Comunicación y sus mecanismos del S.G.A.

Transcripción

1 de 7 I. OBJETIVO Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una comunicación interna y externa entre los diferentes niveles y funciones del Instituto Tecnológico Superior de Teziutlán y también con las partes interesadas que soliciten o envíen información en relación al desempeño del Sistema de Gestión Ambiental del Instituto. II. ALCANCE Este procedimiento aplica para la comunicación Interna entre los diversos niveles y funciones al interior de la institución cuyas actividades, productos o servicios puedan impactar en el medio ambiente, y la comunicación Externa para poder recibir, documentar y dar respuesta a la comunicación de las partes interesadas externas respecto a las actividades propias del instituto referente a sus aspectos ambientales. III. POLÍTICAS 3.1 El Departamento de Comunicación y Difusión es el responsable de llevar a cabo la difusión interna y externa del SGA y el diseño de la presentación de la información. 3.2 Los principales temas de comunicación INTERNA del SGA se basará principalmente en la difusión de: Política Ambiental, aspectos ambientales, requisitos legales aplicables, objetivos y metas ambientales establecidos. 3.3 Los principales temas de comunicación EXTERNA del SGA se basará principalmente en la Política Ambiental, Lista de aspectos ambientales, Cumplimiento de requisitos legales, desempeño ambiental, objetivos y metas ambientales y documentos que se entreguen o reciban de partes externas por actividades que tengan relación con temas del Sistema de Gestión Ambiental. 3.4 Los responsables de los procesos solicitaran al Departamento de Comunicación y Difusión las necesidades de comunicación interna y/o externa validada por el RD del SGA, la información debe incluir: vigencia, responsable de la emisión y responsable del retiro de la misma. 3.5 Los medios de comunicación pueden ser a través de la Página Web, correos electrónicos, prensa, radio, revistas, trípticos, folletos, carteles, lonas impresas. 3.6 La comunicación de las partes interesadas externas se realizara a través de los mecanismos oficiales de comunicación que tiene el instituto como son: correo electrónico, buzón de quejas y sugerencias, servicio de mensajería y la entrega personal de la solicitud de información a la dirección del instituto. Toda comunicación externa que sea recibida a través de los mecanismos oficiales de comunicación deberá ser entregada a la Dirección de la Institución para que junto con el Comité evalúen las solicitudes y asignen las acciones correspondientes en un plazo especificado a las partes interesadas. IV. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La Dirección es responsable de Autorizar la información contenida en este procedimiento y de otorgar los recursos necesarios que sean requeridos, para la implementación del mismo. Así mismo es la responsable de dar respuesta formal a las solicitudes que realicen las partes interesadas externas. El Representante de Dirección es responsable de revisar la información contenida en este procedimiento y apoyar en la implementación del mismo gestionando los recursos que se requieran. R/01/2012 F-CAL-01

2 2 de 7 Comité Ambiental: Es responsable de llevar a cabo la identificación y evaluación de los aspectos e impactos ambientales significativos. V. DIAGRAMA SUBDIRECCIONES DE ÁREA, JEFES DE DEPARTAMENTO R.D. DEL COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN DIRECCIÓN GENERAL INICIO 1 DETECTA NECESIDADES DE COMUNICACIÓN INTERNA O EXTERNA DEL Y ENTREGAN INFORMACIÓN QUE VA A SER PUBLICADA. RECIBE LA INFORMACIÓN DE SOLICITA INFORMACIÓN 2 LLENA INFORMACIÓN EN REGISTRO DE COMUNICACIÓN DEL Y ENTREGAN A DEPTO. DE COMUNICACIÓN RECIBE LA INFORMACIÓN 3 ANALIZA SOLICITUD CON EL COMITÉ, EVALÚAN LA INFORMACIÓN A ENTREGAR A LA 4 REGISTRA PUBLICACIONES EN BITÁCORA ELABORA Y ENVÍA RESPUESTA A LA PARTE EXTERNA 5 DIFUNDEN INFORMACIÓN DEL EN LOS MEDIOS DE LA INSTITUCIÓN RECIBE RESPUESTA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN 6 ELABORA REPORTE A DIRECCIÓN FIN 7 RECIBE REPORTE DE DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DEL 8 FIN R/01/2012

