MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA

Transcripción

1 Elaboró Revisó M.C. José Alfredo González Linares Director de Programas de Innovación y Calidad Ing. Arnoldo Solís Covarrubias Coordinador Sectorial de Planeación y Desarrollo del Sistema Autorizó Dr. Carlos Alfonso García Ibarra Director General de Educación Superior Tecnológica Fecha de documentación: Número de revisión: 1 FO-DGICO-002 VALIDACIÓN 1

2 Objetivo(s): Establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros de calidad establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la DGEST. Glosario: Disposición de los registros: Acción tomada sobre los Registros de Calidad una vez concluido el tiempo de retención definido (Ej. destrucción, archivo histórico, depuración de archivos). Registros de calidad: Documento que se genera a partir de requisitar un formato del SGC, con el cual se conserva la evidencia de que los procesos del mismo se realizan de manera estándar conforme a lo establecido en los procedimientos. (La disposición de los registros de calidad se sujetara a la normatividad vigente y a la naturaleza de los registros de Así mismo, los formatos para la generación de registros de calidad serán proporcionados en el portal). Tiempo de retención: Periodo que se debe guardar el registro, antes de su disposición. Marco Normativo: Norma ISO 9001:2008, COPANT/ISO 9000:2008, NMX-CC-9001-IMNC-2008, México, Noviembre de Referencias: Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Fundamento y vocabulario. ISO 9000:2008 COPANT/ISO NMX-CC-9000-IMNC Manual de calidad Procedimiento del SGC para el Control de documentos (513-PG-01) FO-DGICO-003 PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2

3 Alcance: Aplica a todas las áreas de la DGEST. Responsabilidades: Usuarios. Tienen el control para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros de acuerdo a lo establecido en la lista para el control de registros de Controlan los formatos de sus procedimientos al momento de requisitarse se convierten en registros de Son responsables de mantener un respaldo impreso o electrónico con el fin de que estos sean recuperados, en caso de alguna contingencia. Los espacios en los formatos para los registros de calidad deben ser requisitados de acuerdo a su instructivo o bien cancelados en caso de no requerir llenarse, responsable del procedimiento. En los casos, en que los registros se controlen por folio, y se tenga la necesidad de realizar alguna corrección, se debe cancelar completamente el registro cruzándolo con la palabra Cancelado, debiéndose archivar y conservar en el área correspondiente de uso con el fin de mantener un control, responsable del registro de El Director de programas. Revisa y autoriza registros de FO-DGICO-003 PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3

4 Director de Programas de innovación y calidad Control de documentos DGEST Usuario de Registros de calidad Inicio 1 Revisa y Autoriza formatos para registros de calidad Actualiza los registros de calidad 2 3 Aplica controles para la identificación de los registros de calidad Almacena los registros de calidad 4 5 Asegura la protección y Recuperación de Registros de Calidad 6 Retiene y dispone de los Registros de Calidad Fin FO-DGICO-004 DIAGRAMA DE BLOQUES 4

5 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Revisa y Autoriza formatos para registros de 2. Actualiza los registros de 3. Aplica controles para la identificación de los registros de 4. Almacena los registros de 1.1. Recibe propuesta de formatos para registro de calidad con la justificación para generar un nuevo registro o darlo de alta en el SGC Revisa que los formatos o documentos para registros propuestos sean convenientes al SGC Autoriza los formatos o documentos para registro al SGC Recibe los formatos para registros autorizados Da de alta los formatos para registro en la lista para control de registros de 2.3. Anota en dada columna los datos correspondientes de los registros Difunde a través del portal del SGC la existencia de nueva documentación e informa sobre los cambios correspondientes en los formatos o registros de calidad para su aplicación Aplica los controles a los registros como lo establece la lista para el control de registros de 4.1. Controla la forma de almacenamiento de los registros, determinando si es física o electrónica con base en lo establecido en el registro de Director de programas de innovación. Controlador de documentos de la DGEST. Usuario de Registros de Usuario de Registros de 5. Asegura la protección y Recuperación de Registros de Calidad La recuperación de la evidencia registrada es a través de la propia identificación, almacenamiento y protección de los registros La forma de protección de los registros, debe asegurar que no sean dañados, independientemente del medio usado para almacenarlos La recuperación de la evidencia registrada es a través de la propia identificación, almacenamiento y protección de los registros Genera un respaldo en físico o electrónico Usuario de Registros de IL-DGICO-005 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5

6 cuando sea conveniente que garantice la recuperación en caso de siniestro o contingencia que los ponga en riesgo de pérdida. 6. Retiene y dispone de los Registros de Calidad. 6.1 Da Retiene los Registros de Calidad en el lugar de uso durante el tiempo establecido en la Lista para Control de Registros de Calidad o en el mismo formato cuando éste no pertenezca a algún procedimiento en particular. 6.2 Los registros de calidad con carácter legal deberán retenerse en archivos según lo que establece la ley. 6.3 Dispone de los registritos una vez que el periodo de uso y almacenamiento establecido para cada uno de los ha finalizado, con el fin de poderlos recuperar en caso de así requerirse. Usuario de Registros de TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN: Próxima revisión. FO-DGICO-005 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6

7 ANEXOS Nombre del Documento Propósito Código del documento N/A REGISTROS Documentos de Trabajo Lista maestra para el control de registros Tiempo de conservación Hasta la siguiente modificación Responsable de conservar Controlador de documentos de DGEST. Código de registro o identificación única 513-MC-01- A09)Anexo 9 IL-DGICO-006 ANEXOS Y REGISTROS 7

8 Revisión Núm. Fecha de aprobación Descripción del cambio Motivo(s) O 18 de septiembre de 2009 Inicio de procedimiento Certificación individual de la DGEST 1 21 de enero de 2011 Disposiciones emitidas por DGICO Actualización de formatos de acuerdo a disposiciones de la DGICO FO-DGICO-007 HISTORIAL DE CAMBIOS 8