Nombre del documento: Procedimiento del SGA para la Comunicación Interna y Externa Referencia a la Norma ISO 14001:

Transcripción

1 Código: TecNM/D-AM-PO-003 Página 1 de 7 1. Propósito Establecer los lineamientos para la implementación de la comunicación interna y externa de los aspectos ambientales significativos identificados y registrados en el Sistema de Gestión Ambiental de los Institutos Tecnológicos descentralizados. 2. Alcance Aplica a toda comunicación interna entre los diversos niveles y funciones, así como la comunicación de las partes interesadas externas aplicables al SGA de los Institutos Tecnológicos Descentralizados. PARTES INTERESAD AS: Individuo o grupo involucrado o afectado en el desempeño ambiental de una organización. En el SGA de ITD s de multisitio aplica a: Alumnos (as), padres de familia, contratistas, proveedores (as), vecinos. 3. Políticas de operación 3.1. Los Institutos Tecnológicos Descentralizados mantendrán la participación e integración en el Sistema de Gestión Ambiental a través de los medios de Comunicación, para toda la comunidad tecnológica y partes interesadas, Junta Directiva Los ITD S comunicarán de manera externa: los aspectos ambientales significativos. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Lic. Eva Victoria Trejo Zúñiga RD de Multisitios Comité Nacional de Gestión Ambiental Mtro. David Rafael Trigueros Cázares Director de Institutos Tecnológicos Descentralizados Firma: Firma: Firma: 26 de Mayo de de Mayo de de Mayo de 2015

2 Página 2 de Diagrama del Procedimiento Comité Ambiental 1.- Define los medios de comunicación adecuados 2.- Elabora el programa de difusión 3. Revisa y autoriza 4. Implementa el programa de difusión. 5.- Se cum plió el program a de difusión? Sí Fin No Define acciones Correctivas

3 Página 3 de Descripción del Procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable 1. Define los medios de comunicación adecuados 2. Elabora programa de difusión 1.1 Define los medios de comunicación disponibles en cada instituto (Ej. Página web, Intranet, TV, Radio etc.) a) Interno b) Externo 2.1 Realiza el programa de difusión que contenga aspectos ambientales significativos de acuerdo a la disponibilidad de recursos de cada ITD (Ver anexo 1 y 2 de este procedimiento) 3. Revisa y autoriza 3.1 Revisa y autoriza el programa de difusión propuesto. 4. Implementa el programa de difusión 5. Verifica la eficacia del program a 4.1 Desarrolla las actividades de acuerdo al programa de difusión autorizado. 5.1 Verifica el cumplimiento del programa de difusión. a) Si el programa fue cumplido, termina el procedim iento. b) En caso contrario se implementan acciones correctivas. 6. Comunicación externa 6.1 Realiza la gestión de permisos, licencias, convenios en lo que respecta a la gestión ambiental. 6.2 Comunica incidentes o accidentes ambientales al interior del Instituto. Comité de Gestión Ambiental Director de ITD; y/o Abogado y/o Subdirector Administrativo y/o RDA 6.3 Comunica accidentes ambientales o situaciones de emergencia.

4 Página 4 de 7 No. COMUNICACIÓN SOBRE: INTERNA: Personal docente, administrativo, operativo EXTERNA Alumnos (as), EXTERNA Vecinos, padres de familia, proveedores (as), contratistas. 1. Política ambiental. La cual está disponible al público Aspectos Ambientales Mediciones de Objetivos y metas ambientales Disponible al público cuando visitan el ITS Información relacionada con los aspectos ambientales; por ejemplo im portancia de reusar el papel bond; dism inuir generación de RP s, etc. La importancia de disminuir el No. de copias fotostáticas; colocando comunicados, letreros sobre agotamiento de recursos naturales Programas existentes para el monitoreo de los controles operacionales Letreros alusivos en lugares estratégicos sobre ahorro de agua, de energía eléctrica; Disponible al público cuando visitan el ITS Programas de reforestación Disponible al público cuando visitan el ITS Pláticas sobre la importancia del cuidado del medio ambiente Glosario ambiental Resultados de Auditoría interna Resultados de seguimiento y m edición Resultados de revisión por la dirección