3 3 de 7 VI. Descripción del procedimiento ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. DETECTA NECESIDADES DE COMUNICACIÓN INTERNA O EXTERNA DEL SGA 1. SOLICITA INFORMACIÓN 1. RECIBE LA INFORMACIÓN DE 1.1 El personal que realiza actividades relacionadas con los aspectos ambientales significativos, así como los dueños de procedimientos elaboran y proporcionan la información que debe darse a conocer interna o externamente y recomiendan los medios de difusión y comunicación a utilizar. 1.2 La parte Externa Interesada puede solicitar información referente a los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y Equidad de Genero, empleando los mecanismos institucionales de comunicación del Instituto y Publicados en la página web. 1.3 Toda información solicitada de una parte externa interesada deberá ser recibida o entregada a la dirección general de la institución. DIRECCIÓN, SUBDIRECCIONES DE ÁREA, JEFES DE DEPARTAMENTO LA 2. LLENA INFORMACIÓN EN REGISTRO DE COMUNICACIÓN DEL Y ENTREGAN A DEPTO. DE COMUNICACIÓN 2. RECIBE LA INFORMACIÓN 3. ANALIZA SOLICITUD CON EL COMITÉ, EVALÚAN LA INFORMACIÓN A ENTREGAR A LA 2.1 Direcciones de Área, subdirecciones de Área y jefaturas de Departamento entregan información a ser publicada en los formatos requeridos por el Depto. De Comunicación y Difusión Social y llenan registro de solicitud. 2.2 Recibe la información interna a ser publicada y elabora programa de difusión del Instituto. 3.1 La Dirección General analiza la solicitud de información de la parte externa interesada y se reúne con el comité de los sistemas de Gestión, para asignar responsables de documentar y atender dicha solicitud y establecer fecha de respuesta. DIRECCIÓN, SUBDIRECCIONES DE ÁREA, JEFES DE DEPARTAMENTO 4. REGISTRA 4.1 Registra la información solicitada por las R/01/2012

4 4 de 7 PUBLICACIONES BITÁCORA EN áreas en la bitácora F-SGA-15 Bitácora de Registros de Información Publicada al Depto. de Comunicación y Difusión Social. 4 ELABORA Y ENVÍA RESPUESTA A LA 5. DIFUNDEN INFORMACIÓN DEL EN LOS MEDIOS DE LA INSTITUCIÓN 5. RECIBE RESPUESTA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN 6. ELABORA REPORTE A DIRECCIÓN 7. RECIBE REPORTE DE DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN DEL S. G. A. 4.2 La Dirección General Elabora y envía la Respuesta a la parte externa Interesada, a su vez que informa al Depto. De Comunicación y Difusión Social tanto la información recibida como la información Proporcionada para que se registre en la bitácora F-SGA El Departamento de Comunicación y Difusión Social se encargara de realizar la difusión a través de los mecanismos que el mismo considere los mas adecuados. 5.2 La Dirección General deberá dar respuesta a las solicitudes de información de las partes externas en un plazo no mayor a los 15 días dependiendo del tipo de información que se requiera. 6.1 El Departamento de Comunicación y Difusión Social deberá entregar un Reporte semestral de las publicaciones difundidas a través de los medios de comunicación oficiales de la institución a la Dirección General del Instituto. 7.1 La Dirección General del Instituto deberá conservar los reportes que entregue el Depto. De Comunicación para integrarlos al informe de la Dirección. Y COMITÉ AMBIENTAL VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA M-CAL-01 M-SGA-01 ISO 14001:2004 P-CAL-01 P-CAL-02 Documentos Manual de la Calidad del SGC ISO-9001:2008 Manual de la Calidad del SGA ISO-14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental Elaboración de Documentos Control de Documentos R/01/2012

