SERVICIO DE DIGITALIZACION Y FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS DE YPFB TRANSPORTE S.A. (In Company) 1. OBJETIVO

Transcripción

1 TITULO 1 1. OBJETIVO YPFB Transporte S.A. requiere la prestación de Servicio de Digitalización y Fotocopiado de Documentación específica relacionada a procesos de contratación. 2. ALCANCE El alcance para este servicio es la digitalización y fotocopiados bajo procedimientos estándares de 983 carpetas, con 140 páginas aproximadamente cada carpeta, lo que hace un total de aproximadamente páginas. 3. PROCEDIMIENTO TÉCNICO DE DIGITALIZACIÓN 3.1. Especificaciones de Digitalización del Cliente. Se deberá hacer un registro documental de las características de la digitalización de los documentos; determinando en dicho documento los formatos y especificaciones del trabajo (tomar en cuenta la norma (SO PDF/A) Recepción de los Documentos. El contratista recibirá las carpetas bajo un registro de conformidad, donde se estipule las condiciones de los documentos recibidos (Elaborar una pequeña guía, pasos o instructivo de recepción de documentos) Indexación Documental. Deberá crear los campos y datos requeridos en un soporte digital, para que se elabore la guía o instructivo para la digitalización de los documentos Preparación Documental. Se deberán preparar los documentos físicos originales para ser digitalizados; verificando que coincidan con la indexación documental, también se deberán retirar los objetos metálicos que contengan (grapas, clips, fastener, etc.) Digitalización de los Documentos. Se deberá digitalizar la documentación según características establecidas, los documentos deben estar debidamente preparados, tomando en cuenta recomendaciones de la ISO PDF/A.

2 TITULO Control de Calidad de la Digitalización. Se deberán escanear todos los documentos que contengan las carpetas y al finalizar cada proceso de captura de imagen, se verificará la calidad de las imágenes digitalizadas, evidenciando la correcta consistencia de datos y visibilidad de las imágenes. Se tomará en cuenta las recomendaciones de calidad establecidos en la ISO PDF/A y otras normativas de referencia Re-escaneo de imágenes con no conformidad. En caso que las imágenes escaneadas no cumplan con los estándares de calidad requeridos, se deberá escanear nuevamente los documentos observados para su conformidad Ordenar los documentos para su devolución. Los documentos deberán serán ordenados de la misma manera como se los recibió; volviendo a colocar las grapas, clips, fastener, etc Generación de Bases de Datos Documentales. Se deberá generar una Base de Datos con los diferentes campos o índices de cada tipo documental Entrega de Imágenes de Documentos en Formato Digital Establecido. Deberá entregar las imágenes de los documentos en los formatos digitales y copias necesarias. 4. PROCEDIMIENTO TÉCNICO DE FOTOCOPIADO O IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS El equipo técnico e informático que pondrá a disposición el contratista, deberá tener la capacidad de fotocopiar los documentos o de imprimirlos; según considere para la optimización del tiempo. 5. LOGISTICA DE TRABAJO Para llevar adelante esta propuesta, el Contratista deberá disponer de recursos humanos responsables y experimentados, los mismos que trabajarán en los ambientes de YPFB Transporte S.A., para la implementación de la digitalización y fotocopiado de documentos.

3 TITULO 3 El equipo de trabajo deberá estar compuesto de la siguiente manera: Contratista: Un Especialista en Gestión de Información Documental. Un Supervisor de Digitalización y fotocopiado. Dos Auxiliares Técnicos con experiencia en Digitalización y fotocopiado de documentos. El equipo de trabajará según cronograma y horarios establecidos y permanecerán hasta la conclusión del alcance y productos que garanticen el cumplimiento del objetivo. 6. TIEMPO ESTIMADO DEL SERVICIO El tiempo de trabajo establecido para el servicio será de 10 días calendario a partir de la emisión de la Orden de Servicio. La propuesta deberá incluir un cronograma de servicio. 7. RECURSOS Y MATERIALES El contratista deberá disponer de: Escáner de Alta Resolución. Fotocopiadora de Alta Velocidad y Calidad de fotocopiado. Computadoras. Impresora. Material de apoyo logístico para la digitalización y fotocopiado Logística del servicio Insumos y material necesario (toner, papel, separadores, CD s, etc.)

4 TITULO 4 8. PROPUESTA ECONOMICA Deberá considerar lo siguiente: Servicio Especificaciones de Digitalización del Cliente Recepción de los Documentos Indexación Documental Preparación Documental Digitalización de los Documentos Control de Calidad de la Digitalización Re-escaneo de imágenes con no conformidad Ordenar los documentos para su devolución Generación de Bases de Datos Documentales Entrega de Sistema de base de Datos en Formato Físico Fotocopiado de documentos Clasificación de fotocopias Encajonado de fotocopias clasificadas Entrega de Sistema de base de Datos en Formato Digital Registro de imágenes en medio digital Entrega de Informe Final Logística (seguros, impuestos de ley y otros) 9. SEGUROS El contratista deberá contar con los siguientes Seguros: Seguro de salud (gastos médicos mínimo US$ ) Seguro contra accidentes personales (Cobertura por muerte accidental e invalidez total y/o parcial mínimo US$ ) Seguro de vida (póliza mínimo US$ )

5 TITULO FORMA DE PAGO El servicio se pagará en 100% a la conclusión del trabajo y presentación del Informe Final 11. VALIDEZ DE LA PROPUESTA La Propuesta deberá tener una validez no menor a treinta (30) días calendario, desde la fecha límite fijada para la entrega de las Propuestas. 12. FORMA DE PRESENTACION Deberán presentar su propuesta en sobre único cerrado conteniendo documentación técnica, propuesta económica y la siguiente documentación legal en fotocopia simple: a) Certificado de Número de Identificación Tributaria con constancia de vigencia o certificación electrónica actualizada. b) Última actualización de la Matrícula de Comercio correspondiente, otorgada por FUNDEMPRESA. Toda la documentación deberá estar debidamente foliada y rubricada por el representante legal o apoderado especial de la empresa proponente.