5 Página 5 de Documentos de referencia. DOCUMENTO Norma ISO Matriz de Aspectos Ambientales 7. Registros Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Programa de Difusión 1 año Jefe (a) de Comunicación y TecNM/D-AM-PO Bitácora de Comunicación Interna Hasta próxima modificación Controlador de Documentos TecNM /D-AM-PO Glosario REUNIONES EN GRUPO: Sobre cualquier aspecto ambiental del Sistema de Gestión Ambiental (SGA), sobre conocimiento de procedimientos, revisiones gerenciales, objetivos ambientales bien sea específicamente convocada para comunicar, también es un foro abierto siempre a la información, al debate y a la exposición de los asistentes. PUBLICACIONES INTERNAS: Los boletines, folletos son aprovechados como cauce de comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir. CIRCULARES INTERNAS: La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución. TABLERO DE ANUNCIOS: Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles, m antas o similares. VIDEOS: Producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información aprovechando las posibilidades de estos medios. La información puede ser generada sobre la naturaleza o las actividades del SGA. ENCUESTAS: Es un elemento que permite recabar la opinión de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos. BUZÓN DE OBSERVACIONES, QUEJAS Y/O SUGERENCIAS: Utilizado en muchas ocasiones para diversas

6 Revisión : 2 Página 6 de 7 cuestiones en el SGA. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente. CORREO ELECTRÓNICO: Es uno de los medios de comunicación interno más utilizados en el Instituto. PÁGINA WEB O INTERNET O INTRANET: Al utilizarse para comunicación interna, da la posibilidad de accesar a contenidos informativos acerca del SGA, resultados, informes generales, productos o actividades, etc. 9. Anexos 9.1 Programa de Difusión TecNM /D-AM-PO Bitácora de Comunicación Interna TecNM /D-AM-PO Cambios de esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 2 Mayo, 2015 Revisión general del SGA, cambio de SNEST a TNM y actualización del Representante de Dirección Nacional y Director de los Institutos Tecnológicos Descentralizados. 1 Febrero, 2011 Actualización de Responsables de Verificar y Autorizar los documentos. 0 Junio, 2010 Primera emisión Anexo 1: Programa de Comunicación Interna a) Elaborar carteles tipo poster con la política ambiental de la institución, así como actividades a desarrollar y en la que pueden participar los empleados y/o Alumnos (as) interesados. Los carteles son colocados en los lugares más visibles de la institución. b) Subir la información completa del sistema de gestión ambiental al portal electrónico de la institución o a la intranet. c) Elaborar trípticos con la información más relevante sobre el sistema de gestión ambiental para entregar a las siguientes instancias. Personal directivo y Jefe (a)s de departamento: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado. Personal docente y administrativo: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado. Alumnos (as) de las diferentes carreras: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado. Anexo 2: Programa de Comunicación Externa a) Asistir a los diferentes medios de comunicación (prensa escrita, radio, televisión, etc.) con la información lo más clara posible sobre los objetivos, beneficios y principales actividades involucradas en el Sistema de Gestión Ambiental de la institución. b) Difundir en el entorno Institucional la inform ación más importante del Sistema de Gestión Ambiental (política, objetivos, m etas, principales actividades, beneficios, etc.)

7 Página 7 de 7 c) Dar a proveedores (as) y contratistas: pláticas con material impreso y/o audiovisual adecuado. d) La representante de la dirección y/o personal autorizado por la dirección general realiza trámites del SGA ante las dependencias. Ejemplo: Trámites de alta ante SEMARNAT, con autorización y conocimiento previo de la Dirección General. e) Bitácora la cual se encuentra a disposición del público con conocimiento del personal de vigilancia donde los vecinos, Alumnos (as) pueden externar o comunicar sus inquietudes, felicitaciones o quejas ambientales.