité Ambiental, con la finalidad de resaltar actividades de monitoreo antes de la finalización del procedimiento. 5. Se pasa el formato TecNM/D-AM-PO Programa de Difusión de Word a Excel y se le agrega columna para evidencias. Revisión general del SGA, cambio de SNEST a TNM y actualización del Representante de Dirección Nacional y Director de los Institutos Tecnológicos Descentralizados. Actualización de Responsables de Verificar y Autorizar los documentos. 0 Junio, 2010 Primera emisión

7 Página 7 de 8 Anexo 1: Programa de Comunicación Interna a) Elaborar carteles tipo poster con la política ambiental de la institución, así como actividades a desarrollar y en la que pueden participar los empleados y/o Alumnos (as) interesados. Los carteles son colocados en los lugares más visibles de la institución. b) Subir la información completa del sistema de gestión ambiental al portal electrónico de la institución o a la intranet. c) Elaborar trípticos con la información más relevante sobre el sistema de gestión ambiental para entregar a las siguientes instancias. Personal directivo y Jefes(as) de Departamento: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado. Personal docente y administrativo: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado. Alumnos (as) de las diferentes carreras: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado.

8 Página 8 de 8 Anexo 2: Programa de Comunicación Externa a) Asistir a los diferentes medios de comunicación (prensa escrita, radio, televisión, etc.) con la información lo más clara posible sobre los objetivos, beneficios y principales actividades involucradas en el Sistema de Gestión Ambiental de la institución. a) Difundir en el entorno Institucional la información más importante del Sistema de Gestión Ambiental (política, objetivos, m etas, principales actividades, beneficios, etc.) b) Dar a proveedores (as) y contratistas: pláticas con material impreso y/o audiovisual adecuado. c) El(La) Representante de la Dirección y/o personal autorizado por la Dirección General realiza trámites del SGA ante las dependencias. Ejemplo: Trámites de alta ante SEMARNAT, con autorización y conocimiento previo de la Dirección General. d) Bitácora: la cual se encuentra a disposición del público, con conocimiento del personal de vigilancia, donde los vecinos, alumnos(as) pueden externar o comunicar sus inquietudes, felicitaciones o quejas ambientales.