5 5 de 7 VIII. REGISTROS Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo BITÁCORA DE REGISTROS DE INFORMACIÓN PUBLICADA 1 año Depto. Comunicación y Difusión Social F-SGA-15 PROGRAMA DE DIFUSIÓN AMBIENTAL 1 año Depto. Comunicación y Difusión Social D-SGA-11 IX. GLOSARIO Capacitación.- Proceso mediante el cual se logra alcanzar un grado de respuesta cognoscitiva respecto a los temas tratados. Instructor/a.- Persona(s) designada(s) para realizar el proceso de capacitación respecto al tema a tratar considerando su formación profesional, educación, experiencia y habilidades para comunizar. Concientización.- Proceso para desarrollar la conciencia ambiental en forma personal y/o colectiva en base a la toma de actitudes positivas del cuidado del ambiente. Competencia.- Actitud del personal en base a su formación profesional, educación, experiencia y nivel de capacitación logrado por su participación en los cursos y actividades respecto a los temas tratados. Aspecto Ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o benéfico, resultante en todo o en parte de las actividades, productos o servicios de una organización Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, agua, la tierra, los recursos naturales, flora, fauna, los seres humanos y su interrelación Significancia: Es una calificación numérica o medida de la importancia relativa que tiene el impacto de un aspecto ambiental, la cual determina la relevancia y la prioridad para establecer un plan o programa ambiental. Comité Ambiental: Esta integrado por el Representante de la dirección y miembros de algunos procesos o áreas, con la función de apoyar al sistema de gestión ambiental en la identificación y evaluación de los aspectos ambientales. SGA: Sistema de Gestión Ambiental. Comunicación Interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un área, departamento y/o la Comunidad Tecnológica que solo se comunican al interior de las Instituciones del SNEST. Comunicación Externa: Son todas aquellas publicaciones de un área, departamento y/o la Comunidad Tecnológica que se comunica al exterior de las Instituciones en los diferentes Canales de Comunicación. Comunidad Tecnológica: Es el conjunto del Personal y estudiantes de SNEST. R/01/2012

6 6 de 7 Partes Interesadas: Persona o grupo que tiene interés ó está afectado por el desempeño ambiental del SNEST. Canales de Comunicación: Reuniones en grupo La reunión surge cuando se convoca a dos o más personas para comunicar, debatir, tomar decisiones y/o acuerdos sobre cualquier aspecto ambiental del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) teniendo como evidencia de la misma una minuta de acuerdos y/o resultados. Publicaciones internas Es toda aquella información que se publica y difunde para información exclusiva de la comunidad tecnológica. Los boletines son aprovechados como cauce de comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir. Es un vehículo unidireccional. Circulares internas La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución, es unidireccional. Vitrina o tablero de anuncios Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares. Cartel o manta Son elementos gráficos de información, sobre algo concreto, más o menos puntual, dotados de diseño para atraer la atención de personal y usuarios, hacia el mensaje y la información. La comunicación es unilateral y descendente. Videos Son producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información aprovechando las posibilidades de estos medios. La información puede ser generada sobre la naturaleza o las actividades del SGA. Encuestas Es un elemento de comunicación unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinión de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos. Buzón de observaciones, quejas y/o sugerencias Es un espacio físico o virtual, donde la comunidad tecnológica y partes interesadas pueden expresar sus opiniones respecto a alguna inquietud del Sistema de Gestión Ambiental.Utilizado en muchas ocasiones para diversas cuestiones en el SGA. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente. Correo electrónico Forma de comunicación virtual, donde la información se realiza de manera personal, permitiendo una comunicación bidireccional, donde el inconveniente es que puede ser tardada. Puede ser utilizado como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias y similares, el permite una comunicación bidireccional, ascendente y descendente entre los mandos y el resto de los usuarios. Página web o internet R/01/2012

7 7 de 7 Tecnología de alcance mundial de comunicación virtual por medio redes interconectadas; al utilizarse para comunicación interna, da la posibilidad de accesar a contenidos informativos acerca del SGA, resultados, informes generales, productos o actividades, etc. Intranet Tecnología de internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información mediante una red privada; Es una opción más de la comunicación entre las partes involucradas, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realizan de una forma más rápida y eficiente. Medios de comunicación masiva: La radio, la televisión, los periódicos, revistas, anuncios espectaculares y boletines son aprovechados como cauce de comunicación masiva de la información, derivada de la gestión, que se interese transmitir. Son vehículos unidireccionales. R/01/2012